Prøv å sjekke lagerverdien din akkurat nå. Er tallet mistenkelig lavt? Da gir lagerverdien din sannsynligvis et feilaktig bilde. Det er ikke fordi systemet regner feil. Det er fordi lagerverdien er basert på innkjøpsprisen på varene dine, og hvis innkjøpsprisene aldri har blitt lagt inn, har systemet ganske enkelt ikke tallene det trenger for å regne riktig. Resultatet er en butikk som på papiret ser fattigere ut enn den er, og et resultat du i realiteten ikke har oversikt over.
Den nye siden «Innkjøpspriser» under «Lager» retter opp i dette. Den samler alle varene dine på ett sted, viser hvor innkjøpsprisene mangler, og gjør det raskt å fylle ut hullene. Når innkjøpsprisene er på plass, blir to helt sentrale tall endelig riktige: fortjenesten din per vare og verdien av hele lageret ditt. Dette er tall du bruker hver eneste gang du setter en pris, planlegger et salg eller avslutter et regnskap.
Se den reelle fortjenesten på hver enkelt vare
En salgsstatistikk uten innkjøpspriser forteller deg bare halvparten. Du kan se hva du har solgt for, men ikke hva du har tjent. Og omsetning er ikke det samme som fortjeneste. En vare som selger godt, kan godt være den du tjener minst på, mens en stille selger i bakgrunnen står for hele inntekten din.
Med innkjøpspriser på plass kan systemet beregne dekningsbidraget, altså hva som er igjen når innkjøpsprisen er trukket fra salgsprisen. Plutselig ser du det tydelig:
- Hvilke varer som faktisk tjener penger, og hvilke som nesten jobber gratis.
- Hvilke merker og leverandører som gir deg best fortjeneste, slik at du vet hvor du skal kjøpe inn mer, og hvor du må forhandle på nytt.
- Hvor det er rom for å gi rabatt, og hvor det ikke er en krone å gi av.
Det er forskjellen mellom å drive butikk på magefølelse og å drive den på tall. Og det er tallene som avgjør om årets sluttresultat blir svart eller rødt.
En lagerværdi du kan stå inne for overfor revisoren
Varelageret ditt er ikke bare esker på en hylle. Det er en eiendelspost i balansen din, altså ekte penger du har bundet opp i varer. Derfor må lageret oppgis korrekt i regnskapet, og det skal skje til anskaffelseskost etter laveste verdi-prinsippet. Gjør du ikke det, får feilen konsekvenser flere steder samtidig: feil varelager i balansen, feil vareforbruk i resultatregnskapet og et årsresultat som ikke stemmer.
En feil lagerverdi er ikke en ufarlig regnearkfeil. Den følger med gjennom hele regnskapet og kan utløse spørsmål ved revisjonen, noe du helst vil unngå. Og en varelagerverdi som er satt for lavt, får virksomheten din til å virke mindre verdifull enn den er. Det kan koste deg dyrt nettopp der det gjør mest vondt:
- Når banken skal vurdere deg for et lån eller en kreditt.
- Når virksomheten skal selges eller verdsettes.
- Når nøkkeltall og soliditet blir gransket nøye.
Med korrekte kostpriser blir lagerverdien et tall du kan oppgi med ro i sjelen, i stedet for et tall du krysser fingrene for at ingen skal se nærmere på.
Bedre priser og kampanjer du faktisk tjener på
Prisfastsettelse uten å kjenne innkjøpsprisen er som å forhandle i blinde. Du vet ikke hvor bunnlinjen din går, og derfor risikerer du enten å gi bort for mye, eller å holde tilbake på en rabatt du godt kunne ha gitt.
I forkant av de store salgsdagene som Black Friday er det uvurderlig å kjenne grensen din på forhånd. Når du vet nøyaktig hva hver vare har kostet deg, kan du sette kampanjepriser som fortsatt gir overskudd, i stedet for å oppdage i etterkant at et par bestselgere ble solgt med tap. Kostpriser gjør utsalgene dine til en gjennomtenkt beslutning fremfor et sprang i blinde.
Oversikt over kapitalen som er bundet opp
Hvor mye penger har du egentlig liggende på lageret akkurat nå, og i hvilke varer? For mange butikkeiere er svaret overraskende. Når innkjøpsprisene er på plass, kan du se den bundne kapitalen tydelig, og det er ofte her likviditeten gjemmer seg. Varer som står stille med mye penger bundet i seg, er penger du kunne hatt i kassen eller brukt på varer som faktisk selger. Oversikten gjør det enklere å rydde opp på lageret med hodet og ikke bare magefølelsen.
