Nyhedsbrevs-modtagere: administrér din base

Deine Newsletter-Liste ist der einzige Kanal, der dir selbst gehört. Facebook kann seinen Algorithmus ändern und Google kann seine Preise anpassen, aber die Liste der Personen, die zugestimmt haben, von dir zu hören, kann dir niemand wegnehmen.

Dieser Leitfaden befasst sich ausschließlich mit der Seite „Empfänger“: Wie Sie Personen finden, deren Daten korrigieren, mehrere gleichzeitig zwischen Listen verschieben, eine Liste von außen importieren und die gesamte Datenbank wieder als Tabellenkalkulation exportieren. Wenn du dir einen Überblick über das gesamte Modul mit Kampagnen, Block-Editor und Segmenten verschaffen möchtest, beginne mit der Anleitung zum Newsletter-Modul.

Wo findest du die Empfänger?

In der Verwaltung deines Webshops gehst du zu „Newsletter“ und dann zu „Empfänger“. Die Seite heißt „Empfänger“, und in der oberen rechten Ecke findest du drei Schaltflächen:

• „Importieren“ lädt eine CSV-Datei mit Empfängern hoch, die du bereits hast
• „Exportieren“ lädt Ihre aktiven Empfänger als CSV-Datei herunter
• Mit „Hinzufügen“ können Sie einen einzelnen Empfänger manuell anlegen

Die Seite gehört zu Shoporamas eigenem Newsletter-System, das du über das Häkchen „Interne Newsletter-Liste verwenden“ unter „Newsletter“, „Einstellungen“ aktivieren kannst. Wenn du stattdessen einen externen Anbieter nutzt, befinden sich deine Empfänger bei diesem und nicht hier.

So lesen Sie die Übersicht

Die Tabelle zeigt eine Zeile pro Empfänger mit fünf Spalten, einem Kontrollkästchen links und einem Bearbeitungssymbol rechts:

• Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig ein Link zur Seite des Empfängers
• „Name“ setzt sich aus Vorname und Nachname zusammen. Ist das Feld leer, kennen wir nur die Adresse
• „Listen“ zeigt als Markierungen die Listen an, in denen die Person aufgeführt ist. Man kann durchaus in mehreren Listen gleichzeitig aufgeführt sein
• „Quelle“ gibt an, woher die Anmeldung stammt
• „Angemeldet“ ist das Datum, an dem die Person in das System aufgenommen wurde

Ein wichtiges Detail, das viele übersehen: Die Übersicht zeigt nur aktive Empfänger an. Personen, die sich abgemeldet haben, und Personen, die ihre Anmeldung noch nicht per Double-Opt-in bestätigt haben, sind in der Tabelle nicht aufgeführt. Abgemeldete Personen findest du unter „Newsletter“, „Abmeldungen“, wo du auch nach Datum filtern kannst.

Was die Spalte „Quelle“ bedeutet

Die Spalte „Quelle“ ist zwar technisch formuliert, aber von unschätzbarem Wert, wenn Sie die Qualität Ihrer Liste beurteilen möchten:

• „signup_form“ steht für eine Anmeldung über ein Anmeldefeld in deinem Webshop
• „popup“ bezeichnet eine Anmeldung über ein Popup-Anmeldeformular
• „purchase“ bedeutet, dass die Person im Zusammenhang mit einem Kauf dem Newsletter zugestimmt hat
• „manual“ wurde manuell über die Schaltfläche „Hinzufügen“ angelegt
• „import“ bedeutet, dass der Eintrag über einen CSV-Import hinzugefügt wurde

Stammt die Anmeldung aus dem Kassensystem oder einer Integration, wird der Wert angezeigt, den das System übermittelt hat, zum Beispiel „pos“. Die Quelle wird beim Anlegen der Person festgelegt und kann anschließend nicht mehr geändert werden.

