Importér ordrer fra din tidligere webshop

Flytter du din webshop til Shoporama fra en anden platform, starter ordrehistorikken forfra. Det får dine tal til at se skæve ud. En kunde, der har handlet hos dig fem gange gennem tre år, står pludselig som ny engangskunde, og den gennemsnitlige kundeværdi ser alt for lav ud. Det rammer især, hvis dine kunder køber sjældent, fx et par gange om året, eller hvis du lige er flyttet.

Løsningen er at importere dine tidligere ordrer som historiske ordrer. Så dækker kundeværdi, returkunder, kundens ordrehistorik, og statistikken også årene før Shoporama, og dine kunder kan se deres gamle køb, når de logger ind i webshoppen.

Hvad er en historisk ordre?

En historisk ordre er en ordre fra din tidligere webshop, som er lagt ind i Shoporama på sin oprindelige dato. Den gemmes som betalt og afsendt, får mærket Historisk, og beholder sit gamle ordrenummer. Den er til visning og statistik. Den kan ikke ændres bagefter, og importen sætter ikke noget i gang: ingen mails, ingen bogføring, og intet lagertræk. Du kan se hele listen længere nede.

Før du går i gang

Hent ordrerne fra din gamle webshop

De fleste platforme kan eksportere ordrer som en CSV-fil eller et regneark. Én række pr. ordre er nok. Har eksporten også varelinjerne med, kan de komme med, men det er ikke et krav.

Importér kunderne først

Ordreimporten opretter ingen kunder. Den kobler ordren til en kunde, der allerede findes i shoppen med samme e-mail. Skal dine kunder have en profil, så de kan logge ind og se deres gamle ordrer, skal du derfor importere kunderne først og ordrerne bagefter. Sådan gør du i Importér kunder via CSV. Du kan også bede Claude om at importere kunderne.

Ordrer, der er importeret, før kunden fandtes i shoppen, bliver ikke koblet på bagefter, heller ikke hvis du kører importen igen eller kunden selv opretter en profil senere. Så skal ordren slettes og importeres igen.

Kundestatistikken tæller på e-mail. Den tæller derfor de historiske ordrer med, også for kunder uden en profil.

Tag kun gennemførte ordrer med

Alle historiske ordrer gemmes som betalt og afsendt. Importen har ikke noget felt til status, så sortér annullerede ordrer fra, før du importerer. Er en ordre refunderet helt eller delvist, så brug beløbet efter refunderingen. Beløbene skal være i shoppens valuta, for de bliver ikke regnet om.

Sådan importerer du ordrerne med Claude

Har du forbundet Claude til din shop, er det den hurtigste vej, og du behøver ikke en udvikler. Claude læser din fil, finder ud af hvilke kolonner der er hvad, og omsætter datoer og beløb til det format, Shoporama skal bruge. Er du ikke kommet i gang med Claude endnu, så start med Styr shoppen med AI: kom i gang med Claude.

1. Start en samtale med Claude, og vedhæft filen med ordrerne.
2. Skriv, at ordrerne skal importeres som historiske ordrer. Fortæl gerne, hvad kolonnerne betyder, hvis det ikke er tydeligt.
3. Claude laver først en prøvekørsel, hvor intet bliver gemt. Du får at vide, hvor mange ordrer der vil blive importeret, hvor mange der springes over, fordi de allerede findes, og hvilke rækker der har fejl, og hvorfor.
4. Ret fejlene i filen, eller bed Claude om at rette dem, fx et datoformat. Bed derefter Claude om at importere ordrerne. Claude importerer højst 250 ordrer ad gangen og deler selv en større fil op i flere omgange.
5. Tjek resultatet under Ordrer → Alle ordrer.

Har du slået Ekstra sikkerhed til, venter importen på din godkendelse, ligesom andre ændringer fra Claude. Claude giver dig et link, og på godkendelsessiden står prøvekørslen under Forhåndsvisning, så du kan se, hvor mange ordrer der vil blive importeret, før du siger ja. Hver omgang på op til 250 ordrer er én godkendelse. Læs mere i Ekstra sikkerhed: godkend ændringer fra Claude.

Importen hører til området Ordrer under dine AI-værktøjer. Står området på Kun læs eller Fra, kan Claude ikke importere ordrer. Sæt det til Læs og ret, mens du importerer. Se hvordan i Tilpas hvilke værktøjer Claude må bruge i din shop. Har den bruger, der forbandt Claude, en begrænset rolle, kræver importen også tilvalget Sletning og masseimport.

Hvilke oplysninger skal hver ordre have?

