Så fungerar integrationen med e-conomic

Shoporamas e-conomic-app överför automatiskt dina beställningar från webbshoppen till e-conomic så att du inte behöver ange dem manuellt. Exakt hur integrationen fungerar beror på dina inställningar. Här går vi igenom hela flödet så att du vet vad du kan förvänta dig i bokföringen och hur lång tid det tar.

När markeras ordern för överföring?

I appens inställningar väljer du när en order ska markeras för synkronisering med e-conomic. Du kan välja mellan tre tidpunkter:

• Vid skapande, så snart kunden har slutfört beställningen i webbshoppen.
• Vid betalning, när betalningsgatewayen har godkänt betalningen.
• Videxpediering, när du markerar ordern som expedierad i Shoporama.

När triggern aktiveras läggs en notifiering om ordern till i Shoporamas interna händelsekö. Det är denna notifiering som startar den faktiska överföringen till e-conomic.

Hur den faktiska synkroniseringen fungerar

Överföringen är köbaserad, inte en webhook i realtid. Flödet är som följer:

1. När triggern slår till (skapad, betald eller skickad) läggs en händelse till i butikens händelsekö.
2. Ett bakgrundsjobb på Shoporama-servern kör kön kontinuerligt och skickar de aktuella beställningarna till e-conomic-appen.
3. Appen hämtar ordern via Shoporamas REST API, mappar kund, momszon, produktlinjer och rabatter och skickar uppgifterna till e-conomic som antingen ett orderutkast eller ett fakturautkast.
4. Om du har aktiverat automatisk kontering kommer fakturan att konteras omedelbart i e-conomic. Annars ligger den kvar som ett utkast tills du själv bokför den.

I praktiken tar det normalt mindre än en minut från det att ordern utlöses tills den finns i e-conomic. Om e-conomic ligger nere eller svarar långsamt kan det ta längre tid, men ordern kommer inte att försvinna. Du kan också skicka en order manuellt genom att lägga till etiketten e-conomic-pending till ordern.

Vilka data skickas till e-conomic?

För varje order som överförs skickar Shoporama följande till e-conomic:

• Kund: namn, adress, postnummer, stad, land, e-post, telefon och CVR/EAN. Om kunden inte finns som gäldenär i e-conomic skapas den automatiskt.
• Fakturamottagare och leveransadress så att följesedeln blir korrekt.
• Artikelrader med artikelnummer (SKU), namn, antal, enhetspris och momssats.
• Frakt som en separat rad.
• Rabatter som negativa rader (presentkort/rabattkod, kampanjrabatt och inlösta lojalitetspoäng).
• Referens: Shoporamas ordernummer (och korg-ID om tillämpligt) sparas som referens på fakturan så att du enkelt kan hitta ordern igen.
• Layout och betalningsvillkor baserat på dina inställningar (kort vs. EAN/faktura).

Vilken gäldenär bokförs försäljningen på?

I appkonfigurationen väljer du hur debitornumret ska bestämmas:

• Fast gäldenär, alla försäljningar bokförs på samma gäldenärsnummer (t.ex. ett kombinerat konto för "Webshop-kunder").
• Telefonnummer, gäldenärsnumret byggs upp utifrån kundens telefonnummer.
• Kundnummer, kundens unika ID från Shoporama används (kräver att kunden är inloggad).
• Unikt nummer, varje ny kund får sitt eget löpande gäldenärsnummer i e-conomic.

När en gäldenär inte redan finns skapas den automatiskt med adress, ort, postnummer, e-post, telefon, CVR/EAN och kontaktperson. Du kan även välja separata gäldenärsgrupper för privatkunder (B2C) och företagskunder (B2B med CVR/EAN) för att göra redovisningen mer överskådlig.

Hur hanteras moms?

Shoporama ställer automatiskt in rätt momszon på fakturan i e-conomic. Du behöver alltså inte sortera försäljning till privatpersoner från försäljning till företag, eller dansk försäljning från export. Momszonen bestäms baserat på:

• Kundens leveransland.
• Om kunden är en privatperson (B2C) eller ett företag med CVR- eller EAN-nummer (B2B).
• Ditt eget hemland, som du ställer in i appens inställningar.

I praktiken ser det ut så här:

• Inrikesförsäljning, försäljning till kunder i ditt eget land bokförs i den inhemska momszonen, vanligtvis med 25% dansk moms.
• EU-försäljning till företag, försäljning till företag i andra EU-länder (med ett momsregistreringsnummer) bokförs enligt reglerna för omvänd skattskyldighet, där du som säljare inte tar ut moms.
• EU-försäljning tillprivatpersoner, försäljning till privatkunder i andra EU-länder hanteras enligt OSS-reglerna. Varje EU-land har sin egen momszon i e-conomic.
• Norge (VOEC), särskild hantering kan aktiveras för VOEC-system till norska kunder.
• Export, försäljning till länder utanför EU bokförs som export utan moms.

För att detta ska fungera måste motsvarande momszoner ställas in i ditt e-conomic-avtal. Läs mer om B2B-hantering i artikeln B2B-försäljning i Shoporama.

Hur överförs rabatter?

Rabatter överförs som separata rader på fakturan i e-conomic, så att du kan se exakt vilken typ av rabatt kunden har fått och hur mycket det är. Shoporama delar in rabatterna i tre kategorier:

• Presentkort och rabattkoder, som visas som raden "Rabatt" på fakturan.
• Kampanjrabatter, volymrabatter, automatiska kampanjer och kategorirabatter visas som raden "Kampanjrabatt".
• Lojalitetspoäng, om kunden har löst in poäng i samband med köpet visas de på raden "Utnyttjade poäng" med antal utnyttjade poäng.