Suchen und filtern

Das Suchfeld mit dem Text „E-Mail/Name suchen…“ sucht nach Teilen einer E-Mail-Adresse, einem Vornamen oder einem Nachnamen. Wenn du nach „@gmail“ suchst, erhältst du alle Gmail-Adressen. Die Dropdown-Liste daneben beginnt mit „Alle Listen“ und ermöglicht es dir, eine bestimmte Liste auszuwählen. Diese Auswahl bleibt erhalten, wenn du auf „Exportieren“ klickst, sodass du nur diese eine Liste exportierst.

Drei Aspekte der Suche verhalten sich anders als auf dem Rest der Seite:

• Die Suche erstreckt sich über alle Listen, sodass eine Auswahl in der Dropdown-Liste bei der Suche zurückgesetzt wird
• Die Suche zeigt auch abgemeldete Personen an. Das ist der schnellste Weg, um herauszufinden, ob sich eine bestimmte Person abgemeldet hat
• Die Suchergebnisse sind nicht in Seiten unterteilt. Du erhältst so viele Zeilen, wie du unter „Anzeigen“ ausgewählt hast; suche daher lieber genauer, anstatt zu blättern

Unten rechts wählen Sie aus, wie viele Zeilen die Seite jeweils anzeigt: 25, 50, 100 oder 200. Die Auswahl wird für das nächste Mal gespeichert.

Einen Empfänger manuell hinzufügen

Klicke oben rechts auf „Hinzufügen “. Gib E-Mail (erforderlich), Vorname und Nachname ein und setze ein Häkchen bei „Zu Listen hinzufügen“. Deine Standardliste ist bereits voreingestellt, sodass du normalerweise einfach auf „Empfänger hinzufügen“ klicken kannst.

Wenn die E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist, werden Sie zum bestehenden Empfänger weitergeleitet, anstatt einen Duplikat-Eintrag zu erstellen. Wenn Sie eine ungültige Adresse eingeben, erhalten Sie die Meldung „Ungültige E-Mail-Adresse“, und es wird kein Eintrag erstellt.

Beachten Sie, dass ein manuell angelegter Empfänger sofort aktiv wird. Es wird keine Bestätigungs-E-Mail versendet, und es wird keine digitale Einwilligung mit Zeitpunkt und IP-Adresse gespeichert, wie es der Fall ist, wenn sich Nutzer selbst in Ihrem Shop anmelden. Wenn Sie einen Empfänger manuell anlegen, müssen Sie die Einwilligung auf andere Weise nachweisen können.

Empfänger bearbeiten

Klicke auf die E-Mail-Adresse oder das Bleistift-Symbol in der Tabelle. Die Seite heißt „Empfänger bearbeiten“. Auf der linken Seite korrigierst du Vorname und Nachname und setzt Häkchen bei den Listen, in denen die Person aufgeführt sein soll. Das E-Mail-Feld ist gesperrt, da die Adresse der Schlüssel zum Empfänger ist. Soll eine Person eine neue Adresse erhalten, erstellst du einen neuen Empfänger und löschst den alten.

Auf der rechten Seite befindet sich die Registerkarte „Details“ mit den Angaben, die Sie nicht bearbeiten können: Status (Aktiv oder Abgemeldet), Quelle, Anmeldedatum mit Uhrzeit und, falls sich die Person selbst in Ihrem Shop angemeldet hat, auch die Einwilligung mit Zeitpunkt und IP-Adresse. Ist die Person abgemeldet, wird der Zeitpunkt ebenfalls hier angezeigt. Die Einwilligungsfelder dienen als Nachweis, falls jemand fragt, warum er E-Mails von dir erhält.

Unten findest du die Schaltflächen „Speichern“, „Speichern und bearbeiten “ (speichert und bleibt auf der Seite), „Abmelden“ und „Löschen“.

Ist die Person bereits abgemeldet, sieht die Seite anders aus. Dann kannst du weder den Namen noch die Listen bearbeiten, und es erscheint ein Hinweis, dass sich der Empfänger abgemeldet hat. Die einzige Schaltfläche ist „Empfänger löschen“.

Abmelden oder Löschen: Was ist der Unterschied?