Du bestemmer, og kundene merker ingenting
Innkjøpspriser handler om dine tall, og de skal forbli hos deg. Derfor er sikkerhet innebygd helt fra starten:
- Innkjøpspriser vises aldri til kundene dine. De er kun for deg og regnskapsføreren din.
- Siden endrer aldri lagerverdien av seg selv. Du bestemmer når og for hvilke varer verdien skal beregnes på nytt, slik at du aldri blir overrasket over et tall du ikke selv har satt i gang.
Du har full kontroll hele veien. Innkjøpspriser gir deg innsikt uten å ta kontrollen fra deg.
Slik fungerer det i praksis
Tanken på å måtte fylle ut en innkjøpspris for hver enkelt vare kan virke uoverkommelig hvis du har mange varenumre. Det er den ikke. Innkjøpspriser-siden er laget for å få deg raskt i mål, uten at du må starte på nytt:
- Forslag basert på dine egne tall. Siden foreslår den siste kjente innkjøpsprisen på varen, slik at du i mange tilfeller bare trenger å godkjenne i stedet for å gjette.
- Masseutfylling. Merk av en gruppe varer og fyll dem ut på én gang i stedet for én om gangen.
- Import fra Excel. Har du leverandørens prisliste i et regneark? Da kan du hente inn innkjøpsprisene via CSV-import og spare timer med manuelt arbeid.
- Advarsler som fanger opp feil. Hvis en innkjøpspris ender opp høyere enn salgsprisen, vil siden gjøre deg oppmerksom på det, slik at tastefeil ikke sniker seg inn i regnskapet ditt.
Du trenger ikke å gjøre alt på én dag. Begynn med de bestselgende varene dine eller din største leverandør, og bygg videre derfra. Selv en delvis utfylling gir deg et mer nøyaktig bilde enn det du har i dag.
Kom i gang
Du finner «Innkjøpspriser» under «Lager» i administrasjonssystemet ditt. Sett av en halvtime, bruk importfunksjonen eller de foreslåtte innkjøpsprisene for å komme raskt gjennom, og beregne lagerverdien på nytt når du er fornøyd. Etterpå har du en salgsstatistikk som viser den reelle fortjenesten, og en lagerværdi du trygt kan legge frem for både banken og regnskapsføreren. Dette er noen av de mest verdifulle minuttene du kan bruke på butikkens økonomi.
Ofte stilte spørsmål
Påvirker innkjøpsprisene regnskapet mitt?
Ja, på en positiv måte. Varelageret ditt skal oppgis til innkjøpspris i regnskapet, og korrekte innkjøpspriser gir en riktig lagerverdi i balansen, et korrekt varforbruk og et årsresultat som stemmer. Dette gjør både din egen økonomistyring og revisjonen enklere.
Kan kundene mine se innkjøpsprisen?
Nei. Innkjøpspriser er utelukkende til internt bruk og vises aldri i nettbutikken din eller for kundene dine. De er kun synlige for deg og de du gir tilgang til administrasjonen din.
Må jeg legge inn alle varene på en gang?
Nei. Du kan ta det i det tempoet som passer deg. Begynn gjerne med dine bestselgende varer eller din største leverandør, der gevinsten er størst, og fyll ut resten etter hvert. Selv en delvis utfylling gjør tallene dine mer nøyaktige enn i dag.
Endrer siden lagerværdien min automatisk?
Nei. Lagerverdien din på dashbordet endres aldri av seg selv. Du bestemmer selv når og for hvilke varer verdien skal beregnes på nytt, slik at du alltid har full kontroll over hva som skjer med tallene dine.
Jeg har veldig mange varer. Er ikke dette en enorm jobb?
Det er enklere enn du tror. Siden foreslår den siste kjente innkjøpsprisen, du kan fylle ut markerte varer i bulk, og du kan importere hele leverandørprislister fra Excel via CSV. De fleste kommer i mål mye raskere enn de regner med.
Hvordan hjelper dette meg i hverdagen?
Du får svar på tre spørsmål som du ellers bare kan gjette deg til: Hvilke varer tjener jeg faktisk penger på, hvor lavt kan jeg gå i pris uten å tape penger, og hvor mye kapital har jeg bundet i lageret? Dette fører til bedre beslutninger når det gjelder prissetting, kampanjer og innkjøp.