Nyhedsbrevs-modtagere: administrér din base

Nyhetsbrevlisten din er den eneste kanalen du eier selv. Facebook kan endre algoritmen sin, og Google kan endre prisene sine, men listen over folk som har sagt ja til å høre fra deg, kan ingen ta fra deg.

Denne veiledningen handler utelukkende om siden «Mottakere»: hvordan du finner folk, retter opplysningene deres, flytter mange samtidig mellom lister, importerer en liste fra en ekstern kilde og eksporterer hele databasen som et regneark igjen. Hvis du vil ha oversikt over hele modulen med kampanjer, blokkredigerer og segmenter, kan du starte med veiledningen til nyhetsbrevmodulen.

Hvor finner du mottakerne

I administrasjonen av nettbutikken din går du til «Nyhetsbrev» og deretter «Mottakere». Siden heter «Mottakere», og i øverste høyre hjørne finner du tre knapper:

• «Import » henter inn en CSV-fil med mottakere du allerede har
• Eksport laster ned dine aktive mottakere som en CSV-fil
• «Legg til » oppretter en enkelt mottaker manuelt

Siden tilhører Shoporamas eget nyhetsbrevsystem, som du aktiverer ved å krysse av for «Bruk intern nyhetsbrevliste» under Nyhetsbrev, Oppsett. Hvis du i stedet bruker en ekstern leverandør, ligger mottakerne dine hos dem og ikke her.

Slik leser du oversikten

Tabellen viser en rad per mottaker med fem kolonner, et avkryssingsfelt til venstre og et redigeringsikon til høyre:

• E-postadressen er samtidig en lenke til mottakerens side
• Navn er fornavn og etternavn satt sammen. Hvis feltet er tomt, kjenner vi bare adressen
• Lister viser, i form av merker, hvilke lister personen er på. Man kan gjerne være på flere samtidig
• Kilde angir hvor påmeldingen kom fra
• Registrert er datoen da personen ble lagt inn i systemet

En viktig detalj som mange overser: oversikten viser kun aktive mottakere. Personer som har meldt seg av, og personer som ennå ikke har bekreftet påmeldingen sin via dobbel opt-in, står ikke i tabellen. Avmeldte finner du under Nyhetsbrev, Avmeldinger, hvor du også kan filtrere etter dato.

Hva kolonnen «Kilde» betyr

«Kilde» er et teknisk begrep, men gull verdt når du skal vurdere kvaliteten på listen din:

• signup_form er en påmelding via et påmeldingsfelt på nettbutikken din
• popup er en påmelding via et popup-påmeldingsskjema
• purchase betyr at personen sa ja til nyhetsbrevet i forbindelse med et kjøp
• «manual» er opprettet manuelt ved hjelp av «Legg til»-knappen
• import er lagt inn via en CSV-import

Hvis påmeldingen kommer fra kassesystemet eller en integrasjon, vises verdien som systemet har sendt med, for eksempel «pos». Kilden angis når personen opprettes, og endres ikke i etterkant.

Søk og filtrer

Søkefeltet med teksten «Søk etter e-post/navn...» søker etter deler av en e-postadresse, et fornavn eller et etternavn. Hvis du søker på «@gmail», får du opp alle Gmail-adresser. Rullelisten ved siden av starter på «Alle lister» og lar deg velge én bestemt liste. Dette valget følger med når du klikker på «Eksporter», slik at du kun får den ene listen ut.

Tre ting fungerer annerledes ved søket enn på resten av siden:

• Søket går på tvers av alle lister, så et valg i rullegardinlisten blir tilbakestilt når du søker
• Søket viser også de som har meldt seg ut. Dette er den raskeste måten å finne ut om en bestemt person har meldt seg ut
• Søkeresultatene har ikke sideskift. Du får opp til det antallet rader du har valgt under «Vis», så det er bedre å søke mer presist enn å bla

Nederst til høyre velger du hvor mange rader siden skal vise om gangen: 25, 50, 100 eller 200. Valget lagres til neste gang.

Legg til en mottaker manuelt

Klikk på «Legg til» øverst til høyre. Fyll ut e-postadresse (påkrevd), fornavn og etternavn, og merk av for «Legg til i lister». Standardlisten din er forhåndsinnstilt, så du kan vanligvis bare klikke på «Legg til mottaker».