Mit „Abmelden“ wird die Person als abgemeldet markiert und der Zeitpunkt vermerkt. Die Adresse bleibt erhalten, und das ist beabsichtigt: Sie dient als Sperrliste, damit die betreffende Person nicht versehentlich durch einen späteren Import erneut angemeldet wird. Die Person verschwindet aus der Übersicht und erscheint unter „Abmeldungen“. Beachten Sie, dass im Bestätigungsfeld darauf hingewiesen wird, dass die E-Mail-Adresse durch einen Hash ersetzt wird. In der Praxis wird die Adresse jedoch beibehalten, damit die Sperrliste funktionieren kann.

Mit „Löschen“ wird die Person vollständig entfernt, einschließlich der Mitgliedschaft in Listen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, und die Adresse ist danach nicht mehr gesperrt. Verwenden Sie „Löschen“, wenn jemand um die endgültige Löschung seiner personenbezogenen Daten bittet, und in allen anderen Fällen „Abmelden“.

Massenaktionen: Viele auf einmal bearbeiten

Setzen Sie Häkchen in die Felder auf der linken Seite oder verwenden Sie das Feld in der Tabellenkopfzeile, um alle Zeilen auf der Seite zu markieren. Unterhalb der Tabelle zählt die Seite mit, wie viele Sie ausgewählt haben, und vier Schaltflächen werden aktiv:

• „Zur Liste hinzufügen“ fügt die ausgewählten Einträge einer Liste hinzu, die du im Dropdown-Menü auswählst
• „Aus Liste entfernen“ entfernt sie wieder. Sie werden nicht gelöscht, sondern nur aus dieser einen Liste abgemeldet
• „Abmelden“ meldet alle ausgewählten Elemente ab, wobei zunächst ein Bestätigungsfeld angezeigt wird
• „Löschen“ löscht sie dauerhaft, ebenfalls nach einem Bestätigungsdialog

„Alle markieren“ wählt nur die Zeilen auf der Seite aus, auf der du dich gerade befindest. Wenn du viele Tausend Einträge bearbeiten musst, stelle „Anzeigen“ auf 200 pro Seite ein oder nutze die unten beschriebene Importfunktion. Wenn du viele Einträge auf einmal löschst, läuft die Bereinigung im Hintergrund ab, und deine Kampagnenstatistik bleibt erhalten.

Import: Eine vorhandene Liste hochladen

Wenn du von einem anderen Anbieter kommst oder eine Liste von einer Messe hast, importierst du diese unter „Import“. Die Seite heißt „Empfänger importieren“.

Das Dateiformat – ganz genau

Hier gehen die meisten Importe schief, daher hier die Regeln:

• Die Datei muss eine CSV-Datei mit Semikolon (;) als Trennzeichensein. Kommas funktionieren nicht
• Die erste Zeile muss eine Kopfzeile mit den Spaltennamensein. Ohne diese wird dein erster Empfänger als Überschrift interpretiert und verschwindet
• Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich. Zeilen ohne gültige E-Mail-Adresse werden übersprungen
• „firstname“ und „lastname“ sind optional und können komplett weggelassen werden
• Die Reihenfolge spielt keine Rolle, ebenso wenig wie Groß- und Kleinschreibung in der Kopfzeile. „EMAIL“, „Email“ und „email“ funktionieren alle, und Leerzeichen um den Namen herum werden entfernt
• Zusätzliche Spalten werden ignoriert, sodass du einen Export von einem anderen Anbieter nicht von Feldern bereinigen musst, die du nicht verwendest
• Speichere die Datei im UTF-8-Format, da sonst die Zeichen „æ“, „ø“ und „å“ in den Namen als Quadrate angezeigt werden

So sieht eine gültige Datei aus:

email;firstname;lastname
john@example.com;John;Doe
jane@example.com;Jane;Smith

So importierst du

1. Gehe zu „Newsletter“, „Empfänger“ und klicke auf „Importieren“
2. Wähle deine Datei unter „CSV-Datei“ aus
3. Setzen Sie ein Häkchen bei „Zu Listen hinzufügen“ neben den Listen, in die die Empfänger aufgenommen werden sollen. Ihre Standardliste ist bereits ausgewählt
4. Klicken Sie auf „Importieren“

