Hurtig lagertilgang: læg varer på lager med stregkodescanner

Der Wareneingang ist einer der Bereiche, in denen die Zeit wie im Flug vergeht. Für jeden Artikel musst du die Produktliste aufrufen, den Artikel suchen, darauf klicken, das Lagerfeld finden, die Stückzahl eingeben und speichern. Der schnelle Lagerzugriff reduziert dies auf drei Schritte: Barcode scannen, Menge eingeben, Enter drücken.

Was der schnelle Lagerzugriff leistet

Die Seite ruft anhand des Barcodes jeweils ein Produkt auf und ermöglicht es dir, sofort eine Menge auf Lager zu buchen. Der Barcode heißt in Shoporama „GTIN“ – das ist die Nummer, die unter den Strichen auf der Verpackung steht, typischerweise eine 13-stellige EAN-13. Du musst weder das Produkt in der Liste suchen noch dir SKU-Nummern merken.

So findest du die Seite

Gehe im Menü auf der linken Seite zu „Lager“ und dann zu „Lagerbewegungen “. Oben auf der Seite, direkt unter der Zeile, die den Wert deines Lagerbestands angibt, befindet sich ein Suchfeld mit dem Text „Nach GTIN suchen“ und einer Schaltfläche mit der Bezeichnung „Suchen und ins Lager aufnehmen“.

Schritt für Schritt

1. Gehen Sie zu „Lager“ und dann zu „Lagerbewegungen“.
2. Klicke in das Feld „Nach GTIN suchen“ und scanne den Barcode des Artikels. Wenn du keinen Scanner hast, gib die Ziffern manuell ein.
3. Klicken Sie auf „Suchen und ins Lager einlagern“. Sie gelangen auf eine Seite mit dem Titel „Artikel hinzufügen zu“, gefolgt vom Namen des Produkts, damit Sie sehen können, dass es sich um den richtigen Artikel handelt.
4. Gib die Anzahl in das Feld „Folgende Anzahl einlagern“ ein. Das Feld ist bereits markiert, sodass du sofort mit der Eingabe beginnen kannst.
5. Falls der Artikel Varianten hat, wählst du die richtige aus der Dropdown-Liste „Variante“ aus.
6. Überprüfen Sie das Feld „Stückpreis ohne MwSt. (Einkauf)“, das den Stückpreis ohne Mehrwertsteuer angibt.
7. Klicken Sie auf „In den Lagerbestand aufnehmen“. Sie gelangen zurück zu „Lagerbewegungen“, wo Ihr neuer Eintrag ganz oben in der Tabelle steht.

Was Sie auf der Seite sehen

Auf der linken Seite erfolgt die Eingabe. Auf der rechten Seite haben Sie die Übersicht, sodass Sie rechtzeitig erkennen können, falls Sie den falschen Artikel vor sich haben.

• Das Produktbild in der rechten Ecke ist die schnellste Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Sie richtig gescannt haben.
• „Aktueller Lagerbestand“ zeigt an, wie viele Artikel derzeit auf Lager sind. Bei Artikeln mit Varianten steht der Variantenname in Klammern in der Überschrift, und jede Variante erhält eine eigene Zeile wie „M: 346 auf Lager“.
• „Restbestellung“ wird bei Artikeln ohne Varianten angezeigt, wenn der Lagerbestand negativ ist. Die Zahl gibt an, wie viele Artikel du noch liefern musst.
• „Standort“ wird angezeigt, wenn Sie dem Produkt einen Standort zugewiesen haben, zum Beispiel ein Regal oder eine Ablage.

Der Barcode muss zuerst auf dem Produkt stehen

Die Suche funktioniert nur, wenn der Code auf dem Artikel gespeichert ist. Öffne den Artikel unter „Produkte“, klappe den Abschnitt „Lagerverwaltung“ auf und gib den Code in das Feld „GTIN“ ein, unter dem „Barcode, z. B. EAN-13“ steht. Wenn das Produkt Varianten hat, gibt es weiter unten in der Variantentabelle eine GTIN-Spalte, sodass jede Größe oder Farbe einen eigenen Code erhalten kann.

