Transaksjoner som ikke er utbetalt: finn betalinger du ikke har fått utbetalt

Du har pakket bestillingen, sendt den av gårde og sett at betalingen gikk gjennom i kassen. Likevel har pengene kanskje aldri kommet inn på kontoen din. Årsaken er nesten alltid den samme: betalingen ble godkjent, men aldri trukket. Siden «Utrukne transaksjoner» viser deg nøyaktig hvilke betalinger som fortsatt venter, og lar deg trekke dem eller kansellere dem med en gang.

Godkjenning og trekk: to trinn, ikke ett

Når en kunde betaler med betalingskort, skjer det to separate ting, og det er nettopp der pengene kan bli hengende.

• Autorisasjon, også kalt en reservasjon: kundens bank sjekker at det er dekning og setter beløpet til side. Pengene forlater ikke kundens konto ennå, de er bare låst.
• Inndrivelse, på engelsk «capture»: du ber aktivt om å få det reserverte beløpet utbetalt. Først nå flyttes pengene fra kunden til din innløser, og videre til bankkontoen din.

Tenk på det som en bordbestilling: reservasjonen sikrer bordet, men restauranten har ingen penger før gjesten har spist og betalt. Trinnene er skilt fra hverandre av hensyn til forbrukerne, fordi du som utgangspunkt først må trekke pengene når varen er sendt. Problemet oppstår bare hvis det andre trinnet aldri blir utført.

Hvorfor det koster penger å glemme å trekke beløpet

En ikke-innløst transaksjon er en ordre du har pakket, betalt frakt for og sendt av gårde, uten å få betaling for den.

• Reservasjoner utløper. En autorisasjon varer ikke evig. Etter en viss tid, som avhenger av korttype og din innløsningsavtale, bortfaller den, og pengene frigjøres til kunden. Deretter kan du ikke trekke dem, og du må be kunden betale på nytt.
• Regnskapet stemmer ikke. Nettbutikken viser salget, men banken viser ikke pengene. Dette skaper en avvik som må oppklares og forklares, typisk akkurat når revisoren spør.
• Kundens penger er sperret. Så lenge reservasjonen står, kan ikke kunden bruke beløpet, og det fører til henvendelser i innboksen din.
• Det blir fort mye. Ti oversette bestillinger à 800 kroner er 8 000 kroner du har gitt bort, og i en travel høysesong er ti bestillinger ingenting.

Slik finner du siden i Shoporama

1. Gå til Butikk, Integrasjoner, Betalingsgatewayer i menyen.
2. Finn raden med OnPay-gatewayen din.
3. Til høyre i raden, rett før redigeringsikonet, er det en liten knapp med et gjennomstreket pengesymbol. Hvis du holder musepekeren over den, står det «Uinnkrevde transaksjoner». Klikk på den.

Hvis det er et utestående beløp, vises det i tillegg en gul merkelapp med beløpet ved siden av knappen. Tallet er et lagret totalbeløp som oppdateres i bakgrunnen flere ganger i timen. Dette er et raskt overslag, ikke et endelig tall: merket mangler for enkelte nettbutikker, og hvis du selger i flere valutaer, legges beløpene sammen uten omregning. Åpne listen når du vil vite hva som faktisk står utestående.

Hvilke betalingsgatewayer fungerer siden med?

Siden er bygget for OnPay, og kun OnPay. Knappen vises kun i raden for OnPay-gatewayer, og hvis du åpner adressen til en annen gateway-type, blir du sendt tilbake til oversikten. Listen hentes nemlig direkte fra din OnPay-konto via den tilkoblingen du godkjente ved oppsettet. Hvis betalingsportalen ikke er tilkoblet, er listen tom, og på portalens egen side kan du se om det står «Tilkoblet til OnPay» med en dato. Se «Oppsett av OnPay » hvis tilkoblingen mangler.

Hvis du bruker Quickpay, Nets Easy, ePay, PensoPay, Flatpay eller Stripe, finnes det ikke en tilsvarende liste. Der bruker du i stedet ordrelisten, som er beskrevet lenger ned.

