Schauen Sie doch mal nach, wie hoch Ihr Lagerwert gerade ist. Ist die Zahl verdächtig niedrig? Dann täuscht Ihr Lagerwert Sie wahrscheinlich. Das liegt nicht daran, dass das System falsch rechnet. Es liegt daran, dass der Lagerwert auf den Anschaffungskosten Ihrer Waren basiert, und wenn diese Anschaffungskosten nie eingegeben wurden, verfügt das System schlichtweg nicht über die Zahlen, um richtig zu rechnen. Das Ergebnis ist ein Geschäft, das auf dem Papier ärmer aussieht, als es ist, und ein Geschäftsergebnis, das dir in Wirklichkeit verborgen bleibt.
Die neue Seite „Anschaffungskosten“ unter „Lager“ behebt dieses Problem. Sie fasst alle deine Artikel an einem Ort zusammen, zeigt an, wo Anschaffungskosten fehlen, und ermöglicht es dir, die Lücken schnell zu schließen. Sobald die Einstandspreise vorliegen, werden zwei ganz zentrale Zahlen endlich aussagekräftig: Ihre Marge pro Artikel und der Wert Ihres gesamten Lagerbestands. Das sind Zahlen, die Sie jedes Mal verwenden, wenn Sie einen Preis festlegen, einen Ausverkauf planen oder einen Jahresabschluss erstellen.
Sehen Sie Ihren tatsächlichen Gewinn bei jedem einzelnen Artikel
Eine Verkaufsstatistik ohne Einstandspreise sagt dir nur die halbe Wahrheit. Du siehst zwar, was du verkauft hast, aber nicht, was du verdient hast. Und Umsatz ist nicht dasselbe wie Gewinn. Ein Artikel, der sich gut verkauft, kann durchaus derjenige sein, an dem du am wenigsten verdienst, während ein stiller Verkäufer im Hintergrund deinen gesamten Gewinn ausmacht.
Wenn die Einkaufspreise vorliegen, kann das System den Deckungsbeitrag berechnen, also den Betrag, der übrig bleibt, wenn der Einkaufspreis vom Verkaufspreis abgezogen wird. Plötzlich wird es ganz deutlich:
- Welche Artikel bringen tatsächlich Gewinn und welche arbeiten fast umsonst.
- Welche Marken und Lieferanten dir die beste Marge bieten, damit du weißt, wo du mehr einkaufen und wo du neu verhandeln musst.
- Wo Spielraum für Rabatte besteht und wo keine einzige Krone mehr zu verschenken ist.
Das ist der Unterschied zwischen dem Führen eines Geschäfts nach Gefühl und dem Führen eines Geschäfts anhand von Zahlen. Und es sind diese Zahlen, die darüber entscheiden, ob die Jahresbilanz am Ende schwarz oder rot ausfällt.
Ein Lagerwert, für den Sie gegenüber Ihrem Wirtschaftsprüfer einstehen können
Dein Lagerbestand besteht nicht nur aus Kartons auf einem Regal. Er ist ein Aktivposten in deiner Bilanz, also echtes Geld, das du in Waren gebunden hast. Deshalb muss der Lagerbestand in der Buchhaltung korrekt ausgewiesen werden, und zwar zum Anschaffungswert nach dem Niederstwertprinzip. Tun Sie dies nicht, wirkt sich der Fehler an mehreren Stellen gleichzeitig aus: falscher Lagerbestand in der Bilanz, falscher Warenverbrauch in der Gewinn- und Verlustrechnung und ein Jahresergebnis, das nicht stimmt.
Ein falscher Lagerwert ist kein harmloser Fehler in einer Tabellenkalkulation. Er zieht sich durch Ihre gesamte Buchhaltung und kann bei der Wirtschaftsprüfung Fragen auslösen, auf die Sie lieber verzichten möchten. Und ein zu niedrig angesetzter Lagerwert lässt Ihr Unternehmen weniger wertvoll erscheinen, als es tatsächlich ist. Das kann Sie gerade dort teuer zu stehen kommen, wo es am meisten wehtut:
- Wenn die Bank Sie im Hinblick auf einen Kredit oder eine Finanzierung bewertet.
