Kundeoversigten: find og administrer dine registrerede kunder

Kundeoversigten samler alle de kunder, der har oprettet en profil i din webshop. Du finder den i menuen under Kunder, Registrerede kunder. Selve siden har overskriften "Kunder".

Herfra kan du søge en kunde frem, se, hvor mange ordrer og hvor stor en omsætning kunden står for, rette oplysningerne, oprette en ordre for kunden, og logge ind i shoppen som kunden. Du kan også hente hele kundedatabasen som regneark eller lægge nye kunder ind fra en fil.

Registrerede kunder er ikke det samme som gæstekunder

Shoporama har to kundelister, og det er vigtigt at kende forskellen, før du undrer dig over, at en kunde ikke står på listen:

• Registrerede kunder er kunder med en rigtig profil, altså en e-mail og et password, de kan logge ind med. Det er dem, du finder i kundeoversigten.
• Gæstekunder er dem, der har handlet uden at oprette en profil. De ligger under Kunder, Gæstekunder, hvor de er samlet ud fra deres e-mailadresse. Se artiklen om gæstekunder.

En kunde bliver registreret, når kunden opretter sig selv i shoppen, sætter flueben i Opret konto for hurtigere betaling i fremtiden undervejs i bestillingen, bliver lagt ind via en filimport, eller bliver oprettet som bruger under en firmakonto. Der er ingen "Opret kunde"-knap i admin, så skal du have kunder ind manuelt, er det import eller kopiering, du skal bruge.

Sådan læser du kolonnerne i oversigten

Tabellen har en kolonne pr. oplysning, og flere af dem er klikbare:

• Navn: kundens navn. Klik på navnet for at redigere profilen.
• Virksomhed: det firmanavn, kunden selv har skrevet på sin profil. Har du slået validering af momsnumre til, og har kunden et momsnummer, står der også et lille ikon, der viser, om nummeret er tjekket i EU's VIES-register: grønt for gyldigt, rødt for ugyldigt, og et gråt spørgsmålstegn, hvis det endnu ikke er tjekket.
• Firma: den firmakonto, kunden hører under, hvis du bruger B2B med flere brugere pr. firma. Navnet linker direkte til firmaet, og står der et lille "admin"-mærke, er kunden firma-administrator.
• Kundegruppe: den gruppe, kunden reelt handler på. Har kunden ikke selv en gruppe, men hører under et firma med en gruppe, er det firmaets gruppe, der vises og bruges.
• E-mail: klik for at åbne et nyt brev til kunden i dit mailprogram.
• Telefon: kundens telefonnummer, som det står på profilen.
• Aktive point: kundens saldo i loyalitetsprogrammet, og et link til kundens pointoversigt. Kolonnen vises altid, så kører du ikke et loyalitetsprogram, står der bare 0 ud for alle.
• Antal ordre: antal ordrer, der er knyttet til profilen.
• Total omsætning: summen af ordretotalerne på de ordrer, der er knyttet til profilen, vist i shoppens valuta. Ordretotalen er beløbet inklusive fragt og moms.
• Oprettet: dato og klokkeslæt for, hvornår profilen blev oprettet.

Vær opmærksom på én ting med de to talkolonner: en ordre tælles kun med, hvis den er knyttet til profilen. Det sker, når kunden var logget ind under bestillingen, når kunden oprettede sin profil undervejs i kassen, eller når du selv oprettede ordren fra kundeoversigten. Har den samme person også handlet som gæst, ligger de ordrer under gæstekunder og indgår ikke her. Tallene er et godt pejlemærke for, hvem der handler mest, men de er ikke et regnskabstal.

Søg efter kunder

Søgefeltet øverst hedder Søg efter kunder, og du søger med knappen Søg. Søgningen leder efter dit ord i flere felter på én gang:

• navn, e-mail, og telefonnummer
• adresse, postnummer, og by
• firmanavn og CVR- eller momsnummer på selve kundens profil
• navn og CVR- eller momsnummer på den firmakonto, kunden eventuelt hører under
• kundens id-nummer, hvis du skriver tallet præcist

Du behøver ikke skrive hele ordet. Søger du på jens, finder du både Jens Hansen og jensen@eksempel.dk. Og fordi firmakontoens navn også gennemsøges, kan du finde alle brugere under et bestemt firma ved at søge på firmanavnet. Søgningen dækker til gengæld ikke feltet Eget ID, så dit eget kundenummer fra bogholderiet kan du ikke finde en kunde på her.

Bruger du B2B-firmaer, er der desuden en rulleliste ved siden af søgefeltet, der som udgangspunkt står på Alle firmaer. Vælger du et firma, filtreres listen ned til netop det firmas brugere, og filteret bliver hængende, mens du bladrer og sorterer. Rullelisten vises kun, hvis du har mindst ét firma.

