Reverse charge og VIES-validering: sælg uden moms til erhverv i EU

Sælger du til virksomheder i andre EU-lande, skal du i mange tilfælde sælge uden moms. Det kaldes reverse charge eller omvendt betalingspligt. Reglerne er enkle, når man kender dem, men der er en faldgrube: hvis du fjerner momsen på baggrund af et momsnummer, der viser sig at være ugyldigt, kan du selv komme til at hæfte for momsen. Denne artikel forklarer, hvordan Shoporama hjælper dig med at gøre det korrekt og sikkert ved automatisk at validere momsnumre mod EU's officielle register.

Hvad er reverse charge (omvendt betalingspligt)?

Når du sælger en vare eller ydelse til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, er hovedreglen, at du ikke lægger dansk moms på. I stedet er det køberen, der selv afregner momsen i sit eget land efter de lokale satser. Det er det, der menes med omvendt betalingspligt: pligten til at betale momsen er vendt om, så den ligger hos køberen i stedet for hos sælgeren.

For dig som butiksejer betyder det, at du sender en faktura uden moms, og at det fremgår tydeligt, at handlen er omfattet af reverse charge. Forudsætningen er, at køberen rent faktisk er en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land. Er køberen privatperson, eller er virksomheden ikke gyldigt momsregistreret, skal du sælge med almindelig moms som ellers.

Indenlandsk salg og salg til lande uden for EU er ikke berørt af reverse charge. Sælger du til en dansk virksomhed eller en kunde uden for EU, ændrer denne funktion ikke på din normale momsbehandling.

Hvorfor det er vigtigt at validere momsnummeret

Et momsnummer er din dokumentation for, at køberen er en momsregistreret virksomhed, og dermed din ret til at sælge uden moms. Problemet opstår, hvis nummeret er forkert indtastet, udløbet, eller slet ikke findes. Hvis du har solgt uden moms til et ugyldigt nummer, er det dig, der står tilbage med ansvaret, og du kan blive afkrævet momsen efterfølgende.

Derfor anbefaler EU, at du tjekker momsnumre op imod VIES, som står for VAT Information Exchange System. Det er EU's officielle register, hvor du kan slå op, om et momsnummer er gyldigt og aktivt. Shoporama kan gøre dette opslag automatisk for dig, så du ikke skal sidde og kontrollere numre i hånden.

Sådan virker VIES-validering i Shoporama

Funktionen er en indstilling, du slår til pr. shop. Den hedder Validér momsnumre mod VIES og findes i shoppens indstillinger. Når den er slået til, sker følgende:

1. Kunden oplyser sit momsnummer, fx i kassen, ved oprettelse af en konto, eller på sin profil.
2. Shoporama slår automatisk nummeret op i EU's VIES-register og gemmer resultatet på kunden.
3. Er nummeret gyldigt og bekræftet, fjernes momsen, og handlen behandles som reverse charge.
4. Er nummeret ugyldigt eller ikke bekræftet, sælges der med almindelig moms.

Det vigtige princip er, at momsen kun fjernes ved et gyldigt, bekræftet nummer. Det beskytter dig: du kommer aldrig til at undlade moms på et ugyldigt momsnummer, hvor du selv ville hæfte for momsen. Hellere en korrekt faktura med moms end en forkert faktura uden.

Selve opslaget sker, når kunden indtaster nummeret, eller når du som butiksejer redigerer kunden i admin. Der laves aldrig et live-opslag mod VIES midt i en prisberegning, fordi det ville gøre kassen langsom og afhængig af, at EU's tjeneste svarer i samme sekund. I stedet huskes det validerede resultat, så prisberegningen altid er hurtig.

Det ser du i admin

På kundens side i admin ser du et tydeligt badge ud for momsnummeret. Et grønt mærke betyder, at nummeret er gyldigt ifølge VIES, og du ser samtidig det firmanavn, VIES returnerer for nummeret. Et rødt mærke betyder, at nummeret er ugyldigt. På den måde kan du med et enkelt blik se, om en erhvervskunde er korrekt momsregistreret, uden selv at logge ind på et eksternt register.

På selve ordren noteres omvendt betalingspligt sammen med købers momsnummer. Det betyder, at dokumentationen for, hvorfor handlen er solgt uden moms, følger med ordren, så den er i orden, hvis du senere skal fremvise den ved et revisorbesøg eller en kontrol.

