Håndtér dine ordrer i Shoporama

Ordrestyring er hjertet af din webshop. I Shoporama kan du håndtere hele ordreflowet fra en ny ordre modtages til den er sendt, krediteret eller afsluttet. Denne guide gennemgår alle funktioner på ordrelisten og ordresiden.

Ordrelisten

Du finder alle ordrer under Ordrer i topmenuen. Tallet i cirklen viser hvor mange nye ordrer du har. Ordrer der ikke er betalt vises med lyserød baggrund.

Statusfaner

Øverst på ordrelisten finder du faner til at filtrere ordrer efter status. Hver fane viser antal ordrer:

• Alle — viser samtlige ordrer
• Nye — netop modtagne ordrer
• Igangværende — ordrer der er ved at blive behandlet
• Afventende — ordrer der venter (fx på varer eller betaling)
• Klar — ordrer der er pakket og klar til afsendelse
• Klar til afhentning — ordrer kunden selv henter (fx i fysisk butik)
• Afhentet — ordrer der er afhentet af kunden
• Sendte — afsendte ordrer
• Krediterede — kreditnotaer
• Annullerede — annullerede ordrer

Du kan også oprette egne visninger med gemte filtre, så du hurtigt kan skifte til de kombinationer du bruger mest. Klik på +-knappen ved fanerne for at oprette en ny visning.

Søgning og filtrering

Du kan søge efter ordrer med fritekst (ordrenummer, kundenavn, email m.m.) og filtrere på datointerval. Derudover er der avancerede filtre:

• Label — filtrer på en eller flere ordrelabels
• Leverandør — vis kun ordrer med produkter fra bestemte leverandører
• Fragt — filtrer på fragtmetode (fx GLS, PostNord, DAO)
• Land — filtrer på leveringsland
• Betalt — vis kun betalte eller ubetalte ordrer
• Hævet — filtrer på om beløbet er hævet (captured)
• Betalingsmetode — filtrer på betalingsgateway
• Batch — filtrer på batchnummer (hvis batchstyring er aktiveret)

Alle filterknapper viser et badge med antal aktive filtre, og du kan nulstille alle filtre med én knap.

Kompakt og udvidet visning

Ordrelisten har to visningsmodi:

• Kompakt visning — viser ordrenummer, status, dato, kunde, pris og fragtmetode i separate kolonner
• Udvidet visning — viser derudover produktdetaljer med billeder, fuld leveringsadresse, interne kommentarer, købspris, fortjeneste og vægt

Du kan også udfolde enkelte ordrer ved at klikke på pilen, eller bruge "Unfold All" til at udfolde alle på én gang. Din foretrukne visning huskes automatisk.

Tilpas kolonner

Klik på Tilpas visning for at vælge hvilke ekstra kolonner der skal vises. Du kan tilføje:

• Kurvnummer — det interne kurv-ID
• Intern note — interne kommentarer
• Teknisk note — teknisk log
• Kommentar — kundens kommentar
• Rabatkode og rabatbeløb
• Kunde ID — med link til kundeprofilen
• Fortjeneste — beregnet profit pr. ordre
• Firmanavn
• Usendte fra samme modtager — antal ordrer der endnu ikke er sendt til samme kunde
• Tidligere køb — antal tidligere ordrer fra kunden
• Reference, Point, Betalingsmetode, Betalt

For hver kolonne kan du vælge om den skal vises i kompakt visning, udvidet visning eller begge dele.

Masseredigering

Markér flere ordrer med flueben og brug den faste bjælke i bunden af skærmen. Her kan du:

Statusændring

• Markér som Sendt — sender automatisk "ordre sendt"-mail til kunden
• Markér som Igang — sætter ordren til behandling
• Markér som Klar til afhentning
• Markér som Afhentet
• Skift til enhver anden status via dropdown

Pakkelabels og fragt

• Send til GLS / PostNord / DAO / Burd — opret forsendelser hos fragtleverandøren
• Download pakkelabels — hent labels som PDF for alle markerede ordrer
• Opret returseddel — opret returlabel hos GLS eller PostNord
• Print følgesedler — print følgesedler for de markerede ordrer

Økonomi

• Hæv pengene — capture betaling (virker med QuickPay, ePay, OnPay, Nets Easy, Stripe)
• Bogføring — send til Billy, Dinero eller e-conomic

Labels

Tilføj eller fjern ordrelabels på flere ordrer på én gang.

