Lagerregnskap og batchhåndtering

Lagerregnskap og batchstyring gir deg full kontroll og sporbarhet over alle bevegelser på lageret. Du kan se nøyaktig når varene kom inn, hva de kostet, når de ble solgt og om de tilhører en bestemt leveranse med eget batchnummer og utløpsdato. Det er gull verdt for regnskap, revisjon og daglig drift, og uunnværlig hvis du selger varer med holdbarhetstid.

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan lagerstyring fungerer i Shoporama, hva batchstyring kan gjøre, hvordan de to henger sammen, og hvordan du kommer i gang. Denne artikkelen er rettet mot butikkeiere som ønsker å forstå systemet uten å måtte fordype seg i tekniske detaljer.

Hva er en lagerpost?

En lagerpost er en registrering av en spesifikk bevegelse på lageret ditt. Hver gang en vare legges til eller fjernes fra lageret, opprettes det automatisk en post med antall, kostpris, salgspris, dato, eventuell ordrelink og lokasjon. Tenk på det som et kassaapparat, men for lagerbeholdningen din.

Oppføringene gir deg en komplett historikk. Du kan alltid gå tilbake og se når en bestemt vare kom inn på lager, hva du betalte for den, og når den ble solgt. Dette er akkurat den dokumentasjonen du trenger når du skal gjøre opp regnskapet eller når revisoren stiller spørsmål.

Når opprettes en lagerpost?

Shoporama oppretter automatisk lageroppføringer i alle situasjoner der lagerbeholdningen endres:

• Når en ordre sendes, opprettes en negativ postering som trekker varen fra lagerbeholdningen.
• Når en kunde returnerer varer, opprettes en positiv oppføring som legger varen tilbake på lageret
• Når du justerer lagerbeholdningen manuelt, for eksempel ved opptelling eller svinn
• Når du importerer lagertellinger via fil
• Når du synkroniserer lagerbeholdningen mellom produkter eller varianter

Du finner oppføringene under Lagerbeholdning → Lageroppføringer i Admin. Her kan du filtrere, søke og redigere de enkelte oppføringene hvis noe er feilregistrert.

Kan jeg slå av lagerbeholdningsoppføringer?

Ja, det kan du. På lagerbeholdningssiden finnes det et alternativ for å slå av lageroppføringer. Hvis du aktiverer det, oppdateres bare det aktuelle antallet på lageret, men ingen historikk over individuelle bevegelser lagres.

Hva er batchhåndtering?

Et parti er en spesifikk leveranse eller serie av et produkt. To leveranser av samme vare er to forskjellige batcher, selv om de har samme varenummer. Hver batch har sitt eget batchnummer og kan ha sin egen produksjonsdato, utløpsdato, mottaksdato, leverandør og notater.

Batchstyring er viktig hvis du selger varer der det er viktig å vite hvilken spesifikk leveranse hver enkelt vare kommer fra. Dette er typisk tilfelle:

• Matvarer med utløpsdato
• Kosmetikk og hudpleie med utløpsdato
• Legemidler og kosttilskudd der sporbarhet er lovpålagt
• Tekniske produkter med partinummer for kvalitetskontroll
• Produkter der du har behov for å kunne tilbakekalle en spesifikk produksjonsserie

Med batchstyring kan du svare på spørsmål som "Hvilke ordrer inneholder varer fra batch 12345?" eller "Hvor mange enheter av denne batchen har vi solgt?". Dette er uvurderlig hvis du for eksempel har behov for å trekke en bestemt produksjonsserie tilbake fra markedet.

FIFO-prinsippet i plukkingen

Når partihåndtering er aktivert, velger Shoporama automatisk det eldste partiet først når en ordre plukkes. Dette kalles FIFO (First In, First Out). Systemet ser først på utløpsdatoen og velger det partiet som utløper tidligst. Hvis flere partier har samme utløpsdato (eller ingen), velges partiet med det laveste partinummeret.

Dette betyr at du som butikkeier ikke trenger å bekymre deg for rekkefølgen. Systemet sørger automatisk for at varer med kortest holdbarhet blir solgt først, noe som minimerer svinn og gjør at du unngår varer som har gått ut på dato.

Hvordan lagerposter og batcher fungerer sammen

Lagerposter og batcher fungerer sammen. Når du mottar en ny leveranse og oppretter et parti, opprettes det lagerposter for partiet. Når det gjøres salg fra dette partiet, opprettes det negative posteringer knyttet til det aktuelle partiet. Hvis en vare returneres, legges den tilbake i det samme partiet som den opprinnelig ble solgt fra.

På denne måten får du to lag med informasjon: posteringene forteller deg hva som har skjedd, og partiene forteller deg hvilken spesifikk leveranse hver bevegelse tilhører. Til sammen gir dette full sporbarhet fra leverandør til sluttkunde.

