Nyhedsbrevs-modtagere: administrér din base

Din nyhetsbrevlista är den enda kanalen som du själv äger. Facebook kan ändra sin algoritm och Google kan ändra sina priser, men listan över personer som har sagt ja till att få höra från dig kan ingen ta ifrån dig.

Den här guiden handlar uteslutande om sidan Mottagare: hur du hittar personer, redigerar deras uppgifter, flyttar flera samtidigt mellan listor, importerar en lista från en extern källa och exporterar hela databasen som ett kalkylblad igen. Om du vill få en översikt över hela modulen med kampanjer, blockredigeraren och segment, börja med guiden till nyhetsbrevsmodulen.

Var hittar du mottagarna

I administrationen för din webbshop går du till Nyhetsbrev och sedan Mottagare. Sidan heter ”Mottagare” och i det övre högra hörnet hittar du tre knappar:

• ”Importera” hämtar in en CSV-fil med mottagare som du redan har
• Exportera laddar ner dina aktiva mottagare som en CSV-fil
• ”Lägg till ” skapar en enskild mottagare manuellt

Sidan tillhör Shoporamas eget nyhetsbrevssystem, som du aktiverar genom att markera kryssrutan ”Använd intern nyhetsbrevslista” under Nyhetsbrev, Inställningar. Om du istället använder en extern leverantör finns dina mottagare hos dem och inte här.

Så här läser du översikten

Tabellen visar en rad per mottagare med fem kolumner, en kryssruta till vänster och en redigeringsikon till höger:

• E-postadressen fungerar samtidigt som en länk till mottagarens sida
• Namn är förnamn och efternamn sammanfogade. Om fältet är tomt känner vi bara till adressen
• Listor visar som etiketter de listor som personen finns med på. Man kan gärna vara med på flera samtidigt
• Källa anger varifrån registreringen kom
• Anmäld är det datum då personen registrerades i systemet

En viktig detalj som många förbiser: översikten visar endast aktiva mottagare. Personer som har avregistrerat sig och personer som ännu inte har bekräftat sin registrering via dubbel opt-in finns inte med i tabellen. Avregistrerade personer hittar du under Nyhetsbrev, Avregistreringar, där du också kan filtrera efter datum.

Vad kolumnen Källa betyder

Källan är tekniskt formulerad, men guld värd när du ska bedöma kvaliteten på din lista:

• signup_form är en anmälan via ett anmälningsfält i din webbshop
• popup är en registrering via ett popup-registreringsformulär
• purchase betyder att personen tackade ja till nyhetsbrevet i samband med ett köp
• manual har skapats manuellt med knappen ”Lägg till”
• import har kommit in via en CSV-import

Om registreringen kommer från kassasystemet eller en integration anges det värde som systemet har skickat med, till exempel pos. Källan anges när personen läggs till och ändras inte i efterhand.

Sök och filtrera

Sökfältet med texten ”Sök e-post/namn...” söker efter delar av en e-postadress, ett förnamn eller ett efternamn. Om du söker på ”@gmail” får du upp alla Gmail-adresser. Rullgardinsmenyn bredvid börjar med ”Alla listor” och låter dig välja en specifik lista. Det valet följer med när du klickar på Exportera, så att du endast får ut den listan.

Tre saker fungerar annorlunda vid sökningen jämfört med resten av sidan:

• Sökningen omfattar alla listor, så ett val i rullgardinsmenyn återställs när du söker
• Sökningen visar även personer som har avregistrerat sig. Det är det snabbaste sättet att ta reda på om en viss person har avregistrerat sig
• Sökresultaten har inga sidbyten. Du får upp till det antal rader du har valt under ”Visa”, så sök hellre mer precist än att bläddra

Längst ner till höger väljer du hur många rader sidan ska visa åt gången: 25, 50, 100 eller 200. Valet sparas till nästa gång.

Lägg till en mottagare manuellt

Klicka på Lägg till längst upp till höger. Fyll i E-post (obligatoriskt), Förnamn och Efternamn, och markera rutan Lägg till i listor. Din standardlista är förinställd, så du kan vanligtvis bara klicka på Lägg till mottagare.

