So funktioniert die Integration von e-conomic

Die e-conomic-App von Shoporama überträgt Ihre Bestellungen automatisch vom Webshop zu e-conomic, so dass Sie sie nicht manuell eingeben müssen. Wie genau die Integration funktioniert, hängt von Ihren Einstellungen ab. Hier gehen wir den gesamten Ablauf durch, damit Sie wissen, was Sie in der Buchhaltung erwartet und wie lange es dauert.

Wann wird die Bestellung zur Überweisung markiert?

In den Einstellungen der App legen Sie fest, wann eine Bestellung für die Synchronisierung mit e-conomic markiert werden soll. Sie können zwischen drei Zeitpunkten wählen:

• Bei der Erstellung, sobald der Kunde die Bestellung im Webshop abgeschlossen hat.
• Bei der Zahlung, wenn das Zahlungsgateway die Zahlung autorisiert hat.
• Beim Versand, wenn Sie die Bestellung in Shoporama als versandt markieren.

Wenn der Trigger ausgelöst wird, wird eine Benachrichtigung über die Bestellung in die Shoporama-interne Ereigniswarteschlange aufgenommen. Mit dieser Benachrichtigung wird die eigentliche Übertragung an e-conomic eingeleitet.

Wie die eigentliche Synchronisierung funktioniert

Die Übertragung erfolgt über eine Warteschlange, nicht über einen Echtzeit-Webhook. Der Ablauf ist wie folgt:

1. Wenn der Auslöser eintritt (erstellt, bezahlt oder gesendet), wird ein Ereignis zur Ereigniswarteschlange des Shops hinzugefügt.
2. Ein Hintergrundjob auf dem Shoporama-Server führt die Warteschlange kontinuierlich aus und sendet die aktuellen Bestellungen an die e-conomic-App.
3. Die App ruft die Bestellung über die REST-API von Shoporama ab, ordnet Kunde, MwSt.-Zone, Produktlinien und Rabatte zu und sendet die Daten entweder als Bestell- oder Rechnungsentwurf an e-conomic.
4. Wenn Sie die automatische Buchung aktiviert haben, wird die Rechnung sofort in e-conomic gebucht. Andernfalls bleibt sie als Entwurf bestehen, bis Sie sie selbst buchen.

In der Praxis dauert es in der Regel weniger als eine Minute ab dem Auslöser, bis die Bestellung in e-conomic verbucht ist. Wenn e-conomic nicht funktioniert oder langsam reagiert, kann es länger dauern, aber die Bestellung wird nicht verschwinden. Sie können eine Bestellung auch manuell senden, indem Sie die Bezeichnung e-conomic-pending zur Bestellung hinzufügen.

Welche Daten werden an e-conomic gesendet?

Für jede Bestellung, die übertragen wird, sendet Shoporama folgende Daten an e-conomic

• Kunde: Name, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land, E-Mail, Telefon und CVR/EAN. Wenn der Kunde nicht als Schuldner in e-conomic vorhanden ist, wird er automatisch erstellt.
• Rechnungsempfänger und Lieferadresse, damit der Lieferschein korrekt ist.
• Artikelzeilen mit Artikelnummer (SKU), Bezeichnung, Menge, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz.
• Frachtkosten als separate Zeile.
• Rabatte als negative Zeilen (Geschenkgutschein/Rabattcode, Aktionsrabatt und eingelöste Treuepunkte).
• Referenz: Die Bestellnummer von Shoporama (und ggf. die Warenkorb-ID) wird als Referenz auf der Rechnung gespeichert, damit Sie die Bestellung leicht wiederfinden können.
• Layout und Zahlungsbedingungen entsprechend Ihren Einstellungen (Karte vs. EAN/Rechnung).

Auf welchen Debitoren wird der Verkauf gebucht?

In der App-Konfiguration wählen Sie, wie die Debitorennummer ermittelt wird:

• Fester Debitor, alle Verkäufe werden auf die gleiche Debitorennummer gebucht (z.B. ein Sammelkonto "Webshop-Kunden").
• Rufnummer, die Debitorennummer wird aus der Telefonnummer des Kunden gebildet.
• Kundennummer, die eindeutige ID des Kunden von Shoporama wird verwendet (der Kunde muss eingeloggt sein).
• Eindeutige Nummer: Jeder neue Kunde erhält eine eigene laufende Debitorennummer in e-conomic.

Wenn ein Schuldner noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch mit Adresse, Ort, Postleitzahl, E-Mail, Telefon, CVR/EAN und Kontaktperson erstellt. Sie können auch separate Debitorengruppen für Privatkunden (B2C) und Geschäftskunden (B2B mit CVR/EAN) auswählen, um die Übersichtlichkeit der Konten zu erhöhen.

Wie wird die Mehrwertsteuer gehandhabt?

