Transaktioner som inte har tagits ut: hitta betalningar som du inte har tagit ut

Du har packat beställningen, skickat iväg den och sett att betalningen gått igenom i kassan. Ändå kanske pengarna aldrig har kommit in på ditt konto. Orsaken är nästan alltid densamma: betalningen godkändes, men debiterades aldrig. Sidan ”Icke-debiterade transaktioner” visar dig exakt vilka betalningar som fortfarande väntar och låter dig debitera eller avbryta dem direkt.

Godkännande och debitering: två steg, inte ett

När en kund betalar med betalkort sker två separata saker, och det är just där pengarna kan fastna.

• Auktorisering, även kallad reservation: kundens bank kontrollerar att det finns täckning och reserverar beloppet. Pengarna lämnar inte kundens konto ännu, de är bara låsta.
• Uttag, på engelska ”capture”: du begär aktivt att det reserverade beloppet ska betalas ut. Först nu flyttas pengarna från kunden till din inlösare och vidare till ditt bankkonto.

Tänk på det som en bordsbokning: bokningen säkrar bordet, men restaurangen får inga pengar förrän gästen har ätit och betalat. Stegen är åtskilda av hänsyn till konsumenterna, eftersom du i princip först får dra pengarna när varan har skickats. Problemet uppstår endast om det andra steget aldrig genomförs.

Varför det kostar riktiga pengar att glömma att dra pengarna

En icke-uttagen transaktion är en beställning som du har packat, betalat frakt för och skickat iväg utan att få betalt för den.

• Reservationer löper ut. En auktorisering gäller inte för evigt. Efter en viss tid, som beror på korttyp och ditt inlösenavtal, upphör den att gälla och pengarna frigörs till kunden. Därefter kan du inte ta ut dem och du måste be kunden betala på nytt.
• Bokföringen stämmer inte. Butiken visar försäljningen, men banken visar inte pengarna. Det uppstår en skillnad som måste redas ut och förklaras, oftast precis när revisorn frågar.
• Kundens pengar är spärrade. Så länge reserveringen kvarstår kan kunden inte använda beloppet, vilket leder till förfrågningar i din inkorg.
• Det blir snabbt stora belopp. Tio förbisedda beställningar à 800 kronor är 8 000 kronor som du har förlorat, och under en hektisk högsäsong är tio beställningar ingenting.

Så här hittar du sidan i Shoporama

1. Gå till Butik, Integrationer, Betalningsgateways i menyn.
2. Leta reda på raden med din OnPay-gateway.
3. Till höger i raden, precis före redigeringsikonen, finns en liten knapp med en överkorsad pengasymbol. Om du håller muspekaren över den står det ”Outtagna transaktioner”. Klicka på den.

Om det finns ett utestående belopp visas dessutom en gul etikett med beloppet bredvid knappen. Siffran är ett lagrat totalbelopp som uppdateras i bakgrunden flera gånger i timmen. Det är en snabb indikation, inte ett exakt värde: etiketten saknas för vissa butiker, och om du har försäljning i flera valutor läggs beloppen ihop utan omräkning. Öppna listan när du vill veta vad som faktiskt är utestående.

Vilka betalningsgateways fungerar sidan med?

Sidan är byggd för OnPay, och endast OnPay. Knappen visas endast i raden för OnPay-gateways, och om du öppnar adressen för en annan typ av gateway skickas du tillbaka till översikten. Listan hämtas nämligen direkt från ditt OnPay-konto via den anslutning som du godkände vid inställningen. Om betalningsgatewayen inte är ansluten är listan tom, och på gatewayens egen sida kan du se om det står ”Ansluten till OnPay” med ett datum. Se Inställning av OnPay om anslutningen saknas.

Om du använder Quickpay, Nets Easy, ePay, PensoPay, Flatpay eller Stripe finns det ingen motsvarande lista. Där använder du istället orderlistan, som beskrivs längre ner.