Om e-postadressen redan finns kommer du att omdirigeras till den befintliga mottagaren istället för att skapa en dubblett. Om du anger en ogiltig adress får du meddelandet ”Ogiltig e-postadress” och inget skapas.

Observera att en manuellt skapad mottagare aktiveras omedelbart. Det skickas inget bekräftelsemejl, och det sparas inget digitalt samtycke med tidpunkt och IP-adress, som när folk själva registrerar sig i din webbutik. Om du lägger till någon manuellt måste du kunna dokumentera samtycket på annat sätt.

Redigera en mottagare

Klicka på e-postadressen eller pennikonen i tabellen. Sidan heter ”Redigera mottagare”. Till vänster redigerar du Förnamn och Efternamn och markerar de Listor som personen ska ingå i. E-postfältet är låst, eftersom adressen är nyckeln till mottagaren. Om en person ska ha en ny adress skapar du en ny mottagare och raderar den gamla.

Till höger finns kortet ”Detaljer” med de uppgifter du inte kan ändra: Status (Aktiv eller Avregistrerad), Källa, Registrerad med klockslag och, om personen själv har registrerat sig i din webbutik, även Samtycke med tidpunkt och IP-adress. Om personen har avregistrerat sig anges tidpunkten även här. Samtyckesfälten utgör din dokumentation om någon frågar varför de får e-post från dig.

Längst ner finns knapparna Spara, Spara och redigera (sparar och stannar kvar på sidan), Avregistrera och Ta bort.

Om personen redan har avregistrerat sig ser sidan annorlunda ut. Då kan du varken ändra namn eller listor, och det visas en varning om att mottagaren har avregistrerat sig. Den enda knappen är Ta bort mottagare.

Avregistrera eller Ta bort: vad är skillnaden

Avregistrera markerar personen som avregistrerad och noterar tidpunkten. Adressen finns kvar, och det är avsiktligt: den fungerar som en spärllista så att personen inte av misstag registreras igen vid en senare import. Personen försvinner från översikten och dyker upp under Avregistreringar. Observera att bekräftelserutan anger att e-postadressen ersätts med en hash. I praktiken behålls adressen, just för att blockeringslistan ska fungera.

”Ta bort” raderar personen helt, inklusive medlemskap i listor. Detta kan inte ångras, och adressen är därefter inte längre blockerad. Använd ”Ta bort” när någon begär en faktisk radering av sina personuppgifter, och ”Avregistrera” i alla andra fall.

Massåtgärder: redigera många på en gång

Markera rutorna till vänster eller använd rutan i tabellens rubrik för att markera alla rader på sidan. Under tabellen räknar sidan hur många du har valt, och fyra knappar aktiveras:

• ”Lägg till i lista” lägger de valda i en lista som du väljer i rullgardinsmenyn
• ”Ta bort från lista” tar bort dem igen. De raderas inte, utan tas bara bort från den aktuella listan
• Avregistrera avregistrerar alla valda, med en bekräftelseruta först
• ”Radera” raderar dem permanent, även här visas först en bekräftelseruta

”Markera alla” markerar endast raderna på den sida du befinner dig på. Om du ska hantera flera tusen, ställ in ”Visa” på 200 per sida, eller använd importfunktionen nedan. Om du raderar många åt gången körs rensningen i bakgrunden och din kampanjstatistik bevaras.

Import: lägg in en befintlig lista

Om du kommer från en annan leverantör eller har en lista från en mässa kan du importera den under Import. Sidan heter ”Importera mottagare”.

