Kundenübersicht: Finden und verwalten Sie Ihre registrierten Kunden

Die Kundenübersicht fasst alle Kunden zusammen, die in Ihrem Webshop ein Profil angelegt haben. Sie finden sie im Menü unter „Kunden“, „Registrierte Kunden“. Die Seite selbst trägt die Überschrift „Kunden“.

Von hier aus können Sie einen Kunden suchen, einsehen, wie viele Bestellungen und welchen Umsatz der Kunde verzeichnet, die Angaben bearbeiten, eine Bestellung für den Kunden erstellen und sich als dieser im Shop anmelden. Sie können außerdem die gesamte Kundendatenbank als Tabellenkalkulation herunterladen oder neue Kunden aus einer Datei hinzufügen.

Registrierte Kunden sind nicht dasselbe wie Gastkunden

Shoporama verfügt über zwei Kundenlisten, und es ist wichtig, den Unterschied zu kennen, bevor du dich wunderst, dass ein Kunde nicht auf der Liste steht:

• Registrierte Kunden sind Kunden mit einem echten Profil, d. h. einer E-Mail-Adresse und einem Passwort, mit denen sie sich anmelden können. Diese finden Sie in der Kundenübersicht.
• Gastkunden sind diejenigen, die eingekauft haben, ohne ein Profil anzulegen. Sie befinden sich unter „Kunden“, „Gastkunden“, wo sie anhand ihrer E-Mail-Adresse zusammengefasst sind. Siehe den Artikel über Gastkunden.

Ein Kunde wird registriert, wenn er sich selbst im Shop anmeldet, während des Bestellvorgangs das Kästchen „Konto erstellen für schnellere Zahlungen in Zukunft“ ankreuzt, über einen Dateiimport hinzugefügt wird oder als Benutzer unter einem Firmenkonto angelegt wird. Es gibt keine Schaltfläche „Kunde anlegen“ im Admin-Bereich. Wenn Sie also Kunden manuell hinzufügen möchten, müssen Sie den Import- oder Kopiervorgang nutzen.

So lesen Sie die Spalten in der Übersicht

Die Tabelle enthält eine Spalte pro Angabe, und mehrere davon sind anklickbar:

• Name: Der Name des Kunden. Klicken Sie auf den Namen, um das Profil zu bearbeiten.
• Unternehmen: Der Firmenname, den der Kunde selbst in seinem Profil angegeben hat. Wenn du die Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aktiviert hast und der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, wird zusätzlich ein kleines Symbol angezeigt, das angibt, ob die Nummer im EU-VIES-Register überprüft wurde: grün für gültig, rot für ungültig und ein graues Fragezeichen, wenn die Nummer noch nicht überprüft wurde.
• Firma: Das Firmenkonto, zu dem der Kunde gehört, wenn Sie B2B mit mehreren Benutzern pro Firma nutzen. Der Name ist direkt mit der Firma verlinkt, und wenn dort ein kleines „Admin“-Symbol zu sehen ist, ist der Kunde Firmenadministrator.
• Kundengruppe: Die Gruppe, in der der Kunde tatsächlich einkauft. Hat der Kunde selbst keine Gruppe, gehört aber zu einem Unternehmen mit einer Gruppe, wird die Gruppe des Unternehmens angezeigt und verwendet.
• E-Mail: Klicken Sie hier, um in Ihrem E-Mail-Programm eine neue Nachricht an den Kunden zu öffnen.
• Telefon: Die Telefonnummer des Kunden, wie sie im Profil angegeben ist.
• Aktive Punkte: Der Punktestand des Kunden im Treueprogramm sowie ein Link zur Punkteübersicht des Kunden. Die Spalte wird immer angezeigt; wenn Sie kein Treueprogramm betreiben, steht dort bei allen einfach „0“.
• Anzahl der Bestellungen: Anzahl der Bestellungen, die mit dem Profil verknüpft sind.
• Gesamtumsatz: Die Summe der Bestellbeträge der mit dem Profil verknüpften Bestellungen, angezeigt in der Währung des Shops. Der Bestellbetrag umfasst Versandkosten und Mehrwertsteuer.
• Erstellt: Datum und Uhrzeit der Erstellung des Profils.

