Lagerposteringer og batchstyring

Lagerposteringer og batchstyring giver dig fuld kontrol og sporbarhed over alle bevægelser på dit lager. Du kan se præcis hvornår varer kom ind, hvad de kostede, hvornår de blev solgt, og om de tilhører en bestemt leverance med eget batchnummer og udløbsdato. Det er guld værd for regnskab, revision og daglig drift, og helt uundværligt hvis du sælger varer med holdbarhed.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan lagerposteringer fungerer i Shoporama, hvad batchstyring kan, hvordan de to ting hænger sammen, og hvordan du kommer i gang. Artiklen henvender sig til dig som butiksejer, der vil forstå systemet uden at skulle dykke ned i tekniske detaljer.

Hvad er lagerposteringer?

En lagerpostering er en registrering af én konkret bevægelse på dit lager. Hver gang en vare bliver lagt på lager eller taget af lager, oprettes der automatisk en postering med antal, kostpris, salgspris, dato, eventuel ordretilknytning og lokation. Tænk på det som en kassekladde, bare for dit varelager.

Posteringerne giver dig en komplet historik. Du kan altid gå tilbage og se, hvornår en bestemt vare kom på lager, hvad du gav for den, og hvornår den blev solgt. Det er præcis den dokumentation du har brug for, når regnskabet skal gøres op, eller når revisor stiller spørgsmål.

Hvornår oprettes en lagerpostering?

Shoporama opretter automatisk lagerposteringer i alle de situationer, hvor lagerantallet ændrer sig:

• Når en ordre afsendes, oprettes en negativ postering, der trækker varen fra lageret
• Når en kunde returnerer varer, oprettes en positiv postering, der lægger varen tilbage på lager
• Når du manuelt justerer lageret, fx ved optælling eller svind
• Når du importerer lagerantal via fil
• Når lager synkroniseres mellem produkter eller varianter

Du finder posteringerne under Lager → Lagerposteringer i admin. Her kan du filtrere, søge og redigere de enkelte posteringer hvis noget skulle være registreret forkert.

Kan jeg slå lagerposteringer fra?

Ja. På lagersiden findes indstillingen Slå lagerposteringer fra. Hvis du aktiverer den, opdateres kun det aktuelle antal på lager, men der gemmes ingen historik over de enkelte bevægelser.

Hvad er batchstyring?

En batch er en konkret leverance eller serie af et produkt. To leveringer af samme vare er to forskellige batches, også selvom det er samme varenummer. Hver batch har sit eget batchnummer og kan have sin egen produktionsdato, udløbsdato, modtaget-dato, leverandør og noter.

Batchstyring er afgørende, hvis du sælger varer hvor det er vigtigt at vide hvilken konkret leverance den enkelte vare kommer fra. Det gælder typisk:

• Fødevarer med holdbarhedsdato
• Kosmetik og hudpleje med udløbsdato
• Medicin og kosttilskud hvor sporbarhed er lovpligtigt
• Tekniske produkter med lot-numre til kvalitetskontrol
• Produkter hvor du skal kunne lave en tilbagekaldelse af en bestemt produktionsserie

Med batchstyring kan du på et øjeblik svare på spørgsmål som "Hvilke ordrer indeholder vare fra batch 12345?" eller "Hvor mange enheder af denne batch har vi solgt?". Det er uvurderligt hvis du fx skal trække en konkret produktionsserie tilbage fra markedet.

FIFO-princippet i pluk

Når batchstyring er slået til, vælger Shoporama automatisk den ældste batch først, når en ordre skal plukkes. Det kaldes FIFO (First In, First Out). Systemet kigger først på udløbsdatoen og vælger den batch, der udløber tidligst. Hvis flere batches har samme udløbsdato (eller ingen), vælges batchen med det laveste batchnummer.

Det betyder, at du som butiksejer ikke skal tænke på rækkefølgen. Systemet sørger automatisk for, at varer med kortest holdbarhed bliver solgt først, så du minimerer spild og undgår at stå med udløbne varer.

Sådan hænger lagerposteringer og batches sammen

Lagerposteringer og batches arbejder sammen. Når du modtager en ny leverance og opretter en batch, dannes der lagerposteringer på batchen. Når der sælges fra den batch, dannes der negative posteringer knyttet til netop den batch. Returneres en vare, lægges den tilbage i samme batch som den oprindeligt blev solgt fra.

Det giver dig to lag af information: posteringerne fortæller hvad der er sket, og batchene fortæller hvilken konkret leverance hver bevægelse hører til. Tilsammen giver det fuld sporbarhed fra leverandør til slutkunde.