Hvis e-postadressen allerede finnes, blir du sendt videre til den eksisterende mottakeren i stedet for å opprette en duplikat. Hvis du skriver inn en ugyldig adresse, får du meldingen «Ugyldig e-post», og ingenting blir opprettet.

Vær oppmerksom på at en mottaker som opprettes manuelt, blir aktiv umiddelbart. Det sendes ikke ut noen bekreftelses-e-post, og det lagres ikke noe digitalt samtykke med tidspunkt og IP-adresse, slik det gjøres når folk registrerer seg selv i nettbutikken din. Hvis du oppretter noen manuelt, må du kunne dokumentere samtykket på annen måte.

Rediger en mottaker

Klikk på e-postadressen eller blyantikonet i tabellen. Siden heter «Rediger mottaker». Til venstre kan du endre fornavn og etternavn og merke av for de listene personen skal være på. E-postfeltet er låst, fordi adressen er nøkkelen til mottakeren. Hvis en person skal ha ny adresse, oppretter du en ny mottaker og sletter den gamle.

Til høyre finner du kortet «Detaljer» med opplysningene du ikke kan endre: Status (Aktiv eller Avmeldt), Kilde, Registrert med klokkeslett, og, hvis personen selv har registrert seg i nettbutikken din, også Samtykke med tidspunkt og IP-adresse. Hvis personen har meldt seg av, vises tidspunktet også her. Samtykkefeltene er dokumentasjonen din hvis noen spør hvorfor de mottar e-post fra deg.

Nederst finner du knappene «Lagre», «Lagre og rediger» (lagrer og forblir på siden), «Avmeld» og «Slett».

Hvis personen allerede har meldt seg av, ser siden annerledes ut. Da kan du verken endre navn eller lister, og det vises en advarsel om at mottakeren har meldt seg av. Den eneste knappen er «Slett mottaker».

Avmeld eller Slett: hva er forskjellen

«Avmeld» merker personen som avmeldt og registrerer tidspunktet. Adressen blir stående, og det er med vilje: den fungerer som en blokkeringsliste, slik at vedkommende ikke ved et uhell blir påmeldt igjen ved en senere import. Personen forsvinner fra oversikten og dukker opp under «Avmeldinger». Merk at bekreftelsesboksen nevner at e-postadressen erstattes med en hash. I praksis beholdes adressen, nettopp slik at blokkeringslisten kan fungere.

«Slett» fjerner personen fullstendig, inkludert medlemskap i lister. Dette kan ikke angres, og adressen er deretter ikke lenger blokkert. Bruk «Slett» når noen ber om reell sletting av sine personopplysninger, og «Avmeld» i alle andre tilfeller.

Massehandlinger: rediger mange på en gang

Sett hake i boksene til venstre, eller bruk feltet i tabellens overskrift for å markere alle rader på siden. Under tabellen viser siden hvor mange du har valgt, og fire knapper blir aktive:

• «Legg til i liste » legger de valgte elementene til en liste du velger i rullegardinmenyen
• «Fjern fra liste» fjerner dem igjen. De blir ikke slettet, bare fjernet fra den ene listen
• «Avmeld» avmelder alle de valgte, med en bekreftelsesboks først
• «Slett» sletter dem permanent, også med en bekreftelsesboks først

«Merk alle» merker kun radene på den siden du befinner deg på. Hvis du skal håndtere mange tusen, sett «Vis» til 200 per side, eller bruk importfunksjonen nedenfor. Hvis du sletter mange om gangen, kjører oppryddingen i bakgrunnen, og kampanjestatistikken din blir bevart.

Import: legg inn en eksisterende liste

Hvis du kommer fra en annen leverandør, eller har en liste fra en messe, importerer du den under «Import». Siden heter «Importer mottakere».