Tre oplysninger er påkrævet. Mangler en af dem, bliver rækken afvist:

• Kundens e-mail. Den kobler ordren til kunden, og det er den, kundestatistikken tæller på. Den skal være en gyldig e-mailadresse.
• Ordredatoen, gerne med klokkeslæt. Datoen må ikke ligge i fremtiden eller før 1990.
• Ordrens total inklusive moms og fragt.

Resten er valgfrit, men jo mere du tager med, jo mere fuldstændig bliver historikken:

• Det gamle ordrenummer. Det vises i stedet for et Shoporama-nummer og bruges til at undgå dubletter, hvis du kører importen igen. Tag det med, hvis du har det.
• Total uden moms eller momsbeløbet. Har du ingen af dem, regner Shoporama momsen ud fra momssatsen i ordrens land, fx 25 % i Danmark. Har du begge, og passer de ikke med totalen, afvises rækken.
• Fragt inklusive moms. Fragten er en del af totalen.
• Navn og adresse, firmanavn, land, telefon, CVR-nummer, og EAN-nummer. Mangler leveringsadressen, bruges faktureringsadressen, og mangler landet, bruges shoppens standardland.
• Varelinjer med navn, antal, stykpris inklusive moms, og gerne momssats og varenummer. Der kan være op til 200 linjer pr. ordre. Findes varenummeret i shoppen, kobles linjen til varen. Ellers gemmes linjen bare med navn og pris. Dagens priser og lager bliver hverken brugt eller ændret.

Datoer og beløb

Shoporama tager kun imod datoer skrevet som år-måned-dag, fx 2023-12-06 eller 2023-12-06 18:27:00, og beløb med punktum som decimaltegn, fx 1234.50. En dato som 05/03/2024 bliver afvist, fordi den både kan betyde 5. marts og 3. maj, og et beløb som 1.234,50 bliver også afvist. Brug heller ingen tusindtalsseparator: et beløb med mere end to decimaler, fx 1.234, bliver afvist.

Du behøver ikke rette filen selv. Claude omsætter datoer og beløb for dig. Fortæl blot Claude, om datoerne står som dag/måned eller måned/dag, hvis det ikke fremgår af filen.

Det sker der, og det sker der ikke

Ordren gemmes som betalt og afsendt på sin oprindelige dato og får mærket Historisk. Ud over det sker der ingenting:

• Kunden får ingen mails, hverken ordrebekræftelse, besked om afsendelse, eller anmodning om en anmeldelse.
• Ordren får ikke et nyt ordrenummer, og dit næste ordrenummer er det samme som før importen.
• Der bliver ikke lavet et fakturanummer.
• Intet bliver overført til dit regnskabsprogram, fx e-conomic, Dinero, eller Billy.
• Lageret bliver ikke rørt, og der går ingen mails ud til kunder på ventelisten.
• Kunderne får ingen loyalitetspoint.
• Der sendes ingen webhooks, ingen hændelser til Klaviyo, og intet køb til Meta eller anden server-side sporing.
• Du betaler ikke transaktionsgebyr til Shoporama af ordrerne, fordi omsætningen er fra før Shoporama.
• Der bestilles ingen fragtlabel, og der hæves ingen betaling.

Ordrenummeret

En historisk ordre får ikke et nummer i shoppens egen nummerrække. Den vises med sit gamle ordrenummer, både i administrationen og over for kunden. Har ordren intet gammelt nummer i filen, får den et automatisk nummer, der starter med H, fx H15359.

Her finder du de importerede ordrer

I ordrelisten

Under Ordrer → Alle ordrer står de historiske ordrer med pillen Historisk i kolonnen Status og med det gamle ordrenummer i kolonnen Nr. Holder du musen over pillen, står der "Importeret fra din tidligere webshop. Ordren kan ikke ændres."

Listen er sorteret efter dato, så de gamle ordrer ligger længere nede end dine nye. Der er ikke et filter, der kun viser historiske ordrer, men vælger du under Periode et tidsrum fra før shoppen kom på Shoporama, er det kun dem, du ser. Du kan også søge på et gammelt ordrenummer i søgefeltet. Skriv hele nummeret.

På ordresiden

Åbner du en historisk ordre, står status som Historisk, og øverst er der en blå boks: "Ordren er importeret fra din tidligere webshop. Den tæller med i statistikken og på kunden, men kan ikke ændres." Knappen Rediger findes ikke på en historisk ordre, men du kan stadig printe siden og en følgeseddel. Med linket Alle ordrer fra denne e-mail ser du kundens gamle og nye ordrer samlet.

På kunden

Er ordren koblet til en kunde, tæller den med i kundens antal ordrer og samlede omsætning på kundelisten under Kunder → Registrerede kunder.

