Kundöversikten: hitta och hantera dina registrerade kunder

Kundöversikten samlar alla kunder som har skapat en profil i din webbshop. Du hittar den i menyn under Kunder, Registrerade kunder. Sidan har rubriken ”Kunder”.

Härifrån kan du söka fram en kund, se hur många beställningar kunden har gjort och hur stor omsättning kunden står för, redigera uppgifterna, skapa en beställning åt kunden och logga in i webbutiken som kunden. Du kan också hämta hela kunddatabasen som ett kalkylark eller lägga in nya kunder från en fil.

Registrerade kunder är inte samma sak som gästkunder

Shoporama har två kundlistor, och det är viktigt att känna till skillnaden innan du undrar varför en kund inte finns med på listan:

• Registrerade kunder är kunder med en riktig profil, det vill säga en e-postadress och ett lösenord som de kan logga in med. Det är dem du hittar i kundöversikten.
• Gästkunder är de som har handlat utan att skapa en profil. De finns under Kunder, Gästkunder, där de är grupperade efter e-postadress. Se artikeln om gästkunder.

En kund registreras när kunden själv skapar ett konto i webbutiken, markerar rutan ”Skapa konto för snabbare betalning i framtiden” under beställningsprocessen, läggs in via en filimport eller skapas som användare under ett företagskonto. Det finns ingen ”Skapa kund”-knapp i admin, så om du behöver lägga in kunder manuellt måste du använda import eller kopiering.

Så här tolkar du kolumnerna i översikten

Tabellen har en kolumn per uppgift, och flera av dem är klickbara:

• Namn: kundens namn. Klicka på namnet för att redigera profilen.
• Företag: det företagsnamn som kunden själv har angett i sin profil. Om du har aktiverat validering av momsnummer och kunden har ett momsnummer visas även en liten ikon som anger om numret har kontrollerats i EU:s VIES-register: grönt för giltigt, rött för ogiltigt och ett grått frågetecken om det ännu inte har kontrollerats.
• Företag: det företagskonto som kunden tillhör, om du använder B2B med flera användare per företag. Namnet länkar direkt till företaget, och om det finns en liten ”admin”-markering är kunden företagsadministratör.
• Kundgrupp: den grupp som kunden faktiskt handlar i. Om kunden inte själv har en grupp, men tillhör ett företag med en grupp, är det företagets grupp som visas och används.
• E-post: Klicka för att öppna ett nytt meddelande till kunden i ditt e-postprogram.
• Telefon: kundens telefonnummer, såsom det anges i profilen.
• Aktiva poäng: kundens saldo i lojalitetsprogrammet och en länk till kundens poängöversikt. Kolumnen visas alltid; om du inte kör ett lojalitetsprogram står det bara 0 vid alla.
• Antal beställningar: antalet beställningar som är kopplade till profilen.
• Total omsättning: summan av ordertotalerna för de beställningar som är kopplade till profilen, visad i butikens valuta. Ordertotalen är beloppet inklusive frakt och moms.
• Skapad: datum och klockslag för när profilen skapades.

Tänk på en sak när det gäller de två sifferkolumnerna: en beställning räknas endast med om den är kopplad till profilen. Detta sker när kunden var inloggad vid beställningen, när kunden skapade sin profil under kassan eller när du själv skapade beställningen från kundöversikten. Om samma person även har handlat som gäst finns dessa beställningar under gästkunder och ingår inte här. Siffrorna är en bra riktlinje för vem som handlar mest, men de är inte bokföringssiffror.

Sök efter kunder

Sökfältet högst upp heter ”Sök efter kunder” och du söker med knappen ”Sök”. Sökningen letar efter ditt sökord i flera fält samtidigt:

• namn, e-postadress och telefonnummer
• adress, postnummer och ort
• företagsnamn och CVR- eller momsregistreringsnummer i kundens profil
• namn och CVR- eller momsnummer på det företagskonto som kunden eventuellt tillhör
• kundens ID-nummer, om du skriver in numret exakt

Du behöver inte skriva hela ordet. Om du söker på jens hittar du både Jens Hansen och jensen@eksempel.dk. Och eftersom även företagskontots namn genomsöks kan du hitta alla användare inom ett visst företag genom att söka på företagsnamnet. Sökningen omfattar däremot inte fältet Eget ID, så du kan inte hitta en kund här utifrån ditt eget kundnummer från bokföringen.

Om du använder B2B-företag finns det dessutom en rullista bredvid sökfältet som som standard är inställd på ”Alla företag”. Om du väljer ett företag filtreras listan till just det företagets användare, och filtret förblir aktivt medan du bläddrar och sorterar. Rullgardinsmenyn visas endast om du har minst ett företag.

