Ordreflow og automatiske emails

Denne artikel giver dig et komplet overblik over hvad der sker fra en kunde trykker "Bestil" til ordren er leveret — og hvilke automatiske emails der sendes undervejs.

Overordnet ordreflow

Når en kunde gennemfører et køb i din webshop, sker følgende:

1. Godkend ordre — Kunden gennemgår sin kurv og bekræfter ordren
2. Betaling — Kunden sendes til betalingsgatewayen (fx QuickPay, Stripe eller Pensopay) for at gennemføre betaling
3. Bekræftelse — Når betalingen er gennemført, sendes kunden til en tak-side og modtager en ordrebekræftelse på email
4. Behandling — Du behandler ordren i admin og sender varerne
5. Forsendelse — Når ordren markeres som sendt, modtager kunden en forsendelsesmail

Hvornår sendes ordrebekræftelsen?

Ordrebekræftelsen (invoice-mailen) sendes automatisk, men tidspunktet afhænger af betalingsmetoden:

Kortbetaling (QuickPay, Stripe, Pensopay m.fl.)

Ved kortbetaling sendes ordrebekræftelsen først når betalingen er bekræftet af betalingsgatewayen. Flowet er:

1. Kunden gennemfører betalingen hos gatewayen
2. Gatewayen sender en bekræftelse tilbage til Shoporama
3. Ordren markeres som betalt
4. Ordrebekræftelsen sendes til kunden

Betalingsgateway af typen "Andet"

Du kan oprette betalingsmetoder af typen "Andet" til betalingsformer der håndteres udenfor den normale online-betaling. Det kan fx være:

• Bankoverførsel
• Kontant ved afhentning
• Fakturabetaling
• MobilePay (manuel)

Når en kunde vælger en "Andet"-betalingsmetode, springes den normale betalingsgateway over. Ordrebekræftelsen sendes med det samme efter ordren er oprettet, og kunden sendes direkte til tak-siden.

Indstillingen "Marker automatisk nye ordrer som betalte" afgør om ordren markeres som betalt:

• Slået til — Ordren markeres som betalt med det samme. Brug dette til betalingsmetoder hvor betalingen sker ved levering (fx kontant ved afhentning)
• Slået fra — Ordren forbliver ubetalt i admin. Du skal selv markere den som betalt, når betalingen er modtaget (fx bankoverførsel)

EAN-ordrer (offentlige indkøb)

Hvis en kunde angiver et EAN-nummer ved checkout, håndteres ordren anderledes. EAN bruges af offentlige institutioner og virksomheder, der betaler via det elektroniske faktureringssystem (e-faktura).

Ved EAN-ordrer:

• Ordrebekræftelsen sendes med det samme — uanset hvilken betalingsgateway du bruger
• Kunden sendes ikke til betalingsgatewayen — betalingsflowet springes helt over
• Ordren vil stå som ubetalt i admin, fordi betalingen sker separat via EAN-faktureringssystemet
• Du skal selv holde øje med at betalingen modtages via EAN

Ordrer med 0 kr.

Hvis ordren har et totalbeløb på 0 kr. (fx ved 100% rabatkode), springes betalingsgatewayen over. Ordren markeres automatisk som betalt, og ordrebekræftelsen sendes med det samme.

Tak-siden vs. ordrebekræftelse

Det er vigtigt at skelne mellem tak-siden og ordrebekræftelsen:

• Tak-siden — Den side kunden ser i browseren efter checkout. Denne vises altid, også selvom betalingen endnu ikke er bekræftet. Tak-siden er ikke en garanti for at betalingen er gået igennem
• Ordrebekræftelsen — Den email kunden modtager. Ved kortbetaling sendes denne kun når betalingen er bekræftet af gatewayen

Oversigt over automatiske emails

Her er en oversigt over alle automatiske emails relateret til ordrer:

Betalingspåmindelse

Hvis en kunde opretter en ordre men ikke gennemfører betalingen, kan Shoporama automatisk sende en påmindelsesmail. Du kan konfigurere dette under Indstillinger → Emails:

• Ventetid — Antal timer efter ordren er oprettet, før påmindelsen sendes
• Kun nye ordrer — Påmindelsen sendes kun til ordrer med status "Ny" der er ubetalte
• Maks. 7 dage — Der sendes ikke påmindelser til ordrer ældre end 7 dage

Tilpasning af emails

Du kan tilpasse dine automatiske emails på to måder:

• Admin-indstillinger — Under Indstillinger → Emails kan du ændre emnelinjer, afsendernavn og indledende tekst uden at redigere temaets filer
• Tema-skabeloner — For mere avanceret tilpasning kan du redigere email-skabelonerne i dit tema under templates/mails/. Se artiklen Email-skabeloner i dit tema for detaljer

Fejlsøgning

Kunden har ikke modtaget ordrebekræftelse

Hvis en kunde ikke har modtaget ordrebekræftelsen, kan det skyldes:

• Betalingen gik ikke igennem — Tjek om ordren er markeret som betalt i admin. Hvis ikke, er ordrebekræftelsen ikke sendt endnu
• Spam-filter — Bed kunden tjekke sin spam/uønsket post-mappe
• Forkert email — Tjek om kundens email-adresse er korrekt på ordren

Kunden har modtaget ordrebekræftelse, men ordren er ubetalt

Dette kan ske i følgende situationer:

• EAN-ordre — Ordren har et EAN-nummer og betales via det offentlige faktureringssystem. Ordrebekræftelsen sendes med det samme, men betalingen håndteres separat
• "Andet"-betalingsmetode uden automatisk betalt — Ordren bruger en betalingsmetode som bankoverførsel, hvor kunden selv skal overføre beløbet. Ordrebekræftelsen sendes som kvittering, men betalingen er endnu ikke modtaget
• Annulleret efter betaling — Ordren kan være blevet annulleret efter betalingen gik igennem, fx hvis betalingen blev tilbageført

Har du spørgsmål til ordreflowet eller dine automatiske emails? Kontakt os på support@shoporama.dk.