Beachten Sie bei den beiden Zahlenspalten bitte Folgendes: Eine Bestellung wird nur gezählt, wenn sie mit dem Profil verknüpft ist. Dies ist der Fall, wenn der Kunde bei der Bestellung angemeldet war, wenn er während des Bestellvorgangs ein Profil erstellt hat oder wenn Sie die Bestellung selbst über die Kundenübersicht angelegt haben. Hat dieselbe Person auch als Gast eingekauft, werden diese Bestellungen unter „Gastkunden“ geführt und hier nicht berücksichtigt. Die Zahlen sind ein guter Anhaltspunkt dafür, wer am meisten einkauft, stellen jedoch keine Buchhaltungsdaten dar.

Nach Kunden suchen

Das Suchfeld oben heißt „Nach Kunden suchen“, und die Suche starten Sie mit der Schaltfläche „Suchen“. Die Suche durchsucht mehrere Felder gleichzeitig nach Ihrem Suchbegriff:

• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Adresse, Postleitzahl und Ort
• Firmenname und CVR- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Kundenprofil
• Name und CVR- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Firmenkontos, zu dem der Kunde gegebenenfalls gehört
• Kunden-ID-Nummer, sofern Sie die Nummer genau eingeben

Sie müssen nicht das ganze Wort eingeben. Wenn Sie nach „jens“ suchen, finden Sie sowohl „Jens Hansen“ als auch „jensen@eksempel.dk“. Und da auch der Name des Firmenkontos durchsucht wird, können Sie alle Nutzer eines bestimmten Unternehmens finden, indem Sie nach dem Firmennamen suchen. Die Suche umfasst jedoch nicht das Feld „Eigene ID“, sodass Sie hier keinen Kunden anhand Ihrer eigenen Kundennummer aus der Buchhaltung finden können.

Wenn du B2B-Firmen verwendest, gibt es außerdem eine Auswahlliste neben dem Suchfeld, die standardmäßig auf „Alle Firmen“ eingestellt ist. Wenn du ein Unternehmen auswählst, wird die Liste auf die Nutzer dieses Unternehmens gefiltert, und der Filter bleibt aktiv, während du blätterst und sortierst. Die Auswahlliste wird nur angezeigt, wenn du mindestens ein Unternehmen hast.

Sortierung und Anzahl pro Seite

Vier der Überschriften sind Links, nach denen du sortieren kannst: Name, Anzahl der Bestellungen, Gesamtumsatz und Erstellt. Klicke einmal, um zu sortieren, und klicke erneut auf dieselbe Überschrift, um die Reihenfolge umzukehren. Ein kleines Dreieck in der Überschrift zeigt an, in welcher Richtung die Liste derzeit sortiert ist. Wenn Sie nicht selbst sortieren, werden die Kunden in der Reihenfolge ihrer Erstellung angezeigt, wobei die ältesten zuerst erscheinen.

Über der Tabelle auf der rechten Seite befindet sich die Option „Anzeigen“ mit den Auswahlmöglichkeiten 25, 50, 100 oder 250 pro Seite. Die Auswahl wird für das nächste Mal gespeichert und gilt auch für die Bestellliste und die Liste der Gastkunden. Wenn du hier also 250 eingibst, erhältst du auch 250 Zeilen in der Bestellliste.

Das können Sie direkt aus der Liste heraus tun

Ganz rechts in jeder Zeile befinden sich drei Symbole.

Bestellung erstellen

Das Warenkorb-Symbol heißt „Bestellung erstellen“. Damit wird eine neue, leere Bestellung für den Kunden angelegt und du wirst direkt zur Bestellung weitergeleitet, wo Kontaktdaten, Rechnungsadresse und gegebenenfalls Lieferadresse bereits aus dem Profil übernommen wurden. Das ist der schnelle Weg, wenn ein Stammkunde anruft oder eine Bestellung per E-Mail schickt. Die Bestellung wird dem Kunden zugeordnet, sodass sie in dessen Bestellhistorie erfasst wird. Mehr dazu erfährst du im Artikel zum Anlegen von Bestellungen aus der Kundenübersicht.

