Hurtig lagertilgang: læg varer på lager med stregkodescanner

Varumottagningen är ett av de ställen där tiden bara flyger iväg. För varje vara måste du gå in i produktlistan, söka fram varan, klicka på den, hitta lagerfältet, ange antalet och spara. Snabb lagerhantering reducerar detta till tre steg: skanna streckkoden, ange antalet, tryck på Enter.

Vad snabb lagerhantering gör

Sidan hämtar en produkt i taget utifrån varans streckkod och låter dig lägga in ett antal i lagret direkt. Streckkoden kallas GTIN i Shoporama, det vill säga numret som står under strecken på förpackningen, vanligtvis en EAN-13 med 13 siffror. Du behöver varken leta upp produkten i listan eller komma ihåg SKU-nummer.

Så här hittar du sidan

Gå till Lager, Lagerrörelser i menyn till vänster. Högst upp på sidan, precis under raden som visar vad ditt lager är värt, finns ett sökfält med texten ”Sök efter GTIN” och en knapp som heter Hitta och lägg till i lager.

Steg för steg

1. Gå till Lager, Lagerrörelser.
2. Klicka i fältet ”Sök efter GTIN” och skanna varans streckkod. Om du inte har en skanner skriver du in siffrorna.
3. Klicka på ”Sök och lägg till i lager”. Du kommer till en sida med rubriken ”Lägg till varor till” följt av produktens namn, så att du kan se att det är rätt vara.
4. Ange antalet i fältet ”Lägg nedanstående antal i lager”. Fältet är redan markerat, så du kan börja skriva direkt.
5. Om varan har varianter väljer du rätt variant i rullgardinsmenyn ”Variant”.
6. Kontrollera fältet ”Stk. pris utan moms (inköp)”, som är inköpspriset per styck utan moms.
7. Klicka på Lägg till i lager. Du kommer tillbaka till Lagerrörelser, där din nya post står högst upp i tabellen.

Vad du ser på sidan

Vänster sida är inmatningsfältet. Höger sida är din översikt, så att du hinner upptäcka om du har valt fel vara.

• Produktbilden i det högra hörnet är det snabbaste sättet att kontrollera om du har skannat rätt.
• ”Aktuell lagerstatus” visar hur många som finns i lager just nu. För varor med varianter står variantnamnet inom parentes i rubriken, och varje variant får en egen rad som ”M: 346 i lager”.
• ”Restorder” visas för varor utan varianter om lagret har gått i minus. Siffran anger hur många du har kvar att leverera.
• ”Plats” visas om du har angett en placering för produkten, till exempel ett reol eller en hylla.

Streckkoden måste finnas på produkten först

Funktionen fungerar endast om koden är sparad på varan. Öppna produkten under Produkter, fäll ut avsnittet Lagerhantering och skriv in koden i fältet GTIN, där det under står ”Streckkod, t.ex. EAN-13”. Om varan har varianter finns det en GTIN-kolumn i varianttabellen längre ner, så att varje storlek eller färg kan få sin egen kod.

Om du ska lägga in koder på många varor kan du göra det via produktimport. Viktigt: sidan söker endast på GTIN. SKU, sekundär SKU, MPN och produktnamnet ger inga resultat, eftersom streckkoden är den enda koden som fysiskt finns på varan.

Varor med varianter

Om produkten har varianter visas en extra rullgardinsmeny som heter Variant. Registreringen görs på just den variant du väljer. Det finns två situationer, och det är värt att känna till skillnaden:

• Du skannar en variant-streckkod. Om varje storlek har sin egen GTIN hittar Shoporama produkten och väljer automatiskt rätt variant. Då behöver du bara ange antalet.
• Du skannar produktens gemensamma streckkod. Då vet systemet inte vilken variant du har framför dig, och rullgardinsmenyn är inställd på den första i listan. Kom ihåg att välja själv, annars hamnar varorna i fel storlek.

Det är huvudargumentet för att ge varianterna varsin streckkod: på så sätt kan varumottagningen skötas av en person utan produktkunskap. Läs mer om produktprofiler och varianter. Observera att en produkt kan ha en variantaxel, det vill säga storlek eller färg, men inte båda.

