Firmenkonten mit mehreren Benutzern und Rollen

Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, erleben Sie oft, dass mehrere Personen aus demselben Unternehmen bei Ihnen einkaufen. Der Einkäufer gibt die Bestellung auf, ein Kollege ergänzt sie, und der Buchhalter möchte, dass alles auf dasselbe Unternehmen mit der korrekten CVR-Nummer und Adresse läuft. Mit Firmenkonten in Shoporama können mehrere Nutzer unter einem Unternehmen zusammengefasst werden und die Unternehmensidentität, Preise und Konditionen gemeinsam nutzen. In diesem Artikel wird erklärt, wie Firmenkonten funktionieren und wie Sie diese einrichten.

Firmenkonten bauen auf den übrigen B2B-Funktionen von Shoporama auf. Wenn du neu im B2B-Vertrieb bist, beginne mit „Erste Schritte mit B2B“ und erfahre auf der Seite „B2B-Webshop“ mehr über deine Möglichkeiten.

Was ist ein Firmenkonto?

Ein Firmenkonto fasst mehrere Nutzer unter demselben Unternehmen zusammen. Anstatt dass jeder Einkäufer sein eigenes, eigenständiges Kundenprofil hat, gehören sie alle zu einem Unternehmen und teilen die Unternehmensdaten und -bedingungen. Jeder Nutzer hat eine Rolle, die festlegt, was er tun darf:

• Der Firmenadministrator kann die Nutzer des Unternehmens verwalten, d. h. Kollegen hinzufügen, Rollen ändern und Nutzer entfernen.
• Ein Mitglied kann über das Unternehmenskonto einkaufen und erhält Zugriff auf die Unternehmensdaten, Preise und Bedingungen, kann jedoch die anderen Nutzer nicht verwalten.

Zwei Arten von Administratoren: Shop-Betreiber und Unternehmensadministrator

Es ist wichtig, diese beiden Rollen voneinander zu trennen, da sie an zwei verschiedenen Orten arbeiten:

• Als Shop-Inhaber arbeitenSie im Shoporama-Adminbereich. Hier legen Sie Unternehmen an, weisen Kundengruppen zu und fügen die ersten Benutzer hinzu.
• Der Unternehmensadministrator ist der eigene Administrator des Kunden. Er arbeitet nicht im Admin-Bereich, sondern in Ihrem Shop unter „Mein Unternehmen“ und kann selbst Kollegen hinzufügen und entfernen sowie deren Rollen ändern.

Das bedeutet, dass sich das Unternehmen weitgehend selbst verwalten kann, sodass du die Nutzer des Unternehmens nicht jedes Mal manuell anlegen und bearbeiten musst, wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt oder ein alter ausscheidet.

Die Unternehmensidentität wird von den Mitgliedern übernommen

Wenn ein Benutzer zu einem Unternehmen gehört, übernimmt er automatisch die Stammdaten des Unternehmens. Das bedeutet:

• Firmenname
• CVR-Nummer, die anhand des EU-VIES-Dienstes überprüft wird, um die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sicherzustellen
• EAN-Nummer für öffentliche Beschaffungen und Rechnungsstellung
• Adresse

Das Praktische daran ist, dass die Mitglieder die CVR-Nummer oder die übrigen Unternehmensdaten nicht selbst eingeben müssen. Diese werden einmalig auf Unternehmensebene hinterlegt und gelten für alle. Wenn ein Mitglied eine Bestellung aufgibt, enthält die Bestellung die Unternehmensdaten, sodass Sie bei jeder einzelnen Bestellung den korrekten Firmennamen, die CVR-Nummer, die EAN-Nummer und die Adresse erhalten, unabhängig davon, wer im Unternehmen die Bestellung aufgegeben hat.

Preise werden von der Kundengruppe des Unternehmens übernommen

Einem Unternehmen kann eine Kundengruppe zugewiesen werden. Die Kundengruppe bestimmt die Preise, Rabatte und Konditionen, zu denen das Unternehmen einkauft. Die Preisübernahme funktioniert wie folgt:

• Ein Mitglied ohne eigene Kundengruppe übernimmt die Gruppe des Unternehmens und erhält somit die Preise, Rabatte und Konditionen des Unternehmens.
• Verfügt ein Mitglied über eine eigene Kundengruppe, hat die eigene Gruppe des Mitglieds Vorrang vor der des Unternehmens.

Auf diese Weise kannst du einem ganzen Unternehmen die gleichen Vertragspreise gewähren, indem du die Kundengruppe des Unternehmens an einer Stelle festlegst, während du gleichzeitig einer einzelnen Person bei Bedarf eine Sonderkondition einräumen kannst.

