Orderflöde och automatiska e-postmeddelanden

Den här artikeln ger dig en fullständig översikt över vad som händer från det att en kund klickar på ”Beställ” till dess att beställningen har levererats – och vilka automatiska e-postmeddelanden som skickas under processen.

Övergripande orderflöde

När en kund genomför ett köp i din webbshop sker följande:

1. Godkännande av beställning — Kunden granskar sin varukorg och bekräftar beställningen
2. Betalning — Kunden skickas vidare till betalningsgatewayen (t.ex. QuickPay, Stripe eller Pensopay) för att genomföra betalningen
3. Bekräftelse — När betalningen är genomförd skickas kunden till en tack-sida och får en orderbekräftelse via e-post
4. Bearbetning — Du bearbetar beställningen i adminpanelen och skickar varorna
5. Leverans — När beställningen markeras som skickad får kunden ett leveransmeddelande via e-post

När skickas orderbekräftelsen?

Orderbekräftelsen (fakturamejlet) skickas automatiskt, men tidpunkten beror på betalningsmetoden:

Kortbetalning (QuickPay, Stripe, Pensopay m.fl.)

Vid kortbetalning skickas orderbekräftelsen först när betalningen har bekräftats av betalningsgatewayen. Flödet är följande:

1. Kunden genomför betalningen hos betalningsgatewayen
2. Betalningsgatewayen skickar en bekräftelse tillbaka till Shoporama
3. Beställningen markeras som betald
4. Orderbekräftelsen skickas till kunden

Betalningsgateway av typen ”Annat”

Du kan skapa betalningsmetoder av typen ”Annat” för betalningssätt som hanteras utanför den vanliga onlinebetalningen. Det kan t.ex. vara:

• Banköverföring
• Kontant vid avhämtning
• Fakturabetalning
• MobilePay (manuellt)

När en kund väljer en betalningsmetod av typen ”Annat” hoppas den vanliga betalningsgatewayen över. Orderbekräftelsen skickas omedelbart efter att beställningen har skapats, och kunden skickas direkt till tack-sidan.

Inställningen ”Markera automatiskt nya beställningar som betalda” avgör om beställningen markeras som betald:

• Aktiverad — Beställningen markeras som betald omedelbart. Använd detta för betalningsmetoder där betalningen sker vid leverans (t.ex. kontant vid avhämtning)
• Avaktiverad — Beställningen förblir obetald i admin. Du måste själv markera den som betald när betalningen har mottagits (t.ex. banköverföring)

EAN-beställningar (offentliga inköp)

Om en kund anger ett EAN-nummer vid kassan hanteras beställningen på ett annat sätt. EAN används av offentliga institutioner och företag som betalar via det elektroniska faktureringssystemet (e-faktura).

Vid EAN-beställningar:

• Skickas orderbekräftelsen omedelbart – oavsett vilken betalningsgateway du använder
• Kunden skickas inte vidare till betalningsgatewayen — betalningsflödet hoppas över helt
• Beställningen kommer att visas som obetald i admin, eftersom betalningen sker separat via EAN-faktureringssystemet
• Du måste själv se till att betalningen mottas via EAN

Beställningar på 0 kr.

Om beställningen har ett totalbelopp på 0 kr. (t.ex. vid 100 % rabattkod) hoppas betalningsgatewayen över. Beställningen markeras automatiskt som betald och orderbekräftelsen skickas omedelbart.

Tacksidan vs. orderbekräftelse

Det är viktigt att skilja mellan tack-sidan och orderbekräftelsen:

• Tacksidan — Den sida som kunden ser i webbläsaren efter utcheckningen. Den visas alltid, även om betalningen ännu inte har bekräftats. Tacksidan är ingen garanti för att betalningen har gått igenom
• Orderbekräftelsen — Det e-postmeddelande som kunden får. Vid kortbetalning skickas detta först när betalningen har bekräftats av betalningsgatewayen

Översikt över automatiska e-postmeddelanden

Här följer en översikt över alla automatiska e-postmeddelanden relaterade till beställningar:

E-postmeddelandet ”Beställning skickad” är kopplat till statusändringen till ”Skickad”. Om du skickar beställningen i flera paket med delleverans skickas det istället en gång per paket, allteftersom paketen skickas iväg, och beställningen ändras först till ”Skickad” när det sista paketet har skickats. Fakturanummer, debitering av betalningen och överföring till bokföringsprogrammet sker därför också först då, och fortfarande endast en gång.

Betalningspåminnelse

Om en kund skapar en beställning men inte genomför betalningen kan Shoporama automatiskt skicka ett påminnelsemejl. Du kan konfigurera detta under Inställningar → Mejl:

• Väntetid — Antal timmar efter att beställningen har skapats innan påminnelsen skickas
• Endast nya beställningar — Påminnelsen skickas endast till beställningar med statusen ”Ny” som är obetalda
• Max. 7 dagar — Påminnelser skickas inte till beställningar som är äldre än 7 dagar

Anpassning av e-postmeddelanden

Du kan anpassa dina automatiska e-postmeddelanden på två sätt:

• Administratörsinställningar — Under Inställningar → E-post kan du ändra ämnesrader, avsändarnamn och inledande text utan att redigera temats filer
• Temamallar — För mer avancerad anpassning kan du redigera e-postmallarna i ditt tema under templates/mails/. Se artikeln E-postmallar i ditt tema för mer information

Felsökning

Kunden har inte fått någon orderbekräftelse

Om en kund inte har fått orderbekräftelsen kan det bero på:

• Betalningen gick inte igenom — Kontrollera om beställningen är markerad som betald i admin. Om inte har orderbekräftelsen ännu inte skickats
• Spamfilter — Be kunden att kontrollera sin skräppostmapp
• Felaktig e-postadress — Kontrollera att kundens e-postadress är korrekt i beställningen

Kunden har fått orderbekräftelsen, men beställningen är obetald

Detta kan inträffa i följande situationer:

• EAN-beställning — Beställningen har ett EAN-nummer och betalas via det offentliga faktureringssystemet. Orderbekräftelsen skickas omedelbart, men betalningen hanteras separat
• Betalningsmetod ”Annat” utan automatisk betalning — Beställningen använder en betalningsmetod som banköverföring, där kunden själv måste överföra beloppet. Orderbekräftelsen skickas som kvitto, men betalningen har ännu inte mottagits
• Avbeställd efter betalning — Beställningen kan ha avbeställts efter att betalningen gått igenom, t.ex. om betalningen återfördes

Har du frågor om orderflödet eller dina automatiska e-postmeddelanden? Kontakta oss på support@shoporama.dk.