Omvänd skattskyldighet och VIES-validering: sälj utan moms till företag inom EU

Om du säljer till företag i andra EU-länder måste du i många fall sälja utan moms. Detta kallas ”reverse charge” eller omvänd betalningsskyldighet. Reglerna är enkla när man väl känner till dem, men det finns en fallgrop: om du drar av momsen på grundval av ett momsnummer som visar sig vara ogiltigt kan du själv bli skyldig att betala momsen. Den här artikeln förklarar hur Shoporama hjälper dig att göra det korrekt och säkert genom att automatiskt kontrollera momsregistreringsnumren mot EU:s officiella register.

Vad är omvänd skattskyldighet?

När du säljer en vara eller tjänst till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land är huvudregeln att du inte lägger på dansk moms. Istället är det köparen som själv redovisar momsen i sitt eget land enligt de lokala skattesatserna. Det är vad man menar med omvänd betalningsskyldighet: skyldigheten att betala momsen har vänts om, så att den ligger hos köparen istället för hos säljaren.

För dig som butiksägare innebär det att du skickar en faktura utan moms och att det tydligt framgår att transaktionen omfattas av omvänd skattskyldighet. Förutsättningen är att köparen faktiskt är ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land. Om köparen är en privatperson eller om företaget inte är giltigt momsregistrerat ska du sälja med vanlig moms som vanligt.

Inhemsk försäljning och försäljning till länder utanför EU påverkas inte av omvänd skattskyldighet. Om du säljer till ett danskt företag eller en kund utanför EU påverkar denna funktion inte din normala momsbehandling.

Varför det är viktigt att verifiera momsregistreringsnumret

Ett momsregistreringsnummer är ditt bevis på att köparen är ett momsregistrerat företag och därmed din rätt att sälja utan moms. Problemet uppstår om numret är felaktigt angivet, har gått ut eller inte finns alls. Om du har sålt utan moms till ett ogiltigt nummer är det du som står kvar med ansvaret, och du kan bli ålagd att betala momsen i efterhand.

Därför rekommenderar EU att du kontrollerar momsregistreringsnumren mot VIES, som står för VAT Information Exchange System. Det är EU:s officiella register där du kan kontrollera om ett momsregistreringsnummer är giltigt och aktivt. Shoporama kan göra denna kontroll automatiskt åt dig, så att du slipper kontrollera numren manuellt.

Så här fungerar VIES-validering i Shoporama

Funktionen är en inställning som du aktiverar per butik. Den heter ”Validera momsnummer mot VIES” och finns i butikens inställningar. När den är aktiverad sker följande:

1. Kunden anger sitt momsnummer, t.ex. i kassan, vid skapandet av ett konto eller i sin profil.
2. Shoporama söker automatiskt upp numret i EU:s VIES-register och sparar resultatet för kunden.
3. Om numret är giltigt och bekräftat tas momsen bort och transaktionen behandlas som omvänd skattskyldighet.
4. Om numret är ogiltigt eller inte bekräftat sker försäljningen med vanlig moms.

Den viktiga principen är att momsen endast tas bort vid ett giltigt, bekräftat nummer. Det skyddar dig: du kommer aldrig att underlåta att ta ut moms på ett ogiltigt momsnummer, där du själv skulle vara skyldig att betala momsen. Hellre en korrekt faktura med moms än en felaktig faktura utan.

Själva uppslaget sker när kunden anger numret eller när du som butiksägare redigerar kunduppgifterna i admin. Det görs aldrig en realtidssökning mot VIES mitt i en prisberäkning, eftersom det skulle göra kassan långsam och beroende av att EU:s tjänst svarar omedelbart. Istället sparas det validerade resultatet, så att prisberäkningen alltid går snabbt.

Så här ser det ut i admin

På kundens sida i admin ser du en tydlig markering bredvid momsnumret. En grön markering betyder att numret är giltigt enligt VIES, och du ser samtidigt det företagsnamn som VIES returnerar för numret. En röd markering betyder att numret är ogiltigt. På så sätt kan du med en enkel blick se om en företagskund är korrekt momsregistrerad, utan att själv behöva logga in på ett externt register.

På själva ordern anges omvänd betalningsskyldighet tillsammans med köparens momsregistreringsnummer. Det innebär att dokumentationen som visar varför transaktionen har genomförts utan moms medföljer ordern, så att allt är i ordning om du senare behöver visa upp den vid ett revisorsbesök eller en kontroll.

