Så fungerar integrationen med e-conomic

Shoporamas e-conomic-app överför automatiskt dina beställningar från webbutiken till e-conomic, så att du slipper mata in dem manuellt. Exakt hur integrationen fungerar beror på dina inställningar. Här går vi igenom hela flödet så att du vet vad du kan förvänta dig i bokföringen och hur lång tid det tar.

När markeras ordern för överföring?

I appinställningarna väljer du när en beställning ska markeras för synkronisering med e-conomic. Du kan välja mellan tre tidpunkter:

• Vid upprättandet, så snart kunden slutför beställningen i webbutiken.
• Vid betalning, när betalningsgatewayen har godkänt betalningen.
• Vid leverans, när du markerar beställningen som skickad i Shoporama.

När utlösaren aktiveras läggs en notifikation om beställningen i Shoporamas interna händelsekö. Det är denna notifikation som startar själva överföringen till e-conomic.

Så här fungerar själva synkroniseringen

Överföringen är köbaserad, inte en webhook i realtid. Flödet är:

1. När utlösaren aktiveras (skapad, betald eller skickad) läggs en händelse till i butikens händelsekö.
2. Ett bakgrundsjobb på Shoporamas server bearbetar kön löpande och skickar de aktuella beställningarna vidare till e-conomic-appen.
3. Appen hämtar ordern via Shoporamas REST API, mappar kund, momsområde, varorader och rabatter, och skickar data till e-conomic antingen som orderutkast eller fakturautkast.
4. Om du har aktiverat automatisk bokföring bokförs fakturan omedelbart i e-conomic. Annars förblir den som ett utkast tills du själv bokför den.

I praktiken tar det vanligtvis mindre än en minut från det att utlösaren aktiveras till att beställningen finns i e-conomic. Om e-conomic är nere eller svarar långsamt kan det ta längre tid, men ordern försvinner inte. Du kan också manuellt skicka iväg en order genom att lägga till etiketten e-conomic-pending till ordern.

Vilka uppgifter skickas till e-conomic?

För varje order som överförs skickar Shoporama följande till e-conomic:

• Kund: namn, adress, postnummer, ort, land, e-post, telefonnummer och CVR/EAN. Om kunden inte finns som kund i e-conomic skapas den automatiskt.
• Fakturamottagare och leveransadress, så att följesedeln blir korrekt.
• Varorader med varunummer (SKU), namn, antal, enhetspris och momssats.
• Frakt som en separat rad.
• Pant och deposition som separata varorader med pantens eget varunummer (varan skapas automatiskt i e-conomic om den inte finns). Läs mer i artikeln om pant och deposition.
• Rabatter som negativa rader (presentkort/rabattkod, kampanjrabatt och inlösta lojalitetspoäng).
• Referens: Shoporamas ordernummer (och eventuellt varukorg-ID) sparas som referens på fakturan, så att du enkelt kan hitta ordern igen.
• Layout och betalningsvillkor baserade på dina inställningar (kort vs. EAN/faktura).

Vilken kund bokförs försäljningen på?

I appkonfigurationen väljer du hur kundnumret bestäms:

• Fast kund, alla försäljningar bokförs på samma kundnummer (t.ex. ett samlat ”Webbshopskunder”-konto).
• Telefonnummer: kundnumret genereras utifrån kundens telefonnummer.
• Kundnummer: Kundens unika ID från Shoporama används (kräver att kunden är inloggad).
• Unikt nummer: varje ny kund får sitt eget löpande kundnummer i e-conomic.

Om en kund inte finns i systemet skapas den automatiskt med adress, ort, postnummer, e-post, telefonnummer, CVR/EAN och kontaktperson. Du kan också välja separata kundgrupper för privatkunder (B2C) och företagskunder (B2B med CVR/EAN), så att bokföringen blir lättare att överblicka.

Hur hanteras moms?

Shoporama anger automatiskt rätt momszon på fakturan i e-conomic. Du behöver alltså inte själv sortera försäljning till privatpersoner från försäljning till företag, eller dansk försäljning från export. Momszonen bestäms utifrån:

• Kundens leveransland.
• Om kunden är privatperson (B2C) eller företag med CVR- eller EAN-nummer (B2B).
• Ditt eget hemland, som du anger i appinställningarna.

I praktiken ser det ut så här:

• Inhemsk försäljning, dvs. försäljning till kunder i ditt eget land, bokförs i den inhemska momszonen, vanligtvis med 25 % dansk moms.
• EU-försäljning till företag, försäljning till företag i andra EU-länder (med CVR-nummer), bokförs enligt reglerna om omvänd skattskyldighet, där du som säljare inte tar ut moms.
• EU-försäljning till privatpersoner, dvs. försäljning till privatkunder i andra EU-länder, hanteras enligt OSS-reglerna. Varje EU-land har sin egen momszon i e-conomic.
• Norge (VOEC): Särskild hantering kan aktiveras för VOEC-ordningar för norska kunder.
• Export, försäljning till länder utanför EU, bokförs som export utan moms.

För att detta ska fungera måste motsvarande momsområden vara inställda i ditt e-conomic-avtal. Läs mer om B2B-hanteringen i artikeln B2B-försäljning i Shoporama.

Hur överförs rabatter?

Rabatter överförs som separata rader på fakturan i e-conomic, så att du kan se exakt vilken typ av rabatt kunden har fått och hur stor den är. Shoporama delar in rabatterna i tre kategorier:

• Presentkort och rabattkoder visas som raden ”Rabatt” på fakturan.
• Kampanjrabatter, mängdrabatter, automatiska kampanjer och kategorirabatter visas som raden ”Kampanjrabatt”.
• Lojalitetspoäng: om kunden har löst in poäng i samband med köpet visas de som raden ”Använda poäng” med antalet använda poäng.

