Nicht abgehobene Transaktionen: Zahlungen finden, die Sie nicht abgehoben haben

Sie haben die Bestellung verpackt, versandt und im Checkout gesehen, dass die Zahlung erfolgreich war. Dennoch ist das Geld möglicherweise nie auf Ihrem Konto eingegangen. Der Grund ist fast immer derselbe: Die Zahlung wurde autorisiert, aber nie abgebucht. Auf der Seite „Nicht abgebuchte Transaktionen“ siehst du genau, welche Zahlungen noch ausstehen, und kannst sie sofort abbuchen oder stornieren.

Autorisierung und Abbuchung: zwei Schritte, nicht einer

Wenn ein Kunde mit einer Zahlungskarte bezahlt, finden zwei getrennte Vorgänge statt, und genau dort kann das Geld hängen bleiben.

• Autorisierung, auch als Reservierung bezeichnet: Die Bank des Kunden prüft, ob das Konto gedeckt ist, und legt den Betrag zurück. Das Geld verlässt das Konto des Kunden noch nicht, es ist lediglich gesperrt.
• Abbuchung, auf Englisch „Capture“: Sie fordern aktiv die Auszahlung des reservierten Betrags an. Erst jetzt fließt das Geld vom Kunden zu Ihrem Acquirer und weiter auf Ihr Bankkonto.

Stellen Sie sich das wie eine Tischreservierung vor: Die Reservierung sichert den Tisch, aber das Restaurant erhält erst dann Geld, wenn der Gast gegessen und bezahlt hat. Die Schritte sind im Interesse der Verbraucher voneinander getrennt, da Sie grundsätzlich erst dann Geld abbuchen dürfen, wenn die Ware versandt wurde. Das Problem tritt nur dann auf, wenn der zweite Schritt nie ausgeführt wird.

Warum es echtes Geld kostet, wenn man vergisst, den Betrag einzuziehen

Eine nicht abgebuchte Transaktion ist eine Bestellung, die du verpackt, deren Versandkosten du bezahlt und die du versandt hast, ohne dafür eine Zahlung zu erhalten.

• Reservierungen verfallen. Eine Autorisierung gilt nicht unbegrenzt. Nach einer gewissen Zeit, die vom Kartentyp und deinem Akzeptanzvertrag abhängt, verfällt sie, und das Geld wird dem Kunden freigegeben. Danach kannst du es nicht mehr abbuchen und musst den Kunden bitten, erneut zu bezahlen.
• Die Buchhaltung stimmt nicht überein. Der Online-Shop zeigt den Verkauf an, aber die Bank weist das Geld nicht aus. Das führt zu einer Differenz, die aufgedeckt und erklärt werden muss – typischerweise genau dann, wenn der Wirtschaftsprüfer danach fragt.
• Das Geld des Kunden ist gesperrt. Solange die Reservierung besteht, kann der Kunde den Betrag nicht nutzen, was zu Anfragen in Ihrem Posteingang führt.
• Das summiert sich schnell. Zehn übersehene Bestellungen à 800 Kronen sind 8.000 Kronen, die du verschenkt hast, und in einer geschäftigen Hochsaison sind zehn Bestellungen nichts.

So findest du die Seite in Shoporama

1. Gehe im Menü zu „Shop“, „Integrationen“ und „Zahlungsgateways “.
2. Suche die Zeile mit deinem OnPay-Gateway.
3. Rechts in der Zeile, direkt vor dem Bearbeitungssymbol, befindet sich eine kleine Schaltfläche mit einem durchgestrichenen Geldsymbol. Wenn du mit der Maus darüber fährst, erscheint die Bezeichnung „Nicht eingezogene Transaktionen“. Klicke darauf.

Wenn ein ausstehender Betrag vorliegt, wird zusätzlich neben der Schaltfläche ein gelber Aufkleber mit dem Betrag angezeigt. Die Zahl ist ein gespeicherter Gesamtbetrag, der im Hintergrund mehrmals pro Stunde aktualisiert wird. Dies ist ein schneller Anhaltspunkt, kein endgültiges Ergebnis: Bei einigen Shops fehlt das Etikett, und wenn du Verkäufe in mehreren Währungen hast, werden die Beträge ohne Umrechnung addiert. Öffne die Liste, wenn du wissen möchtest, was tatsächlich noch offen ist.