Bearbeiten

Der Bleistift heißt „Bearbeiten“ und öffnet das Kundenprofil, in dem du Name, Adresse, Lieferadresse, Kundengruppe, Firmenzugehörigkeit und die von dir selbst angelegten Profilfelder bearbeiten kannst. Dort kannst du auch ein neues Passwort für den Kunden festlegen.

Als dieser Kunde im Shop anmelden

Das dritte Symbol heißt „Als dieser Kunde im Shop anmelden“ und öffnet Ihren Webshop in einem neuen Tab, in dem Sie als dieser Kunde angemeldet sind. Das ist Gold wert, wenn ein Kunde schreibt: „Ich kann meine Preise nicht sehen“, denn Sie sehen genau das, was der Kunde sieht, einschließlich der Preise der Kundengruppe, der Bestellhistorie und der Wunschlisten. Der Kunde wird dabei nicht aus seiner eigenen Sitzung abgemeldet. Allerdings werden alle Ihre Aktionen in diesem Tab als Kunde ausgeführt. Schließen Sie daher keinen Kauf ab, es sei denn, Sie beabsichtigen dies, und schließen Sie den Tab wieder, wenn Sie fertig sind.

Punkte und Unternehmen

Die Zahl in der Spalte „Aktive Punkte“ ist ebenfalls ein Link. Sie führt zur Punkteübersicht des Kunden, in der jeder Eintrag mit Datum, Bestellung, Betrag, Punkten, Status und Notiz aufgeführt ist und wo Sie die Funktionen „Punkte zuweisen“, „Ausgewählte genehmigen“ und „Ausgewählte löschen“ nutzen können. Die Status sind „Genehmigt“, „Ausstehend“, „Widerrufen“ und „Abgelaufen“. Mehr dazu im Artikel über das Treueprogramm. Der Firmenname in der Spalte „Firma“ verlinkt entsprechend zum Firmenkonto, in dem Sie Benutzer, Rollen und die allgemeinen Informationen der Firma verwalten.

Massenaktionen: Mehrere Kunden löschen oder kopieren

Ganz links in jeder Zeile befindet sich ein Häkchen. Das Häkchen in der Tabellenüberschrift markiert alle Zeilen auf der Seite auf einmal; dasselbe können Sie über die Tastatur erreichen, indem Sie auf dem Mac „Cmd + A“ oder unter Windows „Strg + A“ drücken. Nachdem Sie einige Kunden markiert haben, können Sie die beiden Schaltflächen unterhalb der Tabelle nutzen:

• „Ausgewählte löschen“ löscht die markierten Kunden. Sie werden zunächst gefragt: „Die markierten Kunden löschen? Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Mit dem Profil verschwinden auch die Punktebucheinträge des Kunden, seine Wunschlisten und der Inhalt Ihrer eigenen Profilfelder für diesen Kunden. Die Bestellungen des Kunden bleiben erhalten, da sie den Namen und die Adresse so speichern, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung waren.
• Mit „Ausgewählte kopieren“ wird ein neuer Kunde mit derselben Adresse angelegt. Dem Namen wird „(Kopie)“ hinzugefügt, und die E-Mail-Adresse erhält eine temporäre Adresse, da zwei Profile im selben Shop nicht dieselbe E-Mail-Adresse haben dürfen. Korrigiere die E-Mail-Adresse im neuen Profil anschließend. Das ist praktisch, wenn ein Unternehmen mehrere Einkäufer mit derselben Adresse haben muss.

Kunden herunterladen und importieren

Die beiden letzten Schaltflächen unterhalb der Tabelle beziehen sich auf die gesamte Kundendatenbank.