Wenn Sie Codes für viele Artikel vergeben müssen, können Sie dies über den Produktimport tun. Wichtig: Die Suche erfolgt ausschließlich über die GTIN. SKU, sekundäre SKU, MPN und der Produktname liefern kein Ergebnis, da der Barcode der einzige Code ist, der physisch auf dem Artikel vorhanden ist.

Artikel mit Varianten

Verfügt das Produkt über Varianten, erscheint ein zusätzliches Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Variante“. Der Eintrag wird genau der von dir ausgewählten Variante zugeordnet. Es gibt zwei Situationen, deren Unterschied du kennen solltest:

• Du scannst den Barcode einer Variante. Wenn jede Größe eine eigene GTIN hat, findet Shoporama das Produkt und wählt automatisch die richtige Variante aus. Dann musst du nur noch die Stückzahl eingeben.
• Sie scannen den gemeinsamen Barcode des Produkts. In diesem Fall weiß das System nicht, um welche Variante es sich handelt, und das Dropdown-Menü zeigt die erste Variante in der Liste an. Denken Sie daran, die richtige Variante selbst auszuwählen, da die Waren sonst der falschen Größe zugeordnet werden.

Das ist das Hauptargument dafür, den Varianten jeweils einen eigenen Barcode zuzuweisen: So kann der Wareneingang von einer Person ohne Produktkenntnisse durchgeführt werden. Erfahren Sie mehr über Produktprofile und Varianten. Beachten Sie, dass ein Produkt nur eine Variantenachse haben kann, also entweder Größe oder Farbe, nicht beides.

Der Preis, den Sie eingeben, ist der Einkaufspreis

Das Feld „Stückpreis ohne MwSt. (Einkauf)“ gibt an, was dich die Ware beim Einkauf pro Stück ohne MwSt. gekostet hat. Dies ist nicht der Verkaufspreis, und dieser Wert wird nicht verändert.

• Das Feld ist bereits mit dem Einstandspreis des Produkts vorbelegt, sodass Sie in der Regel nichts tun müssen.
• Sowohl das Komma als auch der Punkt fungieren als Dezimalzeichen. 39,68 und 39.68 ergeben dasselbe Ergebnis.
• Wenn du das Feld leer lässt, werden die Artikel trotzdem ins Lager aufgenommen, zählen aber nicht zum Lagerwert. Sie fließen jedoch in die Stückzahl ein, auf die der Durchschnittspreis verteilt wird, sodass der Wert pro Stück niedriger ausfällt.
• Der Preis wird nur bei der Zugangsbuchung gespeichert. Der feste Einstandspreis des Produkts wird aus diesem Grund nicht aktualisiert.

Wenn der feste Einstandspreis ebenfalls angepasst werden soll, nehmen Sie dies direkt am Produkt oder über die Seite „Einstandspreis“ vor. Wie sich Ihr Gesamtlagerwert berechnet, erfahren Sie unter „Wie wird der Lagerwert berechnet?“.

So verwenden Sie einen physischen Barcode-Scanner

Ein gewöhnlicher Barcode-Scanner verhält sich wie eine Tastatur. Er gibt die Ziffern an der Position des Cursors ein, und die meisten Geräte senden anschließend automatisch einen Enter-Befehl. In Shoporama muss weder etwas installiert noch eingerichtet werden.

1. Klicken Sie einmal auf das Feld „Nach GTIN suchen“ unter „Lagerbewegungen“.
2. Scannen Sie den Barcode des Artikels. Wenn der Scanner einen Enter-Befehl sendet, startet die Suche automatisch.
3. Der Cursor steht nun bereits im Feld „Anzahl“. Geben Sie die Anzahl aus der Kasse ein und drücken Sie die Eingabetaste.
4. Sie befinden sich wieder auf der Seite „Lagerbewegungen“. Klicken Sie erneut in das Suchfeld und scannen Sie den nächsten Artikel.

Wenn der Scanner Probleme macht, teste ihn in einem normalen Textfeld. Wenn er kein „Enter“ sendet, drücke die Taste selbst. Wenn falsche Zeichen angezeigt werden, ist er typischerweise auf ein anderes Tastaturlayout als „Dänisch“ eingestellt; die Einstellung findest du im Handbuch des Scanners.