Øvrige handlinger

• Markér som betalt
• Send e-mail — skriv og send en mail til de markerede kunder
• Gensend ordrebekræftelse eller ordre-sendt mail
• Kopiér ordre — opret en kopi af ordren
• Blacklist — annuller og bloker kundens email og telefonnummer
• Slet — slet ordrer permanent

Eksport

Du kan eksportere ordrer i flere formater:

• CSV-fil — eksporterer alle ordrer i den aktuelle søgning med alle ordredetaljer, produkter, adresser og betalingsinfo
• Uni-Connect — GLS-format (erhverv/privat)
• Swipbox-format
• Miljøeksport — eksporterer miljødata (emballage, WEEE, batterier) for en given periode

CSV-eksporten kører i baggrunden og giver dig besked når filen er klar til download.

Det typiske ordreflow

1. Modtag ordren — ordren vises i listen med status "Ny". Du får en pop-up-notifikation i admin
2. Behandl ordren — sæt status til "Igangværende" og brug plukkelisten til at plukke og pakke varerne
3. Generér pakkelabels — markér ordrer og send til GLS, PostNord, DAO eller Burd
4. Print labels og følgesedler — download pakkelabels som PDF og print følgesedler
5. Markér som sendt — kunden modtager automatisk en "ordre sendt"-mail med trackingnummer

Rediger en ordre

Klik på et ordrenummer for at åbne ordresiden, hvor du kan redigere alle detaljer:

Status og betaling

• Skift ordrestatus
• Skift betalings- og fragtmetode
• Markér som betalt/ubetalt
• Se transaktionsnummer og kurv-ID
• Se og del betalingslink til kunden (hvis ordren ikke er betalt)

Kontaktoplysninger

• Email, telefonnummer, EAN-nummer og CVR-nummer — alle redigerbare
• Se og redigér bestillingsadresse og leveringsadresse
• Pakkeshop-information (ID, navn, adresse)

Produkter

• Se alle produkter med billede, navn, variant, antal, pris og varenummer
• Redigér antal, enhedspris og moms
• Ændr varianter via dropdown
• Tilføj nye produkter til ordren
• Se lagerbevægelser knyttet til ordren

Priser

• Redigér ordrepris, moms, fragtpris og total
• Se rabatkode og rabatbeløb
• Se kampagnerabat med beregningsforklaring
• Brug "Beregn ny samlet pris" til at genberegne totalen ud fra produkterne

Kommentarer og noter

• Offentlig kommentar — synlig for kunden
• Intern kommentar — kun synlig i admin
• Teknisk note — til teknisk log og fejlfinding

Trackingnumre

Tilføj et eller flere trackingnumre (ét pr. linje). Trackingnumre inkluderes automatisk i "ordre sendt"-mailen til kunden med link til sporing.

Labels

Tildel ordrelabels for at kategorisere og organisere ordrer.

Mails og ordrekø

Se alle mails der er sendt i forbindelse med ordren, og skriv nye mails direkte fra ordresiden. Du kan også se ordrekøen med baggrundshandlinger (fx label-generering, bogføring).

Ekstra muligheder ved gem

• Send ordrebekræftelse igen
• Send IKKE nogen mail ved statusskift — nyttigt hvis du vil ændre status uden at kunden får besked
• Send til økonomisystem — sender ordren til Billy, Dinero eller e-conomic

Kreditering og returnering

Fra ordresiden kan du oprette en kreditnota via Gem og opret returvarer. På retursiden kan du:

• Vælge hvilke produkter der skal krediteres (pr. stk.)
• Angive om varerne skal lægges tilbage på lager
• Oprette returnerede varer som nye produkter
• Kreditere fragtomkostninger
• Tilbageføre loyalitetspoint
• Tilføje kommentarer til kreditnotaen

Kreditnotaen oprettes som en selvstændig ordre med negative beløb og linkes til den originale ordre. Hvis betalingsgateway'en understøtter det, kan du efterfølgende refundere beløbet direkte fra kreditnotaen.

Automatisk betalingshævning

Du kan indstille din betalingsgateway til automatisk at hæve beløbet (capture) når en ordre markeres som sendt. Det sparer dig for et manuelt trin i ordreflowet.

Notifikationer

Når du har ordrelisten åben, tjekker Shoporama automatisk for nye ordrer. Nye ordrer vises som en pop-up-notifikation, og antallet af nye ordrer opdateres i sidemenuen og sidetitlen.

Opret en ny ordre

Du kan oprette ordrer manuelt fra admin ved at klikke Opret ny ordre. Det er nyttigt til telefonordrer eller ordrer der skal oprettes uden at kunden gennemgår checkout.

Har du brug for hjælp? Kontakt os på support@shoporama.dk.