Mit welchen Zahlungsgateways funktioniert die Seite?

Die Seite ist für OnPay und ausschließlich für OnPay konzipiert. Die Schaltfläche wird nur in der Zeile für OnPay-Gateways angezeigt; wenn du die Adresse eines anderen Gateway-Typs öffnest, wirst du zur Übersicht zurückgeleitet. Die Liste wird nämlich direkt aus deinem OnPay-Konto über die Verbindung abgerufen, die du bei der Einrichtung autorisiert hast. Ist das Zahlungsgateway nicht verbunden, ist die Liste leer, und auf der Seite des jeweiligen Zahlungsgateways kannst du sehen, ob dort „Mit OnPay verbunden“ mit einem Datum angezeigt wird. Siehe „Einrichtung von OnPay“, falls die Verbindung fehlt.

Wenn Sie Quickpay, Nets Easy, ePay, PensoPay, Flatpay oder Stripe verwenden, gibt es keine entsprechende Liste. Dort nutzen Sie stattdessen die Bestellliste, die weiter unten beschrieben wird.

So lesen Sie die Liste

Jede Zeile entspricht einer Reservierung, die bei OnPay noch offen ist. Die Spalten haben folgende Bedeutung:

• Auftrag: Die Referenz, unter der die Zahlung angelegt wurde. In der Regel Ihre Auftragsnummer.
• Datum: Wann die Zahlung angelegt wurde, einschließlich Uhrzeit. Je älter eine Zeile ist, desto dringender ist sie.
• Betrag: Der gesamte reservierte Betrag, mit der Währung vorangestellt.
• Rückerstattet: Wie viel dem Kunden zurückerstattet wurde.
• Abgehoben: Wie viel bereits abgehoben wurde. Steht dort 0,00, wurde bei dieser Transaktion noch kein Geld abgehoben.
• Kartentyp: Mit welcher Karte der Kunde bezahlt hat, wie von OnPay angegeben.
• Status: Der Status der Transaktion bei OnPay. Hier ist sie normalerweise „aktiv“, da die Liste nur Reservierungen anzeigt, die noch abgehoben werden können.
• Transaktionsnummer: OnPays eigene Nummer für die Zahlung. Verwenden Sie diese, wenn Sie in OnPay suchen oder sich an den Support wenden.

Die Währung wird als DKK, SEK, NOK, GBP, USD oder EUR angezeigt. Wenn du eine andere Währung verwendest, steht dort „Unbekannt (#208)“ mit der Nummer der Währung in Klammern, aber der Betrag ist dennoch korrekt. Eine leere Tabelle ist eine gute Nachricht: Dann gibt es normalerweise nichts abzuheben.

So heben Sie einen Betrag ab

1. Suche die Zeile, die du abheben möchtest.
2. Ganz rechts befindet sich ein Betragsfeld. Es ist bereits mit genau dem Betrag ausgefüllt, der noch abgehoben werden kann, also dem reservierten Betrag abzüglich der bereits abgehobenen und erstatteten Beträge.
3. Wenn du nur einen Teil abheben möchtest, gibst du einen geringeren Betrag ein. Du kannst nicht mehr eingeben als den angezeigten Betrag, da das Feld eine Obergrenze hat.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abheben“. Die Seite wird neu geladen und die Liste wird erneut von OnPay abgerufen.

Ist der gesamte Betrag abgehoben, verschwindet die Zeile, da die Reservierung bei OnPay dann nicht mehr offen ist. Hast du nur einen Teil abgehoben, bleibt sie mit einem höheren Wert in der Spalte „Abgehoben“ und einem niedrigeren Betrag im Feld stehen, was bei Teillieferungen praktisch ist.

So stornieren Sie eine Reservierung

Soll die Bestellung gar nicht ausgeliefert werden, gibt es keinen Grund, das Geld des Kunden durch die Reservierung zu sperren. Klicken Sie in der Zeile auf „Stornieren“ und bestätigen Sie, wenn Sie gefragt werden : „Sicher?“. Die Reservierung wird bei OnPay sofort freigegeben und kann nicht rückgängig gemacht werden. Soll der Kunde dennoch bezahlen, muss eine neue Zahlung erstellt werden.

