Bestandsaufzeichnungen und Chargenverwaltung

Bestandsaufzeichnungen und Chargenverwaltung geben Ihnen volle Kontrolle und Rückverfolgbarkeit über alle Bewegungen in Ihrem Lager. Sie können genau sehen, wann die Waren eingegangen sind, was sie gekostet haben, wann sie verkauft wurden und ob sie zu einer bestimmten Lieferung mit eigener Chargennummer und Verfallsdatum gehören. Das ist Gold wert für die Buchhaltung, die Rechnungsprüfung und das Tagesgeschäft und unverzichtbar, wenn Sie Waren mit Haltbarkeitsdatum verkaufen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Lagerbuchhaltung in Shoporama funktioniert, was die Chargenverwaltung leisten kann, wie beides zusammenhängt und wie Sie loslegen können. Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsinhaber, die das System verstehen wollen, ohne sich in technische Details vertiefen zu müssen.

Was sind Bestandseinträge?

Ein Bestandseintrag ist eine Aufzeichnung einer bestimmten Bewegung in Ihrem Lager. Jedes Mal, wenn ein Artikel dem Lager hinzugefügt oder entnommen wird, wird automatisch ein Datensatz mit der Menge, dem Einstandspreis, dem Verkaufspreis, dem Datum, einer möglichen Bestellungsverbindung und dem Standort erstellt. Stellen Sie sich das System wie eine Registrierkasse vor, allerdings für Ihr Inventar.

Die Einträge geben Ihnen eine vollständige Historie. Sie können jederzeit zurückgehen und sehen, wann ein bestimmter Artikel in den Bestand kam, was Sie dafür bezahlt haben und wann er verkauft wurde. Das ist genau die Dokumentation, die Sie brauchen, wenn Sie Ihre Bücher abschließen müssen oder wenn der Buchhalter Fragen stellt.

Wann wird ein Inventarverzeichnis erstellt?

Shoporama erstellt automatisch Bestandseinträge in allen Situationen, in denen sich der Lagerbestand ändert:

• Wenn eine Bestellung versandt wird, wird ein negativer Eintrag erstellt, der den Artikel vom Bestand abzieht.
• Wenn ein Kunde einen Artikel zurückgibt, wird ein positiver Eintrag erstellt, der den Artikel wieder in den Bestand aufnimmt.
• Wenn Sie den Bestand manuell anpassen, z. B. bei Zählungen oder Schwund
• Wenn Sie Lagerbestände über eine Datei importieren
• Wenn Sie den Bestand zwischen Produkten oder Varianten synchronisieren

Sie finden die Einträge unter Inventar → Inventareinträge in der Verwaltung. Hier können Sie filtern, suchen und die einzelnen Einträge bearbeiten, wenn etwas falsch eingetragen ist.

Kann ich Inventareinträge ausschalten?

Ja, das können Sie. Auf der Inventarseite gibt es eine Option zum Ausschalten von Inventarbuchungen. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird nur die aktuelle Bestandsmenge aktualisiert, aber es wird keine Historie der einzelnen Bewegungen gespeichert.

Was ist Chargenverwaltung?

Eine Charge ist eine bestimmte Lieferung oder Serie eines Produkts. Zwei Lieferungen desselben Artikels sind zwei verschiedene Chargen, auch wenn sie die gleiche Artikelnummer haben. Jede Charge hat eine eigene Chargennummer und kann ein eigenes Produktionsdatum, Verfallsdatum, Eingangsdatum, Lieferanten und Notizen haben.

Die Chargenverwaltung ist unerlässlich, wenn Sie Waren verkaufen, bei denen es wichtig ist, zu wissen, aus welcher spezifischen Lieferung jeder Artikel stammt. Dies ist in der Regel der Fall:

• Lebensmittel mit einem Verfallsdatum
• Kosmetika und Hautpflegeprodukte mit einem Verfallsdatum
• Medikamente und Nahrungsergänzungsmittel, bei denen die Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben ist
• Technische Produkte mit Chargennummern für die Qualitätskontrolle
• Produkte, bei denen Sie in der Lage sein müssen, einen Rückruf einer bestimmten Produktionsserie durchzuführen

Mit der Chargenverwaltung können Sie Fragen beantworten wie "Welche Aufträge enthalten Artikel der Charge 12345? oder "Wie viele Einheiten dieser Charge haben wir verkauft?". Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn Sie zum Beispiel eine bestimmte Produktionsserie vom Markt nehmen müssen.