Så här läser du listan

Varje rad motsvarar en reservation som fortfarande är öppen hos OnPay. Kolumnerna betyder:

• Order: det referensnummer som betalningen skapades med. Vanligtvis ditt ordernummer.
• Datum: när betalningen skapades, med klockslag. Ju äldre en rad är, desto brådskande är den.
• Belopp: hela det reserverade beloppet, med valuta framför.
• Återbetalat: hur mycket som har återbetalats till kunden.
• Uttaget: hur mycket som redan har tagits ut. Om det står 0,00 har inga pengar någonsin tagits ut från transaktionen.
• Korttyp: vilket kort kunden betalade med, enligt OnPays uppgifter.
• Status: transaktionens status hos OnPay. Här är den normalt aktiv, eftersom listan endast visar reserveringar som fortfarande kan tas ut.
• Transaktionsnummer: OnPays eget nummer för betalningen. Använd det när du söker i OnPay eller skriver till supporten.

Valuta visas som DKK, SEK, NOK, GBP, USD eller EUR. Om du använder en annan valuta står det Okänt (#208) med valutans nummer inom parentes, men beloppet är fortfarande korrekt. En tom tabell är goda nyheter: då finns det normalt inget att ta ut.

Så här tar du ut ett belopp

1. Hitta raden för det belopp du vill ta ut.
2. Längst till höger finns ett beloppsfält. Det är i förväg ifyllt med exakt det belopp som återstår att ta ut, det vill säga det reserverade beloppet minus det som redan har tagits ut och återbetalats.
3. Om du bara vill ta ut en del anger du ett lägre belopp. Du kan inte ange ett högre belopp än det som står där, fältet har en övre gräns.
4. Klicka på knappen ”Ta ut”. Sidan laddas om och listan hämtas på nytt från OnPay.

Om hela beloppet har tagits ut försvinner raden, eftersom reserveringen då inte längre är öppen hos OnPay. Om du bara tog ut en del kvarstår den med ett högre tal i kolumnen ”Uttaget” och ett lägre belopp klart i fältet, vilket är praktiskt vid delleveranser.

Så här avbokar du en reservation

Om beställningen inte ska levereras alls finns det ingen anledning att låta reserveringen låsa kundens pengar. Klicka på ”Avbryt” på raden och bekräfta när du blir tillfrågad ”Säker?”. Reserveringen frigörs omedelbart hos OnPay och kan inte ångras. Om kunden ändå ska betala måste en ny betalning skapas.

Observera skillnaden: ”Avbryt” används för pengar som aldrig har dragits. Om pengarna redan har dragits måste du istället göra en återbetalning från själva beställningen. Se ”Hur skapar man en kreditnota?”.

Så här undviker du att det blir en hög

Den här sidan är ditt säkerhetsnät. Det dagliga uttaget hör hemma i orderlistan, där du också kan se vad som faktiskt har skickats.

• Filtrera efter uttagstatus. I orderlistan finns filtret ”Uttaget”, där du kan välja ”Alla”, ”Uttaget” eller ”Ej uttaget”. Kombinera ”Ej uttaget ” med ett statusfilter så att du endast ser skickade order.
• Hämta ut flera samtidigt. Markera beställningarna, klicka på Ekonomi och välj Hämta ut pengarna (capture). Beställningarna läggs i kö och hämtas ut kort därefter, och åtgärden uppdaterar beställningens egen uttagsstatus i Shoporama. Menyalternativet finns för ePay, Quickpay, Nets Easy, OnPay och Stripe. Observera att massåtgärden alltid drar hela orderbeloppet, så den kan inte användas för att rensa upp efter en partiell utbetalning.
• Automatisk uttag. Flera betalningsgateways har inställningen ”Ta ut pengarna automatiskt när varan skickas eller hämtas” på gatewayens egen sida. Den finns för Nets Easy, ePay, Quickpay, PensoPay, Flatpay och Stripe, och för PensoPay och Flatpay är det det enda sättet eftersom de inte har massåtgärden i orderlistan. OnPay har inte den kryssrutan, så med OnPay drar du in beloppet från orderlistan eller från den här sidan.
• Skapa en fast rutin. Öppna listan till exempel varje måndag och rensa upp om det finns något kvar. Det tar vanligtvis mindre än fem minuter.