Det pris du anger är inköpspriset

Fältet ”Stk. pris utan moms (inköp)” anger vad varan har kostat dig vid inköp per styck utan moms. Det är inte försäljningspriset, och det ändras inte.

• Fältet är förifyllt med produktens inköpspris, så oftast behöver du inte göra någonting.
• Både komma och punkt fungerar som decimaltecken. 39,68 och 39.68 blir samma sak.
• Om du lämnar fältet tomt läggs varorna ändå in i lagret, men de räknas inte med i ditt lagervärde. Däremot räknas de med i det antal som genomsnittspriset fördelas över, vilket gör att värdet per styck blir lägre.
• Priset sparas endast vid själva tillskottet. Produktens fasta anskaffningspris uppdateras därför inte.

Om det fasta anskaffningspriset också ska justeras gör du det på produkten eller via sidan för anskaffningspris. Hur ditt sammanlagda lagervärde beräknas står i Hur beräknas lagervärdet?

Så här använder du en fysisk streckkodsläsare

En vanlig streckkodsläsare fungerar som ett tangentbord. Den matar in siffrorna där markören står, och de flesta skickar automatiskt ett Enter-tecken efteråt. Det behövs varken installation eller konfiguration i Shoporama.

1. Klicka en gång i fältet ”Sök efter GTIN” under Lagerrörelser.
2. Skanna varans streckkod. Om skannern skickar ett Enter-tecken söker sidan automatiskt.
3. Nu står markören redan i antalsfältet. Ange antalet från kassan och tryck på Enter.
4. Du är tillbaka på Lagerrörelser. Klicka i sökfältet igen och skanna nästa vara.

Om skannern krånglar, testa den i ett vanligt textfält. Om den inte skickar ett Enter-tecken trycker du själv. Om felaktiga tecken visas är den vanligtvis inställd på ett annat tangentbordslayout än danskt, och detta ställs in i skannerns egen manual.

När streckkoden inte hittas

Om koden inte finns visas en sida med namnet Inga resultat med ett nytt sökfält, så att du kan försöka igen. Varken något läggs till i lagret eller någon produkt skapas. De vanligaste orsakerna är:

• Det har ännu inte angetts något GTIN-nummer för produkten.
• Koden har sparats med ett mellanslag, ett bindestreck eller ett extra tecken. Den måste anges exakt så som skannern läser den.
• Du skannar en variantstreckkod som inte är sparad i GTIN-kolumnen för varianten.
• Varan ligger i papperskorgen. Raderade produkter hittas inte.
• Du skannar en kod på ytterförpackningen, till exempel en 14-siffrig kolli-kod, istället för varans egen EAN-13.

Vad som händer automatiskt

• Varan kan återgå till online-status. Om produkten har funktionen ”Online när den finns i lager igen” aktiverad blir den synlig i webbutiken i samma ögonblick som lagerstatusen blir positiv.
• Kunder på väntelistan får ett meddelande. Om kunder har anmält sig för att få ett e-postmeddelande när varan finns i lager igen, skickas det ut. Se e-postmeddelanden när varor kommer in i lager igen.
• Delat lager synkroniseras. Om du driver flera butiker med samma lager får även de andra butikerna tillgång till varan.
• Lagervärdet uppdateras. Siffran beräknas under natten, så att ditt nya tillskott räknas med dagen efter.

Vad sidan medvetet inte gör

• Lagerplats. Varorna placeras generellt i lagret, inte på en namngiven lagerplats. Om de ska placeras använder du istället ”Lägg i lager” på produktsidan, där du kan ange ett antal per lagerplats. Du kan också ändra platsen i efterhand under ”Redigera” på själva bokföringsposten.
• Batch- och partinummer. Tillskottet tilldelas inget batchnummer. Om du använder batchhantering med utgångsdatum måste varumottagningen ske via produktens egen lagersida.
• Masshantering. En produkt i taget hanteras. Om du behöver uppdatera hundratals varunummer går det betydligt snabbare att uppdatera lagret med en CSV-fil eller genom att ladda upp leverantörsföljesedlar.

