Hurtig lagertilgang: læg varer på lager med stregkodescanner

Varemodtagelse er et af de steder, hvor tiden forsvinder. For hver vare skal du ind i produktlisten, søge varen frem, klikke ind på den, finde lagerfeltet, taste antallet, og gemme. Hurtig lagertilgang skærer det ned til tre handlinger: scan stregkoden, tast antallet, tryk Enter.

Hvad hurtig lagertilgang gør

Siden slår ét produkt op ad gangen ud fra varens stregkode og lader dig lægge et antal på lager med det samme. Stregkoden hedder GTIN i Shoporama, altså nummeret der står under stregerne på emballagen, typisk en EAN-13 på 13 cifre. Du behøver hverken finde produktet frem i listen eller huske SKU-numre.

Sådan finder du siden

Gå til Lager, Lagerbevægelser i menuen til venstre. Øverst på siden, lige under linjen der fortæller hvad dit lager er værd, ligger et søgefelt med teksten "Søg efter GTIN" og en knap der hedder Find og læg på lager.

Trin for trin

1. Gå til Lager, Lagerbevægelser.
2. Klik i feltet "Søg efter GTIN" og scan varens stregkode. Har du ikke en scanner, taster du cifrene.
3. Klik "Find og læg på lager". Du lander på en side der hedder "Tilføj varer til" efterfulgt af produktets navn, så du kan se, det er den rigtige vare.
4. Skriv antallet i feltet "Læg nedenstående antal på lager". Feltet har fokus i forvejen, så du kan taste med det samme.
5. Har varen varianter, vælger du den rigtige i dropdownen "Variant".
6. Tjek feltet "Stk. pris u. moms (indkøb)", som er kostprisen pr. stk. uden moms.
7. Klik Læg på lager. Du kommer tilbage til Lagerbevægelser, hvor din nye postering står øverst i tabellen.

Hvad du ser på siden

Venstre side er indtastningen. Højre side er dit overblik, så du når at opdage, hvis du står med den forkerte vare.

• Produktbilledet i højre hjørne er den hurtigste kontrol af, om du har scannet rigtigt.
• "Nuværende lagerstatus" viser, hvor mange der står på lager lige nu. På varer med varianter står variantnavnet i parentes i overskriften, og hver variant får sin egen linje som "M: 346 på lager".
• "Restordre" vises på varer uden varianter, hvis lageret er gået i minus. Tallet er, hvor mange du skylder at levere.
• "Lokation" vises, hvis du har skrevet en placering på produktet, for eksempel en reol eller en hylde.

Stregkoden skal stå på produktet først

Opslaget virker kun, hvis koden er gemt på varen. Åbn produktet under Produkter, fold sektionen Lagerstyring ud, og skriv koden i feltet GTIN, hvor der under står "Stregkode, fx EAN-13". Har varen varianter, er der en GTIN-kolonne i varianttabellen længere nede, så hver størrelse eller farve kan få sin egen kode.

Skal du sætte koder på mange varer, kan du gøre det via produktimport. Vigtigt: siden slår kun op på GTIN. SKU, sekundært SKU, MPN, og produktnavnet giver ikke noget resultat, fordi stregkoden er den eneste kode, der findes fysisk på varen.

Varer med varianter

Har produktet varianter, kommer der en ekstra dropdown frem, der hedder Variant. Posteringen lægges på præcis den, du vælger. Der er to situationer, og forskellen er værd at kende:

• Du scanner en variant-stregkode. Har hver størrelse sin egen GTIN, finder Shoporama produktet og vælger automatisk den rigtige variant. Så skal du kun taste antallet.
• Du scanner produktets fælles stregkode. Så ved systemet ikke, hvilken variant du står med, og dropdownen står på den første i listen. Husk at vælge selv, ellers lander varerne på den forkerte størrelse.

Det er hovedargumentet for at give varianterne hver sin stregkode: så kan varemodtagelsen laves af en person uden produktkendskab. Læs mere om produktprofiler og varianter. Bemærk at et produkt kan have én variantakse, altså størrelse eller farve, ikke begge dele.