I webshoppen

Når en kunde med en profil logger ind, står de historiske ordrer under Mine ordrer sammen med de nye, sorteret efter dato og med det gamle ordrenummer. De er kun til visning. Kunden kan ikke returnere, bytte, fortryde, eller genbestille dem, og digitale filer kan ikke hentes fra dem. I Shoporamas indbyggede temaer vises der heller ikke noget retur-link ved en historisk ordre.

Sådan påvirker det din statistik

• Kundestatistikken tæller med det samme. Under Statistik → Kundestatistik tæller de historiske ordrer med i gennemsnitlig kundeværdi, returkunder, tid mellem ordrer, og kundesegmenterne, så snart de er importeret. Vælg en periode, der dækker de gamle år, for at se effekten. Læs mere i Kundestatistik og om begrebet kundeværdi (CLV).
• Graferne på Dashboard opdateres natten efter. Graferne på Dashboard, fx omsætning, antal ordrer, og gennemsnitlig ordreværdi, bygges om natten. Efter en import bliver de regnet om for de importerede datoer natten efter. Importerer du, før shoppen er gået live, sker det natten efter, at den er gået live. Siderne under Statistik, fx Månedsomsætning, viser de historiske ordrer med det samme.
• Ingen fortjeneste. Historiske ordrer har ingen kostpriser. De tæller med 0 kr. i fortjeneste på Dashboard og er ikke med i Vareforbrug & Avance.
• Salg pr. vare. Varelinjer, der er koblet til en vare i shoppen, tæller med i varens salg, fordi det er rigtige salg.
• Nyhedsbrevssegmenter. Regler på antal ordrer, samlet købt for, og seneste ordre tæller de historiske ordrer med. Regler om køb af en bestemt vare, kategori, eller produktlabel kræver, at varelinjen er koblet til en vare i shoppen. Linjer med kun et navn tæller ikke med der.

Dubletter og at køre importen igen

Det er sikkert at køre den samme fil igen, fx når du har rettet nogle fejl. Ordrer, der allerede er importeret, springes over:

• Har rækken et gammelt ordrenummer, springes den over, hvis nummeret allerede findes i shoppen.
• Har rækken intet ordrenummer, springes den over, hvis der findes en historisk ordre med samme e-mail, tidspunkt, og total.
• To ens rækker i samme fil bliver kun importeret én gang.

Hver række bliver behandlet for sig, så en fejl i én række stopper ikke de andre. Du får besked om hver række: importeret, sprunget over, eller fejl med en forklaring. Ret de rækker, der fejlede, og kør filen igen. De ordrer, der allerede er kommet ind, bliver ikke importeret to gange.

Kan en historisk ordre rettes?

Nej. En historisk ordre er skrivebeskyttet. Du kan ikke skifte status, registrere betaling, refundere, oprette en retur eller en levering, bestille en fragtlabel, sætte ordrelabels på, eller sende mails og SMS fra ordren. Markerer du flere ordrer i ordrelisten og vælger en massehandling, springes de historiske over.

Du kan se ordren, printe en følgeseddel, og bede Claude om at tilføje en intern note. Er der en fejl i en importeret ordre, så slet den og importér den igen med de rigtige oplysninger:

1. Find ordren under Ordrer → Alle ordrer.
2. Klik på menuen med de tre prikker (⋮) yderst til højre i rækken, vælg Slet, og bekræft.
3. Ret rækken i din fil, og importér den igen.

Sletningen ændrer ikke dit lager, og den gamle ordre er helt væk, så den rettede række bliver ikke sprunget over som en dublet. Ordrerne slettes én ad gangen, så kør altid en prøvekørsel først, og ret fejlene, før du importerer.

For udviklere: REST API

Send POST /REST/order/import med en JSON-body, der har en liste orders og eventuelt dry_run. Der kan være op til 500 ordrer pr. kald, så del større importer op i flere kald. Med "dry_run": true bliver alt valideret, men intet gemt. Kør altid en prøvekørsel først. Hvordan du opretter en API-nøgle og sender den med, står i REST API.

Felterne pr. ordre:

• Påkrævet: email, time (YYYY-MM-DD eller YYYY-MM-DD HH:MM:SS), og total_price (inklusive moms og fragt).
• Moms og fragt: total_excl_vat eller vat, og shipping_price (inklusive moms, standard 0).
• Det gamle ordrenummer: external_order_id.
• Adresse: order_name, order_company_name, order_address, order_address_2, order_zipcode, order_city, order_country_id, phone, vat_number, og ean_number, samt leveringsadressen i de tilsvarende del_*-felter.
• Varelinjer: lines, højst 200 pr. ordre, hver med name, amount (standard 1), unit_price (inklusive moms, påkrævet), vat_rate, og product_id eller sku.