Shoporama setzt automatisch die richtige Mehrwertsteuerzone auf der Rechnung in e-conomic. Sie müssen also nicht zwischen Verkäufen an Privatpersonen und an Unternehmen oder zwischen dänischen Verkäufen und Exporten unterscheiden. Die MwSt.-Zone wird anhand folgender Kriterien ermittelt:

• dem Land, in das der Kunde liefert.
• Ob der Kunde eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen mit einer CVR- oder EAN-Nummer (B2B) ist.
• Ihrem eigenen Heimatland, das Sie in den Einstellungen der App festlegen.

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:

• Inlandsverkäufe, Verkäufe an Kunden in Ihrem eigenen Land werden in der inländischen Mehrwertsteuerzone verbucht, in der Regel mit 25 % dänischer Mehrwertsteuer.
• Verkäufe an Unternehmen in der EU, d. h. Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern (mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), werden nach den Regeln der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft verbucht, d. h. Sie als Verkäufer berechnen keine Umsatzsteuer.
• EU-Verkäufe an Privatpersonen, d. h. Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern, werden nach den OSS-Regeln abgewickelt. Jedes EU-Land hat seine eigene Mehrwertsteuerzone in e-conomic.
• Norwegen (VOEC): Für VOEC-Programme an norwegische Kunden kann eine Sonderbehandlung aktiviert werden.
• Export, Verkäufe in Nicht-EU-Länder werden als Exporte ohne Mehrwertsteuer verbucht.

Damit dies funktioniert, müssen die entsprechenden Mehrwertsteuerzonen in Ihrer e-conomic-Vereinbarung eingerichtet werden. Lesen Sie mehr über die B2B-Abwicklung im Artikel B2B-Verkäufe in Shoporama.

Wie werden Rabatte übertragen?

Rabatte werden in e-conomic als separate Zeilen auf der Rechnung übertragen, so dass Sie genau sehen können, welche Art von Rabatt der Kunde erhalten hat und wie hoch dieser ist. Shoporama unterteilt die Rabatte in drei Kategorien:

• Geschenkgutscheine und Rabattcodes, die in der Zeile "Rabatt" auf der Rechnung angezeigt werden.
• Aktionsrabatte, Mengenrabatte, automatische Promotionen und Kategorie-Rabatte werden in der Zeile "Aktionsrabatt" angezeigt.
• Treuepunkte, wenn der Kunde im Zusammenhang mit dem Kauf Punkte eingelöst hat, werden sie in der Zeile "Verwendete Punkte" mit der Anzahl der verwendeten Punkte angezeigt.

Die Rabattzeilen haben einen negativen Betrag und werden in e-conomic automatisch von der Auftragssumme abgezogen. Der Nettobetrag wird auf der Grundlage des tatsächlichen Mehrwertsteuersatzes der Bestellung berechnet und ist daher sowohl für dänische Verkäufe mit 25 % Mehrwertsteuer als auch für mehrwertsteuerfreie B2B-Verkäufe in die EU und Exporte in Drittländer korrekt.

Verwaltung von Produkten

In der neuen e-conomic-App werden Produkte nicht als Stammdaten an e-conomic übertragen. Stattdessen wird das Produkt als eine Zeile auf der Rechnung mit Artikelnummer (SKU), Name und Preis erstellt. Daher müssen Sie keine Produktstammdatei in e-conomic pflegen.

Wenn in e-conomic bereits ein Produkt mit derselben SKU vorhanden ist, verwendet e-conomic dieses automatisch. Andernfalls wird in der Rechnung eine einfache Position erstellt.

Rechnungsentwurf oder sofort gebucht?

Sie können wählen, ob die Rechnung automatisch in e-conomic gebucht werden soll oder ob sie als Entwurf verbleiben soll, bis Sie sie selbst prüfen und buchen. Wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre Buchhaltung haben möchten, empfehlen wir Ihnen, Rechnungen als Entwurf zu belassen, damit Sie Tippfehler korrigieren, Kodierungen ändern oder Anpassungen vornehmen können, bevor sie endgültig verbucht werden.

Was wird nicht synchronisiert?

Die e-conomic-App ist eine Einbahnstraße: Daten werden von Shoporama zu e-conomic übertragen, nicht umgekehrt. Konkret bedeutet dies:

• Inventar und Bestand werden ausschließlich in Shoporama verwaltet. Änderungen in e-conomic haben keine Auswirkungen auf den Bestand im Webshop.
• Produkte wie Stammdaten und Produktinformationen werden nicht als Katalog in e-conomic übertragen, sondern nur als Artikelzeilen auf Rechnungen.
• Gutschriften, Gutschriften müssen für Rückerstattungen manuell in e-conomic erstellt werden.
• Zahlungsstatus zurück: Wenn Sie eine Rechnung in e-conomic als bezahlt markieren, wird die Bestellung in Shoporama nicht aktualisiert.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, bis ich die Bestellung in e-conomic sehen kann?

Normalerweise weniger als eine Minute. Wenn der Trigger ausgelöst wird (erstellt, bezahlt oder gesendet), wird die Bestellung in die Ereigniswarteschlange gestellt, und der Hintergrundjob sendet sie kurz darauf an e-conomic. Wenn e-conomic vorübergehend nicht verfügbar ist, kann es länger dauern, aber die Bestellung wird nicht verschwinden.