„Alle Kunden herunterladen“ ruft eine CSV-Datei ab, also eine Tabelle mit Semikolons als Trennzeichen zwischen den Feldern, die alle im Shop registrierten Kunden enthält. Die Datei enthält die ID, Ihre eigene Kundennummer, E-Mail-Adresse, den Namen, den Firmennamen, die Handelsregisternummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Adresse, die Postleitzahl, den Ort, die Telefonnummer, das Land, die Lieferadresse, das Erstellungsdatum, die aktiven Punkte sowie Ihre eigenen Profilfelder. Beachten Sie, dass die gesamte Kundendatenbank enthalten ist, nicht nur die Daten, die Sie auf dem Bildschirm ausgewählt haben.

„Kunden importieren“ führt Sie zur Upload-Seite, auf der Sie Kunden aus einer Datei im gleichen Format hochladen können. Ist die E-Mail-Adresse bereits vorhanden, wird der bestehende Kunde aktualisiert, anstatt einen neuen anzulegen, und Sie können wählen, ob Sie den neu angelegten Kunden eine Willkommens-E-Mail senden möchten. Lesen Sie den Artikel zum Importieren von Kunden, um mehr über Felder und Fallstricke zu erfahren.

So nutzen Sie die Übersicht optimal

Die Kundenübersicht ist nicht nur ein Adressverzeichnis. Sie ist auch ein kleines Verkaufstool, und hier sind drei Möglichkeiten, sie zu nutzen:

1. Finden Sie Ihre wertvollsten Kunden. Sortieren Sie nach „Gesamtumsatz“, wobei die größten Kunden zuerst angezeigt werden, und stellen Sie die Anzeige auf 250 pro Seite ein. Nun haben Sie Ihre Top-Liste der treuen Kunden. Diesen können Sie eine Kundengruppe mit besseren Preisen zuweisen oder sie anrufen, bevor Sie eine Kampagne starten.
2. Nehmen Sie die telefonische Bestellung in 30 Sekunden entgegen. Suchen Sie den Kunden nach Namen oder Telefonnummer, klicken Sie auf den Warenkorb, und die Bestellung wird mit bereits ausgefüllten Adressdaten angezeigt. Keine Tippfehler in der Adresse, und der Kunde erhält wie immer seine Bestellbestätigung.
3. Lösen Sie Supportanfragen ohne Rätselraten. Wenn ein Geschäftskunde schreibt, dass die Preise falsch sind, melden Sie sich einfach als dieser Kunde an und sehen Sie selbst nach. Die Spalten „Kundengruppe“ und „Firma“ zeigen sofort, ob der Kunde überhaupt in der richtigen Gruppe ist. Erfahren Sie mehr über Kundengruppen und B2B-Preise.

Häufig gestellte Fragen

Ich kann eine Kundin nicht finden, von der ich weiß, dass sie bei mir eingekauft hat. Wo ist sie?

Wahrscheinlich hat sie eingekauft, ohne ein Profil anzulegen. Schau unter „Kunden“, „Gastkunden“ nach, wo Kunden ohne Profil anhand ihrer E-Mail-Adresse zusammengefasst sind. Diese Liste enthält nur bezahlte Bestellungen mit dem Status „Versendet“; wenn die Bestellung diesen Status noch nicht erreicht hat, erscheint sie auch nicht auf der Liste. Suchen Sie in diesem Fall nach ihrer E-Mail-Adresse in der Bestellliste, in der alle Bestellungen unabhängig vom Status aufgeführt sind.

Wie lege ich manuell einen neuen Kunden an?

In der Kundenübersicht gibt es keine Schaltfläche „Kunde anlegen“. Du hast drei Möglichkeiten: Lass den Kunden sich selbst im Shop registrieren, nutze die Funktion „Kunden per Datei importieren “ oder wähle einen bestehenden Kunden aus, klicke auf „Ausgewählte kopieren “ und passe anschließend Name und E-Mail-Adresse der Kopie an. Wenn Sie B2B nutzen, werden Benutzer auch angelegt, wenn Sie sie zu einem Firmenkonto hinzufügen.

