Lagerbokföring och batchhantering

Lagerbokföring och batchhantering ger dig full kontroll och spårbarhet över alla rörelser i ditt lager. Du kan se exakt när varorna kom in, vad de kostade, när de såldes och om de tillhör en specifik leverans med eget batchnummer och utgångsdatum. Det är guld värt för bokföring, revision och den dagliga driften, och oumbärligt om du säljer varor med lång hållbarhetstid.

I den här artikeln går vi igenom hur lagerposter fungerar i Shoporama, vad batchhantering kan göra, hur de två är relaterade och hur man kommer igång. Artikeln vänder sig till dig som är butiksägare och vill förstå systemet utan att behöva fördjupa dig i tekniska detaljer.

Vad är en lagerpost?

En lagerpost är en registrering av en specifik förflyttning i ditt lager. Varje gång en artikel läggs till eller tas bort från lagret skapas automatiskt en post med kvantitet, inköpspris, försäljningspris, datum, eventuell orderlänk och plats. Tänk på det som ett kassaregister, fast för ditt lager.

Posterna ger dig en komplett historik. Du kan alltid gå tillbaka och se när en viss artikel kom in i lager, vad du betalade för den och när den såldes. Det är precis den dokumentation du behöver när du ska göra bokslut eller när revisorn ställer frågor.

När skapas en inventeringspost?

Shoporama skapar automatiskt inventeringsposter i alla situationer där lagrets storlek ändras:

• När en order skickas skapas en negativ post som drar av artikeln från lager
• När en kund returnerar varor skapas en positiv post som sätter tillbaka varan i lager
• När du manuellt justerar lagret, t.ex. vid räkning eller svinn
• När du importerar lagerräkningar via fil
• När du synkroniserar lager mellan produkter eller varianter

Du hittar posterna under Inventering → Inventeringsposter i Admin. Här kan du filtrera, söka och redigera de enskilda posterna om något är felaktigt registrerat.

Kan jag stänga av inventeringsposter?

Ja, det kan du göra. På lagersidan finns ett alternativ för att stänga av inventeringsposter. Om du aktiverar det kommer endast den aktuella kvantiteten i lagret att uppdateras, men ingen historik över enskilda rörelser kommer att sparas.

Vad är batchhantering?

En batch är en specifik leverans eller serie av en produkt. Två leveranser av samma artikel är två olika batcher, även om de har samma artikelnummer. Varje batch har sitt eget batchnummer och kan ha sitt eget produktionsdatum, utgångsdatum, mottagningsdatum, leverantör och anteckningar.

Batchhantering är viktigt om du säljer varor där det är viktigt att veta vilken specifik leverans varje artikel kommer från. Detta är typiskt sett fallet:

• Livsmedel med utgångsdatum
• Kosmetika och hudvård med utgångsdatum
• Läkemedel och kosttillskott där spårbarhet krävs enligt lag
• Tekniska produkter med partinummer för kvalitetskontroll
• Produkter där du behöver kunna återkalla en specifik produktionsserie

Med batchhantering kan du svara på frågor som "Vilka order innehåller artiklar från batch 12345?" eller "Hur många enheter av den här batchen har vi sålt?". Detta är ovärderligt om du t.ex. behöver dra tillbaka en viss produktionsserie från marknaden.

FIFO-principen vid plockning

När batchhanteringen är aktiverad väljer Shoporama automatiskt den äldsta batchen först när en order plockas. Detta kallas FIFO (först in, först ut). Systemet tittar först på utgångsdatumet och väljer den batch som går ut tidigast. Om flera batcher har samma utgångsdatum (eller inget alls) väljs den batch som har lägst batchnummer.

Detta innebär att du som butiksägare inte behöver oroa dig för ordningen. Systemet ser automatiskt till att varor med kortast hållbarhetstid säljs först, vilket minimerar svinnet och gör att du slipper varor med utgångsdatum.

Hur lagerposter och batcher fungerar tillsammans

Lagerposter och batcher fungerar tillsammans. När du tar emot en ny leverans och skapar en batch skapas lagerposter för batchen. När försäljning sker från batchen skapas negativa poster som är kopplade till just den batchen. Om en artikel returneras läggs den tillbaka i samma batch som den ursprungligen såldes från.

Detta ger dig två lager av information: posterna berättar vad som hände och batcherna berättar vilken specifik leverans varje rörelse tillhör. Tillsammans ger detta full spårbarhet från leverantör till slutkund.