Slik leser du listen

Hver linje er én reservasjon som fremdeles er åpen hos OnPay. Kolonnene betyr:

• Ordre: referansen som betalingen ble opprettet med. Vanligvis ordrenummeret ditt.
• Dato: når betalingen ble opprettet, med klokkeslett. Jo eldre en linje er, desto mer haster den.
• Beløp: hele det reserverte beløpet, med valuta foran.
• Refunderet: hvor mye som er returnert til kunden.
• Uttatt: hvor mye som allerede er tatt ut. Hvis det står 0,00, er det aldri hentet penger på transaksjonen.
• Korttype: hvilket kort kunden betalte med, slik OnPay oppgir det.
• Status: transaksjonens status hos OnPay. Her er den normalt aktiv, fordi listen kun viser reservasjoner som fremdeles kan heves.
• Transaksjonsnummer: OnPays eget nummer på betalingen. Bruk det når du søker i OnPay eller skriver til kundestøtte.

Valuta vises som DKK, SEK, NOK, GBP, USD eller EUR. Hvis du bruker en annen valuta, står det Ukjent (#208) med valutanummeret i parentes, men beløpet er fortsatt riktig. En tom tabell er gode nyheter: da er det vanligvis ingenting å ta ut.

Slik tar du ut et beløp

1. Finn linjen du vil ta ut.
2. Helt til høyre er det et beløpsfelt. Det er forhåndsutfylt med nøyaktig det som gjenstår å ta ut, altså det reserverte beløpet minus det som allerede er tatt ut og refundert.
3. Hvis du bare vil ta ut en del, skriver du inn et lavere beløp. Du kan ikke skrive inn mer enn det som står der; feltet har en øvre grense.
4. Klikk på «uttak»-knappen. Siden lastes inn på nytt, og listen hentes på nytt fra OnPay.

Hvis hele beløpet er uttatt, forsvinner linjen, fordi reservasjonen da ikke lenger er åpen hos OnPay. Hvis du bare har uttatt en del, forblir den stående med et høyere tall i kolonnen «Uttatt» og et lavere beløp klart i feltet, noe som er praktisk ved delleveranser.

Slik avbestiller du en reservasjon

Hvis bestillingen ikke skal leveres i det hele tatt, er det ingen grunn til å la reservasjonen låse kundens penger. Klikk på «Avbestill» på linjen, og bekreft når du blir spurt «Sikker?». Reservasjonen frigjøres hos OnPay umiddelbart, og dette kan ikke angres. Skal kunden likevel betale, må det opprettes en ny betaling.

Merk forskjellen: «Avbryt» brukes på penger som aldri er trukket. Hvis pengene allerede er trukket, må du i stedet gi refusjon fra selve bestillingen. Se «Hvordan oppretter man en kreditnota?».

Slik unngår du å samle opp en haug

Denne siden er sikkerhetsnettet ditt. Det daglige uttaket hører hjemme i ordrelisten, der du også kan se hva som faktisk er sendt.

• Filtrer etter innløsningsstatus. I ordrelisten finner du filteret «Innløst», der du kan velge «Alle», «Innløst» eller «Ikke innløst». Kombiner «Ikke innløst» med et statusfilter, slik at du bare ser sendte ordrer.
• Trekk inn flere på en gang. Merk av ordrene, klikk på «Økonomi» og velg «Trekk inn pengene» (capture). Ordrene legges i kø og trekkes inn kort tid etter, og handlingen oppdaterer ordrens egen innbetalingsstatus i Shoporama. Menyvalget finnes for ePay, Quickpay, Nets Easy, OnPay og Stripe. Vær oppmerksom på at massehandlingen alltid trekker hele beløpet for ordren, så den kan ikke brukes til å rydde opp etter en delvis utbetaling.
• Automatisk utbetaling. Flere betalingsportaler har innstillingen «Utbetal pengene automatisk når varen sendes eller hentes» på portalens egen side. Denne finnes for Nets Easy, ePay, Quickpay, PensoPay, Flatpay og Stripe, og for PensoPay og Flatpay er dette den eneste måten, siden de ikke har massehandlingen på ordrelisten. OnPay har ikke denne avkryssingsboksen, så med OnPay trekker du inn fra ordrelisten eller fra denne siden.
• Sett opp en fast rutine. Åpne for eksempel listen hver mandag, og rydd opp hvis det står noe der. Det tar vanligvis under fem minutter.