Du kan filtrere lagerposteringer pr. batch, så du hurtigt kan se alle bevægelser for en bestemt leverance. Det er praktisk hvis du fx skal undersøge, hvor mange enheder af en udløben batch der stadig ligger på lager, og hvor mange der allerede er sendt ud til kunderne.

Sådan kommer du i gang

Trin 1: Slå lagerstyring til

Lagerposteringer og batches kræver, at du har lagerstyring aktiveret på din webshop. Det styres på lagersiden i admin. Når lagerstyring er slået til, oprettes lagerposteringer automatisk fra det øjeblik.

Trin 2: Aktivér batchstyring (valgfrit)

Hvis du vil bruge batches, slår du indstillingen Brug batches til på lagersiden. Det kræver at lagerstyring allerede er aktiv.

Trin 3: Opret og modtag batches

Når en ny leverance kommer ind, går du til Lager → Varemodtagelse og registrerer leverancen som en ny batch. Her angiver du:

• Batchnummer, så du kan kende leverancen igen
• Udløbsdato, hvis varen har holdbarhed
• Produktionsdato og modtaget-dato
• Leverandør og eventuelle noter
• Antal og kostpris

Når du gemmer, oprettes batchen og de tilhørende lagerposteringer i ét hug. Du kan altid redigere en batch under Lager → Batches.

Daglig brug

Hold øje med udløbsdatoer

Under Lager → Batches kan du filtrere på udløbsdato. Du kan vælge mellem:

• Udløbet, så du ser hvilke batches der er løbet ud
• Udløber inden 30 dage, så du kan reagere i tide med fx tilbud eller udsalg
• Ikke udløbet, så du fokuserer på de batches der stadig kan sælges normalt
• Ingen udløbsdato, til varer uden holdbarhed

Udløbne batches skjules ikke automatisk fra plukket. De er stadig synlige i listen, men markeret tydeligt så dit lagerpersonale ved, at de skal håndteres manuelt. Det giver dig mulighed for selv at vurdere, om en batch må sælges, eller skal kasseres.

Plukkelisten viser hvilken batch der skal bruges

På plukkelisten kan dit lagerpersonale se præcis hvilken batch en ordrelinje skal plukkes fra. Det fjerner gætterier og sikrer at FIFO bliver overholdt i praksis, ikke kun på papiret.

Returvarer ryger tilbage til den rigtige batch

Hvis en kunde returnerer en vare, knyttes returmængden automatisk til den batch, varen oprindeligt blev sendt fra. Det betyder at sporbarheden bevares hele vejen rundt, og at antallet på den korrekte batch bliver opdateret.

Tips og best practices

1. Brug konsekvente batchnumre. Hvis din leverandør sender et batchnummer med, så brug deres. Det gør det meget nemmere at spore varer tilbage til kilden hvis der opstår en fejl eller tilbagekaldelse.
2. Registrér altid kostprisen. Det er kostprisen på dine posteringer, der bruges til at beregne lagerværdien og dækningsbidraget. Bruger du forkerte tal, bliver din rapportering også forkert.
3. Tjek "Udløber inden 30 dage" jævnligt. Sæt det som en fast rutine, fx ugentligt. Så kan du nå at sætte tilbud op eller flytte varerne, før de bliver til spild.
4. Lav ikke manuelle justeringer i flæng. Hver gang du justerer lageret manuelt, "støjer" det i historikken. Brug i stedet varemodtagelse til indgående varer, og lav kun justeringer ved reel optælling eller svind.
5. Kombinér med lagerlokationer. Hvis du har flere lokationer (fx butik og fjernlager), kan du registrere batches på den rigtige lokation og holde styr på, hvor varerne fysisk står. Læs mere om lagerlokationer.
6. Brug bestillingslisten aktivt. Når du har styr på posteringerne, får du også et bedre overblik over hvilke varer du skal genbestille. Se bestillingslisten i lagerstyringen.

Værdien for din butik

Med lagerposteringer får du fuld sporbarhed: du kan se hvornår varer kom ind, hvad de kostede, og hvornår de blev solgt. Det er præcis det, din revisor og dit regnskabssystem har brug for, og det gør lagerværdiansættelsen retvisende og dokumenteret.

Med batchstyring oveni får du den ekstra dimension, som er afgørende for varer med holdbarhed eller sporbarhedskrav. FIFO-pluk reducerer spild, og hvis uheldet er ude og en leverance skal tilbagekaldes, kan du på minutter finde alle ordrer der indeholder den pågældende batch. Det er en sikkerhed der både beskytter dine kunder og din forretning.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på lagerposteringer og det aktuelle lagerantal?

