Reverse-Charge-Verfahren und VIES-Validierung: Verkauf ohne Mehrwertsteuer an Unternehmen in der EU

Wenn Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen Sie in vielen Fällen ohne Mehrwertsteuer verkaufen. Dies wird als „Reverse Charge“ oder umgekehrte Steuerschuldnerregelung bezeichnet. Die Regeln sind einfach, wenn man sie kennt, aber es gibt eine Falle: Wenn Sie die Mehrwertsteuer aufgrund einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abziehen, die sich als ungültig herausstellt, können Sie selbst für die Mehrwertsteuer haftbar gemacht werden. Dieser Artikel erklärt, wie Shoporama dir dabei hilft, dies korrekt und sicher zu handhaben, indem es Umsatzsteuer-Identifikationsnummern automatisch anhand des offiziellen EU-Registers überprüft.

Was ist die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge)?

Wenn Sie eine Ware oder Dienstleistung an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, gilt grundsätzlich, dass Sie keine dänische Umsatzsteuer berechnen. Stattdessen muss der Käufer die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land nach den dort geltenden Sätzen selbst abführen. Das ist es, was unter „Reverse Charge“ (umgekehrte Steuerschuldnerschaft) verstanden wird: Die Verpflichtung zur Zahlung der Mehrwertsteuer wird umgekehrt, sodass sie beim Käufer statt beim Verkäufer liegt.

Für Sie als Geschäftsinhaber bedeutet dies, dass Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen und deutlich darauf hinweisen, dass die Transaktion unter die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft fällt. Voraussetzung ist, dass der Käufer tatsächlich ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land ist. Ist der Käufer eine Privatperson oder ist das Unternehmen nicht gültig umsatzsteuerlich registriert, müssen Sie wie gewohnt mit regulärer Mehrwertsteuer verkaufen.

Inlandsverkäufe und Verkäufe in Länder außerhalb der EU sind vom Reverse-Charge-Verfahren nicht betroffen. Wenn Sie an ein dänisches Unternehmen oder einen Kunden außerhalb der EU verkaufen, ändert diese Funktion nichts an Ihrer üblichen Umsatzsteuerabwicklung.

Warum es wichtig ist, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu überprüfen

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist Ihr Nachweis dafür, dass der Käufer ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ist, und damit Ihr Anspruch auf einen Verkauf ohne Umsatzsteuer. Probleme entstehen, wenn die Nummer falsch eingegeben wurde, abgelaufen ist oder gar nicht existiert. Wenn Sie ohne Mehrwertsteuer an eine ungültige Nummer verkauft haben, tragen Sie die Verantwortung, und die Mehrwertsteuer kann nachträglich von Ihnen eingefordert werden.

Daher empfiehlt die EU, dass Sie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über VIES (VAT Information Exchange System) überprüfen. Dabei handelt es sich um das offizielle Register der EU, in dem Sie nachsehen können, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig und aktiv ist. Shoporama kann diese Überprüfung automatisch für Sie durchführen, sodass Sie die Nummern nicht manuell überprüfen müssen.

So funktioniert die VIES-Validierung in Shoporama

Die Funktion ist eine Einstellung, die du pro Shop aktivieren kannst. Sie heißt „Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über VIES validieren“ und befindet sich in den Shop-Einstellungen. Wenn sie aktiviert ist, geschieht Folgendes:

1. Der Kunde gibt seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, z. B. an der Kasse, bei der Erstellung eines Kontos oder in seinem Profil.
2. Shoporama überprüft die Nummer automatisch im VIES-Register der EU und speichert das Ergebnis für den Kunden.
3. Ist die Nummer gültig und bestätigt, wird die Mehrwertsteuer entfernt und der Verkauf als Reverse-Charge-Verfahren behandelt.
4. Ist die Nummer ungültig oder nicht bestätigt, erfolgt der Verkauf mit der regulären Mehrwertsteuer.

