GLS QR-Rücksendung: Rücksendeetiketten erstellen und automatisch versenden

Mit GLS QR-Retour können Ihre Kunden einen Artikel zurücksenden, ohne selbst ein Etikett ausdrucken zu müssen. Sie erhalten per E-Mail einen QR-Code, zeigen diesen in einem GLS PakkeShop auf ihrem Smartphone vor, und das Personal scannt ihn ein und druckt das Etikett für sie aus. Das ist das gleiche Rücksendeverfahren, das viele von PostNord kennen, und du aktivierst es mit einer einfachen Auswahl in deinen Versand-Einstellungen. Hier findest du die gesamte Einrichtung Schritt für Schritt.

Wähle das Format deiner GLS-Rücksendeetiketten

Das Format legst du an einer Stelle fest, und es gilt für alle GLS-Rücksendungen in deinem Webshop:

1. Gehen Sie zu „Versand“ → „Einstellungen“
2. Scrolle nach unten zum GLS-Bereich
3. Suchen Sie das Dropdown-Menü „Format der GLS-Rücksendeetiketten“
4. Wählen Sie das gewünschte Format aus (siehe unten)
5. Klicken Sie auf „Speichern“

Sie haben drei Optionen:

• „PDF-Etikett (druckbar)“ ist die Standardauswahl. Der Kunde erhält ein Etikett, das er zu Hause ausdrucken und auf das Paket kleben kann. Das PDF-Etikett enthält übrigens auch einen integrierten QR-Code.
• QR-Code bedeutet, dass der Kunde gar keinen Drucker benötigt. Der Kunde zeigt den QR-Code auf seinem Smartphone in einem GLS-PaketShop vor, wo das Personal ihn scannt und das Etikett ausdruckt.
• Bei beiden Optionen (PDF-Etikett und QR-Code) werden sowohl das druckbare PDF-Etikett als auch der QR-Code versendet, sodass der Kunde selbst entscheiden kann, was am besten passt.

Senden Sie das Rücksendeetikett automatisch an den Kunden

Die Wahl des Formats bestimmt, was bei GLS erstellt wird. Damit der Kunde das Rücksendeetikett oder den QR-Code automatisch per E-Mail erhält, müssen Sie im Rücksendezentrum zwei Einstellungen aktivieren:

1. Gehen Sie zum Rücksendezentrum
2. Aktivieren Sie „Rücksendeetiketten automatisch erstellen “
3. Aktivieren Sie „Rücksendeetikett automatisch an den Kunden senden “

Wenn beide Optionen aktiviert sind, erstellt Shoporama das Rücksendeetikett und sendet es an den Kunden, sobald eine Rücksendung angelegt wird. Der QR-Code wird der E-Mail als Bild angehängt, das der Kunde auf seinem Smartphone anzeigen kann. Wenn du „Beides“ wählst, werden sowohl das druckbare PDF-Etikett als auch das QR-Bild in derselben E-Mail angehängt.

So erlebt es der Kunde

Sobald eine Rücksendung angelegt wurde, erhält der Kunde eine E-Mail an die in der Bestellung angegebene Adresse. Wenn du den QR-Code ausgewählt hast, ist der Code als Bildanhang beigefügt. Der Kunde öffnet das Bild auf seinem Smartphone, geht zu einer GLS-Paketstation und zeigt den QR-Code vor. Das Personal scannt den Code und druckt das Etikett vor Ort aus. Der Kunde muss also weder einen Drucker benutzen noch etwas aufschreiben. Wenn du „Beides“ ausgewählt hast, kann der Kunde stattdessen das PDF-Etikett zu Hause ausdrucken.

So testest du den Ablauf

Es gibt kein separates Feld, in das du einen Testempfänger eingeben kannst. Die Rückbestätigung wird immer an die E-Mail-Adresse gesendet, die in der Bestellung selbst angegeben ist. Wenn du sehen möchtest, wie das für den Kunden aussieht, gehst du wie folgt vor:

1. Erstelle oder suche eine Bestellung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse
2. Stelle sicher, dass für die Bestellung GLS als Versandart ausgewählt ist
3. Leite eine Rücksendung für die Bestellung ein, entweder über das Rücksendezentrum des Webshops oder direkt in der Bestellung im Admin-Bereich
4. Überprüfen Sie Ihren Posteingang: Die Rücksende-E-Mail mit dem QR-Code (oder dem PDF-Etikett) landet dort