{
  "dry_run": true,
  "orders": [
    {
      "external_order_id": "10231",
      "email": "kunde@example.dk",
      "time": "2022-03-14 09:42:00",
      "total_price": 547.00,
      "shipping_price": 49.00,
      "order_name": "Hanne Lindberg",
      "lines": [
        { "name": "Kaffebønner 1 kg", "amount": 2, "unit_price": 249.00, "sku": "TN-BON-01" }
      ]
    }
  ]
}

Svaret indeholder tællerne created, skipped, og failed og en liste results med én linje pr. række. Hver linje har rækkens index og en status: created, valid (ved prøvekørsel), skipped, eller error med en forklaring i error. Ved en prøvekørsel er created det antal ordrer, der ville blive importeret. index tæller fra 0. customer_id er den kunde, ordren blev koblet til, og null, hvis der ikke findes en kunde med e-mailen. Sprungne rækker har reason og order_id på den ordre, der findes i forvejen.

• Beløb er tal med punktum som decimaltegn og i shoppens valuta. De bliver ikke regnet om.
• order_country_id og del_country_id skal være id'er på lande i shoppen (se GET /country). Uden order_country_id bruges shoppens standardland, og uden del_country_id bruges faktureringslandet.
• Historiske ordrer er skrivebeskyttede. Forsøg på at ændre dem giver HTTP 409, undtagen add_note og internal_comments. Statusskift via POST /order-status giver 400 med en forklaring. I GET /order har de is_historical sat, webshop_order_id 0, og det gamle nummer i external_order_id.
• Mangler orders, er listen tom, eller er der over 500 ordrer, svarer kaldet 400, og intet importeres.
• Er API-nøglen knyttet til en bruger med en rolle, kræver importen tilvalget Sletning og masseimport, ligesom masseimport af kunder og varer.

Ofte stillede spørgsmål

Får mine kunder en mail, når jeg lægger de gamle ordrer ind?

Nej. Importen sender ingen mails, hverken ordrebekræftelse, besked om afsendelse, eller anmodning om en anmeldelse. Der sendes heller ingen hændelser til Klaviyo, så dine automatiske flows bliver ikke sat i gang af de gamle ordrer.

Jeg har mine gamle ordrer i et regneark. Skal jeg have fat i en udvikler?

Nej. Giv regnearket til Claude, og bed den importere ordrerne som historiske ordrer. Claude finder selv ud af, hvad kolonnerne betyder, og viser dig en prøvekørsel, før noget bliver gemt. Du skal bare have forbundet Claude til din shop én gang, som beskrevet i Styr shoppen med AI.

Bliver den gamle omsætning bogført en gang til i mit regnskabsprogram?

Nej. Historiske ordrer bliver ikke overført til e-conomic, Dinero, Billy, eller andre regnskabsprogrammer, og de får hverken fakturanummer eller et nummer i din egen ordrenummerrække. Omsætningen er allerede bogført fra din gamle webshop.

Min eksport har kun totalen inklusive moms. Hvordan bliver momsen regnet?

Så regner Shoporama momsen ud fra momssatsen i ordrens faktureringsland, i Danmark 25 %. Har en ordre en anden sats, fx fordi den er solgt uden moms til en virksomhed i et andet EU-land eller til et land uden for EU, så tag momsbeløbet eller totalen uden moms med i filen for de ordrer.

Jeg har over 40.000 gamle ordrer. Kan det lade sig gøre?

Ja, men ved så mange ordrer er REST API'et den mest praktiske vej, fordi det tager 500 ordrer pr. kald. Claude importerer 250 ad gangen, så med Claude kan det kræve flere samtaler. Uanset vejen kan du stoppe undervejs og fortsætte senere, for ordrer der allerede er importeret, springes over.

Kan mine kunder se deres gamle ordrer, når de logger ind?

Ja, hvis kunden har en profil i shoppen, og ordren er koblet til den. Derfor skal kunderne importeres før ordrerne. Ordrerne står under Mine ordrer med det gamle ordrenummer, men kunden kan ikke returnere eller genbestille dem.

Kan jeg bruge de gamle køb, når jeg laver nyhedsbreve?

Ja. Segmenter på antal ordrer, samlet købt for, og seneste ordre tæller de historiske ordrer med. Vil du ramme kunder, der har købt en bestemt vare, skal varelinjerne være koblet til varen med varenummeret.

Jeg har importeret ordrerne, før jeg importerede kunderne. Hvad nu?

Ordrerne bliver ikke koblet på kunderne bagefter, men kundestatistikken tæller dem med alligevel, fordi den tæller på e-mail. Skal kunderne kunne se ordrerne, når de logger ind, så slet de historiske ordrer, importér kunderne, og importér ordrerne igen.

Har du brug for hjælp til at flytte dine ordrer, er du velkommen til at skrive til os på support@shoporama.dk.