Det aktuelle lagerantal er bare det tal der står på produktet lige nu. Lagerposteringer er historikken bag tallet, altså alle de bevægelser der har gjort lageret større eller mindre. Hver gang du sælger, modtager varer, laver en retur eller justerer manuelt, bliver der lagt en postering ind med antal, kostpris og dato. På den måde kan du altid gå tilbage og se hvorfor dit lager ser ud som det gør.

Hvor finder jeg mine lagerposteringer i admin?

Du finder dem under Lager → Lagerposteringer. Her kan du filtrere på produkt, dato og batch, så du fx kan se alle bevægelser på en bestemt vare eller en bestemt leverance. Negative posteringer er træk fra lageret (typisk salg eller svind), og positive posteringer er tilgang (køb eller returer).

Min revisor spørger om lagerværdi. Hvordan beregnes den?

Lagerværdien beregnes ud fra dine lagerposteringer som et vægtet gennemsnit af kostprisen. Hver gang du modtager varer til en ny pris, bliver gennemsnittet justeret, så lagerværdien afspejler hvad du faktisk har betalt for det der ligger på hylden. Derfor er det vigtigt at have lagerposteringer slået til, hvis du vil kunne dokumentere lagerværdien over for revisor.

Hvad sker der hvis jeg slår lagerposteringer fra?

Indstillingen "Slå lagerposteringer fra" betyder, at systemet kun opdaterer det aktuelle antal på produktet, men ikke gemmer historik på bevægelserne. Du sparer lidt plads og lidt arbejde i databasen, men du mister muligheden for at se hvornår noget er solgt eller modtaget, og du kan ikke længere lave en retvisende lagerværdi-beregning. Slå det kun fra hvis du virkelig ikke har brug for historik.

Jeg sælger kosmetik med holdbarhed. Hvordan kommer jeg i gang med batches?

På selve produktets lagerside slår du "Brug batches" til (det kræver at almindelig lagerstyring også er slået til). Derefter kan du oprette batches under Lager → Batches med batchnummer, udløbsdato, produktionsdato, leverandør og noter. Når du modtager en ny leverance, bruger du varemodtagelsen, så hver leverance får sit eget batchnummer og sin egen udløbsdato.

Hvilken batch bliver plukket først når der kommer en ordre ind?

Systemet bruger FIFO (First In, First Out) og vælger automatisk den batch der udløber først. Hvis flere batches har samme udløbsdato (eller ingen), vælges den med det laveste batchnummer. Hvis en ordrelinje er større end den ældste batch, fordeles mængden automatisk ud på flere batches, så du ikke risikerer at sende nye varer ud før de gamle.

Hvad gør jeg når en batch er ved at udløbe eller allerede er udløbet?

På batch-listen kan du filtrere på udløbet, udløber inden 30 dage, ikke udløbet og ingen udløbsdato, så du nemt kan finde de batches der trænger til opmærksomhed. Udløbne batches bliver markeret tydeligt, men de skjules ikke automatisk fra pluk, så det er dig der bestemmer om du vil sælge dem ud, lave en manuel justering for svind eller fjerne dem fra lageret.

En leverandør har trukket en batch tilbage. Hvordan finder jeg ud af hvem der har købt den?

Fordi hver lagerpostering er knyttet til en ordre og en batch, kan du filtrere lagerposteringerne på den pågældende batch og se præcis hvilke ordrer der har fået varer derfra. Det giver dig fuld lot-sporbarhed, så du hurtigt kan kontakte de berørte kunder ved en tilbagekaldelse uden at skulle gætte.

Hvad sker der med en batch hvis kunden returnerer varen?

Når du laver en retur på en ordre, går mængden automatisk tilbage til den samme batch som varen oprindeligt blev plukket fra. På den måde forbliver batchhistorikken korrekt, og du undgår at en returneret vare med kort holdbarhed ender bagest i køen og bliver glemt.

Kan jeg rette en lagerpostering hvis jeg har lavet en fejl?

Ja, lagerposteringer kan redigeres direkte fra listen, hvis du fx har tastet et forkert antal ind eller en forkert kostpris ved en varemodtagelse. Husk at en rettelse også påvirker lagerværdien fremadrettet, så det kan være en god idé at tale med din bogholder hvis ændringen er stor eller ligger i et afsluttet regnskabsår.

Har du spørgsmål til lagerposteringer eller batchstyring, er du velkommen til at kontakte os på support@shoporama.dk.