Om VIES tillfälligt är nere

EU:s VIES-tjänst är stabil, men i sällsynta fall kan den vara tillfälligt otillgänglig. Om detta inträffar kan numret inte bekräftas just då, och Shoporama väljer den säkra lösningen: försäljningen sker med moms tills numret har bekräftats. En bakgrundsprocess försöker automatiskt igen senare, så ett nummer som inte kunde valideras på grund av driftstopp kontrolleras på nytt så snart tjänsten är tillbaka. Du behöver alltså inte göra något själv.

Vad händer om jag inte aktiverar funktionen?

Om inställningen är avstängd fungerar det precis som tidigare i din webbutik. Ett angivet momsnummer betraktas som giltigt precis som tidigare, och momsen dras av utifrån numret utan att en VIES-kontroll görs. Du väljer alltså själv om du vill utnyttja det extra säkerhetsskiktet. Vi rekommenderar att du aktiverar valideringen om du säljer till företag i andra EU-länder, just för att det eliminerar risken att sälja utan moms till ett ogiltigt nummer.

Lycka till med din B2B-försäljning

VIES-validering är en del av Shoporamas samlade verktyg för försäljning mellan företag. Vill du läsa mer om att sälja till företag kan du fördjupa dig i möjligheterna på sidan om B2B-webbshop, och om du just har börjat kan du följa guiden Kom igång med B2B.

Observera att den här artikeln beskriver den allmänna principen bakom omvänd skattskyldighet och hur Shoporama stöder detta. Den utgör inte skatte- eller momsrådgivning. Om du är osäker på reglerna för just din situation, kontakta din revisor eller bokförare.

Vanliga frågor

Hur ser jag i bokföringen att en order har sålts utan moms?

På ordern anges omvänd betalningsskyldighet tillsammans med köparens momsregistreringsnummer, och momsbeloppet är noll. Du har därmed dokumentationen för varför ingen moms har debiterats direkt på ordern, vilket underlättar bokföringen och en eventuell kontroll.

Vad händer om jag får besök av en revisor och en kund hade ett felaktigt nummer?

Med VIES-validering aktiverad tas momsen endast bort vid ett giltigt, bekräftat nummer. Om ett nummer var ogiltigt såldes varan med vanlig moms, så du står inte med en transaktion där momsen felaktigt har utelämnats. Det är just där säkerheten ligger.

Jag säljer till kunder i flera EU-länder. Validerar Shoporama nummer från alla länder?

Ja. VIES täcker alla EU-medlemsländer, och Shoporama identifierar landskoden i momsnumret eller använder kundens land. Inhemska transaktioner och försäljning till länder utanför EU påverkas inte, eftersom omvänd skattskyldighet endast gäller företagsförsäljning över EU-gränserna.

Jag är inte så tekniskt kunnig. Måste jag göra något själv varje gång en kund handlar?

Nej. När du har aktiverat inställningen en gång sker det automatiskt. Kunden anger sitt momsregistreringsnummer, Shoporama kontrollerar det och momsen hanteras korrekt av sig själv. Du kan se resultatet som en grön eller röd markering på kundens sida i admin.

Hur ser jag vilket företag som står bakom ett momsregistreringsnummer?

På kundens sida i admin visar den gröna markeringen det företagsnamn som VIES returnerar för numret. Det är ett snabbt sätt att bekräfta att numret tillhör det företag som du tror att du handlar med.

Vad händer om EU:s tjänst är nere just när en kund vill handla?

Då kan numret inte bekräftas just nu, och försäljningen sker med moms tills vidare. En bakgrundsprocess försöker automatiskt igen senare, så att numret valideras så snart VIES är tillbaka. Kunden kan alltså fortfarande genomföra köpet, bara med moms, tills numret har bekräftats.

Kommer detta att påverka mina befintliga kunder eller min hittillsvarande försäljning?

Om du låter inställningen vara avstängd förblir allt oförändrat. Om du aktiverar den gäller valideringen framöver när nummer matas in eller redigeras. Inhemsk försäljning och försäljning utanför EU påverkas inte oavsett vad.

Bromsar uppslaget i kassan när det är mycket att göra på lagret?

Nej. Själva VIES-sökningen sker när numret matas in, inte mitt i prisberäkningen. Resultatet sparas för kunden, så att kassan och prisvisningen förblir snabba, även under hektiska perioder med många beställningar.