Verwalten Sie Ihre Bestellungen in Shoporama

Die Auftragsverwaltung ist das Herzstück Ihres Online-Shops. In Shoporama können Sie den gesamten Bestellablauf vom Eingang einer neuen Bestellung bis zum Versand, der Gutschrift oder der Stornierung verwalten. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Funktionen der Bestellliste und der Bestellseite.

Bestellungsliste

Sie finden alle Bestellungen unter Bestellungen im oberen Menü. Die Zahl im Kreis zeigt an, wie viele neue Bestellungen Sie haben. Nicht bezahlte Aufträge sind rosa hinterlegt.

Status-Registerkarten

Oben in der Auftragsliste finden Sie Registerkarten zum Filtern der Aufträge nach Status. Jede Registerkarte zeigt die Anzahl der Aufträge an:

• Alle - zeigt alle Bestellungen an
• Neu - Aufträge, die gerade eingegangen sind
• In Bearbeitung - Aufträge, die gerade bearbeitet werden
• Ausstehend - Aufträge, die noch warten (z. B. auf Ware oder Zahlung)
• Bereit - Bestellungen, die verpackt und versandfertig sind
• Abholbereit - Bestellungen, die der Kunde selbst abholt (z. B. in einem Ladengeschäft)
• Abgeholt - Bestellungen, die vom Kunden abgeholt wurden
• Versendet - Bestellungen, die versendet wurden
• Gutgeschrieben - Gutschriften
• Storniert - stornierte Bestellungen

Sie können auch benutzerdefinierte Ansichten mit gespeicherten Filtern erstellen, damit Sie schnell zu den von Ihnen am häufigsten verwendeten Kombinationen wechseln können. Klicken Sie auf die Schaltfläche + auf den Registerkarten, um eine neue Ansicht zu erstellen.

Suche und Filterung

Sie können nach Bestellungen mit freiem Text (Bestellnummer, Kundenname, E-Mail usw.) suchen und nach Datumsbereich filtern. Darüber hinaus gibt es erweiterte Filter:

• Label - filtern Sie nach einem oder mehreren Bestell-Labels
• Lieferant - zeigt nur Bestellungen mit Produkten von bestimmten Lieferanten an
• Versand - Filter nach Versandart (z. B. GLS, PostNord, DAO)
• Land - Filter nach Lieferland
• Bezahlt - zeigt nur bezahlte oder unbezahlte Bestellungen an
• Erfasst - Filter, ob der Betrag erfasst wurde
• Zahlungsmethode - Filter nach Zahlungsgateway
• Charge - Filter nach Chargennummer (wenn die Chargenverwaltung aktiviert ist)

Alle Filterschaltflächen zeigen ein Abzeichen mit der Anzahl der aktiven Filter an und Sie können alle Filter mit einer Schaltfläche zurücksetzen.

Kompakte und erweiterte Ansicht

Die Auftragsliste hat zwei Ansichtsmodi:

• Kompaktansicht - zeigt Bestellnummer, Status, Datum, Kunde, Preis und Versandart in separaten Spalten an
• Erweiterte Ansicht - zeigt zusätzlich Produktdetails mit Bildern, vollständiger Lieferadresse, internen Kommentaren, Kaufpreis, Gewinn und Gewicht

Sie können auch einzelne Bestellungen ausklappen, indem Sie auf den Pfeil klicken, oder mit "Alle ausklappen" alle auf einmal ausklappen. Ihre bevorzugte Ansicht wird automatisch gespeichert.

Spalten anpassen

Klicken Sie auf " Ansicht anpassen", um auszuwählen, welche zusätzlichen Spalten angezeigt werden sollen. Sie können hinzufügen:

• Warenkorbnummer - die interne Warenkorb-ID
• Interne Notiz - interne Kommentare
• Technische Anmerkung - technisches Protokoll
• Kommentar - Kundenkommentar
• Rabattcode und Rabattbetrag
• Kunden-ID - mit Link zum Kundenprofil
• Gewinn - berechneter Gewinn pro Bestellung
• Firmenname
• Nicht gesendete Bestellungen desselben Empfängers - Anzahl der Bestellungen, die noch nicht an denselben Kunden gesendet wurden
• Frühere Käufe - Anzahl der früheren Bestellungen des Kunden
• Referenz, Punkte, Zahlungsmethode, Bezahlt

Für jede Spalte können Sie wählen, ob sie in der Kompaktansicht, der erweiterten Ansicht oder in beiden Ansichten angezeigt werden soll.