Filformatet, helt exakt

Det är här de flesta importer går fel, så här är reglerna:

• Filen måste vara en CSV-fil med semikolon (;) som avgränsningstecken. Komma fungerar inte
• Den första raden måste vara en rubrikrad med kolumnnamnen. Utan den tolkas din första mottagare som rubrik och försvinner
• E-postadress är obligatorisk. Rader utan en giltig e-postadress hoppas över
• Förnamn och efternamn är valfria och kan utelämnas helt
• Ordningen spelar ingen roll, och detsamma gäller stora och små bokstäver i rubrikraden. EMAIL, Email och email fungerar alla, och mellanslag runt namnet tas bort
• Extra kolumner ignoreras, så du behöver inte rensa en export från en annan leverantör för fält som du inte använder
• Spara filen som UTF-8, annars förvandlas æ, ø och å till fyrkanter i namnen

Så här ser en giltig fil ut:

email;firstname;lastname
john@example.com;John;Doe
jane@example.com;Jane;Smith

Så här importerar du

1. Gå till Nyhetsbrev, Mottagare och klicka på Importera
2. Välj din fil under CSV-fil
3. Markera rutan ”Lägg till i listor ” för de listor som mottagarna ska läggas till i. Din standardlista är redan vald
4. Klicka på Importera

Därefter får du en bekräftelse: Under ”Importerat” visas antalet rader som gick igenom, under ”Hoppat över” visas de som avvisades och under ”Fel” visas varje enskild avvisad adress, så att du kan korrigera filen och köra om importen.

Detta bör du vara uppmärksam på

• Kända adresser uppdateras, de skapas inte på nytt. Namnet uppdateras och personen läggs till i de valda listorna. Du får aldrig dubbletter genom att köra samma fil två gånger
• Tidigare avregistrerade blir aktiva igen. Om en person som har avregistrerat sig finns i din importfil kommer hon att återaktiveras. Importera därför endast listor där du är säker på samtycket och rensa filen från personer som har sagt nej
• Importerade mottagare blir aktiva omedelbart. Det skickas varken bekräftelsemejl eller välkomstmejl, inte ens om du har aktiverat dubbel opt-in
• Ingen dokumentation om samtycke sparas för nya importerade mottagare, eftersom registreringen inte har skett i din webbutik. Om importen återaktiverar en tidigare avregistrerad adress anges ett samtyckestidpunkt, men ingen IP-adress. Spara själv dokumentation om var listan kommer ifrån

Export: ladda ner listan som ett kalkylark

Knappen Exportera startar en nedladdning omedelbart, utan några inställningar under tiden. Filen heter ”subscribers-” följt av dagens datum och är semikolonseparerad UTF-8 med följande rubrikrad:

email;firstname;lastname;source;created

Raderna är sorterade efter e-postadress, och filen innehåller endast aktiva mottagare. Om du har valt en lista i rullgardinsmenyn innan du klickar på ”Exportera” får du endast med den listan.

Exporten är användbar för mer än bara säkerhetskopiering: målgrupper på annonsplattformar, flytt till en annan leverantör eller en sammanställning av hur många mottagare som kom från köp jämfört med tävlingar. Kolumnen ”källa” avslöjar detta. Vill du istället nå ut till personer som har köpt en viss produkt finns den funktionen i exporten av kunder som har köpt en viss produkt.

Tre vanor som håller din lista i gott skick

1. Exportera innan du gör något stort. Det tar fem sekunder och fungerar som din ångerknapp när du är på väg att radera eller importera tusentals rader
2. Använd flera listor istället för en enda stor. De som bara vill höra om rea ska inte få produktnyheter. Färre irrelevanta mejl ger färre avregistreringar och längre kundlivslängd
3. Håll koll på kolumnen ”Källa”. Om listan bara växer genom tävlingar ser siffrorna bra ut, men omsättningen följer sällan med. Anmälningar från köp och från anmälningsformuläret är som regel de mest värdefulla

Kom också ihåg att alla dina nyhetsbrev måste innehålla en avregistreringslänk. Det gäller även de automatiska mejl som din webbutik skickar, och du kan läsa mer om detta i artikeln om avregistreringslänkar i automatiska mejl. Om du vill rikta dig till specifika kundtyper med olika priser eller villkor är kundgrupper och segmentering nästa steg du bör titta på.

