Bedriftskontoer med flere brukere og roller

Hvis du selger til bedrifter, opplever du ofte at flere personer fra samme firma handler hos deg. Innkjøperen legger inn bestillingen, en kollega legger til noe, og regnskapsføreren vil ha alt registrert under samme bedrift med riktig CVR-nummer og adresse. Med bedriftskontoer i Shoporama kan flere brukere være tilknyttet én bedrift og dele bedriftens identitet, priser og vilkår. Denne artikkelen forklarer hvordan bedriftskontoer fungerer, og hvordan du setter dem opp.

Bedriftskontoer bygger videre på Shoporamas øvrige B2B-funksjoner. Er du ny innen B2B-salg, kan du starte med «Kom i gang med B2B » og lese mer om mulighetene dine på siden «B2B-nettbutikk».

Hva er en bedriftskonto?

En bedriftskonto samler flere brukere under samme bedrift. I stedet for at hver innkjøper har sin egen separate kundeprofil, tilhører de alle én bedrift og deler bedriftens opplysninger og vilkår. Hver bruker har en rolle som bestemmer hva vedkommende har lov til:

• Bedriftsadministratoren kan administrere bedriftens brukere, det vil si legge til kolleger, endre roller og fjerne brukere.
• Et medlem kan handle på firmaets konto og arver firmaets opplysninger, priser og vilkår, men kan ikke administrere de andre brukerne.

To typer administratorer: butikkeier og bedriftsadministrator

Det er viktig å holde de to rollene adskilt, fordi de arbeider på to forskjellige steder:

• Du som butikkeier jobber i Shoporamas admin. Det er her du oppretter firmaer, tildeler kundegrupper og legger til de første brukerne.
• Bedriftsadministratoren er kundens egen administrator. Vedkommende jobber ikke i administrasjonspanelet, men inne i butikken din under «Min bedrift», og kan selv legge til og fjerne kolleger samt endre rollene deres.

Dette betyr at bedriften i stor grad kan administrere seg selv, slik at du slipper å opprette og redigere bedriftens brukere manuelt hver gang en ny medarbeider kommer til eller en gammel slutter.

Bedriftens identitet arves av medlemmene

Når en bruker tilhører en bedrift, arver vedkommende automatisk bedriftens grunnleggende opplysninger. Det vil si:

• Firmanavn
• CVR-nummer, som valideres mot EUs VIES-tjeneste, slik at momsnummeret er gyldig
• EAN-nummer for offentlige innkjøp og fakturering
• Adresse

Det smarte er at medlemmene ikke trenger å fylle ut CVR-nummeret eller de øvrige bedriftsopplysningene selv. Disse opplysningene fylles ut én gang for bedriften og brukes for alle. Når et medlem legger inn en bestilling, inneholder bestillingen firmaets opplysninger, slik at du får riktig firmanavn, CVR-nummer, EAN-nummer og adresse på hver eneste bestilling, uansett hvem i firmaet som har bestilt.

Priser arves fra firmaets kundegruppe

Et firma kan tilordnes en kundegruppe. Kundegruppen styrer prisene, rabattene og vilkårene som firmaet handler etter. Prisoverføringen fungerer slik:

• Et medlem uten egen kundegruppe arver firmaets gruppe og får dermed firmaets priser, rabatter og betingelser.
• Har et medlem sin egen kundegruppe, har medlemmets egen gruppe forrang fremfor firmaets.

På den måten kan du gi en hel virksomhet de samme avtaleprisene ved å bare angi firmaets kundegruppe på ett sted, samtidig som du fortsatt kan gi en enkelt person en spesiell avtale, hvis det er nødvendig.