Anschließend erhalten Sie eine Bestätigung: Unter „Importiert“ wird die Anzahl der erfolgreich importierten Zeilen angezeigt, unter „Übersprungen“ die Anzahl der abgelehnten Zeilen und unter „Fehler“ werden alle abgelehnten Adressen einzeln aufgeführt, sodass Sie die Datei korrigieren und den Vorgang erneut starten können.

Das sollten Sie beachten

• Bekannte Adressen werden aktualisiert, nicht neu angelegt. Der Name wird aktualisiert und die Person wird in die ausgewählten Listen aufgenommen. Es entstehen niemals Duplikate, wenn du dieselbe Datei zweimal importierst
• Ehemals abgemeldete Personen werden wieder aktiv. Befindet sich eine Person, die sich abgemeldet hat, in deiner Importdatei, wird sie reaktiviert. Importiere daher nur Listen, bei denen du dir der Einwilligung sicher bist, und bereinige die Datei von Personen, die sich abgemeldet haben
• Importierte Empfänger sind sofort aktiv. Es wird weder eine Bestätigungs- noch eine Willkommens-E-Mail versendet, auch nicht, wenn du das Double-Opt-in aktiviert hast
• Für neu importierte Empfängerwird keine Einwilligungsdokumentation gespeichert, da die Anmeldung nicht über deinen Shop erfolgt ist. Wenn durch den Import eine zuvor abgemeldete Adresse reaktiviert wird, wird ein Einwilligungszeitpunkt, jedoch keine IP-Adresse hinterlegt. Speichere selbst eine Dokumentation darüber, woher die Liste stammt

Export: Liste als Tabellenkalkulation herunterladen

Die Schaltfläche „Export“ startet sofort einen Download, ohne dass dabei Einstellungen vorgenommen werden müssen. Die Datei heißt „subscribers-“ gefolgt vom aktuellen Datum und ist ein durch Semikolons getrenntes UTF-8-Format mit folgender Kopfzeile:

email;firstname;lastname;source;created

Die Zeilen sind nach E-Mail-Adresse sortiert, und die Datei enthält nur aktive Empfänger. Wenn du vor dem Klicken auf „Exportieren“ eine Liste aus der Dropdown-Liste ausgewählt hast, wird nur diese Liste exportiert.

Der Export ist nicht nur als Backup nützlich: Zielgruppen auf Werbeplattformen, der Wechsel zu einem anderen Anbieter oder eine Erfassung, wie viele Empfänger aus Käufen und wie viele aus Gewinnspielen stammen. Die Spalte „Quelle“ gibt Aufschluss darüber. Wenn du stattdessen Personen ansprechen möchtest, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben, findest du diese Funktion im Export der Kunden, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben.

Drei Gewohnheiten, die deine Liste intakt halten

1. Exportieren Sie, bevor Sie etwas Großes unternehmen. Das dauert fünf Sekunden und ist Ihr „Rückgängig“-Knopf, wenn Sie dabei sind, Tausende von Zeilen zu löschen oder zu importieren
2. Verwende mehrere Listen statt einer großen. Personen, die nur von Sonderangeboten erfahren möchten, sollen keine Produktneuheiten erhalten. Weniger irrelevante E-Mails führen zu weniger Abmeldungen und einer längeren Kundenbindung
3. Behalte die Spalte „Quelle“ im Auge. Wenn die Liste nur durch Gewinnspiele wächst, sehen die Zahlen zwar gut aus, aber der Umsatz hält selten Schritt. Anmeldungen durch Käufe und über das Anmeldeformular sind in der Regel am wertvollsten

Denke auch daran, dass alle deine Newsletter einen Abmeldelink enthalten müssen. Das gilt auch für die automatischen E-Mails, die dein Shop versendet. Mehr dazu erfährst du im Artikel über Abmeldelinks in automatischen E-Mails. Wenn du bestimmte Kundentypen mit unterschiedlichen Preisen oder Konditionen ansprechen möchtest, sind Kundengruppen und Segmentierung der nächste Schritt, mit dem du dich befassen solltest.

