Automatisk annullering af ubetalte ordrer

Du kan sætte Shoporama til automatisk at annullere ordrer, der ikke bliver betalt inden for et bestemt antal minutter. Det holder din ordreliste ren, frigiver lagerreservationer og sparer dig for manuelt oprydningsarbejde.

Sådan aktiverer du automatisk annullering

1. Klik på tandhjulet og gå til Webshop
2. Vælg fanen Økonomi- og lagersystem
3. Find afsnittet Auto-annuller ordre
4. Skriv antal minutter i feltet Antal minutter (minimum 30)
5. Klik Gem

Lader du feltet stå tomt, annulleres ingen ordrer automatisk. Du kan altså trygt slå funktionen fra igen.

Praktiske eksempler

Her er nogle typiske værdier omregnet til menneske-tid, så du nemt kan se, hvad du faktisk skriver i feltet:

• 30 svarer til 30 minutter (minimum). Aggressivt, frigør lager hurtigt efter en afbrudt kortbetaling.
• 60 svarer til 1 time. Passer til de fleste shops med kortbetaling.
• 120 svarer til 2 timer. Lidt længere snor, fx hvis MobilePay eller kortbetaling driller.
• 1440 svarer til 1 døgn (24 timer). Velegnet hvis du tilbyder bankoverførsel.
• 4320 svarer til 3 døgn. Lang snor, fx til EAN- eller fakturabetaling.
• 10080 svarer til 7 døgn (1 uge). Maksimal tålmodighed.

Hvilke ordrer bliver annulleret?

Auto-annulleringen er bevidst forsigtig. Den rører kun ordrer, som er klart efterladte og ubetalte. Konkret skal alle disse betingelser være opfyldt, før en ordre annulleres:

• Ordren har status Ny (på engelsk new)
• Ordren er ikke registreret som betalt
• Der er gået mindst dit valgte antal minutter siden ordren blev oprettet

Det betyder, at ordrer i andre statusser (fx Afventer, Klar til afhentning, Sendt eller Afsluttet) ikke bliver rørt. Det samme gælder ordrer, der er markeret som betalt, selv om status stadig står på Ny. Funktionen er altså sikker at slå til, også selv om du har en blandet ordre-pipeline.

Hvad sker der, når en ordre annulleres?

• Ordrens status ændres automatisk til Annulleret
• Eventuelle lagerreservationer frigøres, så produkterne kan sælges igen
• Ordren slettes ikke. Den ligger fortsat i din ordreliste med status Annulleret
• Kunden får ingen automatisk besked. Vil du orientere kunden, må du gøre det manuelt

Hvornår er det nyttigt?

• Lyserøde ordrer. Ordrer, hvor kunden begyndte, men aldrig fuldførte betalingen, fx fordi kortet blev afvist.
• Bankoverførsel. Kunder, der bestiller, men aldrig overfører beløbet.
• Faktura og EAN. Ubetalte ordrer, der ligger og samler støv uden afklaring.
• Forladte kurve. Uden auto-annullering forbliver lagerbeholdningen reserveret på ordrer, der aldrig fuldføres.

Ofte stillede spørgsmål

Jeg vil have, at ordrer annulleres efter 7 dage. Hvad skriver jeg?

Du skal skrive 10080, fordi 7 dage er 7 gange 24 timer gange 60 minutter. Skriver du bare 7, går det galt: feltet er i minutter, ikke dage.

Kan jeg slå funktionen helt fra igen?

Ja. Slet bare tallet i feltet, så det står tomt, og klik Gem. Så annulleres ingen ordrer automatisk, og du kan oprydde manuelt som før.

Bliver mine sendte eller behandlede ordrer også annulleret?

Nej. Kun ordrer med status Ny, som samtidig ikke er registreret som betalt, kan blive ramt. Så snart du har skiftet status (fx Afventer, Klar til afhentning, Sendt) eller markeret betalingen, holder systemet sig væk.

Får kunden besked, når ordren annulleres?

Nej. Auto-annulleringen sender hverken e-mail eller anden besked. Vil du informere kunden, kan du åbne ordren og sende en besked manuelt, eller vente til kunden selv reagerer.

Hvor ofte tjekker systemet for ubetalte ordrer?

Auto-annulleringen kører som en planlagt opgave med få minutters mellemrum. Der kan derfor gå et par ekstra minutter, fra tidsgrænsen er overskredet, til ordren reelt skifter status. Det er helt normalt og ikke en fejl.

Hvordan ser en automatisk annullering ud i regnskabet?

Ordren bevares i historikken med status Annulleret. Den indgår ikke i din omsætning, fordi den aldrig blev betalt, og påvirker derfor ikke moms eller bogføring. Du har stadig fuld dokumentation for, hvad der skete.

Hvor finder jeg lige feltet i admin?

Klik på tandhjulet i toppen, vælg Webshop, og åbn fanen Økonomi- og lagersystem. Rul ned til afsnittet Auto-annuller ordre. Feltet hedder Antal minutter.

Vi har 8 webshops. Skal jeg sætte det op pr. shop?

Ja. Indstillingen ligger på den enkelte webshop, så du kan tilpasse det efter typen af kunder, betalingsmetoder og lager pr. shop. Det giver fx mening at have 60 på en B2C-shop og 4320 på en B2B-shop med fakturabetaling.

Frigiver det også lager med det samme på lagersiden?

Ja. Når ordren skifter til Annulleret, frigives de eventuelle reservationer på produkterne, og beholdningen tæller igen som tilgængelig. Det er især vigtigt på populære varer med begrænset lager, hvor en forladt ordre ellers kan blokere salg til andre kunder.

Kan jeg fortryde en automatisk annullering?

Du kan altid åbne den annullerede ordre og sætte status tilbage til Ny. Hvis lagerreservationen i mellemtiden er frigivet, og produktet er solgt til en anden kunde, må du dog selv finde en løsning sammen med kunden.

Har du brug for hjælp? Skriv til os på support@shoporama.dk.