- Wenn das Unternehmen verkauft oder bewertet werden soll.
- Wenn Kennzahlen und Solvenz unter die Lupe genommen werden.
Mit korrekten Anschaffungskosten wird der Lagerwert zu einer Zahl, die Sie mit ruhigem Gewissen vorlegen können – statt einer Zahl, bei der Sie die Daumen drücken, dass niemand genauer hinschaut.
Bessere Preise und Werbeaktionen, mit denen Sie tatsächlich Geld verdienen
Die Preisgestaltung ohne Kenntnis Ihrer Selbstkosten ist wie Verhandeln im Dunkeln. Sie wissen nicht, wo Ihre Untergrenze liegt, und riskieren daher entweder, zu viel abzugeben, oder einen Rabatt zurückzuhalten, den Sie durchaus hätten gewähren können.
Im Vorfeld großer Verkaufstage wie dem Black Friday ist es von unschätzbarem Wert, seine Grenzen im Voraus zu kennen. Wenn du genau weißt, was dich jeder Artikel gekostet hat, kannst du Aktionspreise festlegen, die immer noch Gewinn abwerfen, anstatt hinterher festzustellen, dass sich einige Bestseller mit Verlust verkauft haben. Einstandspreise machen deine Sonderverkäufe zu einer kalkulierten Entscheidung statt zu einem Sprung ins Ungewisse.
Überblick über das gebundene Kapital
Wie viel Geld hast du eigentlich gerade im Lager gebunden, und in welchen Artikeln? Für viele Ladenbesitzer ist die Antwort überraschend. Wenn die Einstandspreise feststehen, kannst du das gebundene Kapital klar erkennen, und oft verbirgt sich genau hier die Liquidität. Waren, die ungenutzt herumliegen und in denen viel Geld gebunden ist, sind Geld, das du in der Kasse hättest haben oder für Waren ausgeben können, die sich tatsächlich verkaufen. Der Überblick macht es einfacher, das Lager mit dem Kopf und nicht nur mit dem Bauch aufzuräumen.
Du entscheidest, und die Kunden merken nichts
Bei den Einstandspreisen geht es um Ihre Zahlen, und diese sollen bei Ihnen bleiben. Deshalb ist Sicherheit von Grund auf integriert:
- Die Einstandspreise werden deinen Kunden niemals angezeigt. Sie sind nur für dich und deinen Buchhalter bestimmt.
- Die Seite ändert deinen Lagerwert niemals von selbst. Du entscheidest, wann und für welche Artikel der Wert neu berechnet werden soll, sodass du nie von einer Zahl überrascht wirst, die du nicht selbst in die Wege geleitet hast.
Sie behalten die ganze Zeit die Kontrolle. Die Einstandspreise geben Ihnen Einblick, ohne Ihnen die Kontrolle zu entziehen.
So funktioniert es in der Praxis
Der Gedanke, für jeden einzelnen Artikel einen Anschaffungspreis eingeben zu müssen, mag unüberwindbar klingen, wenn du viele Artikelnummern hast. Das ist es aber nicht. Die Seite „Anschaffungskosten“ ist so konzipiert, dass du schnell ans Ziel kommst, ohne von vorne anfangen zu müssen:
- Vorschläge auf Basis deiner eigenen Zahlen. Die Seite schlägt den zuletzt bekannten Einkaufspreis des Artikels vor, sodass du in vielen Fällen nur noch bestätigen musst, anstatt zu raten.
- Massenausfüllung. Markieren Sie eine Gruppe von Artikeln und füllen Sie die Daten auf einmal aus, anstatt jeden Artikel einzeln zu bearbeiten.