Das FIFO-Prinzip in der Kommissionierung

Wenn die Chargenverwaltung aktiviert ist, wählt Shoporama bei der Kommissionierung eines Auftrags automatisch die älteste Charge zuerst aus. Dies wird FIFO (First In, First Out) genannt. Das System schaut zuerst auf das Verfallsdatum und wählt die Charge aus, die am frühesten abläuft. Wenn mehrere Chargen das gleiche Verfallsdatum haben (oder keines), wird die Charge mit der niedrigsten Chargennummer ausgewählt.

Das bedeutet, dass Sie sich als Ladenbesitzer nicht um die Reihenfolge kümmern müssen. Das System sorgt automatisch dafür, dass die Artikel mit dem kürzesten Haltbarkeitsdatum zuerst verkauft werden, um Abfall zu minimieren und abgelaufene Artikel zu vermeiden.

Wie Bestandsprotokolle und Chargen zusammenarbeiten

Bestandsprotokolle und Chargen arbeiten zusammen. Wenn Sie eine neue Lieferung erhalten und eine Charge anlegen, werden Bestandsprotokolle für die Charge erstellt. Bei Verkäufen aus dieser Charge werden Negativbuchungen erstellt, die mit dieser bestimmten Charge verknüpft sind. Wenn ein Artikel zurückgegeben wird, wird er in dieselbe Charge zurückgelegt, aus der er ursprünglich verkauft wurde.

Auf diese Weise erhalten Sie zwei Informationsebenen: Die Einträge geben Aufschluss darüber, was passiert ist, und die Chargen geben Aufschluss darüber, zu welcher spezifischen Lieferung jede Bewegung gehört. Zusammen ergibt dies eine vollständige Rückverfolgbarkeit vom Lieferanten bis zum Endkunden.

Sie können Bestandseinträge nach Chargen filtern, so dass Sie schnell alle Bewegungen für eine bestimmte Lieferung sehen können. Dies ist nützlich, wenn Sie überprüfen müssen, wie viele Einheiten einer abgelaufenen Charge noch auf Lager sind und wie viele bereits an Kunden versandt wurden.

So fangen Sie an

Schritt 1: Bestandsverwaltung einschalten

Für Bestandsaufzeichnungen und Chargen müssen Sie die Bestandsverwaltung in Ihrem Online-Shop aktivieren. Diese wird auf der Inventarseite in der Verwaltung verwaltet. Wenn die Bestandsverwaltung aktiviert ist, werden die Bestandseinträge von diesem Moment an automatisch erstellt.

Schritt 2: Aktivieren Sie die Chargenverwaltung (optional)

Wenn Sie Chargen verwenden möchten, schalten Sie die Option Chargen verwenden auf der Inventarseite ein. Voraussetzung dafür ist, dass die Bestandsverwaltung bereits aktiviert ist.

Schritt 3: Chargen erstellen und empfangen

Wenn eine neue Lieferung eintrifft, gehen Sie zu Lager → Wareneingang und registrieren Sie die Lieferung als neue Charge. Hier geben Sie die

• Chargennummer, damit Sie die Lieferung erkennen können
• das Verfallsdatum, falls der Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum hat
• Produktionsdatum und Eingangsdatum
• Lieferant und eventuelle Notizen
• Menge und Einstandspreis

Wenn Sie speichern, werden die Charge und die zugehörigen Bestandseinträge in einem Zug erstellt. Sie können eine Charge jederzeit unter Lager → Chargen bearbeiten.

Täglicher Gebrauch

Verfallsdaten im Auge behalten

Unter Lager → Chargen können Sie nach Verfallsdatum filtern. Sie können wählen zwischen:

• Abgelaufen, so dass Sie sehen können, welche Chargen abgelaufen sind
• Abgelaufen in 30 Tagen, damit Sie rechtzeitig reagieren können, z. B. mit Angeboten oder Verkäufen
• Nicht abgelaufen, so dass Sie sich auf die Chargen konzentrieren können, die noch normal verkauft werden können
• Kein Verfallsdatum für Artikel, die nicht haltbar sind

Abgelaufene Chargen werden nicht automatisch von der Kommissionierung ausgeschlossen. Sie sind weiterhin in der Liste sichtbar, aber deutlich gekennzeichnet, so dass Ihre Lagermitarbeiter wissen, dass sie manuell bearbeitet werden müssen. So können Sie entscheiden, ob eine Charge verkauft oder entsorgt werden soll.

Kommissionierliste zeigt, welche Charge zu verwenden ist

Anhand der Kommissionierliste können Ihre Lagermitarbeiter genau erkennen, aus welcher Charge eine Auftragszeile kommissioniert werden soll. Dies macht Schluss mit dem Rätselraten und stellt sicher, dass das FIFO-Prinzip in der Praxis und nicht nur auf dem Papier eingehalten wird.