Du kan filtrere lagerposter etter batch, slik at du raskt kan se alle bevegelser for en spesifikk leveranse. Dette er nyttig hvis du trenger å sjekke hvor mange enheter av en utløpt batch som fortsatt finnes på lager, og hvor mange som allerede er sendt ut til kundene.

Slik kommer du i gang

Trinn 1: Slå på lagerstyring

Lageroppføringer og batcher krever at du har aktivert lagerstyring i nettbutikken din. Dette administreres på lagerbeholdningssiden i administratoren. Når lagerstyring er aktivert, opprettes lageroppføringer automatisk fra og med det øyeblikket.

Steg 2: Aktiver batchhåndtering (valgfritt)

Hvis du vil bruke batcher, slår du på alternativet Bruk batcher på lagerbeholdningssiden. Dette krever at lagerstyringen allerede er aktiv.

Trinn 3: Opprett og motta batcher

Når en ny leveranse kommer inn, går du til Lager → Varemottak og registrerer leveransen som en ny batch. Her skriver du inn

• Batchnummer, slik at du kan gjenkjenne leveransen
• Utløpsdato hvis varen har holdbarhetstid
• Produksjonsdato og mottaksdato
• Leverandør og eventuelle merknader
• Mengde og kostpris

Når du lagrer, opprettes batchen og tilhørende lageroppføringer på én gang. Du kan alltid redigere et parti under Lager → Partier.

Daglig bruk

Hold øye med utløpsdatoer

Under Lager → Partier kan du filtrere etter utløpsdato. Du kan velge mellom:

• Utløpt, slik at du kan se hvilke partier som har utløpt
• Utløpt innen 30 dager, slik at du kan reagere i tide med f.eks. tilbud eller salg
• Ikke utløpt, slik at du kan fokusere på de partiene som fortsatt kan selges normalt
• Ingen utløpsdato for varer uten holdbarhetstid

Utløpte partier skjules ikke automatisk fra plukk. De er fortsatt synlige i listen, men er tydelig merket slik at lagerpersonalet vet at de må håndteres manuelt. På denne måten kan du bestemme om et parti skal selges eller kasseres.

Plukklisten viser hvilket parti som skal brukes

På plukklisten kan lagerpersonalet se nøyaktig hvilken batch en ordrelinje skal plukkes fra. Dette eliminerer gjetning og sikrer at FIFO overholdes i praksis, ikke bare på papiret.

Returer går tilbake til riktig batch

Hvis en kunde returnerer en vare, blir returmengden automatisk knyttet til det partiet varen opprinnelig ble sendt fra. Det betyr at sporbarheten opprettholdes hele veien, og at nummeret på riktig batch oppdateres.

Tips og beste praksis

1. Bruk konsistente batchnumre. Hvis leverandøren din sender et batchnummer, bør du bruke deres. Dette gjør det mye enklere å spore varene tilbake til kilden hvis det oppstår en feil eller tilbakekalling.
2. Registrer alltid kostprisen. Kostprisen på varene dine brukes til å beregne lagerværdi og dekningsbidrag. Hvis du bruker feil tall, blir også rapporteringen feil.
3. Sjekk "Utløper innen 30 dager" regelmessig. Gjør det til en fast rutine, f.eks. ukentlig. Da får du tid til å sette opp tilbud eller flytte varer før de går til spille.
4. Ikke gjør manuelle justeringer hele tiden. Hver gang du justerer lageret manuelt, lager det "støy" i historikken. Bruk i stedet varemottak for innkommende varer, og gjør kun justeringer ved reelle tellinger eller svinn.
5. Kombiner med lagerlokasjoner. Hvis du har flere lokasjoner (f.eks. butikk og fjernlager), kan du registrere batcher på riktig lokasjon og holde oversikt over hvor varene fysisk befinner seg. Les mer om lagerlokasjoner.
6. Bruk bestillingslisten aktivt. Når du har kontroll, får du også bedre oversikt over hvilke varer du trenger å etterbestille. Se bestillingslisten i lagerstyringen.

Verdien for butikken din

Med lagerstyring får du full sporbarhet: Du kan se når varene kom inn, hva de kostet og når de ble solgt. Dette er akkurat det regnskapsføreren og regnskapssystemet ditt trenger, slik at lagervurderingen blir nøyaktig og dokumentert.

Med batchstyring på toppen av dette får du den ekstra dimensjonen som er avgjørende for varer med krav til holdbarhet eller sporbarhet. FIFO-plukking reduserer svinn, og hvis en leveranse må tilbakekalles, kan du finne alle ordrer som inneholder det aktuelle partiet på få minutter. Det er en sikkerhet som beskytter både kundene og virksomheten din.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen mellom lageroppføringer og nåværende lagerbeholdning?

