Automatisk kansellering av ubetalte bestillinger

Du kan angi at Shoporama automatisk kansellerer bestillinger som ikke er betalt innen et visst antall minutter. Dette holder bestillingslisten ren, frigjør lagerreservasjoner og sparer deg for manuelt oppryddingsarbeid.

Slik aktiverer du automatisk kansellering

1. Klikk på tannhjulet og gå til Nettbutikk
2. Velg fanen Finans- og lagersystem
3. Finn seksjonen Automatisk kansellering av ordre
4. Skriv inn antall minutter i feltet Antall minutter (minimum 30)
5. Klikk på Lagre

Hvis du lar feltet stå tomt, vil ingen bestillinger bli kansellert automatisk. Da kan du trygt slå av funksjonen igjen.

Praktiske eksempler

Her er noen typiske verdier omregnet til menneskelig tid, slik at du enkelt kan se hva du faktisk taster inn i feltet:

• 30 tilsvarer 30 minutter (minimum). Aggressiv, frigjør lager raskt etter en avbrutt kortbetaling.
• 60 tilsvarer 1 time. Passer for de fleste butikker med kortbetaling.
• 120 tilsvarer 2 timer. Litt lengre bånd, f.eks. hvis MobilePay eller kortbetaling mislykkes.
• 1440 tilsvarer 1 dag (24 timer). Passer hvis du tilbyr bankoverføring.
• 4320 tilsvarer 3 dager. Lang streng, f.eks. for EAN- eller fakturabetalinger.
• 10080 tilsvarer 7 dager (1 uke). Maksimal tålmodighet.

Hvilke ordrer blir kansellert?

Den automatiske kanselleringen er bevisst forsiktig. Den berører bare bestillinger som tydelig er forlatt og ubetalte. Nærmere bestemt må alle disse vilkårene være oppfylt før en bestilling kanselleres:

• Bestillingen har statusen Ny
• Bestillingen er ikke registrert som betalt
• Det har gått minst det valgte antallet minutter siden bestillingen ble opprettet

Dette betyr at bestillinger i andre statuser (f.eks. Venter, Klar for henting, Sendt eller Fullført) ikke vil bli berørt. Det samme gjelder for bestillinger som er merket som betalt, selv om statusen fortsatt er Ny. Det er altså trygt å aktivere funksjonen, selv om du har en blandet ordreportefølje.

Hva skjer når en bestilling kanselleres?

• Bestillingsstatusen endres automatisk til Kansellert
• Eventuelle lagerreserveringer frigjøres, slik at produktene kan selges igjen
• Bestillingen slettes ikke. Den forblir i bestillingslisten med statusen Kansellert.
• Kunden blir ikke automatisk varslet. Hvis du vil informere kunden, må du gjøre det manuelt.

Når er dette nyttig?

• Rosa bestillinger. Bestillinger der kunden har påbegynt, men aldri fullført betalingen, for eksempel fordi kortet ble avvist.
• Bankoverføring. Kunder som legger inn en bestilling, men aldri overfører beløpet.
• Faktura og EAN. Ubetalte bestillinger som ligger og samler støv uten avklaring.
• Forlatte kurver. Uten automatisk kansellering forblir lagerbeholdningen reservert på bestillinger som aldri blir fullført.

Ofte stilte spørsmål

Jeg vil at bestillinger skal kanselleres etter 7 dager. Hva skal jeg skrive?

Du skal skrive 10080 fordi 7 dager er 7 ganger 24 timer ganger 60 minutter. Hvis du bare skriver 7, blir det feil: feltet er i minutter, ikke dager.

Kan jeg slå funksjonen helt av igjen?

Ja, det kan du. Bare slett tallet i feltet slik at det blir tomt, og klikk på Lagre. Da vil ingen bestillinger bli kansellert automatisk, og du kan rydde opp manuelt som før.

Vil mine sendte eller behandlede bestillinger også bli kansellert?

Nei, det vil de ikke. Det er kun bestillinger med status Ny, som ikke samtidig er registrert som betalt, som kan påvirkes. Så snart du har endret statusen (f.eks. Venter, Klar for henting, Sendt) eller merket betalingen, vil systemet holde seg borte.

Får kunden beskjed når bestillingen kanselleres?

Nei, det blir de ikke. Den automatiske kanselleringen sender ikke en e-post eller annen melding. Hvis du ønsker å informere kunden, kan du åpne bestillingen og sende en melding manuelt eller vente på at kunden svarer.

Hvor ofte sjekker systemet om det finnes ubetalte bestillinger?

Den automatiske kanselleringen kjører som en planlagt oppgave med noen minutters mellomrom. Derfor kan det gå noen minutter ekstra mellom at tidsgrensen overskrides og at bestillingen faktisk endrer status. Dette er helt normalt og ikke en feil.

Hvordan ser en automatisk kansellering ut i regnskapet?

Ordren forblir i historikken med statusen Kansellert. Den er ikke inkludert i inntektene dine fordi den aldri ble betalt, og påvirker derfor ikke moms eller regnskap. Du har fortsatt full dokumentasjon på hva som skjedde.

Hvor finner jeg feltet i administrasjonen?

Klikk på tannhjulet øverst, velg Nettbutikk og åpne fanen Finans- og lagersystem. Bla ned til delen Avbryt ordre automatisk. Feltet heter Antall minutter.

Vi har 8 nettbutikker. Må jeg sette det opp for hver butikk?

Ja, det må du. Innstillingen ligger på den enkelte nettbutikken, slik at du kan tilpasse den etter type kunder, betalingsmåter og lagerbeholdning per butikk. Det er for eksempel fornuftig å ha 60 i en B2C-butikk og 4320 i en B2B-butikk med fakturabetaling.

Frigjør den også lagerbeholdningen umiddelbart på lagersiden?

Ja, det gjør den. Når bestillingen endres til Kansellert, frigjøres eventuelle reservasjoner på produktene, og lageret teller som tilgjengelig igjen. Dette er spesielt viktig for populære varer med begrenset lagerbeholdning, der en avbrutt bestilling ellers kan blokkere salg til andre kunder.

Kan jeg angre en automatisk kansellering?

Du kan alltid åpne den kansellerte bestillingen og sette statusen tilbake til Ny. Men hvis lagerreserveringen har blitt frigitt i mellomtiden og produktet har blitt solgt til en annen kunde, må du finne en løsning sammen med kunden.

Trenger du hjelp? Skriv til oss på support@shoporama.dk.