Gewinn und Einkaufspreis

In der erweiterten Ansicht können Sie den Einkaufspreis und den Gewinn für jede Bestellung sehen. Der Gewinn wird wie folgt berechnet:

Gewinn = Bestellsumme - MwSt. - empfohlener Versandpreis - Einkaufspreis

• DerEinkaufspreis basiert auf dem aktuellen Einkaufspreis des Produkts (der Preis, der gerade auf dem Produkt steht), nicht auf dem Preis, der bei der Bestellung angegeben wurde.
• Der Versandpreis basiert auf dem "empfohlenen Versandpreis" aus den Webshop-Einstellungen (unter Webshop > Allgemein), nicht auf dem tatsächlichen Versandpreis der einzelnen Bestellung.
• Die Produkte werden über die SKU-Nummer abgeglichen.

Hinweis: Die Zahlen sind Richtwerte. Wenn Sie den Einkaufspreis eines Produkts ändern, ändert sich auch der Gewinn aus früheren Bestellungen, da er immer auf der Grundlage des aktuellen Einkaufspreises berechnet wird.

Sammelbearbeitung

Markieren Sie mehrere Bestellungen und verwenden Sie die feste Leiste am unteren Rand des Bildschirms. Hier können Sie:

Status ändern

• Als versandt markieren - sendet automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis "Bestellung versandt" an den Kunden
• Als in Bearbeitung markieren - setzt den Auftrag zur Bearbeitung
• Als zur Abholung bereit markieren
• Als abgeholt markieren
• Änderung in einen anderen Status per Dropdown

Paketscheine und Versand

• Senden an GLS / PostNord / DAO / Burd - Sendungen mit dem Frachtanbieter erstellen
• Download Paketscheine - Download der Scheine als PDF für alle ausgewählten Aufträge
• Rücksendeschein erstellen - erstellen Sie einen Rücksendeschein mit GLS, PostNord oder DAO
• Lieferscheine drucken - Lieferscheine für die ausgewählten Aufträge drucken

Finanzen - Zahlung erfassen

• Geld abheben - Zahlung erfassen (funktioniert mit QuickPay, ePay, OnPay, Nets Easy, Stripe)
• Buchhaltung - Senden an Billy, Dinero oder e-conomic

Etiketten

Hinzufügen oder Entfernen von Auftragsetiketten für mehrere Aufträge auf einmal.

Andere Aktionen

• Als bezahlt markieren
• E-Mail senden - Verfassen und Senden einer E-Mail an die ausgewählten Kunden
• E-Mailzur Auftragsbestätigung oder zum Versand der Bestellungerneut senden
• Bestellung kopieren - eine Kopie der Bestellung erstellen
• Schwarze Liste - E-Mail und Telefonnummer des Kunden löschen und sperren
• Löschen - Bestellungen dauerhaft löschen

Exportieren - exportieren

Sie können Bestellungen in verschiedenen Formaten exportieren:

• CSV-Datei - Export aller Bestellungen in der aktuellen Suche mit allen Bestelldetails, Produkten, Adressen und Zahlungsinformationen
• Uni-Connect - GLS-Format (geschäftlich/privat)
• Swipbox-Format
• Umweltexport - exportiert Umweltdaten (Verpackungen, WEEE, Batterien) für einen bestimmten Zeitraum

Der CSV-Export läuft im Hintergrund und benachrichtigt Sie, wenn die Datei zum Download bereit ist.

Der typische Ablauf einer Bestellung

1. Eingang der Bestellung - die Bestellung erscheint in der Liste mit dem Status "Neu". Sie erhalten eine Pop-up-Benachrichtigung in der Verwaltung
2. Bearbeitung der Bestellung - Setzen Sie den Status auf "In Bearbeitung" und verwenden Sie die Kommissionierliste, um die Artikel zu kommissionieren und zu verpacken
3. Paketscheine generieren - Aufträge markieren und an GLS, PostNord, DAO oder Burd senden
4. Etiketten und Lieferscheine drucken - Paketscheine als PDF herunterladen und Lieferscheine drucken
5. Als versandt markieren - der Kunde erhält automatisch eine E-Mail "Bestellung versandt" mit Tracking-Nummer

Eine Bestellung bearbeiten

Klicken Sie auf eine Bestellnummer, um die Bestellseite zu öffnen, auf der Sie alle Details bearbeiten können:

Status und Zahlung

• Den Bestellstatus ändern
• Zahlung und Versandart ändern
• Als bezahlt/unbezahlt markieren
• Transaktionsnummer und Warenkorb-ID anzeigen
• Zahlungslink anzeigen und an den Kunden weiterleiten (wenn die Bestellung nicht bezahlt ist)

Kontaktinformationen

• E-Mail, Telefonnummer, EAN-Nummer und CVR-Nummer - alle bearbeitbar
• Bestell- und Lieferadresse anzeigen und bearbeiten
• Informationen zum Paketshop (ID, Name, Adresse)

Produkt-Details

• Anzeige aller Produkte mit Bild, Name, Variante, Menge, Preis und Artikelnummer
• Menge, Stückpreis und MwSt. bearbeiten
• Varianten über Dropdown ändern
• Hinzufügen neuer Produkte zur Bestellung
• Lagerbewegungen im Zusammenhang mit der Bestellung anzeigen

Preise

• Bestellpreis, Mehrwertsteuer, Versandpreis und Gesamtbetrag bearbeiten
• Rabattcode und Rabattbetrag anzeigen
• Aktionsrabatt mit Erläuterung der Berechnung anzeigen
• Verwenden Sie "Neuen Gesamtpreis berechnen", um den Gesamtpreis der Produkte neu zu berechnen

Kommentare und Notizen

• Öffentlicher Kommentar - sichtbar für den Kunden
• Interner Kommentar - nur im Adminbereich sichtbar
• Technischer Hinweis - für technisches Protokoll und Fehlersuche

Tracking-Nummern

Fügen Sie eine oder mehrere Kontrollnummern hinzu (eine pro Zeile). Die Tracking-Nummern werden automatisch in die E-Mail "Bestellung gesendet" an den Kunden mit einem Tracking-Link aufgenommen.

Etiketten

Weisen Sie den Bestellungen Etiketten zu, um sie zu kategorisieren und zu organisieren.

Mails und Auftragswarteschlange

Zeigen Sie alle E-Mails an, die im Zusammenhang mit der Bestellung gesendet wurden, und verfassen Sie neue E-Mails direkt von der Bestellseite aus. Sie können auch die Auftragswarteschlange mit Hintergrundaktionen (z. B. Etikettenerstellung, Versand) anzeigen.

Zusätzliche Optionen beim Speichern

• Auftragsbestätigung erneut senden
• KEINE E-Mail zur Statusänderung senden - nützlich, wenn Sie den Status ändern möchten, ohne den Kunden zu benachrichtigen
• An Finanzsystem senden - sendet die Bestellung an Billy, Dinero oder e-conomic

Gutschriften und Rückgaben

Auf der Bestellseite können Sie über Speichern eine Gutschrift erstellen und Retouren erstellen. Auf der Retourenseite können Sie:

• auswählen, welche Produkte gutgeschrieben werden sollen (pro Artikel)
• Festlegen, ob die Artikel wieder auf Lager gelegt werden sollen
• zurückgesandte Artikel als neue Produkte anlegen
• Versandkosten gutschreiben
• Treuepunkte zurückgeben
• Kommentare zur Gutschrift hinzufügen

Die Gutschrift wird als separater Auftrag mit negativen Beträgen erstellt und mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft. Wenn das Zahlungsportal dies unterstützt, können Sie den Betrag anschließend direkt von der Gutschrift aus erstatten.

Automatischer Zahlungseinzug

Sie können Ihr Zahlungsgateway so einstellen, dass der Betrag automatisch eingezogen wird, wenn eine Bestellung als gesendet markiert wird. Dies erspart Ihnen einen manuellen Schritt im Auftragsablauf.

Benachrichtigungen

Wenn Sie die Bestellliste geöffnet haben, prüft Shoporama automatisch, ob neue Bestellungen vorliegen. Neue Bestellungen erscheinen als Pop-up-Benachrichtigung und die Anzahl der neuen Bestellungen wird in der Seitenleiste und im Seitentitel aktualisiert.

Eine neue Bestellung erstellen

Sie können Bestellungen manuell vom Administrator aus erstellen, indem Sie auf Neue Bestellung erstellen klicken. Dies ist nützlich für telefonische Bestellungen oder Bestellungen, die erstellt werden müssen, ohne dass der Kunde zur Kasse geht.

Brauchen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns unter support@shoporama.dk.