Den nåværende lagerbeholdningen er bare antallet på produktet akkurat nå. Lageroppføringer er historikken bak tallet, dvs. alle bevegelsene som har gjort lagerbeholdningen større eller mindre. Hver gang du selger, mottar varer, gjør en retur eller en manuell justering, blir det gjort en postering med antall, kostpris og dato. På denne måten kan du alltid gå tilbake og se hvorfor lagerbeholdningen ser ut som den gjør.

Hvor finner jeg lageroppføringene mine i administrasjonen?

Du finner dem under Lagerbeholdning → Lageroppføringer. Her kan du filtrere etter produkt, dato og parti, slik at du kan se alle bevegelser på en bestemt vare eller en bestemt leveranse. Negative oppføringer er uttak fra lageret (typisk salg eller svinn), og positive oppføringer er tilførsler (kjøp eller returer).

Regnskapsføreren min spør om lagerværdi. Hvordan beregnes den?

Lagerverdien beregnes ut fra lagerpostene dine som et vektet gjennomsnitt av kostprisen. Hver gang du mottar varer til en ny pris, justeres gjennomsnittet slik at lagerværdien gjenspeiler det du faktisk har betalt for det som ligger på hyllen. Derfor er det viktig å ha lagerregistreringer aktivert hvis du vil kunne dokumentere lagerværdien overfor regnskapsføreren din.

Hva skjer hvis jeg deaktiverer lageroppføringer?

Alternativet "Slå av lageroppføringer " betyr at systemet bare oppdaterer den aktuelle mengden av produktet, men ikke lagrer historikk over bevegelsene. Du sparer litt plass og litt arbeid i databasen, men du mister muligheten til å se når noe er solgt eller mottatt, og du kan ikke lenger foreta en nøyaktig beregning av lagerværdien. Slå det bare av hvis du virkelig ikke trenger historikk.

Jeg selger kosmetikk med holdbarhetstid. Hvordan kommer jeg i gang med batcher?

På lagersiden for selve produktet slår du på "Bruk batcher " (dette krever at vanlig lagerstyring også er slått på). Deretter kan du opprette batcher under Lager → Batcher med batchnummer, utløpsdato, produksjonsdato, leverandør og notater. Når du mottar en ny leveranse, bruker du varemottaket, slik at hver leveranse får sitt eget batchnummer og utløpsdato.

Hvilket parti plukkes først når en ordre kommer inn?

Systemet bruker FIFO (First In, First Out) og velger automatisk det partiet som utløper først. Hvis flere batcher har samme utløpsdato (eller ingen), velges den med det laveste batchnummeret. Hvis en ordrelinje er større enn den eldste batchen, fordeles mengden automatisk på flere batcher, slik at du ikke risikerer å sende ut nye varer før de gamle.

Hva gjør jeg når et parti er i ferd med å utløpe eller allerede har utløpt?

I partilisten kan du filtrere etter utløpt, utløper innen 30 dager, ikke utløpt og ingen utløpsdato, slik at du enkelt kan finne de partiene som trenger oppmerksomhet. Partier som har gått ut på dato er tydelig merket, men de skjules ikke automatisk fra plukk, så det er opp til deg å avgjøre om du vil selge dem ut, foreta en manuell justering for svinn eller fjerne dem fra lageret.

En leverandør har trukket tilbake et parti. Hvordan finner jeg ut hvem som kjøpte det?

Fordi hver lagerpost er knyttet til en ordre og et parti, kan du filtrere lagerpostene på det aktuelle partiet og se nøyaktig hvilke ordrer som har mottatt varer fra det. Dette gir deg full sporbarhet for varepartiet, slik at du raskt kan kontakte de berørte kundene ved en eventuell tilbakekalling uten å måtte gjette.

Hva skjer med et parti hvis kunden returnerer varen?

Når du returnerer en ordre, går antallet automatisk tilbake til det samme partiet som varen opprinnelig ble plukket fra. På denne måten forblir partihistorikken korrekt, og du unngår at en returnert vare med kort holdbarhet havner bakerst i køen og blir glemt.

Kan jeg korrigere en lagerpost hvis jeg har gjort en feil?

Ja, lagerposter kan redigeres direkte fra listen hvis du for eksempel har lagt inn feil antall eller feil kostpris for en varemottak. Husk at en korrigering også vil påvirke lagerverdien fremover, så det kan være lurt å snakke med regnskapsføreren din hvis endringen er stor eller ligger i et avsluttet regnskapsår.

Hvis du har spørsmål om lagerføringer eller batchhåndtering, kan du kontakte oss på support@shoporama.dk.