Sortering og antal pr. side

Fire af overskrifterne er links, du kan sortere efter: Navn, Antal ordre, Total omsætning, og Oprettet. Klik én gang for at sortere, og klik igen på den samme overskrift for at vende rækkefølgen. En lille trekant i overskriften viser, hvilken vej listen er sorteret lige nu. Sorterer du ikke selv, står kunderne i den rækkefølge, de er oprettet i, med de ældste først.

Over tabellen til højre står Vis med valgmulighederne 25, 50, 100, eller 250 pr. side. Valget bliver husket til næste gang, og det deles med ordrelisten og gæstekundelisten, så sætter du 250 her, får du også 250 linjer på ordrelisten.

Det kan du gøre direkte fra listen

Yderst til højre i hver linje sidder tre ikoner.

Opret ordre

Indkøbskurv-ikonet hedder Opret ordre. Det opretter en ny, tom ordre på kunden og sender dig direkte til ordren, hvor kontaktoplysninger, faktureringsadresse, og eventuel leveringsadresse allerede er udfyldt fra profilen. Det er den hurtige vej, når en fast kunde ringer eller mailer en bestilling. Ordren knyttes til kunden, så den tæller med i kundens ordrehistorik. Læs mere i artiklen om at oprette ordrer fra kundeoversigten.

Rediger

Blyanten hedder Rediger og åbner kundens profil, hvor du kan rette navn, adresse, leveringsadresse, kundegruppe, firmatilknytning, og de profilfelter, du selv har oprettet. Du kan også sætte et nyt password for kunden derinde.

Log ind som denne kunde i shoppen

Det tredje ikon hedder Log ind som denne kunde i shoppen og åbner din webshop i en ny fane, hvor du er logget ind som kunden. Det er guld værd, når en kunde skriver "jeg kan ikke se mine priser", for du ser nøjagtig det, kunden ser, inklusive kundegruppens priser, ordrehistorik, og ønskelister. Kunden bliver ikke logget ud af sin egen session, når du gør det. Til gengæld sker alt, hvad du foretager dig i fanen, som kunden, så gennemfør ikke et køb, medmindre du mener det, og luk fanen igen, når du er færdig.

Point og firmaer

Tallet i kolonnen Aktive point er også et link. Det fører til kundens pointoversigt, hvor hver postering står med dato, ordre, beløb, point, status, og note, og hvor du kan bruge Tildel point, Godkend valgte, og Slet valgte. Statusserne er Godkendt, Afventer, Tilbagekaldt, og Udløbet. Mere om det i artiklen om loyalitetsprogrammet. Firmanavnet i kolonnen Firma linker tilsvarende til firmakontoen, hvor du styrer brugere, roller, og firmaets fælles oplysninger.

Massehandlinger: slet eller kopier flere kunder

Yderst til venstre i hver linje er et flueben. Fluebenet i tabeloverskriften markerer alle linjer på siden på én gang, og du kan gøre det samme med tastaturet ved at trykke cmd + a på Mac eller ctrl + a på Windows. Når du har markeret nogle kunder, kan du bruge de to knapper under tabellen:

• Slet valgte sletter de markerede kunder. Du bliver først spurgt "Slet de markerede kunder? Dette kan ikke fortrydes." Med profilen forsvinder også kundens pointposteringer, ønskelister, og indholdet i dine egne profilfelter for den kunde. Kundens ordrer bliver liggende, for de gemmer selv navn og adresse, som de så ud, da ordren blev afgivet.
• Kopier valgte laver en ny kunde med samme adresse. Navnet får tilføjet "(kopi)", og e-mailen får en midlertidig adresse, fordi to profiler i samme shop ikke kan have samme e-mail. Ret e-mailen på den nye profil bagefter. Det er praktisk, når en virksomhed skal have flere indkøbere på samme adresse.

Download og importér kunder

De to sidste knapper under tabellen arbejder med hele kundedatabasen.

Download alle kunder henter en CSV-fil, altså et regneark med semikolon mellem felterne, med alle shoppens registrerede kunder. Filen indeholder id, dit eget kundenummer, e-mail, navn, firmanavn, CVR- eller momsnummer, adresse, postnummer, by, telefon, land, leveringsadresse, oprettelsesdato, aktive point, og dine egne profilfelter. Bemærk, at hele kundedatabasen kommer med, ikke kun det, du har søgt frem på skærmen.

Importer kunder fører til upload-siden, hvor du kan lægge kunder ind fra en fil i samme format. Findes e-mailen allerede, opdateres den eksisterende kunde i stedet for, at der oprettes en ny, og du kan vælge at sende en velkomstmail til dem, der bliver oprettet. Se artiklen om at importere kunder for felter og faldgruber.