So legst du ein Unternehmen im Admin-Bereich an

Du legst Firmen im Admin-Bereich unter „Kunden“ und anschließend „Firmen“ an und verwaltest sie dort:

1. Gehen Sie zu „Kunden“ und wählen Sie „Unternehmen“.
2. Erstellen Sie ein neues Unternehmen und geben Sie die Unternehmensdaten ein, d. h. Firmenname, CVR, EAN und Adresse.
3. Weisen Sie dem Unternehmen gegebenenfalls eine Kundengruppe zu, damit die Mitglieder die richtigen Preise und Konditionen erhalten.
4. Füge die Mitglieder des Unternehmens hinzu. Du kannst entweder einen komplett neuen Benutzer anlegen, der per E-Mail eingeladen wird, oder einen Kunden zuordnen, der bereits in deinem Shop vorhanden ist.
5. Legen Sie fest, wer als Firmenadministrator fungieren soll, damit das Unternehmen seine Benutzer künftig selbst verwalten kann.

Wenn du einen neuen Nutzer per E-Mail hinzufügst, erhält die Person einen Login-Link per E-Mail. Über diesen Link kann sie sich ohne Passwort anmelden, sodass sie beim ersten Mal problemlos Zugang erhält und sofort einkaufen kann.

Was der Unternehmensadministrator im Shop selbst tun kann

Der Unternehmensadministrator verwaltet das Unternehmen in Ihrem Shop unter „Mein Unternehmen“. Von dort aus kann er:

• Kollegen als neue Benutzer zum Unternehmen hinzufügen.
• Rollen ändern, d. h. ein Mitglied zum Unternehmensadministrator ernennen oder umgekehrt.
• Benutzer entfernen, die keinen Zugriff mehr haben sollen.
• Sich als Mitarbeiteranmelden, um diesem zu helfen, und anschließend wieder zu seinem eigenen Konto zurückwechseln.

Die Funktion „Als … anmelden“ ist praktisch, wenn der Administrator einem Kollegen helfen muss, der nicht weiterkommt, da der Administrator sehen kann, was der Kollege sieht, und anschließend sicher zu seinem eigenen Konto zurückkehren kann, ohne sich vollständig abzumelden.

Häufig gestellte Fragen

Muss jeder Mitarbeiter bei der Bestellung selbst die CVR-Nummer des Unternehmens eingeben?

Nein. Die CVR-Nummer wird einmalig auf Unternehmensebene eingegeben und automatisch an alle Mitglieder weitergegeben. Der einzelne Einkäufer muss sich die CVR-Nummer also nicht bei jeder Bestellung merken oder eingeben. Die Unternehmensdaten werden automatisch in die Bestellung übernommen.

Kann ich einem ganzen Unternehmen auf einmal die gleichen Vertragspreise zuweisen?

Ja. Weisen Sie dem Unternehmen eine Kundengruppe zu, dann übernehmen alle Mitglieder ohne eigene Gruppe automatisch die Preise, Rabatte und Konditionen dieser Gruppe. Sie müssen nicht für jeden einzelnen Nutzer Preise festlegen. Hat ein Mitglied ausnahmsweise eine eigene Gruppe, hat diese Vorrang vor der des Unternehmens.

Wie kann ich in der Buchhaltung erkennen, zu welchem Unternehmen eine Bestellung gehört?

Jeder Auftrag eines Mitglieds enthält den Namen, die CVR-Nummer, die EAN und die Adresse des Unternehmens. Das bedeutet, dass die Unternehmensdaten dem Auftrag beigefügt sind, unabhängig davon, wer im Unternehmen die Bestellung aufgegeben hat, sodass Buchhaltung und Dokumentation auf das richtige Unternehmen verweisen.

Unsere Einkäufer wechseln häufig. Muss ich sie jedes Mal manuell anlegen und löschen?

Nein, das kann das Unternehmen selbst erledigen. Sie benennen einen Unternehmensadministrator, der dann neue Kollegen hinzufügen, ausscheidende Mitarbeiter entfernen und Rollen direkt im Shop unter „Mein Unternehmen“ ändern kann. So ersparen Sie sich die manuelle Arbeit.

Ein Kollege kommt mit dem Einkaufen nicht zurecht. Kann ich ihm helfen?

Ja. Ein Unternehmensadministrator kann sich als der betreffende Mitarbeiter anmelden und sehen, was der Kollege sieht. Sobald die Hilfe geleistet wurde, wechselt der Administrator wieder zu seinem eigenen Konto zurück. So lässt sich ein Kollege ganz einfach anleiten, ohne Passwörter weitergeben zu müssen.

Was passiert, wenn ich einen neuen Benutzer zu einem Unternehmen hinzufüge?

Der Benutzer erhält per E-Mail einen Anmeldelink. Über diesen Link wird er direkt und ohne Passwort angemeldet, sodass er beim ersten Mal schnell loslegen kann. Sie können entweder einen neuen Benutzer anlegen, der eingeladen wird, oder einen bestehenden Kunden dem Unternehmen zuordnen.

Wird die CVR-Nummer überprüft oder gibt der Kunde einfach eine Zahl ein?

Die CVR-Nummer wird über den VIES-Dienst der EU überprüft, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens gültig ist. Das bietet mehr Sicherheit in Bezug auf Umsatzsteuer und Dokumentation, als wenn der Kunde einfach eine beliebige Zahl eingibt.