- Import aus Excel. Hast du die Preisliste des Lieferanten in einer Tabelle? Dann kannst du die Einkaufspreise per CSV-Import einlesen und dir stundenlange manuelle Arbeit ersparen.
- Warnmeldungen, die Fehler aufdecken. Wenn ein Einkaufspreis höher ist als der Verkaufspreis, weist dich die Seite darauf hin, damit sich keine Tippfehler in deine Buchhaltung einschleichen.
Sie müssen nicht alles an einem Tag erledigen. Beginnen Sie mit Ihren meistverkauften Artikeln oder Ihrem größten Lieferanten und bauen Sie darauf auf. Selbst eine teilweise Eingabe liefert Ihnen bereits ein genaueres Bild als bisher.
Los geht’s
Sie finden „Einkaufspreise“ unter „Lager“ in Ihrem Administrationsbereich. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, nutzen Sie die Importfunktion oder die vorgeschlagenen Einkaufspreise, um zügig voranzukommen, und berechnen Sie den Lagerwert neu, sobald Sie zufrieden sind. Danach verfügen Sie über eine Verkaufsstatistik, die den tatsächlichen Gewinn ausweist, sowie über einen Lagerwert, den Sie getrost sowohl Ihrer Bank als auch Ihrem Steuerberater vorlegen können. Das sind einige der wertvollsten Minuten, die Sie für die Finanzen Ihres Geschäfts aufwenden können.
Häufig gestellte Fragen
Beeinflussen die Anschaffungskosten meine Buchhaltung?
Ja, und zwar positiv. Ihr Lagerbestand muss in der Buchhaltung zum Einstandspreis ausgewiesen werden, und korrekte Einstandspreise sorgen für einen realistischen Lagerwert in der Bilanz, einen korrekten Warenverbrauch und ein korrektes Jahresergebnis. Das erleichtert sowohl Ihre eigene Finanzverwaltung als auch die Wirtschaftsprüfung.
Können meine Kunden die Anschaffungskosten sehen?
Nein. Anschaffungskosten dienen ausschließlich dem internen Gebrauch und werden niemals in Ihrem Webshop oder gegenüber Ihren Kunden angezeigt. Sie sind nur für Sie und diejenigen sichtbar, denen Sie Zugriff auf Ihr Verwaltungssystem gewähren.
Muss ich alle Artikel auf einmal eingeben?
Nein. Du kannst das in dem Tempo erledigen, das dir am besten passt. Beginne gerne mit deinen Bestsellern oder deinem größten Lieferanten, wo der Nutzen am größten ist, und fülle den Rest nach und nach aus. Selbst eine teilweise Eingabe macht deine Zahlen aussagekräftiger als heute.
Ändert die Seite meinen Lagerwert automatisch?
Nein. Dein Lagerwert auf dem Dashboard ändert sich niemals von selbst. Du entscheidest, wann und für welche Artikel der Wert neu berechnet werden soll, sodass du stets die volle Kontrolle darüber hast, was mit deinen Zahlen geschieht.
Ich habe sehr viele Artikel. Ist das nicht ein riesiger Aufwand?
Es ist einfacher, als du denkst. Die Seite schlägt den letzten bekannten Einkaufspreis vor, du kannst markierte Artikel in großen Mengen ausfüllen und ganze Lieferantenpreislisten aus Excel per CSV importieren. Die meisten sind viel schneller am Ziel, als sie erwarten.
Wie hilft mir das im Alltag?
Du erhältst Antworten auf drei Fragen, bei denen du sonst nur raten kannst: Mit welchen Artikeln verdiene ich tatsächlich Geld, wie weit kann ich den Preis senken, ohne Geld zu verlieren, und wie viel Kapital ist in meinem Lager gebunden? Dadurch lassen sich sowohl die Preisgestaltung als auch Werbeaktionen und der Einkauf besser entscheiden.