Filformatet, helt nøyaktig

Det er her de fleste importene går galt, så her er reglene:

• Filen må være en CSV-fil med semikolon (;) som skilletegn. Komma fungerer ikke
• Første linje må være en overskriftslinje med kolonnenavnene. Uten den blir den første mottakeren tolket som overskrift og forsvinner
• E-postadresse er obligatorisk. Rader uten en gyldig e-postadresse blir hoppet over
• «firstname» og «lastname» er valgfrie og kan utelates helt
• Rekkefølgen spiller ingen rolle, og det samme gjelder store og små bokstaver i overskriftsraden. EMAIL, Email og email fungerer alle sammen, og mellomrom rundt navnet blir fjernet
• Ekstra kolonner blir ignorert, så du trenger ikke å rense en eksport fra en annen leverandør for felt du ikke bruker
• Lagre filen som UTF-8, ellers blir æ, ø og å til firkanter i navnene

Slik ser en gyldig fil ut:

email;firstname;lastname
john@example.com;John;Doe
jane@example.com;Jane;Smith

Slik importerer du

1. Gå til Nyhetsbrev, Mottakere, og klikk på Importer
2. Velg filen din under «CSV-fil»
3. Sett hake ved «Legg til i lister » for de listene mottakerne skal legges til. Standardlisten din er valgt på forhånd
4. Klikk på «Importer»

Deretter får du en bekreftelse: «Importert» viser antall rader som ble godkjent, «Hoppet over» viser antall avviste, og under «Feil» vises hver enkelt avvist adresse, slik at du kan rette filen og prøve på nytt.

Dette må du være oppmerksom på

• Kjente adresser blir oppdatert, ikke opprettet på nytt. Navnet oppdateres, og personen legges til i de valgte listene. Du får aldri duplikater ved å kjøre den samme filen to ganger
• Tidligere avmeldte blir aktive igjen. Hvis en person som har meldt seg av, finnes i importfilen din, blir hun reaktivert. Importer derfor kun lister der du er sikker på samtykket, og fjern personer som har sagt fra fra filen
• Importerte mottakere blir aktive umiddelbart. Det sendes verken bekreftelses- eller velkomst-e-post, selv om du har aktivert dobbel opt-in
• Det lagres ingen dokumentasjon på samtykke for nye importerte mottakere, fordi påmeldingen ikke har skjedd i nettbutikken din. Hvis importen reaktiverer en adresse som tidligere har meldt seg av, angis et tidspunkt for samtykke, men ingen IP-adresse. Lag selv dokumentasjon på hvor listen kommer fra

Eksport: last ned listen som regneark

Knappen «Eksport» starter en nedlasting umiddelbart, uten innstillinger underveis. Filen heter «subscribers-» etterfulgt av dagens dato og er semikolonseparert UTF-8 med denne overskriftsrekken:

email;firstname;lastname;source;created

Radene er sortert etter e-postadresse, og filen inneholder kun aktive mottakere. Hvis du har valgt en liste i rullegardinmenyen før du klikker på «Eksport», får du kun den listen med.

Eksporten er nyttig til mer enn bare sikkerhetskopiering: målgrupper på annonseplattformer, flytting til en annen leverandør eller en oversikt over hvor mange mottakere som kom fra kjøp fremfor konkurranser. Kolonnen «kilde» avslører dette. Hvis du i stedet ønsker å nå ut til folk som har kjøpt et bestemt produkt, finner du denne funksjonen i eksporten av kunder som har kjøpt et bestemt produkt.

Tre vaner som holder listen din i orden

1. Eksporter før du gjør noe stort. Det tar fem sekunder og fungerer som din «angre-knapp» når du er i ferd med å slette eller importere tusenvis av rader
2. Bruk flere lister i stedet for én stor. Folk som bare vil høre om salg, skal ikke få produktnyheter. Færre irrelevante e-poster gir færre avmeldinger og lengre kundelivslengde
3. Hold øye med «Kilde»-kolonnen. Hvis listen kun vokser gjennom konkurranser, ser tallene bra ut, men omsetningen følger sjelden med. Registreringer fra kjøp og fra registreringsskjemaet er som regel de mest verdifulle

Husk også at alle nyhetsbrevene dine må ha en avmeldingslenke. Dette gjelder også de automatiske e-postene nettbutikken din sender ut, og du kan lese mer om dette i artikkelen om avmeldingslenker i automatiske e-poster. Hvis du ønsker å nå bestemte kundetyper med ulike priser eller vilkår, er kundegrupper og segmentering det neste du bør se på.

