Slik fungerer e-conomic-integrasjonen

Shoporamas e-conomic-app overfører automatisk bestillingene dine fra nettbutikken til e-conomic, slik at du ikke trenger å legge dem inn manuelt. Nøyaktig hvordan integrasjonen fungerer, avhenger av innstillingene dine. Her går vi gjennom hele flyten, slik at du vet hva du kan forvente i regnskapet og hvor lang tid det tar.

Når er ordren merket for overføring?

I appinnstillingene velger du når en ordre skal markeres for synkronisering med e-conomic. Du kan velge mellom tre tidspunkter:

• Ved opprettelse, så snart kunden fullfører bestillingen i nettbutikken.
• Ved betaling, når betalingsgatewayen har godkjent betalingen.
• Ved utsendelse, når du markerer bestillingen som sendt i Shoporama.

Når triggeren utløses, legges det til et varsel om bestillingen i Shoporamas interne hendelseskø. Det er dette varselet som starter den faktiske overføringen til e-conomic.

Slik fungerer den faktiske synkroniseringen

Overføringen er købasert, ikke en webhook i sanntid. Flyten er som følger:

1. Når triggeren utløses (opprettet, betalt eller sendt), legges det til en hendelse i butikkens hendelseskø.
2. En bakgrunnsjobb på Shoporama-serveren kjører køen kontinuerlig og sender de aktuelle ordrene til e-conomic-appen.
3. Appen henter ordren via Shoporamas REST API, kartlegger kunde, MVA-sone, varelinjer og rabatter, og sender dataene til e-conomic som enten en ordrekladd eller fakturakladd.
4. Hvis du har aktivert automatisk bokføring, blir fakturaen bokført umiddelbart i e-conomic. Ellers blir den liggende som en kladd til du selv bokfører den.

I praksis tar det vanligvis mindre enn ett minutt fra utløseren treffer til ordren ligger i e-conomic. Hvis e-conomic er nede eller reagerer sakte, kan det ta lengre tid, men ordren forsvinner ikke. Du kan også sende en ordre manuelt ved å legge til etiketten e-conomic-pending på ordren.

Hvilke data sendes til e-conomic?

For hver ordre som overføres, sender Shoporama følgende til e-conomic:

• Kunde: navn, adresse, postnummer, by, land, e-post, telefon og CVR/EAN. Hvis kunden ikke finnes som debitor i e-conomic, opprettes den automatisk.
• Fakturamottaker og leveringsadresse slik at følgeseddelen blir korrekt.
• Varelinjer med varenummer (SKU), navn, antall, enhetspris og mva-sats.
• Frakt som en egen linje.
• Rabatter som negative linjer (gavekort/rabattkode, kampanjerabatt og innløste lojalitetspoeng).
• Referanse: Shoporamas ordrenummer (og eventuell kurv-ID) lagres som referanse på fakturaen, slik at du enkelt kan finne igjen ordren.
• Layout og betalingsbetingelser basert på dine innstillinger (kort vs. EAN/faktura).

Hvilken debitor skal salget bokføres på?

I appkonfigurasjonen velger du hvordan debitornummeret bestemmes:

• Fast debitor, alle salg bokføres på samme debitornummer (f.eks. en samlet konto for "Nettbutikk-kunder").
• Telefonnummer, debitornummeret bygges ut fra kundens telefonnummer.
• Kundenummer, kundens unike ID fra Shoporama brukes (krever at kunden er innlogget).
• Unikt nummer, hver ny kunde får sitt eget løpende debitornummer i e-conomic.

Når en debitor ikke allerede finnes, opprettes den automatisk med adresse, by, postnummer, e-post, telefon, CVR/EAN og kontaktperson. Du kan også velge separate debitorgrupper for privatkunder (B2C) og bedriftskunder (B2B med CVR/EAN) for å gjøre regnskapet mer oversiktlig.

Hvordan håndteres merverdiavgift?

