Nu kommer webshoppens ordrer selv over i Uniconta

Forestil dig et lille kafferisteri, Ristebrødrene. De sælger kaffebønner i webshoppen til private, og de leverer til en håndfuld caféer, der handler på faktura med CVR-nummer. Regnskabet kører i Uniconta. Hver morgen sidder en af dem og taster gårsdagens webshop-ordrer ind som salgsordrer: kunden, varerne, rabatkoden, og fragten. Det tager tid, og en gang imellem bliver et beløb eller et CVR-nummer tastet forkert.

Det arbejde kan Shoporama nu tage over. Med den nye, gratis Uniconta-app bliver webshop-ordrerne til salgsordrer i Uniconta af sig selv.

Ordren lander som en salgsordre, klar til at fakturere

Når kunden har betalt, sender Shoporama ordren til Uniconta. Du kan også vælge, at det sker, når ordren oprettes, eller når den er sendt. I Uniconta står den som en salgsordre under Debitor, Salg, Salgsordrer.

At det er en salgsordre og ikke en faktura, er et bevidst valg. Du kan kigge ordren igennem, rette den, og fakturere den, når du er klar, præcis som hvis du selv havde tastet den ind.

Kunden er der i forvejen, eller bliver oprettet

Appen leder efter kunden i Uniconta på CVR-nummer eller e-mail. Findes caféen allerede som debitor i Uniconta med samme CVR-nummer, bruges den. Er kunden ny, oprettes en debitor med navn, adresse, e-mail, telefon, CVR-nummer, og EAN-nummer.

Varer, rabatter, og fragt på hver sin linje

Hver vare bliver en linje med varenummer, antal, og pris. Brugte kunden en rabatkode, en kampagne, eller point, står rabatten som sin egen negative linje, og fragten har også sin egen linje. Private ordrer kommer over med priser inklusive moms, erhvervsordrer uden.

Erhvervskunder, EU, og euro

Caféerne betaler på faktura, så deres ordrer får den betalingsbetingelse, du har valgt til fakturaordrer, fx Netto 8 dage, mens kortbetalte ordrer får fx Kontant. Det samme gælder ordrer med EAN-nummer. Sælger du til virksomheder i andre EU-lande med gyldigt momsnummer, får linjerne momskoden for omvendt betalingspligt, og sælger du i flere lande med hver sin valuta, kommer ordrer i fx euro over med valuta og kurs.

Du kan se på ordren, at den er kommet over

I Shoporama får ordren den grønne label uniconta-ok og en note med salgsordrens nummer i Uniconta. Appen tjekker også, at summen i Uniconta passer med ordrens total. Går noget galt, får ordren den røde label uniconta-failed med en forklaring. Når du har rettet fejlen, sætter du labelen uniconta-pending på ordren, og så prøver appen igen.

Krediteringer følger med

Krediterer du en ordre, der er overført, kommer krediteringen over som en salgsordre med negative antal. Fakturerer du den i Uniconta, bliver den en kreditnota.

Hvad koster det?

Appen er gratis i Shoporama. Den bruger Unicontas API, og ifølge Uniconta kan API-adgangen koste ekstra, alt efter hvilken type bruger appen logger ind med. Spørg din Uniconta-forhandler. Uniconta har 5.000 API-kald pr. bruger pr. døgn med i abonnementet, og appen bruger 2-4 kald pr. ordre. Selv 500 ordrer om dagen giver typisk 1.000-2.000 kald.

Et par ting, du skal vide

• Appen laver salgsordrer, ikke fakturaer, og den bogfører ikke betalinger.
• Lager og produkter styrer du stadig i Shoporama.
• Retter du en ordre efter overførslen, skal du også rette salgsordren i Uniconta.
• Ordrer fra før du installerer appen, kommer ikke med af sig selv.
• Sælger du til private i andre EU-lande med deres moms, skal du kontrollere momskoden på salgsordren i Uniconta.

Kom i gang

Du finder appen under Integrationer, Apps i Shoporama. I Uniconta skal du bruge dit firma-ID, en bruger med skriveadgang, og funktionerne Ordrer og Leveringsadresse slået til. Hele vejledningen står i Opsæt Uniconta-integration, og du kan læse mere om appen i Webshop med Uniconta. Bruger du et andet regnskabsprogram, så se regnskabsprogrammerne, du kan bruge med Shoporama.