Les mer om den samlede ordrebehandlingen i «Hvordan håndterer jeg ordrene mine?», og om utbetalingene i «Hvor og når får jeg pengene mine?».

Til deg som er teknisk interessert

• Listen hentes direkte fra OnPay hver gang du åpner siden, og alle sider av resultatet hentes. Har du mange åpne reservasjoner, kan det ta et øyeblikk før siden lastes inn, men den er alltid synkronisert med OnPay.
• Beløpsfeltet beregnes som det reserverte beløpet minus det uttatte og det refunderte, og dette er også feltets maksimumsverdi.
• Det gule totalbeløpet i oversikten er et lagret tall som oppdateres i bakgrunnen, og det kan derfor være litt forsinket. Det summerer dessuten beløp i ulike valutaer uten omregning. Ved uoverensstemmelse er listen den riktige.
• Uttak og kansellering herfra skjer direkte mot OnPay. Ordrens egen «Uttatt»-merking i Shoporama settes kun når du tar ut via ordren, for eksempel med massehandlingen «Ta ut pengene» (capture). Skal ordren også vise status som uttatt, må du ta ut fra ordrelisten.

Ofte stilte spørsmål

Jeg finner ikke knappen ved betalingsgatewayen min. Hva skal jeg gjøre?

Knappen vises kun i raden for betalingsgatewayer av typen OnPay. Bruker du for eksempel Quickpay, Nets Easy eller Stripe, er det ingen knapp, og hvis du åpner adressen likevel, blir du sendt tilbake til oversikten. Bruk i stedet filteret «Inndrevet» i ordrelisten.

Hvordan vet jeg om et beløp allerede er trukket?

Se i kolonnen «Inndratt». Hvis tallet er det samme som i «Beløp», er alt trukket, og beløpsfeltet viser alltid bare restbeløpet. På selve bestillingen står det «Inndratt» med dato når pengene er hentet. Står det ingenting, er de ikke trukket ennå.

Skal en reservasjon bokføres som en innbetaling?

Nei. Så lenge beløpet bare er reservert, er det ikke overført penger. De er først på vei til kontoen din når transaksjonen er trukket. Bruk kolonnen «Trukket» når du avstemmer, og avtal bokføringen med revisoren din.

Kan jeg utta mange transaksjoner på én gang?

Ikke her, for du må kunne kontrollere beløpet på hver enkelt linje. Hvis du skal håndtere mange, bruk ordrelisten: filtrer på «Utbetalt», velg «Ikke utbetalt», merk ordrene, og klikk på «Økonomi» og deretter «Utbetal pengene» (capture).

Hva skjer hvis jeg aldri utbetaler?

Reservasjonen utløper etter en viss tid, og pengene frigjøres til kunden. Da har du sendt varen uten å ha mottatt betaling, og må kontakte kunden og be om betaling på nytt. Hvor lenge en reservasjon varer, avhenger av korttype og innløsningsavtale, så ikke vent.

Kan jeg trekke ut mer enn det reserverte beløpet hvis kunden har bestilt ekstra?

Nei. Beløpsfeltet har en øvre grense på det som er igjen av reservasjonen. Hvis kunden skal betale mer, må det opprettes en ny betaling for det ekstra beløpet.

Vi sender ofte bare en del av bestillingen. Kan jeg nøye meg med å trekke for det som er sendt?

Ja. Skriv det lavere beløpet i feltet og klikk på «Trekk». Linjen forblir med beløpet i kolonnen «Trukket», og feltet viser deretter bare resten, som du trekker når restordren sendes.

Listen er tom. Er det noe galt?

Oftest betyr en tom liste bare at det ikke er noe å trekke. Hvis du er i tvil, sjekk på gatewayens side om det står «Koblet til OnPay» med en dato. Mangler forbindelsen, vil listen være tom uansett.

Hvorfor viser det gule beløpet noe annet enn listen?

Det gule beløpet er et lagret totalbeløp som oppdateres i bakgrunnen, mens listen hentes direkte fra OnPay hver gang du åpner siden. Hvis det er forskjell, er listen den riktige. Merket er bare et raskt signal om at det er noe å se på.

Hvis tallene ikke stemmer overens med det du ser hos OnPay, kan du skrive til support@shoporama.dk med ordrenummeret og transaksjonsnummeret fra listen.