Wie man die Zahlen im Backend berechnet

Die Zahlen im Shoporama-Backend (Startseite, Statistiken und Berichte) werden anhand eines festen Filters für die Bestellungen berechnet. Hier findest du die genaue Erklärung, damit du dich darauf verlassen kannst, dass die Zahlen ein korrektes Bild vermitteln, auch wenn du sie mit deinem Buchhaltungsbericht vergleichst.

Der grundlegende Filter

Alle Umsatz- und Auftragszahlen basieren auf zwei Bedingungen, die beide erfüllt sein müssen:

• Die Bestellung ist bezahlt (in der Datenbank „paid“ = 1)
• Der Status der Bestellung ist einer der zählbaren Status (siehe nächster Abschnitt)

Sind beide Bedingungen erfüllt, wird die Bestellung mitgezählt. Eine „Versandfertig“-Bestellung, die nicht als bezahlt markiert ist, wird also nicht mitgezählt. Das Gleiche gilt für eine bezahlte Bestellung, deren Status auf „Storniert“ gesetzt ist.

Die tatsächlichen Bestellstatus bei Shoporama

Shoporama verfügt über mehrere integrierte Bestellstatus. Die am häufigsten verwendeten sind:

• „Neu“ (new) bedeutet, dass die Bestellung kürzlich erstellt wurde und noch nicht bearbeitet wurde
• In Bearbeitung (process) bedeutet, dass Kommissionierung und Verpackung im Gange sind
• Ausstehend (pending) wartet z. B. auf eine Nachlieferung oder eine manuelle Freigabe
• „Bereit“ (ready) bedeutet, dass die Bestellung zur Abholung oder zum Versand bereit ist
• „Versendet“ (sent) bedeutet, dass die Sendung an den Kunden versendet wurde
• „Gutschrift“ (credit) bezeichnet eine erstellte Gutschrift, die mit einer ursprünglichen Bestellung verknüpft ist
• „Storniert“ (cancelled) bedeutet, dass die Bestellung storniert wurde und nirgendwo mehr berücksichtigt wird

Welche Status werden wo berücksichtigt

Es ist wichtig zu wissen, dass sich der Filter je nach angezeigtem Wert geringfügig unterscheidet. In der Praxis gibt es zwei Varianten:

Variante 1: Umsatz und Dashboard-Zahlen (6 Status)

Für Umsatzzahlen, Gewinn, Tagesumsatz, Monatsumsatz, Jahresumsatz und Produktstatistik zählen diese sechs Status:

• Neu, In Bearbeitung, Ausstehend, Fertig, Versendet und Gutschrift

Gutschriftbestellungen werden im Umsatz berücksichtigt, da die Gutschrift in Shoporama eine separate Bestellung mit einer original_order_id darstellt, die auf die ursprüngliche Bestellung verweist. Dies liefert eine aussagekräftige Umsatzzahl.

Variante 2: Anzahl der Bestellungen, Lieferanten- und Markenberichte (5 Status)

Wenn die reine Anzahl der Bestellungen angezeigt wird (z. B. im Bestellzähler auf der Startseite, in der Lieferantenstatistik, der Markenstatistik und der Versandstatistik), wird ein etwas strengerer Filter mit nur fünf Status verwendet:

• Neu, In Bearbeitung, Ausstehend, Fertig und Versendet (Gutschriften werden nicht berücksichtigt)

Gleichzeitig wird nach „original_order_id IS NULL“ gefiltert, was bedeutet, dass Rücksendungen und Gutschriften nicht als eigenständige Bestellungen gezählt werden. Dadurch wird verhindert, dass eine Rücksendung doppelt gezählt wird.

Welche Bestellungen werden NICHT berücksichtigt

• Stornierte Bestellungen (Status „Storniert“) werden unabhängig vom Zahlungsstatus niemals in den Zahlen berücksichtigt
• Unbezahlte Bestellungen (die rosa Einträge in der Bestellliste, bei denen der Kunde die Zahlung nicht abgeschlossen hat) werden nicht berücksichtigt
• Rücksendungen (Bestellungen, bei denen „original_order_id“ auf eine ursprüngliche Bestellung verweist) werden in den Bestellzählern nicht berücksichtigt, sondern in den Rücksendungsberichten abgezogen

Mehrwertsteuer in den Zahlen

Die Zahlen auf der Startseite werden standardmäßig inklusive Mehrwertsteuer angezeigt . Weitere Informationen dazu, wie Sie die Anzeige ändern können, finden Sie im Artikel „Sind die Zahlen im Backend inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer?“.

