Hurtig lagertilgang: læg varer på lager med stregkodescanner

Varemottak er et av stedene der tiden flyr. For hver vare må du gå inn i produktlisten, søke frem varen, klikke på den, finne lagerfeltet, taste inn antallet og lagre. Rask lagertilgang reduserer dette til tre trinn: skann strekkoden, tast inn antallet, trykk Enter.

Hva rask lagertilgang gjør

Siden henter frem én vare om gangen basert på varens strekkode og lar deg legge inn et antall på lager med en gang. Strekkoden kalles GTIN i Shoporama, altså nummeret som står under strekene på emballasjen, vanligvis en EAN-13 på 13 sifre. Du trenger verken å finne frem produktet i listen eller huske SKU-numre.

Slik finner du siden

Gå til Lager, Lagerbevegelser i menyen til venstre. Øverst på siden, rett under linjen som viser verdien av lageret ditt, finner du et søkefelt med teksten «Søk etter GTIN» og en knapp som heter «Finn og legg på lager».

Trinn for trinn

1. Gå til Lager, Lagerbevegelser.
2. Klikk i feltet «Søk etter GTIN» og skann varens strekkode. Hvis du ikke har en skanner, skriver du inn sifrene.
3. Klikk på «Finn og legg på lager». Du kommer til en side med tittelen «Legg til varer til» etterfulgt av produktnavnet, slik at du kan se at det er riktig vare.
4. Skriv inn antallet i feltet «Legg følgende antall på lager». Feltet er allerede valgt, så du kan begynne å skrive med en gang.
5. Hvis varen har varianter, velger du den riktige i rullegardinmenyen «Variant».
6. Sjekk feltet «Enhetspris ekskl. mva. (innkjøp)», som er innkjøpsprisen per stk. uten mva.
7. Klikk på «Legg på lager». Du kommer tilbake til Lagerbevegelser, der den nye posten står øverst i tabellen.

Hva du ser på siden

Venstre side er registreringsfeltet. Høyre side er oversikten din, slik at du kan oppdage i tide hvis du har valgt feil vare.

• Produktbildet i høyre hjørne er den raskeste måten å sjekke om du har skannet riktig.
• «Nåværende lagerstatus» viser hvor mange som er på lager akkurat nå. For varer med varianter står variantnavnet i parentes i overskriften, og hver variant får sin egen linje som «M: 346 på lager».
• «Restordre» vises på varer uten varianter hvis lagerbeholdningen har gått i minus. Tallet angir hvor mange du har igjen å levere.
• «Plassering» vises hvis du har angitt en plassering for produktet, for eksempel en reol eller en hylle.

Strekkoden må stå på varen først

Oppslaget fungerer bare hvis koden er lagret på varen. Åpne produktet under Produkter, utvid seksjonen Lagerstyring, og skriv inn koden i feltet GTIN, der det under står «Strekkode, f.eks. EAN-13». Hvis varen har varianter, finnes det en GTIN-kolonne i varianttabellen lenger ned, slik at hver størrelse eller farge kan få sin egen kode.

Hvis du skal legge inn koder på mange varer, kan du gjøre det via produktimport. Viktig: siden søker kun på GTIN. SKU, sekundær SKU, MPN og produktnavnet gir ikke noe resultat, fordi strekkoden er den eneste koden som finnes fysisk på varen.

Varer med varianter

Hvis produktet har varianter, vises en ekstra rullegardinmeny kalt «Variant». Oppføringen legges til nøyaktig den varianten du velger. Det er to situasjoner, og det er verdt å kjenne til forskjellen:

• Du skanner en variant-strekkode. Hvis hver størrelse har sin egen GTIN, finner Shoporama produktet og velger automatisk riktig variant. Da trenger du bare å taste inn antallet.
• Du skanner produktets felles strekkode. Da vet ikke systemet hvilken variant du har foran deg, og rullegardinmenyen viser den første i listen. Husk å velge selv, ellers havner varene i feil størrelse.

Dette er hovedargumentet for å gi variantene hver sin strekkode: da kan varemottaket utføres av en person uten produktkunnskap. Les mer om produktprofiler og varianter. Merk at et produkt kan ha én variantakse, altså størrelse eller farge, ikke begge deler.