Beachte den Unterschied: „Stornieren“ wird für Beträge verwendet, die noch nicht abgebucht wurden. Wurde der Betrag bereits abgebucht, musst du stattdessen eine Rückerstattung über die Bestellung selbst vornehmen. Siehe „Wie erstelle ich eine Gutschrift?“.

So vermeidest du, dass sich ein Berg ansammelt

Diese Seite ist dein Sicherheitsnetz. Die täglichen Auszahlungen gehören in die Bestellliste, wo du auch sehen kannst, was tatsächlich versendet wurde.

• Filtere nach dem Einlösungsstatus. In der Bestellliste gibt es den Filter „Eingelöst“, bei dem du zwischen „Alle“, „Eingelöst“ oder „Nicht eingelöst“ wählen kannst. Kombiniere „Nicht eingelöst“ mit einem Statusfilter, damit du nur versendete Bestellungen siehst.
• Mehrere Bestellungen gleichzeitig abbuchen. Markieren Sie die Bestellungen, klicken Sie auf „Finanzen“ und wählen Sie „Geld abbuchen“ (Capture). Die Bestellungen werden in die Warteschlange gestellt und kurz darauf abgebucht; durch diesen Vorgang wird der jeweilige Abbuchungsstatus der Bestellung in Shoporama aktualisiert. Der Menüpunkt ist für ePay, Quickpay, Nets Easy, OnPay und Stripe verfügbar. Beachten Sie, dass die Massenaktion immer den gesamten Betrag der Bestellung abbucht; sie kann daher nicht verwendet werden, um nach einer Teilabbuchung den Restbetrag zu begleichen.
• Automatische Abbuchung. Bei mehreren Zahlungsgateways gibt es auf der jeweiligen Seite des Gateways die Einstellung „Betrag automatisch abbuchen, wenn die Ware versendet oder abgeholt wird “. Diese Option ist für Nets Easy, ePay, Quickpay, PensoPay, Flatpay und Stripe verfügbar; bei PensoPay und Flatpay ist dies die einzige Möglichkeit, da diese Zahlungsgateways die Massenaktion nicht in der Bestellliste anbieten. OnPay verfügt nicht über dieses Kontrollkästchen; bei OnPay führen Sie die Abbuchung daher über die Bestellliste oder über diese Seite durch.
• Richten Sie sich eine feste Routine ein. Öffnen Sie die Liste beispielsweise jeden Montag und räumen Sie auf, falls dort Einträge stehen. Das dauert in der Regel weniger als fünf Minuten.

Erfahre mehr über den gesamten Auftragsablauf unter „Wie verwalte ich meine Aufträge?“ und über die Auszahlungen unter „Wo und wann erhalte ich mein Geld?“.

Für technisch Versierte

• Die Liste wird bei jedem Öffnen der Seite live von OnPay abgerufen, und alle Seiten der Ergebnisse werden geladen. Wenn du viele offene Reservierungen hast, kann das Laden der Seite einen Moment dauern, aber sie ist immer mit OnPay synchronisiert.
• Das Betragsfeld wird als reservierter Betrag abzüglich des abgehobenen und des erstatteten Betrags berechnet, und dies ist auch der Höchstwert des Feldes.
• Der gelbe Gesamtbetrag in der Übersicht ist ein gespeicherter Wert, der im Hintergrund aktualisiert wird und daher möglicherweise etwas hinterherhinkt. Außerdem werden Beträge in verschiedenen Währungen ohne Umrechnung addiert. Im Zweifelsfall ist die Liste maßgeblich.
• Abhebungen und Stornierungen von hier aus erfolgen direkt über OnPay. Das eigene „Abgebucht“-Kennzeichen der Bestellung in Shoporama wird nur gesetzt, wenn du über die Bestellung abbuchst, zum Beispiel mit der Massenaktion „Geld abbuchen“ (Capture). Soll die Bestellung auch den Status „abgebucht“ anzeigen, dann führe die Abbuchung über die Bestellliste durch.