Shoporama angir automatisk riktig mva-sone på fakturaen i e-conomic. Du trenger altså ikke å sortere salg til privatpersoner fra salg til bedrifter, eller dansk salg fra eksport. MVA-sonen bestemmes basert på:

• Kundens leveringsland.
• Om kunden er en privatperson (B2C) eller en bedrift med CVR- eller EAN-nummer (B2B).
• Ditt eget hjemland, som du angir i appinnstillingene.

I praksis ser det slik ut:

• Innenlandssalg, salg til kunder i ditt eget land, bokføres i den innenlandske momssonen, vanligvis med 25 % dansk moms.
• EU-salg til bedrifter, salg til bedrifter i andre EU-land (med momsnummer) bokføres i henhold til reglene for omvendt avgiftsplikt, der du som selger ikke krever inn moms.
• EU-salg tilprivatpersoner, salg til privatkunder i andre EU-land håndteres i henhold til OSS-reglene. Hvert EU-land har sin egen momssone i e-conomic.
• Norge (VOEC), spesiell håndtering kan aktiveres for VOEC-ordninger til norske kunder.
• Eksport, salg til land utenfor EU bokføres som eksport uten moms.

For at dette skal fungere, må de tilsvarende MVA-sonene være satt opp i e-conomic-avtalen. Les mer om B2B-håndtering i artikkelen B2B-salg i Shoporama.

Hvordan overføres rabatter?

Rabatter overføres som egne linjer på fakturaen i e-conomic, slik at du kan se nøyaktig hvilken type rabatt kunden har fått og hvor stor den er. Shoporama deler rabatter inn i tre kategorier:

• Gavekort og rabattkoder, som vises som linjen "Rabatt" på fakturaen.
• Kampanjerabatter, volumrabatter, automatiske kampanjer og kategorirabatter vises som "Kampanjerabatt"-linjen.
• Lojalitetspoeng, hvis kunden har innløst poeng i forbindelse med kjøpet, vises de som linjen "Brukte poeng" med antall poeng som er brukt.

Rabattlinjene har et negativt beløp og trekkes automatisk fra bestillingssummen i e-conomic. Nettobeløpet beregnes ut fra bestillingens faktiske momssats, slik at det er korrekt for både dansk salg med 25 % moms, momsfritt B2B-salg til EU og eksport til tredjeland.

Administrere produkter

Den nye e-conomic-appen overfører ikke produkter som stamdata til e-conomic. I stedet opprettes produktet som en linje på fakturaen med varenummer (SKU), navn og pris. Du trenger derfor ikke å vedlikeholde en produktstammefil i e-conomic.

Hvis det allerede finnes et produkt i e-conomic med samme SKU, bruker e-conomic det automatisk. Ellers opprettes en enkel varelinje på fakturaen.

Fakturakladde eller bokført umiddelbart?

Du velger selv om fakturaen skal bokføres automatisk i e-conomic, eller om den skal bli liggende som en kladd til du kontrollerer den og bokfører den selv. Hvis du vil ha ekstra kontroll over bokføringen, anbefaler vi at du lar fakturaen ligge som kladd, slik at du kan rette skrivefeil, endre kontering eller gjøre justeringer før den ferdigstilles.

Hva er det som ikke synkroniseres?

e-conomic-appen er enveis: data går fra Shoporama til e-conomic, ikke omvendt. Konkret betyr det følgende:

• Lagerbeholdningen håndteres utelukkende i Shoporama. Endringer i e-conomic påvirker ikke nettbutikkens lagerbeholdning.
• Produkter som masterdata og produktinformasjon følger ikke med som katalog til e-conomic, kun som varelinjer på fakturaer.
• Kreditnotaer, kreditnotaer må opprettes manuelt i e-conomic for refusjoner.
• Betalingsstatus tilbake, hvis du markerer en faktura som betalt i e-conomic, oppdateres ikke ordren i Shoporama.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det før jeg kan se bestillingen i e-conomic?

Vanligvis mindre enn ett minutt. Når utløseren utløses (opprettet, betalt eller sendt), plasseres ordren i hendelseskøen, og bakgrunnsjobben sender den til e-conomic kort tid etter. Hvis e-conomic er midlertidig utilgjengelig, kan det ta lengre tid, men ordren vil ikke forsvinne.

