Firma-konti med flere brugere og roller

Sælger du til virksomheder, oplever du tit, at flere personer fra det samme firma handler hos dig. Indkøberen bestiller, en kollega supplerer, og bogholderen vil have det hele på den samme virksomhed med korrekt CVR og adresse. Med firma-konti i Shoporama kan flere brugere ligge under ét firma og dele firmaets identitet, priser, og betingelser. Denne artikel forklarer, hvordan firma-konti virker, og hvordan du opsætter dem.

Firma-konti bygger ovenpå Shoporamas øvrige B2B-funktioner. Er du ny i B2B-salg, så start med Kom i gang med B2B og læs mere om dine muligheder på siden B2B webshop.

Hvad er en firma-konto?

En firma-konto samler flere brugere under det samme firma. I stedet for at hver indkøber har sin egen løse kundeprofil, hører de alle til ét firma og deler firmaets oplysninger og betingelser. Hver bruger har en rolle, der bestemmer, hvad vedkommende må:

• Firma-administrator kan administrere firmaets brugere, altså tilføje kolleger, ændre roller, og fjerne brugere.
• Medlem kan handle på firmaets konto og arver firmaets oplysninger, priser, og betingelser, men kan ikke administrere de andre brugere.

To slags administratorer: butiksejer og firma-administrator

Det er vigtigt at holde to roller adskilt, fordi de arbejder to forskellige steder:

• Dig som butiksejer arbejder i Shoporamas admin. Det er her, du opretter firmaer, tildeler kundegrupper, og tilføjer de første brugere.
• Firma-administratoren er kundens egen administrator. Vedkommende arbejder ikke i admin, men inde i din butik under Mit firma, og kan selv tilføje og fjerne kolleger samt ændre deres roller.

Det betyder, at virksomheden i høj grad kan administrere sig selv, så du slipper for at oprette og rette i firmaets brugere manuelt, hver gang der kommer en ny medarbejder, eller en gammel stopper.

Firmaets identitet arves af medlemmerne

Når en bruger hører til et firma, arver vedkommende automatisk firmaets stamoplysninger. Det vil sige:

• Firmanavn
• CVR-nummer, der valideres mod EU's VIES-tjeneste, så momsnummeret er gyldigt
• EAN-nummer til offentlige indkøb og fakturering
• Adresse

Det smarte er, at medlemmerne ikke selv skal udfylde CVR eller de øvrige firmaoplysninger. De udfyldes ét sted på firmaet og bruges for alle. Når et medlem afgiver en ordre, bærer ordren firmaets oplysninger, så du får korrekt firmanavn, CVR, EAN, og adresse på hver eneste bestilling uanset, hvem i firmaet der bestilte.

Priser arves fra firmaets kundegruppe

Et firma kan tildeles en kundegruppe. Kundegruppen styrer de priser, rabatter, og betingelser, som firmaet handler til. Pris-arven fungerer sådan her:

• Et medlem uden egen kundegruppe arver firmaets gruppe og får dermed firmaets priser, rabatter, og betingelser.
• Har et medlem sin egen kundegruppe, vinder medlemmets egen gruppe over firmaets.

På den måde kan du give en hel virksomhed de samme aftalepriser ved blot at sætte firmaets kundegruppe ét sted, samtidig med at du stadig kan give en enkelt person en særlig aftale, hvis det er nødvendigt.

Sådan opretter du et firma i admin

Du opretter og styrer firmaer i admin under Kunder og derefter Firmaer:

1. Gå til Kunder og vælg Firmaer.
2. Opret et nyt firma og udfyld firmaets oplysninger, altså firmanavn, CVR, EAN, og adresse.
3. Tildel eventuelt firmaet en kundegruppe, så medlemmerne arver de rigtige priser og betingelser.
4. Tilføj firmaets medlemmer. Du kan enten oprette en helt ny bruger, der inviteres på mail, eller tilknytte en kunde, der allerede findes i din butik.
5. Udpeg, hvem der skal være firma-administrator, så virksomheden selv kan styre sine brugere fremover.

Når du tilføjer en ny bruger via email, modtager personen et login-link på mail. Linket logger dem ind uden adgangskode, så de nemt kommer ind første gang og kan handle med det samme.

Hvad firma-administratoren selv kan i butikken

Firma-administratoren styrer firmaet inde i din butik under Mit firma. Herfra kan vedkommende:

• Tilføje kolleger som nye brugere på firmaet.
• Ændre roller, altså gøre et medlem til firma-administrator eller omvendt.
• Fjerne brugere, der ikke længere skal have adgang.
• Logge ind som en medarbejder for at hjælpe vedkommende, og bagefter skifte tilbage til sin egen konto igen.

Funktionen log ind som er praktisk, når administratoren skal hjælpe en kollega, der er kørt fast, fordi administratoren kan se det, kollegaen ser, og derefter trygt vende tilbage til sin egen konto uden at logge helt ud.

Ofte stillede spørgsmål

Skal hver medarbejder selv skrive firmaets CVR, når de bestiller?

Nej. CVR udfyldes ét sted på selve firmaet og arves automatisk af alle medlemmer. Den enkelte indkøber skal altså ikke huske eller skrive CVR ved hver bestilling. Ordren får firmaets oplysninger med automatisk.

Kan jeg give en hel virksomhed de samme aftalepriser på én gang?

Ja. Tildel firmaet en kundegruppe, så arver alle medlemmer uden egen gruppe automatisk gruppens priser, rabatter, og betingelser. Du behøver ikke sætte priser op for hver enkelt bruger. Har et medlem undtagelsesvis sin egen gruppe, vinder den over firmaets.

Hvordan ser jeg, hvilket firma en ordre hører til i regnskabet?

Hver ordre fra et medlem bærer firmaets navn, CVR, EAN, og adresse. Det betyder, at firmaoplysningerne følger med ordren, uanset hvem i virksomheden der bestilte, så bogføring og dokumentation peger på den rigtige virksomhed.

Vores indkøbere skifter tit. Skal jeg oprette og slette dem manuelt hver gang?

Nej, det kan virksomheden selv klare. Du udpeger en firma-administrator, og vedkommende kan derefter tilføje nye kolleger, fjerne dem der stopper, og ændre roller direkte i butikken under Mit firma. Du slipper for det manuelle arbejde.

En kollega kan ikke finde ud af at handle. Kan jeg hjælpe vedkommende?

Ja. En firma-administrator kan logge ind som den pågældende medarbejder og se det, kollegaen ser. Når hjælpen er givet, skifter administratoren tilbage til sin egen konto igen. Det gør det nemt at guide en kollega uden at skulle dele adgangskoder.

Hvad sker der, når jeg tilføjer en ny bruger på et firma?

Brugeren får et login-link på mail. Linket logger dem direkte ind uden adgangskode, så de hurtigt kommer i gang første gang. Du kan enten oprette en ny bruger, der inviteres, eller tilknytte en eksisterende kunde til firmaet.

Er CVR-nummeret kontrolleret, eller skriver kunden bare et tal?

CVR-nummeret valideres mod EU's VIES-tjeneste, så du kan stole på, at firmaets momsnummer er gyldigt. Det giver mere sikkerhed i forhold til moms og dokumentation, end hvis kunden bare indtaster et vilkårligt tal.