Automatisk annullering av obetalda order

Du kan ställa in Shoporama för att automatiskt avbryta beställningar som inte betalas inom ett visst antal minuter. Detta håller din orderlista ren, frigör lagerreservationer och sparar dig manuellt rengöringsarbete.

Så här aktiverar du automatisk annullering

1. Klicka på kugghjulet och gå till Online Shop
2. Välj fliken Ekonomi- och lagersystem
3. Hitta avsnittet Automatisk annullering av order
4. Ange antalet minuter i fältet Antal minuter (minst 30)
5. Klicka på Spara

Om du lämnar fältet tomt kommer inga ordrar att annulleras automatiskt. Du kan alltså tryggt stänga av funktionen igen.

Praktiska exempel

Här följer några typiska värden omräknade till mänsklig tid, så att du enkelt kan se vad du faktiskt skriver i fältet:

• 30 är lika med 30 minuter (minimum). Aggressiv, frigör lager snabbt efter en avbruten kortbetalning.
• 60 är lika med 1 timme. Lämplig för de flesta butiker med kortbetalningar.
• 120 motsvarar 2 timmar. Något längre koppel, t.ex. om MobilePay eller kortbetalningen misslyckas.
• 1440 motsvarar 1 dygn (24 timmar). Lämpligt om du erbjuder banköverföring.
• 4320 motsvarar 3 dagar. Lång sträng, t.ex. för EAN- eller fakturabetalningar.
• 10080 motsvarar 7 dagar (1 vecka). Maximalt tålamod.

Vilka order annulleras?

Den automatiska annulleringen är avsiktligt försiktig. Den berör endast order som tydligt är övergivna och obetalda. Specifikt måste alla dessa villkor uppfyllas innan en order annulleras:

• Ordern har statusen Ny
• Ordern är inte registrerad som betald
• Åtminstone ditt valda antal minuter har gått sedan ordern skapades

Detta innebär att order i andra statusar (t.ex. Pending, Ready for pickup, Shipped eller Completed) inte kommer att påverkas. Detsamma gäller för ordrar som är markerade som betalda, även om statusen fortfarande är Ny. Så funktionen är säker att aktivera, även om du har en blandad orderpipeline.

Vad händer när en order annulleras?

• Orderstatusen ändras automatiskt till Cancelled
• Eventuella lagerreservationer frigörs så att produkterna kan säljas igen
• Ordern raderas inte. Den ligger kvar i din orderlista med statusen Avbeställd.
• Kunden meddelas inte automatiskt. Om du vill informera kunden måste du göra det manuellt.

När är detta användbart?

• Rosa ordrar. Order där kunden påbörjat men aldrig slutfört betalningen, t.ex. på grund av att kortet avvisats.
• Banköverföring. Kunder som gör en beställning men aldrig för över beloppet.
• Faktura och EAN. Obetalda order som ligger och samlar damm utan att något klargörs.
• Övergivna korgar. Utan automatisk annullering förblir lagret reserverat på order som aldrig slutförs.

Vanliga frågor och svar

Jag vill att beställningar ska kunna avbrytas efter 7 dagar. Vad ska jag skriva?

Du ska skriva 10080 eftersom 7 dagar är 7 gånger 24 timmar gånger 60 minuter. Om du bara skriver 7 blir det fel: fältet är i minuter, inte dagar.

Kan jag stänga av funktionen helt och hållet igen?

Ja, det kan du göra. Ta bara bort siffran i fältet så att det blir tomt och klicka på Spara. Då kommer inga ordrar att annulleras automatiskt och du kan städa upp manuellt som tidigare.

Kommer mina skickade eller bearbetade ordrar också att annulleras?

Nej, det gör de inte. Det är bara ordrar med status Ny, som inte samtidigt är registrerade som betalda, som kan påverkas. Så snart du har ändrat status (t.ex. Väntar, Klar för hämtning, Skickad) eller markerat betalningen kommer systemet att hålla sig borta.

Kommer kunden att få ett meddelande när ordern annulleras?

Nej, det kommer de inte. Den automatiska annulleringen skickar inte ett e-postmeddelande eller annat meddelande. Om du vill informera kunden kan du öppna ordern och skicka ett meddelande manuellt eller vänta på att kunden ska svara.

Hur ofta kontrollerar systemet om det finns obetalda ordrar?

Den automatiska annulleringen körs som en schemalagd uppgift med några minuters mellanrum. Därför kan det gå några extra minuter mellan att tidsgränsen överskrids och att ordern faktiskt ändrar status. Detta är helt normalt och inte en bugg.

Hur ser en automatisk annullering ut i kontona?

Ordern finns kvar i historiken med statusen Avbruten. Den ingår inte i dina intäkter eftersom den aldrig betalades och därför inte påverkar moms eller redovisning. Du har fortfarande fullständig dokumentation av vad som hände.

Var hittar jag fältet i admin?

Klicka på kugghjulet högst upp, välj Webbshop och öppna fliken Ekonomi- och lagersystem. Scrolla ner till avsnittet Auto-cancel order. Fältet heter Antal minuter.

Vi har 8 webbutiker. Måste jag ställa in det per butik?

Ja, det behöver du. Inställningen gäller för den enskilda webbutiken, så du kan anpassa den efter typ av kunder, betalningsmetoder och lager per butik. Det är till exempel vettigt att ha 60 i en B2C-butik och 4320 i en B2B-butik med fakturabetalning.

Släpper den också lagret omedelbart på lagersidan?

Ja, det gör den. När ordern ändras till Avbeställd släpps alla reservationer på produkterna och lagret räknas som tillgängligt igen. Detta är särskilt viktigt för populära artiklar med begränsat lager, där en avbruten order annars skulle kunna blockera försäljningen till andra kunder.

Kan jag ångra en automatisk annullering?

Du kan alltid öppna den avbrutna ordern och återställa statusen till Ny. Men om lagerreservationen har släppts under tiden och produkten har sålts till en annan kund, måste du hitta en lösning tillsammans med kunden.

Behöver du hjälp? Skriv till oss på support@shoporama.dk.