Prisen du taster, er kostprisen

Feltet "Stk. pris u. moms (indkøb)" er, hvad varen har kostet dig i indkøb pr. stk. uden moms. Det er ikke salgsprisen, og den bliver ikke rørt.

• Feltet er forudfyldt med produktets kostpris, så oftest skal du ikke gøre noget.
• Både komma og punktum virker som decimaltegn. 39,68 og 39.68 bliver det samme.
• Lader du feltet stå tomt, bliver varerne lagt på lager alligevel, men de tæller ikke med i din lagerværdi. De tæller til gengæld med i det antal, gennemsnitsprisen fordeles over, så værdien pr. stk. bliver lavere.
• Prisen gemmes kun på selve tilgangen. Produktets faste kostpris bliver ikke opdateret af den grund.

Skal den faste kostpris også rettes, gør du det på produktet eller via kostpris-siden. Hvordan din samlede lagerværdi regnes ud, står i Hvordan beregnes lagerværdien?

Sådan bruger du en fysisk stregkodescanner

En almindelig stregkodescanner opfører sig som et tastatur. Den skriver cifrene ind, hvor markøren står, og de fleste sender automatisk et Enter bagefter. Der skal hverken installeres eller opsættes noget i Shoporama.

1. Klik én gang i feltet "Søg efter GTIN" på Lagerbevægelser.
2. Scan varens stregkode. Sender scanneren et Enter, søger siden af sig selv.
3. Nu står markøren allerede i antalsfeltet. Tast antallet fra kassen, og tryk Enter.
4. Du er tilbage på Lagerbevægelser. Klik i søgefeltet igen, og scan næste vare.

Driller scanneren, så test den i et almindeligt tekstfelt. Sender den ikke Enter, trykker du selv. Kommer der forkerte tegn frem, er den typisk sat til et andet tastaturlayout end dansk, og det stilles i scannerens egen manual.

Når stregkoden ikke bliver fundet

Findes koden ikke, får du en side der hedder Intet resultat med et nyt søgefelt, så du kan prøve igen. Der bliver hverken lagt noget på lager eller oprettet noget produkt. De typiske årsager er:

• Der er ikke skrevet en GTIN på produktet endnu.
• Koden er gemt med et mellemrum, en bindestreg, eller et ekstra tegn. Den skal stå præcis som scanneren læser den.
• Du scanner en variant-stregkode, som ikke er gemt i GTIN-kolonnen på varianten.
• Varen ligger i papirkurven. Slettede produkter bliver ikke fundet.
• Du scanner en kode på ydre emballage, for eksempel en kolli-kode på 14 cifre, i stedet for varens egen EAN-13.

Hvad der sker automatisk

• Varen kan gå online igen. Har produktet slået "Online når på lager igen" til, bliver det synligt i webshoppen, i samme sekund lageret bliver positivt.
• Kunder på ventelisten får besked. Har kunder skrevet sig op til en mail, når varen er hjemme igen, bliver den sendt. Se mails når varer kommer på lager igen.
• Delt lager synkroniseres. Kører du flere shops på samme lager, får de andre shops også tilgangen.
• Lagerværdien opdateres. Tallet beregnes om natten, så din nye tilgang tæller med dagen efter.

Hvad siden bevidst ikke gør

• Lagerlokation. Varerne lægges på lageret generelt, ikke på en navngiven lagerlokation. Skal de placeres, bruger du i stedet "Læg på lager" inde på produktet, hvor du kan taste et antal pr. lokation. Du kan også rette lokationen bagefter under "Rediger" på selve posteringen.
• Batch og lotnummer. Tilgangen får ikke et batchnummer. Bruger du batch-styring med udløbsdatoer, skal varemodtagelsen ske via produktets egen lagerside.
• Massehåndtering. Der tages ét produkt ad gangen. Skal du opdatere hundredvis af varenumre, er lageropdatering med en CSV-fil eller upload af leverandør-følgesedler klart hurtigere.