Sortering och antal per sida

Fyra av rubrikerna är länkar som du kan sortera efter: Namn, Antal order, Total omsättning och Skapad. Klicka en gång för att sortera och klicka igen på samma rubrik för att vända på ordningen. En liten triangel i rubriken visar i vilken riktning listan är sorterad just nu. Om du inte sorterar själv visas kunderna i den ordning de skapades, med de äldsta först.

Ovanför tabellen till höger finns ”Visa” med alternativen 25, 50, 100 eller 250 per sida. Valet sparas till nästa gång och delas med orderlistan och gästkundlistan, så om du ställer in 250 här får du också 250 rader på orderlistan.

Det kan du göra direkt från listan

Längst till höger i varje rad finns tre ikoner.

Skapa order

Ikon för varukorgen heter Skapa order. Den skapar en ny, tom order för kunden och tar dig direkt till ordern, där kontaktuppgifter, faktureringsadress och eventuell leveransadress redan är ifyllda från profilen. Det är det snabba sättet när en stamkund ringer eller mejlar en beställning. Ordern kopplas till kunden, så att den räknas med i kundens orderhistorik. Läs mer i artikeln om att skapa order från kundöversikten.

Redigera

Penniknappen heter Redigera och öppnar kundens profil, där du kan ändra namn, adress, leveransadress, kundgrupp, företagstillhörighet och de profilfält som du själv har skapat. Du kan också ange ett nytt lösenord för kunden där.

Logga in som denna kund i webbutiken

Den tredje ikonen heter Logga in som denna kund i webbutiken och öppnar din webbutik i en ny flik, där du är inloggad som kunden. Det är ovärderligt när en kund skriver ”jag kan inte se mina priser”, eftersom du ser exakt det som kunden ser, inklusive kundgruppens priser, orderhistorik och önskelistor. Kunden loggas inte ut från sin egen session när du gör detta. Däremot sker allt du gör i fliken som om du vore kunden, så genomför inte ett köp om du inte menar allvar, och stäng fliken igen när du är klar.

Poäng och företag

Siffran i kolumnen Aktiva poäng är också en länk. Den leder till kundens poängöversikt, där varje post visas med datum, beställning, belopp, poäng, status och anteckning, och där du kan använda Tilldela poäng, Godkänn valda och Ta bort valda. Statusarna är Godkänd, Väntar, Återkallad och Utgången. Mer om detta finns i artikeln om lojalitetsprogrammet. Företagsnamnet i kolumnen Företag länkar på motsvarande sätt till företagskontot, där du hanterar användare, roller och företagets gemensamma uppgifter.

Massåtgärder: ta bort eller kopiera flera kunder

Längst till vänster i varje rad finns en bockruta. Bockmarkeringen i tabellrubriken markerar alla rader på sidan samtidigt, och du kan göra samma sak med tangentbordet genom att trycka på cmd + a på Mac eller ctrl + a på Windows. När du har markerat några kunder kan du använda de två knapparna under tabellen:

• ”Ta bort valda” tar bort de markerade kunderna. Du får först frågan ”Vill du ta bort de markerade kunderna? Detta kan inte ångras.” Tillsammans med profilen försvinner även kundens poängposter, önskelistor och innehållet i dina egna profilfält för den kunden. Kundens beställningar finns kvar, eftersom de lagrar namn och adress precis som de såg ut när beställningen gjordes.
• Kopiera valda skapar en ny kund med samma adress. Namnet får tillägget ”(kopia)” och e-postadressen får en tillfällig adress, eftersom två profiler i samma butik inte kan ha samma e-postadress. Korrigera e-postadressen i den nya profilen efteråt. Det är praktiskt när ett företag har flera inköpare med samma adress.

Ladda ner och importera kunder

De två sista knapparna under tabellen hanterar hela kunddatabasen.

”Ladda ner alla kunder” hämtar en CSV-fil, det vill säga ett kalkylblad med semikolon mellan fälten, med alla butikens registrerade kunder. Filen innehåller ID, ditt eget kundnummer, e-postadress, namn, företagsnamn, CVR- eller momsnummer, adress, postnummer, ort, telefonnummer, land, leveransadress, skapandedatum, aktiva poäng och dina egna profilfält. Observera att hela kunddatabasen ingår, inte bara det du har sökt fram på skärmen.

”Importera kunder” leder till uppladdningssidan, där du kan lägga in kunder från en fil i samma format. Om e-postadressen redan finns uppdateras den befintliga kunden istället för att en ny skapas, och du kan välja att skicka ett välkomstmejl till de kunder som skapas. Se artikeln om att importera kunder för information om fält och fallgropar.