Das wichtige Prinzip ist, dass die Mehrwertsteuer nur bei einer gültigen, bestätigten Nummer entfernt wird. Das schützt Sie: Sie werden niemals die Mehrwertsteuer bei einer ungültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterlassen, bei der Sie selbst für die Mehrwertsteuer haften würden. Lieber eine korrekte Rechnung mit Mehrwertsteuer als eine falsche Rechnung ohne.

Die Abfrage selbst erfolgt, wenn der Kunde die Nummer eingibt oder wenn Sie als Shopbetreiber den Kunden im Admin-Bereich bearbeiten. Es wird niemals mitten in einer Preisberechnung eine Live-Abfrage bei VIES durchgeführt, da dies die Kasse verlangsamen und davon abhängig machen würde, dass der EU-Dienst in derselben Sekunde antwortet. Stattdessen wird das validierte Ergebnis gespeichert, sodass die Preisberechnung immer schnell erfolgt.

Das siehst du im Admin-Bereich

Auf der Kundenseite im Admin-Bereich siehst du ein deutliches Symbol neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ein grünes Symbol bedeutet, dass die Nummer laut VIES gültig ist, und gleichzeitig siehst du den Firmennamen, den VIES für diese Nummer zurückgibt. Ein rotes Symbol bedeutet, dass die Nummer ungültig ist. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick erkennen, ob ein Geschäftskunde ordnungsgemäß umsatzsteuerlich registriert ist, ohne sich selbst bei einem externen Register anmelden zu müssen.

Auf dem Auftrag selbst wird die Umkehrung der Steuerschuld zusammen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers vermerkt. Das bedeutet, dass der Nachweis dafür, warum der Verkauf ohne Umsatzsteuer erfolgte, dem Auftrag beigefügt ist, sodass alles in Ordnung ist, falls Sie ihn später bei einem Besuch des Wirtschaftsprüfers oder einer Kontrolle vorlegen müssen.

Wenn VIES vorübergehend nicht erreichbar ist

Der VIES-Dienst der EU ist stabil, kann jedoch in seltenen Fällen vorübergehend nicht verfügbar sein. In diesem Fall kann die Nummer vorübergehend nicht bestätigt werden, und Shoporama entscheidet sich für die sichere Lösung: Der Verkauf erfolgt mit Mehrwertsteuer, bis die Nummer bestätigt ist. Ein Hintergrundprozess versucht es später automatisch erneut, sodass eine Nummer, die aufgrund eines Ausfalls nicht validiert werden konnte, erneut überprüft wird, sobald der Dienst wieder verfügbar ist. Sie müssen also selbst nichts unternehmen.

Was passiert, wenn ich die Funktion nicht aktiviere?

Wenn die Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Funktionsweise gegenüber der bisherigen Funktionsweise Ihres Shops völlig unverändert. Eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird wie bisher als vertrauenswürdig angesehen, und die Mehrwertsteuer wird auf Grundlage dieser Nummer ohne VIES-Abfrage abgezogen. Sie entscheiden also selbst, ob Sie diese zusätzliche Sicherheitsmaßnahme nutzen möchten. Wir empfehlen Ihnen, die Validierung zu aktivieren, wenn Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen, gerade weil dadurch das Risiko vermieden wird, ohne Mehrwertsteuer an eine ungültige Nummer zu verkaufen.

Viel Erfolg beim B2B-Verkauf

Die VIES-Validierung ist Teil der umfassenden Tools von Shoporama für den Verkauf zwischen Unternehmen. Wenn du mehr über den Verkauf an Unternehmen erfahren möchtest, kannst du dich auf der Seite zum B2B-Webshop über die Möglichkeiten informieren. Und wenn du gerade erst angefangen hast, folge dem Leitfaden „Erste Schritte mit B2B“.

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel das allgemeine Prinzip des Reverse-Charge-Verfahrens beschreibt und erläutert, wie Shoporama dies unterstützt. Er stellt keine Steuer- oder Mehrwertsteuerberatung dar. Wenn Sie sich hinsichtlich der Regeln für Ihre konkrete Situation unsicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Buchhalter.