Retouren gehen zurück zur richtigen Charge

Wenn ein Kunde einen Artikel zurückschickt, wird die Rücksendungsmenge automatisch mit der Charge verknüpft, aus der der Artikel ursprünglich gesendet wurde. Das bedeutet, dass die Rückverfolgbarkeit durchgängig gewährleistet ist und die Nummer der richtigen Charge aktualisiert wird.

Tipps und bewährte Verfahren

1. Verwenden Sie einheitliche Chargennummern. Wenn Ihr Lieferant eine Chargennummer sendet, verwenden Sie deren Nummer. So lassen sich die Waren im Falle eines Fehlers oder Rückrufs viel leichter zur Quelle zurückverfolgen.
2. Geben Sie immer den Selbstkostenpreis an. Der Einstandspreis Ihrer Einträge wird zur Berechnung des Bestandswerts und des Deckungsbeitrags herangezogen. Wenn Sie falsche Zahlen verwenden, sind auch Ihre Berichte falsch.
3. Prüfen Sie regelmäßig "Verfall in 30 Tagen". Machen Sie dies zu einer regelmäßigen Routine, z. B. wöchentlich. So haben Sie Zeit, Angebote zu erstellen oder Artikel zu verschieben, bevor sie verfallen.
4. Nehmen Sie nicht ständig manuelle Anpassungen vor. Jedes Mal, wenn Sie den Bestand manuell anpassen, verursacht dies ein "Geräusch" in der Historie. Verwenden Sie stattdessen den Wareneingang für eingehende Waren und nehmen Sie Anpassungen nur bei tatsächlichen Zählungen oder Schwund vor.
5. Kombinieren Sie mit Lagerstandorten. Wenn Sie mehrere Standorte haben (z. B. eine Filiale und ein Außenlager), können Sie Chargen am richtigen Standort registrieren und verfolgen, wo sich die Waren physisch befinden. Lesen Sie mehr über Lagerstandorte.
6. Nutzen Sie die Bestellliste aktiv. Wenn Sie die Kontrolle haben, haben Sie auch einen besseren Überblick darüber, welche Artikel Sie nachbestellen müssen. Siehe die Bestellliste in der Bestandsverwaltung.

Der Wert für Ihr Geschäft

Mit den Bestandsaufzeichnungen erhalten Sie eine vollständige Rückverfolgbarkeit: Sie können sehen, wann die Artikel eingegangen sind, was sie kosten und wann sie verkauft wurden. Das ist genau das, was Ihr Buchhalter und Ihr Buchhaltungssystem brauchen, damit die Bestandsbewertung genau und dokumentiert ist.

Mit der Chargenverwaltung erhalten Sie darüber hinaus eine zusätzliche Dimension, die für Waren mit Haltbarkeits- oder Rückverfolgbarkeitsanforderungen entscheidend ist. Die FIFO-Kommissionierung reduziert die Verschwendung, und wenn eine Lieferung zurückgerufen werden muss, können Sie alle Aufträge, die diese Charge enthalten, in wenigen Minuten finden. Das ist eine Sicherheit, die sowohl Ihre Kunden als auch Ihr Unternehmen schützt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lagerbuchungen und dem aktuellen Lagerbestand?

Der aktuelle Lagerbestand ist nur die Nummer, die sich gerade auf dem Produkt befindet. Die Bestandsbuchungen sind die Geschichte hinter dieser Zahl, d. h. alle Bewegungen, die den Bestand vergrößert oder verkleinert haben. Bei jedem Verkauf, jedem Wareneingang, jeder Rückgabe und jeder manuellen Anpassung wird ein Eintrag mit Menge, Einstandspreis und Datum vorgenommen. Auf diese Weise können Sie jederzeit zurückgehen und sehen, warum Ihr Bestand so aussieht, wie er aussieht.

Wo finde ich meine Bestandseinträge in der Verwaltung?

Sie finden sie unter Inventar → Inventareinträge. Hier können Sie nach Produkt, Datum und Charge filtern, so dass Sie alle Bewegungen zu einem bestimmten Artikel oder einer bestimmten Lieferung sehen können. Negative Einträge sind Entnahmen aus dem Bestand (typischerweise Verkäufe oder Schwund) und positive Einträge sind Zugänge (Käufe oder Retouren).

Mein Buchhalter fragt nach dem Bestandswert. Wie wird er berechnet?