Så här får du ut mesta möjliga av översikten

Kundöversikten är inte bara ett register. Den är också ett litet försäljningsverktyg, och här är tre sätt att använda den på:

1. Hitta dina mest värdefulla kunder. Sortera efter Total omsättning med de största först och ställ in 250 per sida. Nu har du din topplista över lojala kunder. Du kan placera dem i en kundgrupp med bättre priser eller ringa upp dem innan du sätter igång en kampanj.
2. Ta emot telefonbeställningen på 30 sekunder. Sök fram kunden på namn eller telefonnummer, klicka på varukorgen, så visas beställningen med adresserna ifyllda. Inga inmatningsfel i adressen, och kunden får sin orderbekräftelse som vanligt.
3. Lös supportärenden utan gissningar. Om en företagskund skriver att priserna är felaktiga, logga in som kunden och se själv. Kolumnerna Kundgrupp och Företag visar omedelbart om kunden överhuvudtaget tillhör rätt grupp. Läs mer om kundgrupper och B2B-priser.

Vanliga frågor

Jag kan inte hitta en kund som jag vet har handlat hos mig. Var är hon?

Hon har troligen handlat utan att skapa en profil. Titta under Kunder, Gästkunder, där kunder utan profil samlas utifrån deras e-postadress. Den listan innehåller endast betalda beställningar med statusen ”Skickad”, så om beställningen inte har nått den statusen ännu finns hon inte med på listan. Sök i så fall på hennes e-postadress i beställningslistan, där alla beställningar finns med oavsett status.

Hur skapar jag en ny kund manuellt?

Det finns ingen ”Skapa kund”-knapp i kundöversikten. Du har tre alternativ: låt kunden registrera sig själv i webbutiken, använd ”Importera kunder med en fil” eller markera en befintlig kund och använd ”Kopiera valda” och redigera sedan namn och e-postadress på kopian. Om du använder B2B skapas användare även när du lägger till dem i ett företagskonto.

Kan jag använda ”Total omsättning” för bokföringen?

Nej. Siffran är summan av ordertotalerna för de order som är kopplade till profilen, oavsett orderns status, så både annullerade order och order som aldrig betalades räknas med. Använd det som en riktlinje för att se vem som handlar mest, och hämta siffrorna till bokföringen från orderlistan, statistiken eller ditt bokföringsprogram.

En kund ber om att bli raderad. Vad händer med hennes beställningar?

När du raderar profilen försvinner profilen, hennes poängposter, hennes önskelistor och innehållet i dina egna profilfält för henne. Beställningarna finns kvar eftersom de innehåller en egen kopia av namn och adress, så som de såg ut vid beställningstillfället. Det är också vad du behöver, eftersom bokföringsunderlag måste kunna dokumenteras retroaktivt.

Loggas kunden ut när jag använder ”Logga in som denna kund i webbutiken”?

Nej. Kundens egen inloggning avbryts inte. Du får en egen flik där du är inloggad som kunden. Tänk dock på att allt du gör i den fliken sker i kundens namn, så genomför inte ett köp om du inte menar allvar. Stäng fliken när du är klar.

Varför står det ett företagsnamn i både kolumnen ”Virksomhed” och kolumnen ”Firma”?

De två kolumnerna är inte samma sak. ”Virksomhed” är det företagsnamn som kunden själv har angett i sin profil. ”Firma” är ett riktigt företagskonto i webbutiken, som flera användare kan vara kopplade till, och där företagsnamn, CVR-nummer och EAN-nummer hanteras på ett och samma ställe. Om kunden tillhör ett företagskonto ärver de uppgifterna från företaget.

Kan jag skicka ett nyhetsbrev till kunderna på listan?

Inte direkt härifrån. Kundöversikten är ett register, inte en prenumerationslista, och en profil innebär inte i sig ett samtycke till marknadsföring. Anmälningar hanteras under Nyhetsbrev eller i din mailinglistintegration. Om du behöver använda kunddata i ett annat system kan du hämta dem med Hämta alla kunder.

Vad betyder den gröna eller röda ikonen bredvid ett företagsnamn?

Det är resultatet av en sökning i EU:s momsregistreringsdatabas VIES, och den visas endast om du har aktiverat validering av momsnummer i butikens inställningar. Grönt betyder giltigt nummer, rött betyder att numret har avvisats och ett grått frågetecken betyder att numret ännu inte har kontrollerats. Numret kontrolleras när kundens profil sparas.

Kan jag söka på ett kundnummer?

Ja, om du menar Shoporamas eget ID-nummer för kunden. Om du skriver in numret hittar sökningen exakt den kunden. Om du däremot har angett ditt eget kundnummer från bokföringen i fältet Eget ID kan du inte söka på det. Sök istället på namn, e-post, telefonnummer eller adress, där en delvis matchning räcker.