PDF-faktura på ordrer

Shoporama kan automatisk generere PDF-fakturaer for dine ordrer og sende dem til kunderne sammen med mailen om, at ordren er afsendt. Du kan tilpasse fakturaens indhold med egne betalingsbetingelser og bundtekst.

Aktivér PDF-faktura

Du aktiverer PDF-fakturaer under din webshops indstillinger i admin. Når funktionen er slået til, genererer Shoporama automatisk en PDF-faktura når en ordre markeres som afsendt. Fakturaen vedhæftes automatisk til den mail kunden modtager.

Tilpas fakturaens indhold

Du tilpasser fakturaen under Indstillinger i fanen Faktura:

• Betalingsbetingelser — Tekst om betalingsbetingelser der vises på fakturaen (fx "Betaling: Netto 8 dage")
• Betalingsfrist i dage: Antal dage kunden har til at betale. Forfaldsdatoen på fakturaen beregnes som fakturadatoen plus antal dage.
• Bundtekst — Yderligere tekst der vises i bunden af fakturaen (fx CVR-nummer, bankoplysninger eller andre relevante informationer)

Forfaldsdato og betalingsfrist

Under betalingsbetingelserne på fakturaen står der en forfaldsdato. Den beregnes ud fra feltet Betalingsfrist i dage. Skriver du fx "Netto 8 dage" i betalingsbetingelserne, så skriv 8 i feltet. Så passer forfaldsdatoen til dine betingelser.

• Står feltet tomt, forfalder fakturaen samme dag som fakturadatoen.
• Er ordren allerede betalt, fx med kort, vises der ingen forfaldsdato. Fakturaen viser i stedet, at ordren er betalt.
• Ændringen gælder fakturaer der dannes efter du har gemt. En faktura der allerede er dannet, bliver først opdateret når ordren ændres.

Hvornår genereres fakturaen?

PDF-fakturaen genereres automatisk når ordren skifter status til "Afsendt". Fakturaen vedhæftes den mail kunden modtager om at ordren er afsendt. Bruger du afhentning i butik, vedhæftes den også mailene om, at ordren er klar til afhentning og er afhentet. Fakturaen indeholder:

• Ordrenummer og dato
• Kundens faktureringsadresse
• Leveringsadresse (hvis den afviger)
• Alle ordrelinjer med varenummer, navn, antal og pris
• Moms og totalbeløb
• Dine betalingsbetingelser, forfaldsdato og bundtekst

Vedhæft ekstra filer

Ud over PDF-fakturaen kan du vedhæfte op til to ekstra filer til ordrebekræftelsen, altså den mail kunden får, når ordren er lagt. Det kan fx være handelsbetingelser, returformularer eller andre relevante dokumenter. Du uploader filerne under Indstillinger i fanen Ordrer, i feltet Upload fil til invoice.html.

Kreditnotaer

Når du opretter en kreditnota på en ordre, genereres der også automatisk en PDF-kreditnota. Denne sendes til kunden på samme måde som den originale faktura.

Send fakturaen til flere modtagere

Skal fakturaen også til en anden adresse end kundens egen, fx bogholderiet hos en erhvervskunde, kan du sætte ekstra faktura-modtagere op på kunden eller på kundens firma i feltet Ekstra modtagere af faktura. De får hver deres kopi af de mails, der har PDF-fakturaen eller kreditnotaen vedhæftet, mens kunden selv stadig får sin egen mail. Det virker kun, når PDF-faktura er slået til. Læs mere i Firma-konti med flere brugere og roller.