Auftragsfluss und automatische E-Mails
Verstehen Sie den gesamten Ablauf vom Checkout bis zur Auftragsbestätigung. Erfahren Sie, wann automatische E-Mails verschickt werden, was mit den verschiedenen Zahlungsarten geschieht und wie EAN-Bestellungen behandelt werden.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, was passiert, wenn ein Kunde auf "Bestellen" drückt, bis die Bestellung geliefert wird - und welche automatischen E-Mails auf dem Weg dorthin gesendet werden.
Gesamtablauf der Bestellung
Wenn ein Kunde einen Kauf in Ihrem Online-Shop tätigt, geschieht Folgendes:
- Bestellung genehmigen - Der Kunde überprüft seinen Warenkorb und bestätigt die Bestellung
- Zahlung - Der Kunde wird zum Zahlungsgateway (z. B. QuickPay, Stripe oder Pensopay) weitergeleitet, um die Zahlung abzuschließen
- Bestätigung - Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, wird der Kunde auf eine Dankeseite weitergeleitet und erhält eine Bestellbestätigung per E-Mail
- Bearbeitung - Sie bearbeiten die Bestellung in der Verwaltung und versenden die Ware
- Versand - Wenn die Bestellung als versandt markiert ist, erhält der Kunde eine Versand-E-Mail
Wann wird die Auftragsbestätigung verschickt?
Die Bestellbestätigung (Rechnungs-E-Mail) wird automatisch verschickt, der Zeitpunkt hängt jedoch von der Zahlungsmethode ab:
Kartenzahlung (QuickPay, Stripe, Pensopay usw.)
Bei Kartenzahlung wird die Auftragsbestätigung erst versandt , wenn die Zahlung vom Zahlungsportal bestätigt wurde. Der Ablauf ist wie folgt:
- Der Kunde schließt die Zahlung am Gateway ab
- Das Gateway sendet eine Bestätigung an Shoporama zurück
- Die Bestellung wird als bezahlt markiert
- Die Bestellbestätigung wird an den Kunden gesendet.
Wichtig! Wenn die Zahlung fehlschlägt (z.B. weil die Karte abgelehnt wurde), wird keine Bestellbestätigung gesendet. Der Kunde sieht eine Fehlermeldung und kann es erneut versuchen.
Zahlungsgateway vom Typ "Andere"
Sie können "Andere" Zahlungsmethoden für Zahlungsmethoden erstellen, die außerhalb der normalen Online-Zahlung abgewickelt werden. Dies kann zum Beispiel sein:
- Banküberweisung
- Barzahlung bei Abholung
- Zahlung auf Rechnung
- MobilePay (manuell)
Wenn ein Kunde eine "andere" Zahlungsmethode wählt, wird das normale Zahlungsportal übersprungen. Die Bestellbestätigung wird sofort nach der Erstellung der Bestellung gesendet und der Kunde wird direkt auf die Dankeseite weitergeleitet.
Die Einstellung "Neue Bestellungen automatisch als bezahlt markieren" bestimmt, ob die Bestellung als bezahlt markiert wird:
- Eingeschaltet - Die Bestellung wird sofort als bezahlt markiert. Verwenden Sie dies für Zahlungsmethoden, bei denen die Zahlung bei Lieferung erfolgt (z. B. Nachnahme).
- Ausgeschaltet - Die Bestellung bleibt in der Verwaltung unbezahlt. Sie müssen sie als bezahlt markieren, wenn die Zahlung eingegangen ist (z.B. Banküberweisung).
Beispiel: Sie legen eine Zahlungsmethode "Banküberweisung" vom Typ "Sonstige" an, bei der "Automatisch bezahlt" ausgeschaltet ist. Wenn ein Kunde diese Zahlungsart auswählt, erhält er sofort die Auftragsbestätigung - einschließlich Ihrer Bankverbindung. Sie kennzeichnen die Bestellung manuell als bezahlt, wenn das Geld auf dem Konto ist.
EAN-Bestellungen (öffentliche Beschaffung)
Wenn ein Kunde an der Kasse eine EAN-Nummer eingibt, wird die Bestellung anders behandelt. Die EAN wird von öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen verwendet, die über das elektronische Rechnungssystem (E-Invoice) bezahlen.
Für EAN-Bestellungen:
- Die Auftragsbestätigung wird sofort versandt - unabhängig davon, welches Zahlungsportal Sie verwenden
- Der Kunde wird nicht an das Zahlungsportal weitergeleitet - der Zahlungsfluss wird komplett übersprungen
- Die Bestellung wird in der Verwaltung als unbezahlt aufgeführt, da die Zahlung separat über das EAN-Rechnungssystem erfolgt
- Sie müssen sicherstellen, dass der Zahlungseingang über EAN erfolgt
Tipp: Wenn Sie möchten, dass auch EAN-Bestellungen den normalen Zahlungsfluss (Kartenzahlung) durchlaufen, können Sie dies unter Einstellungen → Online-Shop aktivieren. Das Feld heißt "EAN-Bestellung muss den normalen Zahlungsfluss durchlaufen".
Bestellungen mit 0 kr.
Wenn die Bestellung einen Gesamtbetrag von 0 € hat (z.B. 100% Rabattcode), wird der Zahlungsweg übersprungen. Die Bestellung wird automatisch als bezahlt markiert und die Auftragsbestätigung wird sofort versandt.