Prisen du oppgir, er innkjøpsprisen

Feltet «Stk. pris uten mva. (innkjøp)» angir hva varen har kostet deg ved innkjøp per stk. uten mva. Dette er ikke salgsprisen, og den endres ikke.

• Feltet er forhåndsutfylt med produktets innkjøpspris, så vanligvis trenger du ikke å gjøre noe.
• Både komma og punktum fungerer som desimaltegn. 39,68 og 39.68 blir det samme.
• Hvis du lar feltet stå tomt, blir varene likevel lagt på lager, men de teller ikke med i lagerværdien din. De teller derimot med i antallet som gjennomsnittsprisen fordeles over, slik at verdien per stk. blir lavere.
• Prisen lagres kun ved selve tilgangen. Produktets faste innkjøpspris oppdateres derfor ikke.

Hvis den faste innkjøpsprisen også skal justeres, gjør du det på produktet eller via innkjøpsprissiden. Hvordan den samlede lagerværdien beregnes, står i «Hvordan beregnes lagerværdien?».

Slik bruker du en fysisk strekkodeleser

En vanlig strekkodeleser fungerer som et tastatur. Den skriver inn sifrene der markøren står, og de fleste sender automatisk et Enter-tegn etterpå. Det er ikke nødvendig å installere eller konfigurere noe i Shoporama.

1. Klikk én gang i feltet «Søk etter GTIN» under Lagerbevegelser.
2. Skann varens strekkode. Hvis skanneren sender et Enter-tegn, søker siden automatisk.
3. Nå står markøren allerede i antallfeltet. Tast inn antallet fra kassen, og trykk Enter.
4. Du er tilbake på Lagerbevegelser. Klikk i søkefeltet igjen, og skann neste vare.

Hvis skanneren ikke fungerer som den skal, kan du teste den i et vanlig tekstfelt. Hvis den ikke sender et Enter-tegn, må du trykke selv. Hvis det vises feil tegn, er den vanligvis innstilt på et annet tastaturlayout enn dansk, og dette kan du finne i skannerens egen bruksanvisning.

Når strekkoden ikke blir funnet

Hvis koden ikke finnes, får du opp en side med tittelen «Ingen resultater» med et nytt søkefelt, slik at du kan prøve på nytt. Da blir verken noe lagt inn på lager eller opprettet som produkt. De vanligste årsakene er:

• Det er ikke registrert en GTIN på produktet ennå.
• Koden er lagret med et mellomrom, en bindestrek eller et ekstra tegn. Den må være nøyaktig slik skanneren leser den.
• Du skanner en variant-strekkode som ikke er lagret i GTIN-kolonnen for varianten.
• Varen ligger i papirkurven. Slettede produkter blir ikke funnet.
• Du skanner en kode på ytre emballasje, for eksempel en 14-sifret kolli-kode, i stedet for varens egen EAN-13.

Hva som skjer automatisk

• Varen kan bli tilgjengelig på nettet igjen. Hvis produktet har «Tilgjengelig på nettet når på lager igjen» aktivert, blir det synlig i nettbutikken i det øyeblikket lagerbeholdningen blir positiv.
• Kunder på ventelisten får beskjed. Hvis kunder har meldt seg på for å motta en e-post når varen er på lager igjen, blir denne sendt ut. Se e-poster når varer kommer på lager igjen.
• Delt lager synkroniseres. Hvis du driver flere nettbutikker fra samme lager, får de andre nettbutikkene også tilgang til varen.
• Lagerverdien oppdateres. Tallet beregnes om natten, slik at den nye tilgangen teller med dagen etter.

Hva siden bevisst ikke gjør

• Lagerplassering. Varene legges på lageret generelt, ikke på en navngitt lagerplassering. Hvis de skal plasseres, bruker du i stedet «Legg på lager» inne på produktet, der du kan angi et antall per plassering. Du kan også endre plasseringen i etterkant under «Rediger» på selve registreringen.
• Batch- og lotnummer. Tilgangen får ikke et batchnummer. Hvis du bruker batchstyring med utløpsdatoer, må varemottaket skje via produktets egen lagerside.
• Massebehandling. Det tas ett produkt om gangen. Skal du oppdatere hundrevis av varenumre, er lageroppdatering med en CSV-fil eller opplasting av leverandørfakturaer klart raskere.