Kann ich den Gesamtumsatz für die Buchhaltung verwenden?

Nein. Die Zahl ist die Summe der Bestellbeträge aller mit dem Profil verknüpften Bestellungen, unabhängig vom Bestellstatus. Daher werden sowohl stornierte Bestellungen als auch Bestellungen, die nie bezahlt wurden, mitgezählt. Verwenden Sie diese Zahl als Anhaltspunkt dafür, wer am meisten einkauft, und entnehmen Sie die Zahlen für die Buchhaltung der Bestellliste, der Statistik oder Ihrem Buchhaltungsprogramm.

Eine Kundin bittet darum, gelöscht zu werden. Was passiert mit ihren Bestellungen?

Wenn du das Profil löschst, verschwinden das Profil, ihre Punktegutschriften, ihre Wunschlisten und der Inhalt deiner eigenen Profilfelder für sie. Die Bestellungen bleiben bestehen, da sie eine eigene Kopie des Namens und der Adresse enthalten, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung aussahen. Das ist auch notwendig, da Buchhaltungsbelege rückwirkend nachverfolgt werden können müssen.

Wird der Kunde abgemeldet, wenn ich „Als dieser Kunde im Shop anmelden“ verwende?

Nein. Die eigene Anmeldung des Kunden wird nicht unterbrochen. Du erhältst einen eigenen Tab, in dem du als der Kunde angemeldet bist. Beachten Sie jedoch, dass alles, was Sie in diesem Tab tun, im Namen des Kunden erfolgt. Führen Sie daher keinen Kauf durch, es sei denn, Sie beabsichtigen dies tatsächlich. Schließen Sie den Tab, wenn Sie fertig sind.

Warum steht in den Spalten „Unternehmen“ und „Firma“ jeweils ein Firmenname?

Die beiden Spalten sind nicht identisch. „Unternehmen“ ist der Firmenname, den der Kunde selbst in seinem Profil eingegeben hat. „Firma“ ist ein echtes Firmenkonto im Shop, unter dem mehrere Benutzer zusammengefasst werden können und in dem Firmenname, CVR-Nummer und EAN an einem Ort verwaltet werden. Gehört der Kunde zu einem Firmenkonto, werden die Informationen vom Unternehmen übernommen.

Kann ich einen Newsletter an die Kunden auf der Liste versenden?

Nicht direkt von hier aus. Die Kundenübersicht ist ein Verzeichnis, keine Anmeldeliste, und ein Profil stellt an sich noch keine Einwilligung zur Werbung dar. Anmeldungen werden unter „Newsletter“ oder in Ihrer Mailinglisten-Integration verwaltet. Wenn Sie Kundendaten in einem anderen System verwenden möchten, können Sie diese über „Alle Kunden herunterladen“ abrufen.

Was bedeutet das grüne oder rote Symbol neben einem Firmennamen?

Es handelt sich um das Ergebnis einer Abfrage im EU-Umsatzsteuer-Register VIES und wird nur angezeigt, wenn du die Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in den Einstellungen des Shops aktiviert hast. Grün bedeutet „gültige Nummer“, rot bedeutet, dass die Nummer abgelehnt wurde, und ein graues Fragezeichen bedeutet, dass die Nummer noch nicht überprüft wurde. Die Nummer wird überprüft, wenn das Kundenprofil gespeichert wird.

Kann ich nach einer Kundennummer suchen?

Ja, wenn du die Shoporama-eigene ID-Nummer des Kunden meinst. Wenn Sie die Nummer eingeben, findet die Suche genau diesen Kunden. Haben Sie hingegen Ihre eigene Kundennummer aus der Buchhaltung in das Feld „Eigene ID“ eingegeben, können Sie nicht danach suchen. Suchen Sie stattdessen nach Name, E-Mail, Telefonnummer oder Adresse, wobei bereits eine teilweise Übereinstimmung ausreicht.