Zeiträume im Dashboard

Die Startseite zeigt in der Regel den Umsatz und die Anzahl der Bestellungen für folgende Zeiträume an:

• Heute von Mitternacht bis jetzt (deine lokale Zeitzone)
• Gestern: den gesamten gestrigen Tag zum Vergleich
• Diesen Monat vom 1. des laufenden Monats bis jetzt
• In diesem Jahr vom 1. Januar des laufenden Jahres bis jetzt

Lagerwert

Der Lagerwert wird anhand der Anschaffungskosten und des Lagerbestands berechnet und berücksichtigt den Filter „Auftragsstatus“ nicht. Weitere Informationen finden Sie unter „Berechnung des Lagerwerts“. Für Produkte ohne Anschaffungskosten siehe „Lagerwert ohne Anschaffungskosten“.

Häufig gestellte Fragen

Warum stimmt der Umsatz im Dashboard nicht mit dem überein, was ich in e-conomic sehe?

Die beiden Systeme können aus mehreren Gründen unterschiedliche Zahlen anzeigen. Shoporama zählt eine Bestellung mit, sobald sie bezahlt ist und den Status „gezählt“ hat. E-conomic zählt sie erst mit, wenn die Rechnung verbucht ist. Gutschriften, die Umsatzsteuerabwicklung und Periodenabgrenzungen können ebenfalls abweichen. Für die Buchhaltung ist e-conomic maßgeblich. Für den täglichen Betrieb bietet das Dashboard einen schnellen Überblick.

Warum sinkt der Umsatz nicht, wenn ich eine Bestellung gutschreibe?

Das ist eine bewusste Entscheidung. Die Gutschrift wird als separater Auftrag angelegt, der auf den ursprünglichen Auftrag verweist. Der ursprüngliche Umsatz bleibt zu dem Zeitpunkt bestehen, zu dem der Verkauf stattfand. Die Gutschrift selbst erscheint als negativer Posten im Rückgabereport und wird in der Buchhaltung separat behandelt.

Anne (Buchhalterin): Wo kann ich Retouren und Gutschriften getrennt voneinander einsehen?

Rücksendungsaufträge zeichnen sich dadurch aus, dass ihnen ein ursprünglicher Auftrag zugeordnet ist. Du findest sie im Rückgabereport in der Statistik. Die Anzahl der „reinen“ Aufträge auf der Startseite berücksichtigt sie nicht, sodass eine Doppelzählung vermieden wird. Im Umsatz werden sowohl der Verkauf als auch die Gutschrift berücksichtigt, sodass der Nettobetrag korrekt ist.

Peter (Ladenbesitzer): Wird eine Banküberweisung mitgezählt, bevor das Geld eingegangen ist?

Nein. Die Bestellung muss als bezahlt markiert sein, bevor sie in die Zahlen einfließt. Erst wenn du selbst (oder eine automatische Integration) die Bestellung als bezahlt kennzeichnest, wird sie im Dashboard und in der Statistik berücksichtigt.

Jonas (Skala): Was ist mit Abonnementbestellungen (wiederkehrende Bestellungen)?

Jede Verlängerung generiert eine neue echte Bestellung in Shoporama, und jede davon wird genauso gezählt wie normale Bestellungen. Der Status „Bezahlt“ und ein zählender Status generieren Umsatz. Du kannst die verlängerten Bestellungen zusammen mit den normalen Bestellungen in der Bestellliste sehen.

Zählen Test- und Demo-Bestellungen mit?

Ja, wenn sie mit dem Status „Zählt“ angelegt und als bezahlt markiert sind. Denken Sie daran, Testbestellungen auf „Storniert“ zu setzen oder sie vollständig zu löschen, damit sie Ihre Zahlen nicht verfälschen.

Warum scheint die Anzahl der Bestellungen niedriger zu sein als die Umsatzgrundlage?

Das ist beabsichtigt. Der Zähler für die Anzahl der Bestellungen lässt Gutschriften und Rücksendungen außer Acht, damit Sie diese nicht als echte Verkäufe zählen. Die Umsatzzahl beinhaltet Gutschriften (als negative Beträge im Nettobetrag), damit der Cashflow stimmt.

Gibt es einen Status namens „Abgeschlossen“?

Nein. Die am häufigsten verwendeten integrierten Status sind „Neu“, „In Bearbeitung“, „Ausstehend“, „Bereit“, „Versendet“, „Gutschrift“ und „Storniert“. Ein abgeschlossener Auftrag hat in der Regel den Status „Versendet“ oder „Bereit“.

Kann ich den Filter selbst anpassen, sodass ich beispielsweise nur den Status „Versendet“ sehe?

Der Filter auf der Startseite ist fest vorgegeben, um die Konsistenz über alle Shops hinweg zu gewährleisten. Wenn du nach Status filtern möchtest, kannst du direkt unter „Bestellungen“ die Liste filtern.

Wo finde ich einen detaillierteren Verkaufsbericht?

Für eine detaillierte Auswertung empfehlen wir die Verkaufsberichte und das Umsatz-Dashboard oder den Export von Bestellungen als CSV-Datei in eine Tabellenkalkulation.

Benötigen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns unter support@shoporama.dk.