Vad det är värt

Om en manuell lageruppdatering tar 40 sekunder per artikelnummer och en skanning tar 5 sekunder, sparar du 35 sekunder per artikel. Om du tar emot 60 artikelnummer per vecka blir det drygt 30 timmar per år. Dessutom blir det färre fel, eftersom varan identifieras utifrån koden på förpackningen och inte utifrån två artikelnummer som är så lika att de lätt kan förväxlas.

För dig som är tekniskt intresserad

• Streckkoden kan finnas på två ställen: på produkten som helhet och på varje enskild variant. Sökningen försöker först på produktnivå och faller sedan tillbaka till variantnivå.
• Om två produkter av misstag har fått samma GTIN-nummer hittas endast den ena. Rensa bort dubbletter om du använder streckkoder aktivt.
• Antalsfältet accepterar negativa tal. Om du skriver -3 dras tre stycken från lagret. Det är ett snabbt sätt att rätta till en felaktig leverans.
• Om du har inaktiverat ”Använd lagerhantering med posteringar” längst ner på Lagerrörelser läggs antalet till en befintlig lagerrad istället för att sparas som en separat postering. Då bevaras inte anskaffningskostnaden från tillskottet.

Vanliga frågor

Vilken streckkodsläsare ska jag köpa?

Det finns ingen specifik modell. Vilken handskanner som helst som skickar tecknen som om de hade knutits in på ett tangentbord fungerar, och det gör i stort sett alla USB- och Bluetooth-skannrar. Se till att den har dansk tangentbordslayout och att den skickar ett Enter efter koden.

Jag har inga streckkoder på mina varor. Kan jag använda det ändå?

Inte som det är nu. Sidan söker uteslutande på GTIN, så utan en kod på produkten hittar den ingenting. Om du inte använder streckkoder alls är det enklare att uppdatera lagret direkt på produkten eller via en CSV-fil.

Jag har angett fel antal. Vad gör jag?

Antingen skannar du varan igen och anger antalet med ett minus framför, så att det jämnas ut, eller så går du till Lagerrörelser, letar upp posten och klickar på ”Redigera”. Där kan du korrigera antal och inköpspris eller radera posten.

Måste jag ange inköpspriset varje gång?

Nej. Fältet är redan ifyllt med produktens inköpspris, så du kan låta det stå. Du behöver bara ändra det om leverantören har ändrat priset. Kom ihåg att priset ska vara exklusive moms och att varor som läggs in i lagret utan inköpspris inte räknas med i lagervärdet.

Kan jag se vem som har lagt in varorna i lagret?

Lagerrörelser visar vara, rörelse, anskaffningspris, försäljningspris, tidpunkt och placering, samt ett ordernummer om rörelsen härrör från en försäljning. Den visar inte vilken användare som gjorde bokföringen, så vid revision måste dokumentationen finnas i följesedlarna.

Vi använder lagerplatser. Var hamnar då varorna?

De läggs in i lagret utan lagringsplats och hamnar därför i kolumnen ”Utan lagringsplats” i lageröversikten. Om de ska placeras på en specifik lagerplats tar du emot varorna via ”Lägg i lager” på produktsidan, där det finns ett fält per lagerplats. Annars korrigerar du lagerplatsen i efterhand under ”Redigera” på bokföringen.

Vi tar emot 300 artikelnummer åt gången. Är skanning fortfarande rätt metod?

Nej, inte för den typen av leveranser. Vid stora leveranser går det mycket snabbare att använda en CSV-fil eller ladda upp leverantörens följesedel, eftersom hela filen behandlas på en gång. Skanning är mest lämpligt vid löpande mottagningar, restorder, returvaror och inventering.

Kommer varan automatiskt online igen när jag skannar in den?

Endast om funktionen ”Online när i lager igen” är aktiverad under Lagerhantering. Om så är fallet blir varan synlig i webbutiken i samma sekund som lagerstatusen blir positiv, och de kunder som har skrivit upp sig på väntelistan får ett meddelande.

Kan jag använda sidan utan en skanner?

Ja. Fältet är ett helt vanligt textfält, så du kan skriva in siffrorna från streckkoden och trycka på Enter. Det går fortfarande snabbare än att leta fram varan i produktlistan.

Om du fastnar eller om en kod inte fungerar som förväntat, skriv till support@shoporama.dk och ange streckkoden samt varans namn.