Hva det er verdt

Hvis en manuell lageroppdatering tar 40 sekunder per varenummer, og en skanning tar 5 sekunder, sparer du 35 sekunder per vare. Mottar du 60 varenumre i uken, utgjør dette godt og vel 30 timer i året. I tillegg blir det færre feil, fordi varen identifiseres ut fra koden på emballasjen og ikke ut fra to varenumre som ligner hverandre til forveksling.

Til deg som er teknisk interessert

• Strekkoden kan være plassert to steder: på produktet som helhet og på hver enkelt variant. Søket prøver først på produktnivå og faller deretter tilbake til variantnivå.
• Hvis to produkter ved en feil har fått samme GTIN, blir bare det ene funnet. Rydd opp i duplikater hvis du bruker strekkoder aktivt.
• Antall-feltet godtar negative tall. Skriver du -3, trekkes tre stk. fra lageret. Dette er en rask måte å rette opp en feilleveranse på.
• Hvis du har deaktivert «Bruk lagerstyring med posteringer» nederst på Lagerbevegelser, legges antallet til en eksisterende lagerlinje i stedet for å bli lagret som en egen postering. Da beholdes ikke anskaffelseskostnaden fra tilgangen.

Ofte stilte spørsmål

Hvilken strekkodeskanner bør jeg kjøpe?

Det finnes ingen bestemt modell. Enhver håndskanner som sender tegnene som om de ble tastet inn på et tastatur, fungerer, og det gjør stort sett alle USB- og Bluetooth-skannere. Sørg for dansk tastaturlayout, og at den sender et Enter etter koden.

Jeg har ikke strekkoder på varene mine. Kan jeg bruke det likevel?

Ikke slik det er nå. Siden søker utelukkende på GTIN, så uten en kode på produktet finner den ingenting. Hvis du ikke bruker strekkoder i det hele tatt, er det enklere å oppdatere lagerbeholdningen direkte på produktet eller via en CSV-fil.

Jeg har tastet inn feil antall. Hva gjør jeg?

Enten skanner du varen på nytt og skriver inn antallet med et minus foran, slik at det utligner seg, eller så går du til Lagerbevegelser, finner oppføringen og klikker på «Rediger». Der kan du rette antall og innkjøpspris eller slette oppføringen.

Må jeg taste inn innkjøpsprisen hver eneste gang?

Nei. Feltet er allerede fylt ut med produktets innkjøpspris, så du kan la det stå. Du trenger bare å endre det hvis leverandøren har endret prisen. Husk at prisen skal være ekskl. mva., og at varer som legges på lager uten innkjøpspris ikke teller med i lagerværdien.

Kan jeg se hvem som har lagt varene på lager?

Lagerbevegelser viser vare, bevegelse, innkjøpspris, salgspris, tidspunkt og plassering, samt et ordrenummer hvis bevegelsen stammer fra et salg. Det vises ikke hvilken bruker som foretok registreringen, så ved revisjon må dokumentasjonen finnes i følgesedlene.

Vi bruker lagerplasseringer. Hvor havner varene da?

De legges på lageret uten lagringssted og havner derfor i kolonnen «Uten lagringssted» i lageroversikten. Hvis de skal ligge på en bestemt lagerplassering, mottar du varene via «Legg på lager» inne på produktet, der det er et felt per plassering. Ellers retter du plasseringen i etterkant under «Rediger» på registreringen.

Vi mottar 300 varenumre om gangen. Er skanning fortsatt det riktige?

Nei, ikke for slike formål. Ved store leveranser går det mye raskere å bruke en CSV-fil eller laste opp leverandørens følgeseddel, fordi hele filen behandles på én gang. Skanning er mest hensiktsmessig ved løpende mottak, restordrer, returvarer og opptelling.

Blir varen automatisk tilgjengelig i nettbutikken igjen når jeg skanner den inn?

Bare hvis produktet har «Online når på lager igjen» aktivert under Lagerstyring. Hvis det er det, blir varen synlig i nettbutikken i det øyeblikket lagerbeholdningen blir positiv, og kundene som har meldt seg på ventelisten får beskjed.

Kan jeg bruke siden uten en skanner?

Ja. Feltet er et helt vanlig tekstfelt, så du kan taste inn sifrene fra strekkoden og trykke Enter. Det er fortsatt raskere enn å lete frem varen i produktlisten.

Hvis du står fast, eller hvis en kode ikke fungerer som forventet, kan du skrive til support@shoporama.dk med strekkoden og navnet på varen.