Du kan filtrera lagerposter per batch så att du snabbt kan se alla förflyttningar för en specifik leverans. Detta är användbart om du behöver kontrollera hur många enheter av en utgången batch som fortfarande finns i lager och hur många som redan har skickats till kunderna.

Så här kommer du igång

Steg 1: Slå på lagerhanteringen

Lagerposter och batcher kräver att du har aktiverat lagerhantering i din webbshop. Detta hanteras på sidan Lager i administratören. När lagerhanteringen är aktiverad skapas lagerposter automatiskt från och med nu.

Steg 2: Aktivera batchhantering (valfritt)

Om du vill använda batcher ska du aktivera alternativet Använd batcher på inventeringssidan. Detta kräver att lagerhanteringen redan är aktiv.

Steg 3: Skapa och ta emot batcher

När en ny leverans kommer in går du till Lager → Godsmottagning och registrerar leveransen som en ny batch. Här anger du

• Batchnummer, så att du kan känna igen leveransen
• Utgångsdatum om varan har en hållbarhetstid
• Produktionsdatum och mottagningsdatum
• Leverantör och eventuella anteckningar
• Kvantitet och självkostnadspris

När du sparar skapas batchen och de tillhörande lagerposterna på en gång. Du kan alltid redigera en batch under Lager → Batcher.

Daglig användning

Håll ett öga på utgångsdatum

Under Lager → Batcher kan du filtrera efter utgångsdatum. Du kan välja mellan:

• Utgått, så att du kan se vilka batcher som har gått ut
• Utgår inom 30 dagar, så att du kan reagera i tid med t.ex. erbjudanden eller försäljning
• Ej utgångna, så att du fokuserar på de partier som fortfarande kan säljas normalt
• Inget utgångsdatum för artiklar utan hållbarhetstid

Utgångna partier döljs inte automatiskt från plockning. De syns fortfarande i listan, men är tydligt markerade så att lagerpersonalen vet att de måste hanteras manuellt. På så sätt kan du avgöra om ett parti ska säljas eller kasseras.

Plocklistan visar vilken batch som ska användas

På plocklistan kan lagerpersonalen se exakt vilken batch som en orderrad ska plockas från. Detta eliminerar gissningar och säkerställer att FIFO följs i praktiken, inte bara på papperet.

Returer går tillbaka till rätt batch

Om en kund returnerar en artikel kopplas returkvantiteten automatiskt till den batch som artikeln ursprungligen skickades från. Det innebär att spårbarheten bibehålls hela vägen och att numret på rätt batch uppdateras.

Tips och bästa praxis

1. Använd konsekventa batchnummer. Om din leverantör skickar ett batchnummer ska du använda deras. Det gör det mycket enklare att spåra varorna tillbaka till källan om ett fel eller en återkallelse skulle inträffa.
2. Registrera alltid självkostnadspriset. Inköpspriset för dina poster används för att beräkna lagervärde och täckningsbidrag. Om du använder felaktiga siffror blir även din rapportering felaktig.
3. Kontrollera "Förfaller inom 30 dagar" regelbundet. Gör det till en regelbunden rutin, t.ex. varje vecka. Det ger dig tid att skapa offerter eller flytta artiklar innan de går till spillo.
4. Gör inte manuella justeringar hela tiden. Varje gång du justerar lagret manuellt blir det ett "brus" i historiken. Använd istället godsmottagning för inkommande varor och gör endast justeringar för verkliga räkningar eller svinn.
5. Kombinera med lagerplatser. Om du har flera platser (t.ex. butik och fjärrlager) kan du registrera batcher på rätt plats och hålla reda på var varorna fysiskt befinner sig. Läs mer om lagerplatser.
6. Använd orderlistan aktivt. När du har kontroll får du också en bättre överblick över vilka artiklar du behöver beställa om. Se orderlistan i lagerhanteringen.

Värdet för din butik

Med lagerbokföring får du full spårbarhet: du kan se när varorna kom in, vad de kostade och när de såldes. Det här är precis vad din revisor och ditt redovisningssystem behöver, så att lagervärderingen blir korrekt och dokumenterad.

Med batchhantering på toppen av detta får du den extra dimension som är avgörande för varor med krav på hållbarhet eller spårbarhet. FIFO-plockning minskar svinnet, och om en leverans behöver återkallas kan du på några minuter hitta alla order som innehåller den batchen. Det är en säkerhet som skyddar både dina kunder och ditt företag.