Hvis VIES er midlertidigt nede

EU's VIES-tjeneste er stabil, men i sjældne tilfælde kan den være midlertidigt utilgængelig. Sker det, kan nummeret ikke bekræftes i øjeblikket, og Shoporama vælger den sikre løsning: der sælges med moms, indtil nummeret er bekræftet. Et baggrunds-job prøver automatisk igen senere, så et nummer, der ikke kunne valideres på grund af nedetid, bliver tjekket på ny, så snart tjenesten er tilbage. Du behøver altså ikke selv gøre noget.

Hvad sker der, hvis jeg ikke slår funktionen til?

Hvis indstillingen er slået fra, er adfærden helt uændret i forhold til, hvordan din shop fungerede før. Et oplyst momsnummer stoles på som hidtil, og momsen fjernes på baggrund af nummeret uden et VIES-opslag. Du vælger altså selv, om du vil tage det ekstra sikkerhedslag til dig. Vi anbefaler, at du slår valideringen til, hvis du sælger til erhverv i andre EU-lande, netop fordi det fjerner risikoen for at sælge uden moms til et ugyldigt nummer.

Kom godt videre med B2B-salg

VIES-validering er en del af Shoporamas samlede værktøjer til salg mellem virksomheder. Vil du læse mere om at sælge til erhverv, kan du dykke ned i mulighederne på siden om B2B-webshop, og er du lige startet, så følg guiden Kom i gang med B2B.

Bemærk, at denne artikel beskriver det generelle princip bag reverse charge og hvordan Shoporama understøtter det. Den er ikke skatte- eller momsrådgivning. Er du i tvivl om reglerne for din konkrete situation, så tal med din revisor eller bogholder.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan ved jeg i regnskabet, at en ordre er solgt uden moms?

På ordren noteres omvendt betalingspligt sammen med købers momsnummer, og momsbeløbet er nul. Du har dermed dokumentationen for, hvorfor der ikke er opkrævet moms, direkte på ordren, hvilket gør bogføringen og en eventuel kontrol nem.

Hvad sker der, hvis jeg får et revisorbesøg og en kunde havde et forkert nummer?

Med VIES-validering slået til fjernes momsen kun ved et gyldigt, bekræftet nummer. Var et nummer ugyldigt, blev der solgt med almindelig moms, så du står ikke med en handel, hvor momsen fejlagtigt er udeladt. Det er netop dér, sikkerheden ligger.

Jeg sælger til kunder i flere EU-lande. Validerer Shoporama numre fra alle landene?

Ja. VIES dækker alle EU-medlemslande, og Shoporama genkender landekoden i momsnummeret eller bruger kundens land. Indenlandske handler og salg til lande uden for EU er ikke berørt, da reverse charge kun gælder erhvervssalg på tværs af EU-grænser.

Jeg er ikke så teknisk. Skal jeg selv gøre noget, hver gang en kunde handler?

Nej. Når du har slået indstillingen til én gang, kører det automatisk. Kunden indtaster sit momsnummer, Shoporama tjekker det, og momsen håndteres rigtigt af sig selv. Du kan se resultatet som et grønt eller rødt mærke på kundens side i admin.

Hvordan ser jeg, hvilket firma der står bag et momsnummer?

På kundens side i admin viser det grønne badge det firmanavn, VIES returnerer for nummeret. Det er en hurtig måde at bekræfte, at nummeret tilhører den virksomhed, du tror, du handler med.

Hvad hvis EU's tjeneste er nede, lige når en kunde vil handle?

Så kan nummeret ikke bekræftes i øjeblikket, og der sælges med moms indtil videre. Et baggrunds-job prøver automatisk igen senere, så nummeret bliver valideret, så snart VIES er tilbage. Kunden kan altså stadig gennemføre købet, blot med moms på, til nummeret er bekræftet.

Vil det ændre noget for mine eksisterende kunder eller mit hidtidige salg?

Hvis du lader indstillingen være slået fra, er alt uændret. Slår du den til, gælder valideringen fremover, når numre indtastes eller redigeres. Indenlandsk salg og salg uden for EU påvirkes ikke uanset hvad.

Bremser opslaget kassen, når lageret har travlt?

Nej. Selve VIES-opslaget sker, når nummeret indtastes, ikke midt i prisberegningen. Resultatet huskes på kunden, så kassen og prisvisningen forbliver hurtige, også i travle perioder med mange ordrer.