Dankeseite vs. Bestellbestätigung
Es ist wichtig, zwischen der Dankeseite und der Auftragsbestätigung zu unterscheiden:
- Dankeseite - Die Seite, die der Kunde nach der Kaufabwicklung im Browser sieht. Sie wird immer angezeigt, auch wenn die Zahlung noch nicht bestätigt wurde. Die Dankeseite ist keine Garantie dafür, dass die Zahlung erfolgt ist.
- Die Bestellbestätigung - Die E-Mail, die der Kunde erhält. Bei Kartenzahlungen wird diese nur gesendet, wenn die Zahlung vom Gateway bestätigt wurde.
Hinweis: Ein Kunde kann die Dankeseite sehen, ohne eine Bestellbestätigung per E-Mail erhalten zu haben. Dies ist z. B. der Fall, wenn sich die Zahlungsbestätigung verzögert. In den meisten Fällen folgt die E-Mail innerhalb weniger Sekunden.
Übersicht der automatischen E-Mails
Hier finden Sie eine Übersicht über alle automatischen E-Mails im Zusammenhang mit Bestellungen:
| Wann wird sie versendet? | Ist eine Zahlung erforderlich? | |
|---|---|---|
| Bestätigung der Bestellung | Wenn die Zahlung bestätigt wird (oder sofort bei EAN/manueller Zahlung/0 kr.) | Ja, bei Kartenzahlung |
| Zahlungserinnerung | Automatisch nach X Stunden, wenn die Bestellung noch nicht bezahlt ist | Nein - wird gesendet, gerade weil die Zahlung fehlt |
| Bestellung abgeschickt | Wenn Sie den Bestellstatus auf "Gesendet" ändern | Nein - bereit zur Abholung |
| Bereit zur Abholung | Wenn Sie den Auftragsstatus auf "Abholbereit" ändern | Nein, wenn Sie den Auftragsstatus ändern in |
| Auftrag zurückgegeben | Wenn Sie den Auftragsstatus in "Zurückgeschickt" ändern | Nein, wenn Sie den Auftragsstatus ändern in |
| Gutschrift | Wenn Sie eine Gutschrift für eine Bestellung erstellen | Keine Gutschrift |
| Mail nach Kauf | Automatisch nach X Tagen (konfigurierbar) | Ja, Sie können |
| Überprüfung des Produkts | Automatisch nach X Tagen (konfigurierbar) | Ja (konfigurierbar) |
Zahlungserinnerung
Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, aber die Zahlung nicht abschließt, kann Shoporama automatisch eine Erinnerungs-E-Mail senden. Sie können dies unter Einstellungen → Emails konfigurieren:
- Wartezeit - Anzahl der Stunden, nachdem die Bestellung erstellt wurde, bevor die Erinnerung gesendet wird
- Nur neue Bestellungen - Die Erinnerung wird nur für unbezahlte Bestellungen mit dem Status "Neu" verschickt
- Max. 7 Tage - Für Bestellungen, die älter als 7 Tage sind, werden keine Mahnungen versendet
Anpassung von E-Mails
Sie können Ihre automatischen E-Mails auf zwei Arten anpassen:
- Admin-Einstellungen - Unter Einstellungen → E-Mails können Sie Betreffzeilen, Absendernamen und Einleitungstext ändern, ohne die Themendateien zu bearbeiten.
- Theme-Vorlagen - Für fortgeschrittene Anpassungen können Sie die E-Mail-Vorlagen in Ihrem Theme unter templates/mails/ bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel E-Mail-Vorlagen in Ihrem Theme.
Fehlersuche
Der Kunde hat keine Auftragsbestätigung erhalten
Wenn ein Kunde keine Bestellbestätigung erhalten hat, kann das folgende Gründe haben:
- Die Zahlung ist nicht erfolgt - Prüfen Sie, ob die Bestellung in der Verwaltung als bezahlt markiert ist. Wenn nicht, wurde die Auftragsbestätigung noch nicht versandt.
- Spam-Filter - Bitten Sie den Kunden, seinen Spam-/Junk-Ordner zu überprüfen.
- Falsche E-Mail-Adresse - Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Kunden in der Bestellung korrekt ist.
Der Kunde hat eine Auftragsbestätigung erhalten, aber der Auftrag ist nicht bezahlt
Dies kann in den folgenden Situationen vorkommen:
- EAN-Bestellung - Die Bestellung hat eine EAN-Nummer und wird über das öffentliche Rechnungssystem bezahlt. Die Auftragsbestätigung wird sofort verschickt, aber die Zahlung wird separat abgewickelt
- "Andere" Zahlungsmethode ohne automatische Zahlung - Die Bestellung verwendet eine Zahlungsmethode wie z. B. Banküberweisung, bei der der Kunde den Betrag selbst überweisen muss. Die Auftragsbestätigung wird als Quittung verschickt, aber die Zahlung ist noch nicht eingegangen.
- Nach der Zahlung storniert - Die Bestellung kann nach der Zahlung storniert worden sein, z. B. wenn die Zahlung storniert wurde.
Haben Sie Fragen zum Bestellablauf oder zu Ihren automatisierten E-Mails? Kontaktieren Sie uns unter support@shoporama.dk.
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