Vanliga frågor och svar

Vad är skillnaden mellan lagerposter och aktuell lagerinventering?

Det aktuella lagerantalet är bara det nummer som finns på produkten just nu. Lagerposter är historiken bakom numret, dvs. alla rörelser som har gjort lagret större eller mindre. Varje gång du säljer, tar emot varor, gör en retur eller en manuell justering görs en post med kvantitet, självkostnadspris och datum. På så sätt kan du alltid gå tillbaka och se varför ditt lager ser ut som det gör.

Var hittar jag mina lagerposter i admin?

Du hittar dem under Lager → Lagerposter. Här kan du filtrera efter produkt, datum och batch, så att du kan se alla rörelser på en specifik artikel eller en specifik leverans. Negativa poster är uttag från lagret (vanligtvis försäljning eller svinn) och positiva poster är tillskott (inköp eller returer).

Min revisor frågar om lagervärde. Hur beräknas det?

Lagervärdet beräknas utifrån dina lagerposter som ett vägt genomsnitt av självkostnadspriset. Varje gång du tar emot varor till ett nytt pris justeras genomsnittet så att lagervärdet återspeglar vad du faktiskt betalade för det som finns på hyllan. Det är därför det är viktigt att ha lagerposter aktiverade om du vill kunna dokumentera lagervärdet till din revisor.

Vad händer om jag inaktiverar lagerposter?

Alternativet "Stäng av lagerposter " innebär att systemet endast uppdaterar den aktuella kvantiteten av produkten, men inte lagrar någon historik över rörelserna. Du sparar lite utrymme och lite arbete i databasen, men du förlorar möjligheten att se när något har sålts eller mottagits och du kan inte längre göra en korrekt beräkning av lagervärdet. Slå bara av det om du verkligen inte behöver historik.

Jag säljer kosmetika med hållbarhetstid. Hur kommer jag igång med batcher?

På lagersidan för själva produkten aktiverar du "Använd batcher " (detta kräver att den vanliga lagerhanteringen också är aktiverad). Du kan sedan skapa batcher under Lager → Batcher med batchnummer, utgångsdatum, produktionsdatum, leverantör och anteckningar. När du tar emot en ny leverans använder du dig av godsmottagningen, så varje leverans får ett eget batchnummer och utgångsdatum.

Vilken batch plockas först när en order kommer in?

Systemet använder FIFO (First In, First Out) och väljer automatiskt den batch som går ut först. Om flera batcher har samma utgångsdatum (eller inget alls) väljs den med lägst batchnummer. Om en orderrad är större än den äldsta batchen fördelas kvantiteten automatiskt över flera batcher så att du inte riskerar att skicka ut nya artiklar före de gamla.

Vad gör jag när en batch är på väg att gå ut eller redan har gått ut?

I batchlistan kan du filtrera efter utgångsdatum, utgångsdatum inom 30 dagar, ej utgångsdatum och inget utgångsdatum, så att du enkelt kan hitta de batcher som behöver åtgärdas. Utgångna batcher är tydligt markerade, men de döljs inte automatiskt från plockning, så det är upp till dig att bestämma om du vill sälja ut dem, göra en manuell justering för svinn eller ta bort dem från lagret.

En leverantör har dragit tillbaka ett parti. Hur får jag reda på vem som köpte det?

Eftersom varje lagerpost är kopplad till en order och en batch kan du filtrera lagerposterna på den batchen och se exakt vilka order som har fått varor från den. Detta ger dig full spårbarhet för batchen så att du snabbt kan kontakta de berörda kunderna i händelse av en återkallelse utan att behöva gissa.

Vad händer med en batch om kunden returnerar varan?

När du gör en retur på en order går kvantiteten automatiskt tillbaka till samma batch som artikeln ursprungligen plockades från. På så sätt förblir batchhistoriken korrekt och du undviker att en returnerad artikel med kort hållbarhet hamnar längst bak i kön och glöms bort.

Kan jag korrigera en lagerpost om jag har gjort ett misstag?

Ja, lagerposter kan redigeras direkt från listan om du t.ex. har angett en felaktig kvantitet eller ett felaktigt självkostnadspris för ett varumottag. Kom ihåg att en korrigering även påverkar lagervärdet framöver, så det kan vara en bra idé att prata med din revisor om ändringen är stor eller ligger i ett avslutat räkenskapsår.

Om du har några frågor om lagerbokningar eller batchhantering är du välkommen att kontakta oss på support@shoporama.dk.