Slik oppretter du en bedrift i admin

Du oppretter og administrerer bedrifter i admin under Kunder og deretter Bedrifter:

1. Gå til «Kunder » og velg «Bedrifter».
2. Opprett en ny bedrift og fyll ut bedriftens opplysninger, det vil si firmanavn, CVR, EAN og adresse.
3. Tildel eventuelt firmaet en kundegruppe, slik at medlemmene får de riktige prisene og vilkårene.
4. Legg til firmaets medlemmer. Du kan enten opprette en helt ny bruker som blir invitert via e-post, eller knytte til en kunde som allerede finnes i butikken din.
5. Utpeke hvem som skal være bedriftsadministrator, slik at bedriften selv kan administrere brukerne sine fremover.

Når du legger til en ny bruker via e-post, mottar vedkommende en påloggingslenke på e-post. Lenken logger dem inn uten passord, slik at de enkelt kommer inn første gang og kan handle med en gang.

Hva bedriftsadministratoren selv kan gjøre i butikken

Bedriftsadministratoren administrerer bedriften i nettbutikken din under «Min bedrift». Herfra kan vedkommende:

• Legge til kolleger som nye brukere i bedriften.
• Endre roller, det vil si gjøre et medlem til bedriftsadministrator eller omvendt.
• Fjerne brukere som ikke lenger skal ha tilgang.
• Logg inn som en medarbeider for å hjelpe vedkommende, og deretter bytte tilbake til sin egen konto igjen.

Funksjonen «Logg inn som» er praktisk når administratoren skal hjelpe en kollega som har kommet i en fastlåst situasjon, fordi administratoren kan se det samme som kollegaen ser, og deretter trygt gå tilbake til sin egen konto uten å logge helt ut.

Ofte stilte spørsmål

Må hver ansatt selv oppgi firmaets CVR-nummer når de bestiller?

Nei. CVR-nummeret fylles ut én gang for selve firmaet og overføres automatisk til alle medlemmer. Den enkelte innkjøper trenger altså ikke å huske eller skrive inn CVR-nummeret ved hver bestilling. Bestillingen får automatisk firmaets opplysninger.

Kan jeg gi en hel bedrift de samme avtaleprisene på én gang?

Ja. Tilordne bedriften en kundegruppe, så arver alle medlemmer uten egen gruppe automatisk gruppens priser, rabatter og betingelser. Du trenger ikke å opprette priser for hver enkelt bruker. Dersom et medlem unntaksvis har sin egen gruppe, vil denne ha forrang fremfor bedriftens.

Hvordan ser jeg hvilken bedrift en ordre tilhører i regnskapet?

Hver ordre fra et medlem inneholder firmaets navn, CVR-nummer, EAN-nummer og adresse. Det betyr at firmaopplysningene følger med ordren, uansett hvem i bedriften som bestilte, slik at regnskap og dokumentasjon peker på riktig bedrift.

Våre innkjøpere skifter ofte. Må jeg opprette og slette dem manuelt hver gang?

Nei, det kan bedriften klare selv. Du utpeker en bedriftsadministrator, og vedkommende kan deretter legge til nye kolleger, fjerne de som slutter og endre roller direkte i butikken under «Min bedrift». Du slipper det manuelle arbeidet.

En kollega klarer ikke å handle. Kan jeg hjelpe vedkommende?

Ja. En bedriftsadministrator kan logge inn som den aktuelle medarbeideren og se det samme som vedkommende ser. Når hjelpen er gitt, bytter administratoren tilbake til sin egen konto igjen. Det gjør det enkelt å veilede en kollega uten å måtte dele passord.

Hva skjer når jeg legger til en ny bruker i et firma?

Brukeren får en påloggingslenke på e-post. Lenken logger dem direkte inn uten passord, slik at de raskt kommer i gang første gang. Du kan enten opprette en ny bruker som blir invitert, eller knytte en eksisterende kunde til bedriften.

Blir CVR-nummeret sjekket, eller skriver kunden bare inn et tall?

CVR-nummeret valideres mot EUs VIES-tjeneste, slik at du kan stole på at firmaets momsnummer er gyldig. Dette gir større sikkerhet når det gjelder moms og dokumentasjon, enn hvis kunden bare skriver inn et tilfeldig tall.