Der Vorratswert wird aus Ihren Bestandsbuchungen als gewichteter Durchschnitt der Einstandspreise berechnet. Jedes Mal, wenn Sie Waren zu einem neuen Preis erhalten, wird der Durchschnitt angepasst, so dass der Vorratswert dem entspricht, was Sie tatsächlich für die im Regal befindlichen Waren bezahlt haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Bestandsaufzeichnungen aktiviert haben, wenn Sie den Bestandswert gegenüber Ihrem Buchhalter dokumentieren möchten.

Was passiert, wenn ich die Bestandsbuchungen ausschalte?

Die Option "Bestandsbuchungen ausschalten" bedeutet, dass das System nur die aktuelle Menge des Produkts aktualisiert, aber keine Historie der Bewegungen speichert. Sie sparen ein wenig Platz und ein wenig Arbeit in der Datenbank, aber Sie verlieren die Möglichkeit zu sehen, wann etwas verkauft oder erhalten wurde, und Sie können keine genaue Lagerwertberechnung mehr vornehmen. Schalten Sie es nur aus, wenn Sie die Historie wirklich nicht brauchen.

Ich verkaufe Kosmetika mit Haltbarkeitsdatum. Wie fange ich mit Chargen an?

Schalten Sie auf der Bestandsseite des Produkts selbst "Chargen verwenden " ein (dies setzt voraus, dass die reguläre Bestandsverwaltung ebenfalls eingeschaltet ist). Unter Lager → Chargen können Sie dann Chargen mit Chargennummer, Verfallsdatum, Produktionsdatum, Lieferant und Notizen anlegen. Wenn Sie eine neue Lieferung erhalten, verwenden Sie den Wareneingang, so dass jede Lieferung ihre eigene Chargennummer und ihr eigenes Verfallsdatum erhält.

Welche Charge wird bei einem Auftragseingang zuerst kommissioniert?

Das System arbeitet nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) und wählt automatisch die Charge aus, die zuerst abläuft. Wenn mehrere Chargen das gleiche Verfallsdatum haben (oder gar keins), wird diejenige mit der niedrigsten Chargennummer ausgewählt. Wenn eine Auftragszeile größer ist als die älteste Charge, wird die Menge automatisch auf mehrere Chargen verteilt, damit Sie nicht riskieren, neue Artikel vor den alten zu versenden.

Was tue ich, wenn eine Charge bald abläuft oder bereits abgelaufen ist?

In der Chargenliste können Sie nach "abgelaufen", "innerhalb von 30 Tagen abgelaufen", " nicht abgelaufen" und "kein Ablaufdatum" filtern, so dass Sie leicht die Chargen finden können, die Aufmerksamkeit benötigen. Abgelaufene Chargen sind deutlich gekennzeichnet, werden aber nicht automatisch aus der Kommissionierung ausgeblendet. Es liegt also an Ihnen zu entscheiden, ob Sie sie ausverkaufen, eine manuelle Schwundkorrektur vornehmen oder aus dem Lagerbestand entfernen möchten.

Ein Lieferant hat eine Charge zurückgezogen. Wie kann ich herausfinden, wer sie gekauft hat?

Da jeder Bestandsdatensatz mit einem Auftrag und einer Charge verknüpft ist, können Sie die Bestandsdatensätze nach dieser Charge filtern und genau sehen, welche Aufträge Waren aus dieser Charge erhalten haben. Dadurch erhalten Sie eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Charge, so dass Sie im Falle eines Rückrufs die betroffenen Kunden schnell kontaktieren können, ohne raten zu müssen.

Was geschieht mit einer Charge, wenn der Kunde den Artikel zurückgibt?

Wenn Sie eine Bestellung zurückgeben, wird die Menge automatisch auf die gleiche Charge zurückgesetzt, aus der der Artikel ursprünglich entnommen wurde. Auf diese Weise bleibt die Chargenhistorie korrekt und Sie vermeiden, dass ein zurückgesandter Artikel mit kurzer Haltbarkeit ganz hinten in der Warteschlange landet und vergessen wird.

Kann ich einen Bestandseintrag korrigieren, wenn ich einen Fehler gemacht habe?

Ja, Bestandseinträge können direkt von der Liste aus bearbeitet werden, wenn Sie z. B. eine falsche Menge oder einen falschen Einstandspreis für einen Wareneingang eingegeben haben. Denken Sie daran, dass sich eine Korrektur auch auf den künftigen Bestandswert auswirkt. Bei größeren Änderungen oder in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr empfiehlt es sich daher, mit Ihrem Buchhalter zu sprechen.

Wenn Sie Fragen zu Lagerbuchungen oder zur Chargenverwaltung haben, wenden Sie sich bitte an support@shoporama.dk.