Prova att slå upp ditt lagervärde just nu. Är siffran misstänkt låg? Då ljuger troligen ditt lagervärde för dig. Det beror inte på att systemet räknar fel. Det beror på att lagervärdet baseras på inköpspriset för dina varor, och om dessa inköpspriser aldrig har angetts har systemet helt enkelt inte de siffror som krävs för att räkna rätt. Resultatet blir en butik som på papperet ser fattigare ut än den egentligen är, och ett resultat som du i praktiken inte har någon insyn i.
Den nya sidan Inköpspriser under Lager rättar till detta. Den samlar alla dina varor på ett ställe, visar var inköpspriserna saknas och gör det enkelt att fylla i luckorna. När inköpspriserna är på plats blir två helt centrala siffror äntligen rättvisande: din vinstmarginal per vara och värdet på hela ditt lager. Det är siffror du använder varje gång du sätter ett pris, planerar en rea eller stänger en bokföring.
Se din verkliga vinstmarginal på varje enskild vara
En försäljningsstatistik utan inköpspriser ger dig bara halva bilden. Du kan se vad du har sålt för, men inte vad du har tjänat. Och omsättning är inte detsamma som vinst. En vara som säljer bra kan mycket väl vara den du tjänar minst på, medan en tyst säljare i bakgrunden står för hela din vinst.
Med inköpspriser angivna kan systemet beräkna täckningsbidraget, det vill säga vad som blir kvar när inköpspriset dras av från försäljningspriset. Plötsligt ser du det tydligt:
- Vilka varor som faktiskt drar in pengar och vilka som nästan säljs gratis.
- Vilka varumärken och leverantörer som ger dig den bästa vinstmarginalen, så att du vet var du ska köpa in mer och var du ska omförhandla.
- Var det finns utrymme att ge rabatt och var det inte finns en krona att ge bort.
Det är skillnaden mellan att driva en butik på känsla och att driva den utifrån siffror. Och det är siffrorna som avgör om årets slutresultat blir svart eller rött.
Ett lagervärde som du kan stå för inför revisorn
Ditt varulager är inte bara lådor på en hylla. Det är en tillgångspost i din balansräkning, alltså riktiga pengar som du har bundit i varor. Därför måste lagret redovisas korrekt i bokföringen, och det ska ske till anskaffningsvärde enligt principen om lägsta värde. Gör du inte det får felet konsekvenser på flera ställen samtidigt: felaktigt lager i balansräkningen, felaktig varuförbrukning i resultaträkningen och ett årsresultat som inte stämmer.
Ett felaktigt lagervärde är inte ett harmlöst kalkylbladsfel. Det följer med genom hela din redovisning och kan leda till frågor vid revisionen, som du helst vill slippa. Och ett lagervärde som är för lågt får ditt företag att verka mindre värdefullt än det egentligen är. Det kan kosta dig dyrt just där det gör mest ont:
- När banken ska bedöma dig inför ett lån eller en kredit.
- När företaget ska säljas eller värderas.
- När nyckeltal och soliditet granskas noggrant.
Med korrekta anskaffningsvärden blir lagervärdet en siffra som du kan lämna in med lugn i magen, istället för en siffra som du håller tummarna för att ingen ska granska närmare.
Bättre priser och kampanjer som du faktiskt tjänar på
Att sätta priser utan att känna till ditt självkostpris är som att förhandla i blindo. Du vet inte var din nedre gräns går, och därför riskerar du antingen att ge bort för mycket eller att hålla tillbaka en rabatt som du lätt kunde ha gett.
Inför de stora rea-dagarna som Black Friday är det ovärderligt att känna till sin gräns i förväg. När du vet exakt vad varje vara har kostat dig kan du sätta kampanjpriser som fortfarande ger vinst, istället för att upptäcka i efterhand att några bästsäljare såldes med förlust. Inköpspriser gör dina rea-kampanjer till ett väl genomtänkt beslut snarare än ett språng i blindo.
Översikt över det bundna kapitalet
Hur mycket pengar har du egentligen i lager just nu, och i vilka varor? För många butiksägare är svaret överraskande. När inköpspriserna är på plats kan du tydligt se det bundna kapitalet, och det är ofta här som likviditeten gömmer sig. Varor som ligger stilla och binder upp stora summor pengar är pengar som du kunde ha haft i kassan eller använt till varor som faktiskt säljer. Översikten gör det lättare att rensa upp i lagret med huvudet och inte bara med magkänslan.