Hva skjer hvis e-conomic er nede eller en ordre mislykkes?

Ordren merkes med e-conomic-failed, og feilmeldingen står i ordrenotatene. Du kan selv starte overføringen på nytt ved å fjerne e-conomic-failed og legge til e-conomic-pending. Overføringen starter på nytt så snart køen er behandlet.

Kan jeg se hvilke ordrer som har blitt overført korrekt?

Ja, det kan du. Hver ordre får en av merkelappene: e-conomic-ok (overført), e-conomic-pending (i kø) eller e-conomic-failed (mislykket). Filtrer ordrelisten etter etikett eller se statusen direkte på den enkelte ordren.

Anne (regnskapsfører): Stemmer momsen i e-conomic 100 % overens med Shoporama-statistikken min?

Som en generell regel, ja. Mindre avvik på øre-nivå kan forekomme på grunn av avrunding mellom systemene. Hvis tallene avviker mer, bør du sjekke mva-soner, valuta og om alle ordrene faktisk har blitt overført (filtrer ordrelisten etter e-conomic-pending og e-conomic-failed).

Anne (regnskapsfører): Hva gjør jeg når en kunde vil ha en kreditnota?

Den nye appen overfører ikke kreditnotaer automatisk. Når du krediterer en ordre i Shoporama, må du opprette en tilsvarende kreditnota i e-conomic fra den opprinnelige fakturaen. Husk også å refundere betalingen via betalingsgatewayen din. Les mer i Kreditnotaer og refusjoner.

Jonas (e-handler): Kan jeg synkronisere flere butikker til samme e-conomic-avtale?

Jonas (e-handler): Ja. Hver Shoporama-butikk installeres separat i e-conomic-avtalen via appen. Du kan bruke faste, separate debitornumre eller debitorgrupper per butikk, slik at du enkelt kan rapportere på dem hver for seg. Velg layoutnummer slik at det er tydelig hvilken butikk fakturaen kommer fra.

Jonas (e-kjøpmann): Hva skjer hvis jeg får 500 bestillinger på en kampanjedag?

Køen håndterer det automatisk. Bestillingene legges i kø én etter én, og bakgrunnsjobben behandler dem fortløpende. Selv i rushtider er forsinkelsen vanligvis i minutter, ikke timer. Sjekk e-conomic-pending-fanen for å se om det er et etterslep.

Gitte (butikkeier): Må jeg vedlikeholde produktkatalogen min på to steder?

Nei, det trenger du ikke. Produktene ligger kun i Shoporama. På fakturaen i e-conomic, varelinjen med SKU, navn og pris. Hvis du allerede har en produktkatalog i e-conomic med samme SKU, vil e-conomic gjenbruke den. Ellers skrives det bare som en enkel varelinje.

Gitte (butikkeier): Hva gjør jeg hvis jeg ved et uhell kommer til å endre en ordre i Shoporama?

Hvis ordren allerede er overført til e-conomic, vil ikke fakturaen oppdateres automatisk. Du kan enten rette fakturaen direkte i e-conomic eller avbryte den der og overføre ordren på nytt ved å fjerne e-conomic-ok og legge til e-conomic-pending. Merk: Hvis fakturaen allerede er bokført, kan den ikke endres, bare krediteres.

Hvor finner jeg feilmeldingen hvis en bestilling mislykkes?

Åpne bestillingen i Shoporama og se merknadene og feilfeltet. Typiske årsaker er en ugyldig API-nøkkel, manglende kundeinformasjon eller en MVA-sone som ikke finnes i e-conomic-avtalen din. Les mer i Feilsøking av e-conomic-integrasjon.

Les mer om dette

• Sette opp e-conomic-integrasjon
• Feilsøking av e-conomic-integrasjon
• Typiske feil i e-conomic-integrasjonen
• B2B-salg i Shoporama
• Kreditnotaer og refusjoner

Trenger du hjelp? Kontakt oss på support@shoporama.dk.