Til deg som er teknisk anlagt

• Header-navnene i importen konverteres til små bokstaver og trimmes før de matches. Kolonner som ikke heter «email», «firstname» eller «lastname», ignoreres
• Det skjer ingen tegnsettkonvertering ved import, så filen må være i UTF-8. Svært lange linjer (over ca. 1 000 tegn) kan bli lest feil
• Ved eksport settes felt med mellomrom i anførselstegn. Dette gjelder kolonnen «created», som inneholder både dato og klokkeslett
• Kampanjer sendes utelukkende til mottakere med status «aktiv», uavhengig av hvilke lister de øvrige står på. Hvis du i stedet velger å sende til kjøpere av bestemte produkter, hentes e-postadressene fra ordrene, slik at du også kan nå folk som aldri har stått på en mottakerliste
• Mottakere kan også opprettes og oppdateres via Shoporamas REST API. Du angir kilden selv, men kun når mottakeren opprettes: hvis adressen allerede finnes, avviser API-et opprettelsen, og en påfølgende oppdatering endrer ikke kilden. Det er på denne måten at påmeldinger fra kassasystemet og fra egne integrasjoner havner på listen

Ofte stilte spørsmål

Jeg finner ikke en mottaker som jeg vet er registrert. Hva skal jeg gjøre?

Bruk søkefeltet i stedet for å bla gjennom listen, da oversikten kun viser aktive mottakere. Søket inkluderer også avmeldte, så du finner personen der, men ikke i listen hvis hun har meldt seg av. Hvis hun ikke finnes i det hele tatt, har hun kanskje aldri bekreftet påmeldingen sin.

Hvordan ser jeg om en mottaker har meldt seg av?

Klikk på mottakeren. Øverst i detaljkortet står Status som Aktiv eller Avmeldt, og for avmeldte står også tidspunktet oppgitt. Hvis du vil se alle avmeldinger samlet, finner du dem under Nyhetsbrev, Avmeldinger, hvor du kan filtrere etter datoer.

Filen min er kommaseparert. Kan jeg importere den likevel?

Ikke direkte. Importfunksjonen leser kun semikolon som skilletegn. Åpne filen i Excel eller Numbers, og lagre den på nytt som CSV med semikolon i UTF-8. Sjekk deretter at æ, ø og å ser riktige ut før du importerer.

Jeg har 40 000 mottakere. Kan jeg flytte dem alle til en ny liste på én gang?

Ikke med avmerkingsboksene, for «merk alle» tar bare den siden du er på, og der vises maksimalt 200 om gangen. Den raskeste måten er å eksportere listen, merke av for den nye listen under «Import» og importere filen på nytt. Kjente adresser opprettes ikke på nytt, de legges bare til i listen.

Får de importerte mottakerne en velkomst-e-post?

Nei. Ved import sendes verken bekreftelses- eller velkomst-e-post, og mottakerne blir aktive umiddelbart, selv om du har aktivert «double opt-in». Hvis du ønsker å ønske dem velkommen, sender du en kampanje til listen du importerte dem til.

Hvor dokumenterer jeg samtykke hvis vi får et tilsyn?

For mottakere som selv har registrert seg i nettbutikken din, vises tidspunktet for samtykke og IP-adressen i kortet «Detaljer». Hvis du trenger en samlet oversikt, kan du laste ned en CSV-fil med alle nyhetsbrevregistreringer og deres samtykkeopplysninger under «Kunder», «Nedlastinger». For manuelt opprettede og importerte mottakere finnes ikke disse opplysningene.

En kunde ber om å bli slettet helt. Skal jeg velge «Avmeld» eller «Slett»?

Hvis kunden bare ber om å ikke motta flere nyhetsbrev, velger du «Avmeld». Hvis kunden uttrykkelig ber om å få opplysningene sine slettet, velger du «Slett». Vær oppmerksom på at en slettet adresse ikke lenger er sperret, slik at personen kan komme inn igjen ved en senere import.

Hva skjer med statistikken min hvis jeg sletter mottakere?

Tallene for tidligere utsendelser beholdes. Åpninger, klikk og bestillinger telles fortsatt med i kampanjestatistikken, men koblingen til den enkelte personen forsvinner. Sletting kan ikke angres, så eksporter alltid først hvis du er det minste i tvil.

Kan jeg bruke eksporten til målgrupper i Facebook eller Google Ads?

Ja. Eksporten inneholder e-postadressene som annonseplattformene bruker til kundemålgrupper og lookalikes. Husk at du kun må bruke adressene innenfor rammen av samtykket folk har gitt, og at filen inneholder personopplysninger.