Sådan får du mest ud af oversigten

Kundeoversigten er ikke bare et kartotek. Den er også et lille salgsværktøj, og her er tre måder at bruge den på:

1. Find dine mest værdifulde kunder. Sortér på Total omsætning med de største først, og sæt 250 pr. side. Nu har du din top over loyale kunder. Dem kan du give en kundegruppe med bedre priser, eller ringe til, inden du sætter en kampagne i gang.
2. Tag telefonordren på 30 sekunder. Søg kunden frem på navn eller telefonnummer, klik på indkøbskurven, og ordren står med adresserne udfyldt. Ingen tastefejl i adressen, og kunden får sin ordrebekræftelse som altid.
3. Løs supportsager uden gætteri. Skriver en erhvervskunde, at priserne er forkerte, så log ind som kunden og se selv. Kolonnerne Kundegruppe og Firma viser med det samme, om kunden overhovedet sidder i den rigtige gruppe. Læs mere om kundegrupper og B2B-priser.

Ofte stillede spørgsmål

Jeg kan ikke finde en kunde, jeg ved har handlet hos mig. Hvor er hun?

Hun har sandsynligvis handlet uden at oprette en profil. Kig under Kunder, Gæstekunder, hvor kunder uden profil er samlet ud fra deres e-mailadresse. Den liste tæller kun betalte ordrer med status Sendt, så er ordren ikke nået dertil endnu, står hun heller ikke på listen. Søg i så fald på hendes e-mail i ordrelisten, hvor alle ordrer er med uanset status.

Hvordan opretter jeg en ny kunde manuelt?

Der er ingen "Opret kunde"-knap i kundeoversigten. Du har tre veje: lad kunden oprette sig selv i shoppen, brug Importer kunder med en fil, eller markér en eksisterende kunde og brug Kopier valgte og ret derefter navn og e-mail på kopien. Bruger du B2B, oprettes brugere også, når du tilføjer dem til en firmakonto.

Kan jeg bruge Total omsætning til regnskabet?

Nej. Tallet er en sum af ordretotalerne på de ordrer, der er knyttet til profilen, uanset ordrens status, så både annullerede ordrer og ordrer, der aldrig blev betalt, tæller med. Brug det som pejlemærke for, hvem der handler mest, og hent tallene til bogføringen fra ordrelisten, statistikken, eller dit regnskabsprogram.

En kunde beder om at blive slettet. Hvad sker der med hendes ordrer?

Når du sletter profilen, forsvinder profilen, hendes pointposteringer, hendes ønskelister, og indholdet i dine egne profilfelter for hende. Ordrerne bliver liggende, fordi de indeholder deres egen kopi af navn og adresse, som de så ud på bestillingstidspunktet. Det er også det, du har brug for, da bogføringsbilag skal kunne dokumenteres bagudrettet.

Bliver kunden logget ud, når jeg bruger "Log ind som denne kunde i shoppen"?

Nej. Kundens eget login bliver ikke afbrudt. Du får din egen fane, hvor du er logget ind som kunden. Husk til gengæld, at alt, hvad du gør i den fane, sker som kunden, så gennemfør ikke et køb, medmindre du mener det. Luk fanen, når du er færdig.

Hvorfor står der et firmanavn i både kolonnen Virksomhed og kolonnen Firma?

De to kolonner er ikke det samme. Virksomhed er det firmanavn, kunden selv har tastet på sin profil. Firma er en rigtig firmakonto i shoppen, som flere brugere kan hænge under, og hvor firmanavn, CVR, og EAN styres ét sted. Hører kunden under en firmakonto, arves de oplysninger fra firmaet.

Kan jeg sende et nyhedsbrev til kunderne på listen?

Ikke direkte herfra. Kundeoversigten er et kartotek, ikke en tilmeldingsliste, og en profil er ikke i sig selv et samtykke til markedsføring. Tilmeldinger håndteres under Nyhedsbrev eller i din mailingliste-integration. Skal du bruge kundedata i et andet system, kan du hente dem med Download alle kunder.

Hvad betyder det grønne eller røde ikon ud for et firmanavn?

Det er resultatet af et opslag i EU's momsnummer-register VIES, og det vises kun, hvis du har slået validering af momsnumre til i shoppens indstillinger. Grønt betyder gyldigt nummer, rødt betyder, at nummeret blev afvist, og et gråt spørgsmålstegn betyder, at nummeret ikke er tjekket endnu. Nummeret tjekkes, når kundens profil gemmes.

Kan jeg søge på et kundenummer?

Ja, hvis du mener Shoporamas eget id-nummer på kunden. Skriver du tallet, finder søgningen præcis den kunde. Har du derimod lagt dit eget kundenummer fra bogholderiet i feltet Eget ID, kan du ikke søge på det. Søg i stedet på navn, e-mail, telefon, eller adresse, hvor et delvist match er nok.