Rabattposterna har ett negativt belopp och dras automatiskt av från orderns totalsumma i e-conomic. Nettobeloppet beräknas utifrån orderns faktiska momssats, så att det stämmer både för dansk försäljning med 25 % moms, momsfri B2B-försäljning till EU och export till tredjeländer.

Hantering av produkter

Den nya e-conomic-appen överför inte produkter som stamdata till e-conomic. Istället skapas produkten som en rad på fakturan med varunummer (SKU), namn och pris. Du behöver därför inte underhålla ett produktregister i e-conomic.

Om en produkt redan finns i e-conomic med samma SKU använder e-conomic den automatiskt. I annat fall skapas en enkel vararad på fakturan.

Fakturautkast eller bokförs direkt?

Du väljer själv om fakturan ska bokföras automatiskt i e-conomic eller om den ska ligga som utkast tills du själv har granskat den och bokfört den. Om du vill ha extra kontroll över din bokföring rekommenderar vi att du låter fakturorna ligga som utkast, så att du kan rätta till inmatningsfel, ändra kontering eller justera dem innan de blir definitiva.

Vad synkroniseras inte?

E-conomic-appen är enkelriktad: data överförs från Shoporama till e-conomic, inte tvärtom. Konkret innebär det:

• Lagerbeholdning och lager hanteras uteslutande i Shoporama. Ändringar i e-conomic påverkar inte webbutikens lager.
• Produkter, såsom stamdata och produktinformation, överförs inte som en databas till e-conomic, utan endast som varorader på fakturor.
• Kreditnotor måste skapas manuellt i e-conomic vid återbetalningar.
• Betalningsstatus återförs: om du markerar en faktura som betald i e-conomic uppdateras inte ordern i Shoporama.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det innan jag kan se beställningen i e-conomic?

Vanligtvis mindre än en minut. När utlösaren aktiveras (skapad, betald eller skickad) läggs beställningen i händelsekön, och bakgrundsjobb skickar den vidare till e-conomic kort därefter. Om e-conomic tillfälligt är otillgängligt kan det ta längre tid, men beställningen försvinner inte.

Vad händer om e-conomic är nere eller om en order misslyckas?

Ordern får etiketten e-conomic-failed, och felmeddelandet finns i orderns anteckningar. Du kan själv starta om överföringen genom att ta bort e-conomic-failed och lägga till e-conomic-pending. Den startar om så snart kön behandlas.

Kan jag se vilka order som har överförts korrekt?

Ja. Varje order får en av följande etiketter: e-conomic-ok (överförd), e-conomic-pending (i kö) eller e-conomic-failed (misslyckad). Filtrera orderlistan efter etikett eller se status direkt på den enskilda ordern.

Anne (bokförare): Stämmer momsen i e-conomic till 100 % med min Shoporama-statistik?

I regel ja. Mindre avvikelser på öre-nivå kan förekomma på grund av avrundning mellan systemen. Om siffrorna avviker mer, kontrollera momszonerna, valutan och om alla order faktiskt har överförts (filtrera orderlistan efter e-conomic-pending och e-conomic-failed).

Anne (bokförare): Vad gör jag när en kund vill ha en kreditnota?

Den nya appen överför inte kreditnotor automatiskt. När du krediterar en order i Shoporama måste du själv skapa motsvarande kreditnota i e-conomic utifrån den ursprungliga fakturan. Kom också ihåg att återbetala beloppet via din betalningsgateway. Läs mer under Kreditnotor och återbetalning.

Jonas (e-handlare): Kan jag synkronisera flera butiker till samma e-conomic-avtal?

Ja. Varje Shoporama-butik installeras separat i e-conomic-avtalet via appen. Det är en fördel att använda fasta, separata kundnummer eller kundgrupper per butik, så att du enkelt kan rapportera dem var för sig. Välj layoutnummer så att det tydligt framgår vilken butik fakturan kommer från.

Jonas (e-handlare): Vad händer om jag får 500 beställningar under en kampanjdag?

Kön hanterar det automatiskt. Beställningarna läggs i kön en efter en, och bakgrundsprocessen behandlar dem löpande. Även vid stora toppbelastningar ligger fördröjningen vanligtvis på minutnivå, inte timmar. Kontrollera etiketten ”e-conomic-pending” för att se om det finns någon kö.

Gitte (butiksägare): Måste jag underhålla mitt produktregister på två ställen?

Nej. Produkterna finns endast i Shoporama. På fakturan i e-conomic anges varoraden med SKU, namn och pris. Om du redan har en produktkatalog i e-conomic med samma SKU återanvänder e-conomic den. Annars skrivs den helt enkelt som en vanlig varorad.

Gitte (butiksägare): Vad gör jag om jag råkar ändra en order i Shoporama?

Om beställningen redan har överförts till e-conomic uppdateras inte fakturan automatiskt. Du måste antingen korrigera fakturan direkt i e-conomic eller annullera den där och överföra beställningen igen genom att ta bort ”e-conomic-ok” och lägga till ”e-conomic-pending”. Observera: om fakturan redan har bokförts kan den inte ändras, utan endast krediteras.

Var hittar jag felmeddelandet om en order misslyckas?

Öppna beställningen i Shoporama och titta på anteckningar och felrutan. Vanliga orsaker är en ogiltig API-nyckel, saknade kunduppgifter eller en momszon som inte finns i ditt e-conomic-avtal. Läs mer i Felsökning av e-conomic-integrationen.

Läs mer

• Konfigurera e-conomic-integrationen
• Felsökning av e-conomic-integrationen
• Vanliga fel i e-conomic-integrationen
• B2B-försäljning i Shoporama
• Kreditnotor och återbetalningar

Behöver du hjälp? Kontakta oss på support@shoporama.dk.