Was passiert, wenn e-conomic nicht verfügbar ist oder ein Auftrag fehlschlägt?

Die Bestellung wird als " e-conomic-failed" gekennzeichnet und die Fehlermeldung wird in den Bestellnotizen angezeigt. Sie können die Übertragung selbst neu starten, indem Sie e-conomic-failed entfernen und e-conomic-pending hinzufügen. Die Übertragung beginnt von neuem, sobald die Warteschlange abgearbeitet ist.

Kann ich sehen, welche Aufträge korrekt übertragen wurden?

Ja, das können Sie. Jeder Auftrag erhält eine der folgenden Kennzeichnungen: e-conomic-ok (übertragen), e-conomic-pending (in der Warteschlange) oder e-conomic-failed (fehlgeschlagen). Sie können die Auftragsliste nach der Kennzeichnung filtern oder den Status direkt für den einzelnen Auftrag anzeigen.

Anne (Buchhalterin): Stimmt die Mehrwertsteuer in e-conomic zu 100 % mit meiner Shoporama-Statistik überein?

In der Regel, ja. Geringfügige Abweichungen auf øre-Ebene können aufgrund von Rundungen zwischen den Systemen auftreten. Wenn die Zahlen stärker abweichen, überprüfen Sie die Mehrwertsteuerzonen, die Währung und ob alle Bestellungen tatsächlich übertragen wurden (filtern Sie die Bestellliste nach e-conomic-pending und e-conomic-failed).

Anne (Buchhalterin): Was mache ich, wenn ein Kunde eine Gutschrift wünscht?

Die neue App überträgt Gutschriften nicht automatisch. Wenn Sie eine Bestellung in Shoporama gutschreiben, müssen Sie die entsprechende Gutschrift in e-conomic anhand der Originalrechnung erstellen. Vergessen Sie nicht, die Zahlung auch über Ihr Zahlungsgateway zu erstatten. Lesen Sie mehr unter Gutschriften und Rückerstattungen.

Jonas (e-merchant): Kann ich mehrere Shops mit demselben e-conomic-Vertrag synchronisieren?

Jonas (e-merchant): Ja. Jeder Shoporama-Shop wird über die App separat in der e-conomic-Vereinbarung installiert. Sie können für jeden Shop feste, separate Debitorennummern oder Debitorengruppen verwenden, so dass Sie problemlos getrennte Berichte für jeden Shop erstellen können. Wählen Sie Layoutnummern, damit klar ist, von welchem Shop die Rechnung stammt.

Jonas (e-merchant): Was passiert, wenn ich an einem Aktionstag 500 Bestellungen erhalte?

Die Warteschlange verarbeitet dies automatisch. Die Bestellungen werden eine nach der anderen in die Warteschlange gestellt und der Hintergrundjob verarbeitet sie kontinuierlich. Selbst zu Spitzenzeiten beträgt die Verzögerung in der Regel nur Minuten und nicht Stunden. Prüfen Sie auf der Registerkarte e-conomic-pending, ob es einen Rückstand gibt.

Gitte (Ladenbesitzer): Muss ich meinen Produktkatalog an zwei Stellen pflegen?

Nein, das müssen Sie nicht. Die Produkte befinden sich nur in Shoporama. Auf der Rechnung in e-conomic die Artikelzeile mit SKU, Name und Preis. Wenn Sie in e-conomic bereits einen Produktkatalog mit der gleichen SKU haben, wird dieser von e-conomic wiederverwendet. Andernfalls wird der Artikel als einfache Position geschrieben.

Gitte (Ladenbesitzer): Was mache ich, wenn ich versehentlich eine Bestellung in Shoporama ändere?

Wenn die Bestellung bereits an e-conomic übertragen wurde, wird die Rechnung nicht automatisch aktualisiert. Korrigieren Sie die Rechnung entweder direkt in e-conomic oder stornieren Sie sie dort und übertragen Sie die Bestellung erneut, indem Sie e-conomic-ok entfernen und e-conomic-pending hinzufügen. Hinweis: Wenn die Rechnung bereits gebucht wurde, kann sie nicht geändert, sondern nur gutgeschrieben werden.

Wo finde ich die Fehlermeldung, wenn eine Bestellung fehlschlägt?

Öffnen Sie die Bestellung in Shoporama und sehen Sie sich die Hinweise und das Fehlerfeld an. Typische Ursachen sind ein ungültiger API-Schlüssel, fehlende Kundeninformationen oder eine Mehrwertsteuerzone, die in Ihrer e-conomic-Vereinbarung nicht existiert. Lesen Sie mehr unter Fehlerbehebung bei der e-conomic-Integration.

Lesen Sie mehr

• Einrichten der e-conomic-Integration
• Fehlerbehebung bei der e-conomic-Integration
• Typische Fehler bei der e-conomic-Integration
• B2B-Verkäufe in Shoporama
• Gutschriften und Rückerstattungen

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