Wenn der Barcode nicht gefunden wird

Wenn der Code nicht gefunden wird, erscheint eine Seite mit dem Titel „Kein Ergebnis“ und einem neuen Suchfeld, damit du es erneut versuchen kannst. Es wird weder etwas auf Lager gebucht noch ein Produkt angelegt. Die typischen Ursachen sind:

• Es wurde noch keine GTIN für das Produkt vergeben.
• Der Code wurde mit einem Leerzeichen, einem Bindestrich oder einem zusätzlichen Zeichen gespeichert. Er muss genau so eingegeben werden, wie der Scanner ihn liest.
• Du scannst einen Varianten-Barcode, der nicht in der GTIN-Spalte der Variante gespeichert ist.
• Der Artikel befindet sich im Papierkorb. Gelöschte Produkte werden nicht gefunden.
• Sie scannen einen Code auf der Außenverpackung, zum Beispiel einen 14-stelligen Sendungscode, anstatt der EAN-13 des Artikels selbst.

Was automatisch geschieht

• Der Artikel kann wieder online geschaltet werden. Wenn für das Produkt die Option „Online, sobald wieder auf Lager“ aktiviert ist, wird es im Webshop sichtbar, sobald der Lagerbestand wieder positiv ist.
• Kunden auf der Warteliste werden benachrichtigt. Haben sich Kunden für eine E-Mail angemeldet, sobald der Artikel wieder vorrätig ist, wird diese versendet. E-Mails anzeigen, wenn Artikel wieder vorrätig sind.
• Der gemeinsame Lagerbestand wird synchronisiert. Wenn Sie mehrere Shops mit demselben Lager betreiben, erhalten auch die anderen Shops den Zuwachs.
• Der Lagerwert wird aktualisiert. Die Berechnung erfolgt über Nacht, sodass dein neuer Zuwachs am nächsten Tag berücksichtigt wird.

Was die Seite bewusst nicht tut

• Lagerstandort. Die Artikel werden allgemein im Lager abgelegt, nicht an einem bestimmten Lagerstandort. Wenn sie an einem bestimmten Standort platziert werden sollen, verwenden Sie stattdessen „Ins Lager einlagern“ im Produktbereich, wo Sie eine Anzahl pro Standort eingeben können. Sie können den Lagerort auch nachträglich unter „Bearbeiten“ im jeweiligen Buchungseintrag ändern.
• Chargen- und Losnummer. Der Wareneingang erhält keine Chargennummer. Wenn Sie die Chargenverwaltung mit Verfallsdaten nutzen, muss der Wareneingang über die produktbezogene Lagerseite erfolgen.
• Massenbearbeitung. Es wird jeweils ein Produkt nach dem anderen erfasst. Wenn Sie Hunderte von Artikelnummern aktualisieren müssen, ist die Bestandsaktualisierung per CSV-Datei oder das Hochladen von Lieferantenlieferscheinen deutlich schneller.

Was das bringt

Wenn eine manuelle Bestandsaktualisierung 40 Sekunden pro Artikelnummer und ein Scanvorgang 5 Sekunden dauert, sparen Sie 35 Sekunden pro Artikel. Bei 60 Artikelnummern pro Woche sind das gut 30 Stunden pro Jahr. Hinzu kommen weniger Fehler, da der Artikel anhand des Codes auf der Verpackung ermittelt wird und nicht anhand zweier Artikelnummern, die sich zum Verwechseln ähnlich sehen.

Für technisch Interessierte

• Der Barcode kann an zwei Stellen angebracht sein: auf dem Produkt als Ganzes und auf jeder einzelnen Variante. Die Suche versucht es zunächst auf Produktebene und greift dann auf Variantenebene zurück.
• Wenn zwei Produkte versehentlich dieselbe GTIN erhalten haben, wird nur eines davon gefunden. Beseitigen Sie Duplikate, wenn Sie Barcodes aktiv nutzen.
• Das Mengenfeld akzeptiert negative Zahlen. Wenn du -3 eingibst, werden drei Stück vom Lager abgezogen. Das ist eine schnelle Möglichkeit, einen Fehlbestand zu korrigieren.
• Wenn Sie unten im Bereich „Lagerbewegungen“ die Option „Bestandsführung mit Buchungen verwenden“ deaktiviert haben, wird die Menge einer bestehenden Lagerzeile hinzugefügt, anstatt als eigenständige Buchung gespeichert zu werden. In diesem Fall bleibt der Anschaffungspreis aus dem Zugang nicht erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Welchen Barcode-Scanner soll ich kaufen?