Du bestämmer, och kunderna märker ingenting
Inköpspriser handlar om dina siffror, och de ska stanna hos dig. Därför är säkerheten inbyggd från grunden:
- Inköpspriserna visas aldrig för dina kunder. De är endast avsedda för dig och din bokförare.
- Sidan ändrar aldrig ditt lagervärde av sig själv. Du bestämmer när och för vilka varor värdet ska beräknas om, så att du aldrig blir överraskad av en siffra som du inte själv har satt igång.
Du har hela tiden kontrollen. Inköpspriserna ger dig insikt utan att ta kontrollen ifrån dig.
Så fungerar det i praktiken
Tanken på att behöva ange ett inköpspris för varje enskild vara kan låta oöverkomlig om du har många varunummer. Men så är det inte. Sidan för inköpspriser är utformad för att du snabbt ska nå ditt mål, utan att du behöver börja om från början:
- Förslag baserade på dina egna siffror. Sidan föreslår det senaste kända inköpspriset för varan, så att du i många fall bara behöver godkänna istället för att gissa.
- Massifyllning. Markera en grupp varor och fyll i dem på en gång istället för en i taget.
- Import från Excel. Har du leverantörens prislista i ett kalkylblad? Då kan du hämta inköpspriserna via CSV-import och spara timmar av manuellt arbete.
- Varningar som upptäcker fel. Om ett inköpspris blir högre än försäljningspriset påpekar sidan detta, så att inmatningsfel inte smyger sig in i din bokföring.
Du behöver inte göra allt på en dag. Börja med dina bästsäljande varor eller din största leverantör, och bygg vidare därifrån. Även en delvis ifylld databas ger dig en mer rättvisande bild än idag.
Kom igång
Du hittar Inköpspriser under Lager i din administration. Avsätt en halvtimme, använd importfunktionen eller de föreslagna inköpspriserna för att snabbt komma igenom, och beräkna lagervärdet på nytt när du är nöjd. Därefter har du en försäljningsstatistik som visar den verkliga vinstmarginalen och ett lagervärde som du tryggt kan lägga fram för både banken och revisorn. Det är några av de mest värdefulla minuterna du kan ägna åt din butiks ekonomi.
Vanliga frågor
Påverkar anskaffningspriserna min bokföring?
Ja, på ett positivt sätt. Ditt varulager ska redovisas till anskaffningsvärde i bokföringen, och korrekta anskaffningsvärden ger ett korrekt lagervärde i balansräkningen, en korrekt varuförbrukning och ett årsresultat som stämmer. Det underlättar både din egen ekonomistyrning och revisionen.
Kan mina kunder se inköpspriset?
Nej. Inköpspriserna är endast avsedda för internt bruk och visas aldrig i din webbshop eller för dina kunder. De är endast synliga för dig och de personer som du ger åtkomst till din administration.
Måste jag fylla i alla varor på en gång?
Nej. Du kan ta det i den takt som passar dig. Börja gärna med dina bästsäljande varor eller din största leverantör, där vinsten är störst, och fyll i resten löpande. Även en delvis ifyllning gör dina siffror mer rättvisande än idag.
Ändrar sidan mitt lagervärde automatiskt?
Nej. Ditt lagervärde på instrumentpanelen ändras aldrig av sig själv. Du bestämmer själv när och för vilka varor värdet ska beräknas om, så att du alltid har full kontroll över vad som händer med dina siffror.
Jag har väldigt många varor. Är det inte ett enormt arbete?
Det är enklare än du tror. Sidan föreslår det senaste kända inköpspriset, du kan fylla i markerade varor i bulk och du kan importera hela leverantörsprislistor från Excel via CSV. De flesta når målet mycket snabbare än de räknar med.
Hur hjälper det mig i vardagen?
Du får svar på tre frågor som du annars bara kan gissa dig till: Vilka varor tjänar jag egentligen pengar på, hur lågt kan jag sänka priset utan att gå med förlust, och hur mycket kapital har jag bundet i lagret? Det leder till bättre beslut när det gäller prissättning, kampanjer och inköp.