Företagskonton med flera användare och roller

Om du säljer till företag upplever du ofta att flera personer från samma företag handlar hos dig. Inköparen lägger beställningen, en kollega kompletterar den, och bokföraren vill att allt ska registreras under samma företag med korrekt CVR-nummer och adress. Med företagskonton i Shoporama kan flera användare tillhöra ett och samma företag och dela företagets identitet, priser och villkor. Den här artikeln förklarar hur företagskonton fungerar och hur du konfigurerar dem.

Företagskonton bygger vidare på Shoporamas övriga B2B-funktioner. Om du är ny inom B2B-försäljning, börja med ”Kom igång med B2B ” och läs mer om dina möjligheter på sidan ”B2B-webbshop”.

Vad är ett företagskonto?

Ett företagskonto samlar flera användare under samma företag. Istället för att varje inköpare har sin egen fristående kundprofil tillhör de alla ett och samma företag och delar företagets uppgifter och villkor. Varje användare har en roll som avgör vad hen får göra:

• Företagsadministratören kan hantera företagets användare, det vill säga lägga till kollegor, ändra roller och ta bort användare.
• En medlem kan handla på företagets konto och får tillgång till företagets information, priser och villkor, men kan inte administrera de andra användarna.

Två typer av administratörer: butiksägare och företagsadministratör

Det är viktigt att hålla de två rollerna åtskilda, eftersom de arbetar på två olika platser:

• Du som butiksägare arbetar i Shoporamas admin. Det är här du skapar företag, tilldelar kundgrupper och lägger till de första användarna.
• Företagsadministratören är kundens egen administratör. Denna person arbetar inte i admin, utan inne i din butik under Mitt företag, och kan själv lägga till och ta bort kollegor samt ändra deras roller.

Det innebär att företaget i stor utsträckning kan sköta sin egen administration, så att du slipper lägga till och redigera företagets användare manuellt varje gång en ny medarbetare anställs eller en gammal slutar.

Företagets identitet ärvs av medlemmarna

När en användare tillhör ett företag ärver denne automatiskt företagets grunduppgifter. Det innebär:

• Företagsnamn
• CVR-nummer, som valideras mot EU:s VIES-tjänst så att momsnumret är giltigt
• EAN-nummer för offentlig upphandling och fakturering
• Adress

Det smarta är att medlemmarna inte själva behöver fylla i CVR-nummer eller övriga företagsuppgifter. De fylls i på ett ställe hos företaget och används för alla. När en medlem lägger en beställning innehåller beställningen företagets uppgifter, så att du får korrekt företagsnamn, CVR-nummer, EAN-nummer och adress på varje enskild beställning, oavsett vem i företaget som beställde.

Priserna ärvs från företagets kundgrupp

Ett företag kan tilldelas en kundgrupp. Kundgruppen styr de priser, rabatter och villkor som företaget handlar till. Prisöverföringen fungerar så här:

• En medlem utan egen kundgrupp ärver företagets grupp och får därmed företagets priser, rabatter och villkor.
• Om en medlem har en egen kundgrupp har medlemmens egen grupp företräde framför företagets.

På så sätt kan du ge ett helt företag samma avtalspriser genom att helt enkelt ange företagets kundgrupp på ett ställe, samtidigt som du fortfarande kan ge en enskild person ett särskilt avtal om det behövs.

Så här skapar du ett företag i admin

Du skapar och hanterar företag i admin under Kunder och sedan Företag:

1. Gå till Kunder och välj Företag.
2. Skapa ett nytt företag och fyll i företagets uppgifter, det vill säga företagsnamn, CVR-nummer, EAN-kod och adress.
3. Tilldela eventuellt företaget en kundgrupp, så att medlemmarna får rätt priser och villkor.
4. Lägg till företagets medlemmar. Du kan antingen skapa en helt ny användare som bjuds in via e-post eller koppla en kund som redan finns i din butik.
5. Utse vem som ska vara företagsadministratör, så att företaget själv kan hantera sina användare framöver.

När du lägger till en ny användare via e-post får personen en inloggningslänk via e-post. Länken loggar in dem utan lösenord, så att de enkelt kommer in första gången och kan handla direkt.

Vad företagsadministratören själv kan göra i butiken

Företagsadministratören hanterar företaget i din butik under Mitt företag. Härifrån kan hen:

• Lägga till kollegor som nya användare i företaget.
• Ändra roller, det vill säga göra en medlem till företagsadministratör eller tvärtom.
• Ta bort användare som inte längre ska ha åtkomst.
• Logga in som en medarbetare för att hjälpa denne, och därefter byta tillbaka till sitt eget konto igen.

Funktionen ”Logga in som” är praktisk när administratören ska hjälpa en kollega som har fastnat, eftersom administratören då kan se det som kollegan ser och därefter tryggt återgå till sitt eget konto utan att logga ut helt.

Vanliga frågor

Måste varje medarbetare själv ange företagets CVR-nummer när de beställer?

Nej. CVR-numret fylls i en gång för företaget och överförs automatiskt till alla medlemmar. Den enskilde inköparen behöver alltså inte komma ihåg eller ange CVR-numret vid varje beställning. Beställningen fylls automatiskt i med företagets uppgifter.

Kan jag ge ett helt företag samma avtalspriser på en gång?

Ja. Tilldela företaget en kundgrupp, så får alla medlemmar som inte har en egen grupp automatiskt tillgång till gruppens priser, rabatter och villkor. Du behöver inte ange priser för varje enskild användare. Om en medlem undantagsvis har en egen grupp, har den företräde framför företagets.

Hur ser jag i bokföringen vilket företag en beställning tillhör?

Varje beställning från en medlem innehåller företagets namn, CVR-nummer, EAN-kod och adress. Det innebär att företagsuppgifterna följer med beställningen, oavsett vem i företaget som gjorde beställningen, så att bokföringen och dokumentationen pekar på rätt företag.

Våra inköpare byts ofta ut. Måste jag lägga till och ta bort dem manuellt varje gång?

Nej, det kan företaget sköta själv. Du utser en företagsadministratör, och denne kan sedan lägga till nya kollegor, ta bort dem som slutar och ändra roller direkt i butiken under Mitt företag. Du slipper det manuella arbetet.

En kollega har svårt att handla. Kan jag hjälpa hen?

Ja. En företagsadministratör kan logga in som den aktuella medarbetaren och se det som kollegan ser. När hjälpen är given byter administratören tillbaka till sitt eget konto igen. Det gör det enkelt att guida en kollega utan att behöva dela lösenord.

Vad händer när jag lägger till en ny användare i ett företag?

Användaren får en inloggningslänk via e-post. Länken loggar in dem direkt utan lösenord, så att de snabbt kommer igång första gången. Du kan antingen skapa en ny användare som bjuds in, eller koppla en befintlig kund till företaget.

Kontrolleras CVR-numret, eller skriver kunden bara in ett nummer?

CVR-numret valideras mot EU:s VIES-tjänst, så du kan lita på att företagets momsregistreringsnummer är giltigt. Det ger större säkerhet när det gäller moms och dokumentation än om kunden bara anger ett godtyckligt nummer.