Läs mer om det samlade orderflödet i ”Hur hanterar jag mina order?” och om utbetalningarna i ”Var och när får jag mina pengar?”.

För dig som är tekniskt intresserad

• Listan hämtas i realtid från OnPay varje gång du öppnar sidan, och alla sidor av resultatet hämtas. Om du har många öppna bokningar kan det ta en stund för sidan att laddas, men den är alltid synkroniserad med OnPay.
• Beloppsfältet beräknas som det reserverade beloppet minus det uttagna och det återbetalda, och det är också fältets maximala värde.
• Det gula totalbeloppet i översikten är ett lagrat värde som uppdateras i bakgrunden och kan därför ligga något efter. Det summerar dessutom belopp i olika valutor utan omräkning. Vid oenighet är listan den korrekta.
• Uttag och annullering härifrån sker direkt mot OnPay. Orderns egen ”Uttagen”-markering i Shoporama sätts endast när du gör ett uttag via ordern, till exempel med massåtgärden ”Ta ut pengarna” (capture). Om ordern också ska visa statusen ”uttagen”, gör uttaget från orderlistan.

Vanliga frågor

Jag hittar inte knappen vid min betalningsgateway. Vad ska jag göra?

Knappen visas endast i raden för betalningsgateways av typen OnPay. Om du till exempel använder Quickpay, Nets Easy eller Stripe finns det ingen knapp, och om du ändå öppnar adressen hamnar du tillbaka på översikten. Använd istället filtret ”Uttaget” i orderlistan.

Hur vet jag om ett belopp redan har dragits?

Titta i kolumnen ”Uttaget”. Om siffran är densamma som i ”Belopp” har hela beloppet dragits, och beloppsfältet visar alltid bara resten. På själva beställningen står det ”Uttaget” med datum när pengarna har hämtats. Om det inte står något har de inte dragits ännu.

Ska en reservation bokföras som en inbetalning?

Nej. Så länge beloppet endast är reserverat har inga pengar flyttats. De är först på väg till ditt konto när transaktionen har dragits. Använd kolumnen ”Uttaget” när du stämmer av, och samordna bokföringen med din revisor.

Kan jag ta ut flera transaktioner på en gång?

Inte här, eftersom du måste kunna styra beloppet på varje enskild rad. Om du ska hantera många, använd orderlistan: filtrera på ”Uttaget”, välj ”Ej uttaget”, markera orderna och klicka på ”Ekonomi” och sedan på ”Ta ut pengarna” (capture).

Vad händer om jag aldrig tar ut pengarna?

Reservationen löper ut efter en viss tid och pengarna frigörs till kunden. Då har du skickat varan utan att ha fått betalt och måste kontakta kunden och be om betalning igen. Hur länge en reservation gäller beror på korttyp och inlösningsavtal, så vänta inte.

Kan jag ta ut mer än det reserverade beloppet om kunden har beställt extra?

Nej. Beloppsfältet har ett tak som motsvarar det som återstår av reserveringen. Om kunden ska betala mer måste en ny betalning skapas för det extra beloppet.

Vi skickar ofta bara en del av beställningen. Kan jag nöja mig med att dra endast det som har skickats?

Ja. Ange det lägre beloppet i fältet och klicka på ”Dra av”. Raden finns kvar med beloppet i kolumnen ”Draget av”, och fältet visar därefter endast resten, som du drar av när restordern skickas.

Listan är tom. Är det något fel?

Oftast betyder en tom lista bara att det inte finns något att dra. Om du är osäker, kolla på gatewayens sida om det står ”Ansluten till OnPay” med ett datum. Om anslutningen saknas är listan tom oavsett vad.

Varför visar det gula beloppet något annat än listan?

Det gula beloppet är ett lagrat totalbelopp som uppdateras i bakgrunden, medan listan hämtas i realtid från OnPay varje gång du öppnar sidan. Om det finns en skillnad är listan den korrekta. Etiketten är bara en snabb indikation på att det finns något att kontrollera.

Om siffrorna inte stämmer överens med vad du ser hos OnPay, skriv till support@shoporama.dk med ordernumret och transaktionsnumret från listan.