För dig som är tekniskt lagd

• Header-namnen i importen ska skrivas med små bokstäver och trimmas innan de matchas. Kolumner som inte heter email, firstname eller lastname ignoreras
• Ingen teckenkodskonvertering sker vid importen, så filen måste vara i UTF-8. Mycket långa rader (över cirka 1 000 tecken) kan läsas felaktigt
• Vid exporten sätts fält med mellanslag inom citattecken. Detta gäller kolumnen ”created”, som innehåller både datum och klockslag
• Kampanjer skickas uteslutande till mottagare med statusen aktiv, oavsett vilka listor de övriga finns på. Om du istället väljer att skicka till köpare av vissa produkter hämtas e-postadresserna från beställningarna, så att du även kan nå personer som aldrig har funnits på en mottagarlista
• Mottagare kan också skapas och uppdateras via Shoporamas REST API. Du anger själv källan, men endast när mottagaren skapas: om adressen redan finns avvisar API:et skapandet, och en efterföljande uppdatering ändrar inte källan. Det är på det sättet som registreringar från kassasystemet och från egna integrationer hamnar på listan

Vanliga frågor

Jag kan inte hitta en mottagare som jag vet är registrerad. Vad ska jag göra?

Använd sökfältet istället för att bläddra, eftersom översikten endast visar aktiva mottagare. Sökningen inkluderar även avregistrerade mottagare, så du hittar personen där, men inte i listan om hon har avregistrerat sig. Om hon inte finns med alls har hon kanske aldrig bekräftat sin registrering.

Hur ser jag om en mottagare har avregistrerat sig?

Klicka på mottagaren. Högst upp i kortet Detaljer står Status som Aktiv eller Avregistrerad, och för avregistrerade anges även tidpunkten. Vill du se alla avregistreringar samlade finns de under Nyhetsbrev, Avregistreringar, där du kan filtrera efter datum.

Min fil är kommaseparerad. Kan jag importera den ändå?

Inte direkt. Importfunktionen läser endast semikolon som avgränsningstecken. Öppna filen i Excel eller Numbers och spara den sedan som CSV med semikolon i UTF-8. Kontrollera därefter att æ, ø och å ser korrekt ut innan du importerar.

Jag har 40 000 mottagare. Kan jag flytta dem alla till en ny lista på en gång?

Inte med kryssrutorna, eftersom ”markera alla” endast omfattar den sida du befinner dig på och högst 200 visas åt gången. Det snabbaste sättet är att exportera listan, markera den nya listan under ”Importera” och importera filen igen. Kända adresser skapas inte på nytt, utan läggs bara till i listan.

Får de importerade mottagarna ett välkomstmejl?

Nej. Vid import skickas varken bekräftelsemejl eller välkomstmejl, och mottagarna blir aktiva omedelbart, även om du har aktiverat dubbel opt-in. Om du vill välkomna dem skickar du en kampanj till den lista som du importerade dem till.

Var dokumenterar jag samtycket om vi får en tillsynskontroll?

För mottagare som själva har registrerat sig i din webbshop finns tidpunkt för samtycke och IP-adress i kortet Detaljer. Om du behöver samlad information hämtar du en CSV-fil med alla nyhetsbrevsregistreringar och deras samtyckesuppgifter under Kunder, Nedladdningar. För manuellt skapade och importerade mottagare finns dessa uppgifter inte.

En kund ber om att bli helt borttagen. Ska jag välja Avregistrera eller Radera?

Om kunden bara ber om att inte få fler nyhetsbrev väljer du Avregistrera. Om kunden uttryckligen ber om att få sina uppgifter raderade väljer du Radera. Tänk på att en raderad adress inte längre är spärrad, så personen kan hamna i listan igen vid en senare import.

Vad händer med min statistik om jag raderar mottagare?

Siffrorna för tidigare utskick bevaras. Öppningar, klick och beställningar räknas fortfarande med i kampanjstatistiken, men kopplingen till den enskilda personen försvinner. Raderingen kan inte ångras, så exportera alltid först om du är det minsta tveksam.

Kan jag använda exporten till målgrupper i Facebook eller Google Ads?

Ja. Exportfilen innehåller de e-postadresser som annonsplattformarna använder för kundmålgrupper och lookalikes. Tänk på att du endast får använda adresserna inom ramen för det samtycke som mottagarna har gett, och att filen innehåller personuppgifter.