Häufig gestellte Fragen

Wie erkenne ich in der Buchhaltung, dass eine Bestellung ohne Mehrwertsteuer verkauft wurde?

Auf dem Auftrag wird die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft zusammen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers vermerkt, und der Mehrwertsteuerbetrag beträgt null. Damit haben Sie den Nachweis dafür, warum keine Mehrwertsteuer berechnet wurde, direkt auf dem Auftrag, was die Buchhaltung und eine eventuelle Prüfung vereinfacht.

Was passiert, wenn ich einen Besuch vom Steuerberater bekomme und ein Kunde eine falsche Nummer angegeben hat?

Bei aktivierter VIES-Validierung wird die Mehrwertsteuer nur bei einer gültigen, bestätigten Nummer entfernt. War eine Nummer ungültig, erfolgte der Verkauf mit regulärer Mehrwertsteuer, sodass Sie keinen Geschäftsvorgang haben, bei dem die Mehrwertsteuer fälschlicherweise nicht ausgewiesen wurde. Genau darin liegt die Sicherheit.

Ich verkaufe an Kunden in mehreren EU-Ländern. Validiert Shoporama Nummern aus allen Ländern?

Ja. VIES deckt alle EU-Mitgliedstaaten ab, und Shoporama erkennt den Ländercode in der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder verwendet das Land des Kunden. Inländische Transaktionen und Verkäufe in Länder außerhalb der EU sind davon nicht betroffen, da das Reverse-Charge-Verfahren nur für grenzüberschreitende gewerbliche Verkäufe innerhalb der EU gilt.

Ich bin nicht so technisch versiert. Muss ich jedes Mal, wenn ein Kunde etwas kauft, selbst etwas tun?

Nein. Sobald du die Einstellung einmal aktiviert hast, läuft alles automatisch ab. Der Kunde gibt seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein, Shoporama überprüft sie, und die Umsatzsteuer wird automatisch korrekt abgewickelt. Das Ergebnis siehst du als grüne oder rote Markierung auf der Kundenseite im Admin-Bereich.

Wie kann ich sehen, welches Unternehmen hinter einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer steht?

Auf der Kundenseite im Admin-Bereich zeigt das grüne Symbol den Firmennamen an, den VIES für die Nummer zurückgibt. So kannst du schnell überprüfen, ob die Nummer tatsächlich zu dem Unternehmen gehört, mit dem du glaubst, Geschäfte zu machen.

Was passiert, wenn der EU-Dienst gerade dann ausfällt, wenn ein Kunde einen Kauf tätigen möchte?

Dann kann die Nummer derzeit nicht bestätigt werden, und der Verkauf erfolgt vorerst mit Mehrwertsteuer. Ein Hintergrundprozess versucht es später automatisch erneut, sodass die Nummer validiert wird, sobald VIES wieder verfügbar ist. Der Kunde kann den Kauf also weiterhin abschließen, lediglich mit Mehrwertsteuer, bis die Nummer bestätigt ist.

Wird sich dadurch etwas für meine bestehenden Kunden oder meine bisherigen Verkäufe ändern?

Wenn Sie die Einstellung deaktiviert lassen, bleibt alles unverändert. Wenn Sie sie aktivieren, gilt die Überprüfung künftig bei der Eingabe oder Bearbeitung von Nummern. Inlandsverkäufe und Verkäufe außerhalb der EU sind in jedem Fall davon nicht betroffen.

Verlangsamt die VIES-Abfrage den Kassiervorgang, wenn im Lager Hochbetrieb herrscht?

Nein. Die eigentliche VIES-Abfrage erfolgt bei der Eingabe der Nummer, nicht mitten in der Preisberechnung. Das Ergebnis wird für den Kunden gespeichert, sodass die Kasse und die Preisanzeige auch in Stoßzeiten mit vielen Bestellungen schnell bleiben.