Häufig gestellte Fragen

Ich kann die Schaltfläche bei meinem Zahlungsgateway nicht finden. Was soll ich tun?

Die Schaltfläche wird nur in der Zeile für Gateways vom Typ OnPay angezeigt. Wenn du beispielsweise Quickpay, Nets Easy oder Stripe verwendest, gibt es keine Schaltfläche, und wenn du die Adresse trotzdem öffnest, gelangst du zurück zur Übersicht. Verwende stattdessen den Filter „Abgebucht“ in der Bestellliste.

Woher weiß ich, ob ein Betrag bereits abgebucht wurde?

Schau in die Spalte „Abgebucht“. Ist die Zahl dieselbe wie unter „Betrag“, wurde der gesamte Betrag abgebucht, und das Betragsfeld zeigt immer nur den Restbetrag an. Auf der Bestellung selbst steht „Abgebucht“ mit dem Datum, an dem das Geld abgebucht wurde. Steht dort nichts, wurde der Betrag noch nicht abgebucht.

Muss eine Reservierung als Zahlung verbucht werden?

Nein. Solange der Betrag nur reserviert ist, wurde noch kein Geld bewegt. Das Geld wird erst auf Ihr Konto überwiesen, wenn die Transaktion abgebucht wurde. Verwenden Sie bei der Kontenabstimmung die Spalte „Abgebucht“ und stimmen Sie die Verbuchung mit Ihrem Steuerberater ab.

Kann ich mehrere Transaktionen auf einmal abbuchen?

Nicht hier, denn du musst den Betrag jeder einzelnen Zeile kontrollieren können. Wenn du viele Transaktionen bearbeiten musst, nutze die Auftragsliste: Filtere nach „Abgebucht“, wähle „Nicht abgebucht“, markiere die Aufträge und klicke auf „Finanzen“ und anschließend auf „Geld abbuchen“ (Capture).

Was passiert, wenn ich den Betrag nie abbuche?

Die Reservierung läuft irgendwann ab, und das Geld wird an den Kunden freigegeben. Dann hast du die Ware versendet, ohne eine Zahlung erhalten zu haben, und musst den Kunden kontaktieren und erneut um Zahlung bitten. Wie lange eine Reservierung gültig ist, hängt von der Kartenart und der Abrechnungsvereinbarung ab – warte also nicht zu lange.

Kann ich mehr als den reservierten Betrag abbuchen, wenn der Kunde zusätzliche Artikel bestellt hat?

Nein. Das Betragsfeld ist auf den verbleibenden Betrag der Reservierung begrenzt. Muss der Kunde mehr bezahlen, muss eine neue Zahlung über den zusätzlichen Betrag erstellt werden.

Wir versenden oft nur einen Teil der Bestellung. Kann ich nur den Betrag für die versandte Ware abbuchen?

Ja. Geben Sie den geringeren Betrag in das Feld ein und klicken Sie auf „Abheben“. Die Zeile bleibt mit dem Betrag in der Spalte „Abgehoben“ stehen, und das Feld zeigt anschließend nur noch den Restbetrag an, den Sie abheben, sobald die Restbestellung versendet wird.

Die Liste ist leer. Stimmt da etwas nicht?

Meistens bedeutet eine leere Liste einfach, dass nichts abgebucht werden kann. Wenn du dir unsicher bist, überprüfe auf der Seite des Zahlungsgateways, ob dort „Mit OnPay verbunden“ mit einem Datum steht. Fehlt die Verbindung, bleibt die Liste in jedem Fall leer.

Warum weicht der gelbe Betrag von der Liste ab?

Der gelbe Betrag ist ein gespeicherter Gesamtbetrag, der im Hintergrund aktualisiert wird, während die Liste jedes Mal, wenn du die Seite öffnest, live von OnPay abgerufen wird. Bei Abweichungen ist die Liste korrekt. Die Markierung dient lediglich als schneller Hinweis darauf, dass etwas zu beachten ist.

Stimmen die Zahlen nicht mit dem überein, was du bei OnPay siehst, schreibe bitte an support@shoporama.dk und gib dabei die Bestellnummer und die Transaktionsnummer aus der Liste an.