Automatische Stornierung unbezahlter Aufträge

Sie können Shoporama so einstellen, dass Bestellungen, die nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Minuten bezahlt werden, automatisch storniert werden. Dies hält Ihre Bestellliste sauber, setzt Lagerreservierungen frei und erspart Ihnen manuelle Bereinigungsarbeiten.

So aktivieren Sie die automatische Stornierung

1. Klicken Sie auf das Zahnrad und gehen Sie zum Online Shop
2. Wählen Sie die Registerkarte Finanz- und Inventarsystem
3. Suchen Sie den Abschnitt Bestellung automatisch stornieren
4. Geben Sie die Anzahl der Minuten in das Feld Anzahl der Minuten ein (mindestens 30)
5. Klicken Sie auf Speichern

Wenn Sie das Feld leer lassen, werden keine Bestellungen automatisch storniert. Sie können die Funktion also getrost wieder ausschalten.

Praktische Beispiele

Hier sind einige typische Werte, die in menschliche Zeit umgerechnet werden, damit Sie leicht sehen können, was Sie tatsächlich in das Feld eingeben:

• 30 entspricht 30 Minuten (Minimum). Aggressiv, gibt den Bestand nach einer unterbrochenen Kartenzahlung schnell frei.
• 60 entspricht 1 Stunde. Geeignet für die meisten Geschäfte mit Kartenzahlung.
• 120 entspricht 2 Stunden. Etwas längere Leine, z.B. wenn MobilePay oder Kartenzahlung fehlschlägt.
• 1440 entspricht 1 Tag (24 Stunden). Geeignet, wenn Sie Banküberweisung anbieten.
• 4320 entspricht 3 Tagen. Lange Leine, z.B. für EAN- oder Rechnungszahlungen.
• 10080 entspricht 7 Tagen (1 Woche). Maximale Geduld.

Welche Aufträge werden storniert?

Die automatische Stornierung ist bewusst zurückhaltend. Sie betrifft nur Aufträge, die eindeutig aufgegeben und unbezahlt sind. Insbesondere müssen alle diese Bedingungen erfüllt sein, bevor eine Bestellung storniert wird:

• Die Bestellung hat den Status Neu
• Die Bestellung ist nicht als bezahlt registriert
• Seit der Erstellung der Bestellung ist mindestens die von Ihnen gewählte Anzahl von Minuten vergangen.

Das bedeutet, dass Aufträge in anderen Status (z. B. Ausstehend, Abholbereit, Versendet oder Abgeschlossen) nicht berührt werden. Das Gleiche gilt für Bestellungen, die als bezahlt gekennzeichnet sind, auch wenn der Status noch Neu ist. Die Funktion kann also sicher aktiviert werden, auch wenn Sie eine gemischte Auftragspipeline haben.

Was passiert, wenn ein Auftrag storniert wird?

• Der Auftragsstatus ändert sich automatisch in Storniert
• Alle Bestandsreservierungen werden freigegeben, so dass die Produkte wieder verkauft werden können.
• Die Bestellung wird nicht gelöscht. Sie verbleibt in Ihrer Bestellliste mit dem Status Storniert
• Der Kunde wird nicht automatisch benachrichtigt. Wenn Sie den Kunden informieren möchten, müssen Sie dies manuell tun.

Wann ist dies sinnvoll?

• Rosa Aufträge. Bestellungen, bei denen der Kunde die Zahlung begonnen, aber nie abgeschlossen hat, z. B. weil die Karte abgelehnt wurde.
• Banküberweisung. Kunden, die eine Bestellung aufgeben, aber den Betrag nie überweisen.
• Rechnungen und EAN. Unbezahlte Bestellungen, die ohne Klärung vor sich hin dümpeln.
• Verlassene Warenkörbe. Ohne automatische Stornierung bleibt der Bestand für Bestellungen reserviert, die nie abgeschlossen werden.

Häufig gestellte Fragen

Ich möchte, dass Bestellungen nach 7 Tagen storniert werden. Was muss ich schreiben?

Sie sollten 10080 schreiben, denn 7 Tage sind 7 mal 24 Stunden mal 60 Minuten. Wenn Sie nur 7 eingeben, geht es schief: Das Feld ist in Minuten, nicht in Tagen.

Kann ich die Funktion wieder ganz abschalten?

Ja, das können Sie. Löschen Sie einfach die Zahl im Feld, so dass es leer ist, und klicken Sie auf Speichern. Dann werden keine Aufträge mehr automatisch storniert und Sie können wie bisher manuell bereinigen.

Werden meine gesendeten oder bearbeiteten Bestellungen ebenfalls storniert?

Nein, das werden sie nicht. Nur Bestellungen mit dem Status Neu, die nicht gleichzeitig als bezahlt registriert sind, können davon betroffen sein. Sobald Sie den Status geändert (z.B. Ausstehend, Abholbereit, Versendet) oder die Zahlung markiert haben, bleibt das System weg.

Wird der Kunde benachrichtigt, wenn der Auftrag storniert wird?

Nein, das wird er nicht. Bei der automatischen Stornierung wird keine E-Mail oder sonstige Nachricht verschickt. Wenn Sie den Kunden benachrichtigen möchten, können Sie die Bestellung öffnen und manuell eine Nachricht senden oder auf die Antwort des Kunden warten.

Wie oft prüft das System auf unbezahlte Bestellungen?

Die automatische Stornierung wird als geplante Aufgabe alle paar Minuten ausgeführt. Daher kann es sein, dass zwischen dem Überschreiten des Zeitlimits und der tatsächlichen Statusänderung der Bestellung ein paar zusätzliche Minuten vergehen. Dies ist völlig normal und kein Fehler.

Wie sieht eine automatische Stornierung in der Buchhaltung aus?

Die Bestellung verbleibt in der Historie mit dem Status Storniert. Sie ist nicht in Ihren Einnahmen enthalten, da sie nie bezahlt wurde und daher keine Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer oder die Buchhaltung hat. Sie haben dennoch eine vollständige Dokumentation des Vorgangs.

Wo finde ich das Feld in der Verwaltung?

Klicken Sie oben auf das Zahnrad, wählen Sie Online Shop und öffnen Sie die Registerkarte Finanz- und Inventarsystem. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Bestellung automatisch stornieren. Das Feld heißt Anzahl der Minuten.

Wir haben 8 Online-Shops. Muss ich das für jeden Shop einzeln einrichten?

Ja, das müssen Sie. Die Einstellung erfolgt für jeden einzelnen Online-Shop, so dass Sie sie je nach Art der Kunden, der Zahlungsarten und des Bestands pro Shop anpassen können. Zum Beispiel macht es Sinn, bei einem B2C-Shop 60 und bei einem B2B-Shop mit Rechnungszahlung 4320 einzustellen.

Wird der Bestand auch sofort auf der Bestandsseite freigegeben?

Ja, das tut sie. Wenn die Bestellung auf "Storniert" wechselt, werden alle Reservierungen für die Produkte freigegeben und der Bestand gilt wieder als verfügbar. Dies ist besonders wichtig bei beliebten Artikeln mit begrenztem Lagerbestand, bei denen eine abgebrochene Bestellung sonst den Verkauf an andere Kunden blockieren könnte.

Kann ich eine automatische Stornierung rückgängig machen?

Sie können die stornierte Bestellung jederzeit öffnen und den Status wieder auf Neu setzen. Wenn jedoch die Bestandsreservierung in der Zwischenzeit freigegeben wurde und das Produkt an einen anderen Kunden verkauft wurde, müssen Sie gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung finden.

Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie uns an support@shoporama.dk.