Es gibt kein bestimmtes Modell. Jeder Handscanner, der die Zeichen so überträgt, als wären sie über eine Tastatur eingegeben worden, funktioniert, und das tun so gut wie alle USB- und Bluetooth-Scanner. Achte auf ein dänisches Tastaturlayout und darauf, dass nach dem Code ein Enter-Zeichen gesendet wird.

Ich habe keine Barcodes auf meinen Artikeln. Kann ich das trotzdem nutzen?

So wie es ist, nicht. Die Seite sucht ausschließlich nach GTINs, daher findet sie ohne einen Code auf dem Produkt nichts. Wenn du überhaupt keine Barcodes verwendest, ist es einfacher, den Lagerbestand direkt am Produkt oder über eine CSV-Datei zu aktualisieren.

Ich habe eine falsche Anzahl eingegeben. Was mache ich jetzt?

Entweder scannst du den Artikel erneut und gibst die Menge mit einem Minuszeichen davor ein, damit sich die Zahlen ausgleichen, oder du gehst zu „Bestandsbewegungen“, suchst den Eintrag und klickst auf „Bearbeiten“. Dort kannst du die Menge und den Einstandspreis korrigieren oder den Eintrag löschen.

Muss ich den Einstandspreis jedes Mal neu eingeben?

Nein. Das Feld ist bereits mit dem Anschaffungspreis des Produkts ausgefüllt, sodass du es so lassen kannst. Du musst es nur ändern, wenn der Lieferant den Preis geändert hat. Denk daran, dass der Preis ohne Mehrwertsteuer angegeben werden muss und dass Artikel, die ohne Anschaffungspreis ins Lager aufgenommen wurden, nicht zum Lagerwert gezählt werden.

Kann ich sehen, wer die Waren ins Lager eingelagert hat?

Die Bestandsbewegungen zeigen Artikel, Bewegung, Anschaffungskosten, Verkaufspreis, Zeitpunkt und Lagerort sowie eine Bestellnummer an, falls die Bewegung aus einem Verkauf stammt. Es wird nicht angezeigt, welcher Benutzer die Buchung vorgenommen hat; für die Buchprüfung muss die Dokumentation daher in den Lieferscheinen enthalten sein.

Wir verwenden Lagerorte. Wo landen die Waren dann?

Sie werden ohne Lagerort ins Lager eingelagert und landen daher in der Spalte „Ohne Lagerort“ in der Lagerübersicht. Sollten sie an einem bestimmten Lagerort gelagert werden, nimmst du die Waren über „Einlagern“ im Produktbereich entgegen, wo es ein Feld pro Lagerort gibt. Andernfalls korrigierst du den Lagerort nachträglich unter „Bearbeiten“ bei der Buchung.

Wir erhalten jeweils 300 Artikelnummern auf einmal. Ist das Scannen immer noch die richtige Methode?

Nein, nicht für solche Fälle. Bei großen Lieferungen ist eine CSV-Datei oder das Hochladen des Lieferscheins des Lieferanten wesentlich schneller, da die gesamte Datei auf einmal verarbeitet wird. Das Einscannen ist vor allem bei laufenden Wareneingängen, Nachbestellungen, Retouren und Zählungen sinnvoll.

Wird der Artikel automatisch wieder online gestellt, wenn ich ihn einscanne?

Nur, wenn für das Produkt unter „Lagerverwaltung“ die Option „Online, sobald wieder auf Lager“ aktiviert ist. Ist dies der Fall, wird der Artikel im Shop sichtbar, sobald der Lagerbestand wieder positiv ist, und die Kunden, die sich auf die Warteliste eingetragen haben, erhalten eine Benachrichtigung.

Kann ich die Seite auch ohne Scanner nutzen?

Ja. Das Feld ist ein ganz normales Textfeld, sodass du die Ziffern des Barcodes eingeben und die Eingabetaste drücken kannst. Das geht immer noch schneller, als den Artikel in der Produktliste zu suchen.

Wenn du nicht weiterkommst oder ein Code sich nicht wie erwartet verhält, schreibe bitte an support@shoporama.dk und gib dabei den Barcode sowie den Namen des Artikels an.