Hvad det er værd

Tager en manuel lageropdatering 40 sekunder pr. varenummer, og en scanning 5, sparer du 35 sekunder pr. vare. Modtager du 60 varenumre om ugen, er det godt 30 timer om året. Oveni kommer færre fejl, fordi varen findes ud fra koden på emballagen og ikke ud fra to varenumre, der ligner hinanden til forveksling.

Til dig der er teknisk

• Stregkoden kan ligge to steder: på produktet som helhed, og på hver enkelt variant. Opslaget forsøger produktniveauet først og falder derefter tilbage på variantniveau.
• Har to produkter ved en fejl fået samme GTIN, bliver kun det ene fundet. Ryd op i dubletter, hvis du bruger stregkoder aktivt.
• Antalsfeltet accepterer negative tal. Skriver du -3, trækkes tre stk. fra lageret. Det er en hurtig måde at rette en fejlmodtagelse på.
• Har du slået "Brug lagerstyring med posteringer" fra nederst på Lagerbevægelser, lægges antallet oven i en eksisterende lagerlinje i stedet for at blive gemt som en selvstændig postering. Så bevares kostprisen fra tilgangen ikke.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilken stregkodescanner skal jeg købe?

Der er ikke nogen bestemt model. Enhver håndscanner, der sender tegnene, som om de var tastet på et tastatur, virker, og det gør stort set alle USB- og Bluetooth-scannere. Sørg for dansk tastaturlayout, og at den sender et Enter efter koden.

Jeg har ikke stregkoder på mine varer. Kan jeg bruge det alligevel?

Ikke som det er. Siden slår udelukkende op på GTIN, så uden en kode på produktet finder den ingenting. Bruger du slet ikke stregkoder, er det nemmere at opdatere lageret direkte på produktet eller via en CSV-fil.

Jeg har tastet et forkert antal. Hvad gør jeg?

Enten scanner du varen igen og skriver antallet med minus foran, så det udligner sig, eller også går du til Lagerbevægelser, finder posteringen, og klikker "Rediger". Der kan du rette antal og kostpris eller slette posteringen.

Skal jeg taste kostprisen hver eneste gang?

Nej. Feltet er allerede udfyldt med produktets kostpris, så du kan lade det stå. Du skal kun røre det, hvis leverandøren har ændret prisen. Husk at prisen skal være uden moms, og at varer lagt på lager uden kostpris ikke tæller med i lagerværdien.

Kan jeg se, hvem der har lagt varerne på lager?

Lagerbevægelser viser vare, bevægelse, kostpris, salgspris, tidspunkt, og placering, samt et ordrenummer hvis bevægelsen kom fra et salg. Den viser ikke hvilken bruger, der lavede posteringen, så til revision skal dokumentationen ligge i følgesedlerne.

Vi bruger lagerlokationer. Hvor havner varerne så?

De bliver lagt på lageret uden lokation og havner derfor i kolonnen "U. lagerlokation" i lageroverblikket. Skal de ligge på en bestemt lagerlokation, modtager du varerne via "Læg på lager" inde på produktet, hvor der er et felt pr. lokation. Ellers retter du lokationen bagefter under "Rediger" på posteringen.

Vi modtager 300 varenumre ad gangen. Er scanning stadig det rigtige?

Nej, ikke til den slags. Ved store leveringer er en CSV-fil eller upload af leverandørens følgeseddel langt hurtigere, fordi hele filen behandles på én gang. Scanning giver mest mening ved løbende modtagelser, restordrer, returvarer, og optælling.

Kommer varen automatisk online igen, når jeg scanner den ind?

Kun hvis produktet har "Online når på lager igen" slået til under Lagerstyring. Har det det, bliver varen synlig i shoppen, i samme sekund lageret bliver positivt, og de kunder der har skrevet sig op på ventelisten får besked.

Kan jeg bruge siden uden en scanner?

Ja. Feltet er et helt almindeligt tekstfelt, så du kan taste cifrene fra stregkoden og trykke Enter. Det er stadig hurtigere end at lede varen frem i produktlisten.

Sidder du fast, eller opfører en kode sig ikke som forventet, så skriv til support@shoporama.dk med stregkoden og navnet på varen.