Rabattraderna har ett negativt belopp och dras automatiskt av från orderns totalbelopp i e-conomic. Nettobeloppet beräknas utifrån orderns faktiska momssats, så det är korrekt för både dansk försäljning med 25% moms, momsfri B2B-försäljning till EU och export till tredje land.

Hantering av produkter

I den nya e-conomic-appen överförs inte produkter som masterdata till e-conomic. Istället skapas produkten som en rad på fakturan med artikelnummer (SKU), namn och pris. Därför behöver du inte underhålla en produktstamfil i e-conomic.

Om det redan finns en produkt i e-conomic med samma SKU använder e-conomic den automatiskt. Annars skapas en enkel rad på fakturan.

Fakturautkast eller bokföras omedelbart?

Du väljer själv om fakturan ska bokföras automatiskt i e-conomic eller om den ska ligga kvar som ett utkast tills du själv kontrollerar och bokför den. Om du vill ha extra kontroll över din bokföring rekommenderar vi att du låter fakturorna ligga kvar som utkast så att du kan rätta stavfel, ändra kontering eller göra justeringar innan de är färdigställda.

Vad är det som inte är synkroniserat?

e-conomic-appen är enkelriktad: data går från Shoporama till e-conomic, inte tvärtom. I konkreta termer betyder detta:

• Inventering, lager hanteras uteslutande i Shoporama. Förändringar i e-conomic påverkar inte webbshopens lager.
• Produkter som masterdata och produktinformation följer inte med som katalog till e-conomic, utan endast som artikelrader på fakturor.
• Kreditnotor, kreditnotor måste skapas manuellt i e-conomic för återbetalningar.
• Betalningsstatus tillbaka, om du markerar en faktura som betald i e-conomic så uppdateras inte ordern i Shoporama.

Vanliga frågor och svar

Hur lång tid tar det innan jag kan se ordern i e-conomic?

Vanligtvis mindre än en minut. När triggern slår till (skapad, betald eller skickad) placeras ordern i händelsekön och bakgrundsjobbet skickar den till e-conomic kort därefter. Om e-conomic är tillfälligt otillgängligt kan det ta längre tid, men ordern kommer inte att försvinna.

Vad händer om e-conomic är nere eller om en order misslyckas?

Ordern märks med e-conomic-failed och felmeddelandet finns i orderanteckningarna. Du kan själv starta om överföringen genom att ta bort e-conomic-failed och lägga till e-conomic-pending. Den kommer att börja om så snart kön är behandlad.

Kan jag se vilka ordrar som har överförts korrekt?

Ja, det kan du. Varje order får en av etiketterna: e-conomic-ok (överförd), e-conomic-pending (i kö) eller e-conomic-failed (misslyckad). Filtrera orderlistan efter etikett eller visa statusen direkt på den enskilda ordern.

Anne (revisor): Stämmer momsen i e-conomic till 100 % med min Shoporama-statistik?

Som en allmän regel, ja. Mindre avvikelser på öresnivå kan förekomma på grund av avrundning mellan systemen. Om siffrorna avviker mer ska du kontrollera momszonerna, valutan och om alla ordrar faktiskt har överförts (filtrera orderlistan efter e-conomic-pending och e-conomic-failed).

Anne (revisor): Vad gör jag när en kund vill ha en kreditnota?

Den nya appen överför inte kreditnotor automatiskt. När du krediterar en order i Shoporama måste du skapa motsvarande kreditnota i e-conomic från originalfakturan. Kom ihåg att även återbetala betalningen via din betalningsgateway. Läs mer i Kreditnotor och återbetalningar.

Jonas (e-handlare): Kan jag synkronisera flera butiker till samma e-conomic-avtal?

Jonas (e-handlare): Ja. Varje Shoporama-butik installeras separat i e-conomic-avtalet via appen. Du kan använda fasta, separata gäldenärsnummer eller gäldenärsgrupper per butik så att du enkelt kan rapportera på dem separat. Välj layoutnummer så att det tydligt framgår vilken butik fakturan kommer ifrån.

Jonas (e-handlare): Vad händer om jag får 500 ordrar på en kampanjdag?

Kön hanterar det automatiskt. Beställningarna köas en och en och bakgrundsjobbet bearbetar dem kontinuerligt. Även vid toppar är fördröjningen vanligtvis i minuter, inte timmar. Kontrollera fliken e-conomic-pending för att se om det finns en backlog.

Gitte (butiksägare): Måste jag underhålla min produktkatalog på två ställen?

Nej, det behöver du inte. Produkterna finns bara i Shoporama. På fakturan i e-conomic finns artikelraden med SKU, namn och pris. Om du redan har en produktkatalog i e-conomic med samma SKU, kommer e-conomic att återanvända den. Annars skrivs det bara som en enkel rad.

Gitte (butiksägare): Vad gör jag om jag råkar ändra en order i Shoporama?

Om ordern redan har överförts till e-conomic kommer fakturan inte att uppdateras automatiskt. Korrigera antingen fakturan direkt i e-conomic eller avbryt den där och överför ordern igen genom att ta bort e-conomic-ok och lägga till e-conomic-pending. Observera: om fakturan redan är bokförd kan den inte ändras, endast krediteras.

Var hittar jag felmeddelandet om en order misslyckas?

Öppna ordern i Shoporama och se anteckningarna och felfältet. Typiska orsaker är en ogiltig API-nyckel, saknad kundinformation eller en momszon som inte finns i ditt e-conomic-avtal. Läs mer i Felsökning av e-conomic-integration.

Läs mer om detta

• Konfigurera e-conomic-integration
• Felsökning av e-conomic-integration
• Typiska fel i e-conomic-integrationen
• B2B-försäljning i Shoporama
• Kreditnotor och återbetalningar

Behöver du hjälp med något? Kontakta oss på support@shoporama.dk.