Unterschied zwischen GLS und PostNord QR-Rücksendung

Wenn Sie bereits die QR-Rücksendung von PostNord nutzen, ist die gute Nachricht, dass das Kundenerlebnis dasselbe bleibt: Der Kunde scannt einen QR-Code in einer Paketstation, ohne etwas ausdrucken zu müssen. Hinter den Kulissen gibt es jedoch einen Unterschied, den Sie kennen sollten:

• PostNord versendet den QR-Code selbst per E-Mail oder SMS an den Kunden. Dies wird im eigenen System von PostNord abgewickelt.
• GLS versendet den QR-Code nicht selbst. Stattdessen ruft Shoporama den QR-Code von GLS ab und fügt ihn in Ihre eigene Rücksende-E-Mail (return_label.html) ein. Deshalb ist es gerade für GLS wichtig, dass das Theme über die return_label.html-Vorlage verfügt und dass die automatische Weiterleitung im Returcenter aktiviert ist.

Für Sie als Shopbetreiber bedeutet dieser Unterschied in der Praxis lediglich, dass Sie bei der Nutzung von GLS QR-Retur die beiden Returcenter-Einstellungen und die Vorlage berücksichtigen müssen. Der Rest funktioniert so, wie Sie es gewohnt sind.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich jedes Mal, wenn ein Kunde etwas zurücksenden möchte, etwas manuell tun?

Nein. Wenn du unter „Lieferung“ den QR-Code oder „Beides“ ausgewählt und im Retourencenter die Optionen „Retourenetiketten automatisch erstellen“ und „Retourenetikett automatisch an den Kunden senden“ aktiviert hast, läuft alles automatisch ab. Der Kunde erhält seinen QR-Code per E-Mail, ohne dass du einen Finger rühren musst. Wenn du es lieber manuell steuern möchtest, kannst du stattdessen für die jeweilige Bestellung eine GLS-Rücksendung erstellen.

Gilt die Formatauswahl für den gesamten Shop oder pro Bestellung?

Das Format wird pro Webshop festgelegt und gilt für alle GLS-Rücksendungen in diesem Shop. Du wählst es an einer Stelle unter „Lieferung“, „Einrichtung“ im GLS-Bereich aus. Du musst dich also nicht bei jeder einzelnen Bestellung für ein Format entscheiden.

Kann ich dem Kunden sowohl einen QR-Code als auch ein druckbares Etikett anbieten?

Ja. Wählen Sie das Format „Beides (PDF-Etikett und QR-Code)“. Dann erhält der Kunde beides in derselben E-Mail und kann selbst wählen, ob er das PDF-Etikett zu Hause ausdrucken oder den QR-Code in einer Paketstation scannen möchte. Das PDF-Etikett verfügt übrigens auch über eine integrierte QR-Scanfunktion, sodass kein Kunde ohne Möglichkeit zurückbleibt.

Was passiert mit der Bestellung, wenn eine GLS-QR-Rücksendung erstellt wird?

Der QR-Code wird von GLS abgerufen und dem Auftrag zugeordnet; gleichzeitig wird dem Auftrag eine eigene Rücksendungsverfolgungsnummer zugewiesen. Diese ist von der Sendungsverfolgung getrennt, sodass Sie die Rücksendung separat verfolgen können. Der QR-Code wird außerdem an die Rücksende-E-Mail an den Kunden angehängt.

Die Rücksende-E-Mail wird nicht an den Kunden gesendet. Was könnte die Ursache sein?

Überprüfen Sie drei Dinge: Erstens, ob sowohl „Rücksendeetiketten automatisch erstellen“ als auch „Rücksendeetikett automatisch an den Kunden senden“ im Rücksendezentrum aktiviert sind. Zweitens, ob Ihr Theme die E-Mail-Vorlage „return_label.html“ enthält; andernfalls wird die E-Mail nicht versendet. Drittens, dass der Rücksendeaufkleber selbst bei GLS nicht fehlgeschlagen ist, z. B. aufgrund falscher API-Angaben oder einer ungültigen Adresse. Die Fehlermeldung von GLS kannst du in der Bestellwarteschlange einsehen, und der Artikel „Fehler bei der Übertragung an GLS“ hilft dir bei solchen Problemen weiter.

Kennen die Kunden die QR-Rücksendung bereits?

Ja, die meisten kennen es bereits. Es handelt sich um dieselbe Art von QR-Rücksendung, die viele bereits von PostNord kennen, bei der man in einer Paketstation einen QR-Code vorzeigt, ohne etwas ausdrucken zu müssen. Der Wiedererkennungswert ist hoch, sodass selten lange Erklärungen nötig sind, und das macht den Rückgabeprozess für den Kunden sicher und einfach.