Für technisch Versierte

• Die Namen der Kopfzeilen im Import werden in Kleinbuchstaben umgewandelt und gekürzt, bevor sie abgeglichen werden. Spalten, die nicht „email“, „firstname“ oder „lastname“ heißen, werden ignoriert
• Beim Import findet keine Zeichensatzkonvertierung statt, daher muss die Datei im UTF-8-Format vorliegen. Sehr lange Zeilen (über ca. 1.000 Zeichen) können möglicherweise falsch gelesen werden
• Beim Export werden Felder mit Leerzeichen in Anführungszeichen gesetzt. Dies gilt für die Spalte „created“, die sowohl Datum als auch Uhrzeit enthält
• Kampagnen werden ausschließlich an Empfänger mit dem Status „aktiv“ versendet, unabhängig davon, auf welchen Listen die übrigen stehen. Wenn du dich stattdessen dafür entscheidest, E-Mails an Käufer bestimmter Produkte zu versenden, werden die E-Mail-Adressen aus den Bestellungen übernommen, sodass du auch Personen erreichen kannst, die noch nie auf einer Empfängerliste standen
• Empfänger können auch über die REST-API von Shoporama angelegt und aktualisiert werden. Die Quelle geben Sie selbst an, jedoch nur beim Anlegen des Empfängers: Ist die Adresse bereits vorhanden, lehnt die API die Anlage ab, und eine spätere Aktualisierung ändert die Quelle nicht. Auf diese Weise gelangen Anmeldungen aus dem Kassensystem und aus eigenen Integrationen in die Liste

Häufig gestellte Fragen

Ich kann einen Empfänger nicht finden, von dem ich weiß, dass er angemeldet ist. Was soll ich tun?

Verwende lieber das Suchfeld als die Liste zu durchblättern, da die Übersicht nur aktive Empfänger anzeigt. Die Suche berücksichtigt auch abgemeldete Empfänger, sodass du die Person dort findest, aber nicht in der Liste, wenn sie sich abgemeldet hat. Ist sie gar nicht zu finden, hat sie ihre Anmeldung möglicherweise nie bestätigt.

Wie kann ich sehen, ob sich ein Empfänger abgemeldet hat?

Klicke auf den Empfänger. Oben in der Detailansicht steht unter „Status“ entweder „Aktiv“ oder „Abgemeldet“, und bei abgemeldeten Empfängern wird auch der Zeitpunkt angezeigt. Wenn du alle Abmeldungen zusammen sehen möchtest, findest du sie unter „Newsletter“, „Abmeldungen“, wo du nach Daten filtern kannst.

Meine Datei ist durch Kommas getrennt. Kann ich sie trotzdem importieren?

Nicht direkt. Der Import erkennt nur Semikolons als Trennzeichen. Öffne die Datei in Excel oder Numbers und speichere sie erneut als CSV-Datei mit Semikolons im UTF-8-Format. Überprüfe anschließend, ob die Zeichen „æ“, „ø“ und „å“ korrekt dargestellt werden, bevor du die Datei importierst.

Ich habe 40.000 Empfänger. Kann ich sie alle auf einmal in eine neue Liste verschieben?

Nicht mit den Kontrollkästchen, denn „Alle markieren“ erfasst nur die Seite, auf der du dich gerade befindest, und es werden höchstens 200 Einträge gleichzeitig angezeigt. Der schnellste Weg ist, die Liste zu exportieren, unter „Import“ die neue Liste anzukreuzen und die Datei erneut zu importieren. Bekannte Adressen werden nicht neu angelegt, sondern einfach zur Liste hinzugefügt.

Erhalten die importierten Empfänger eine Willkommens-E-Mail?

Nein. Beim Import werden weder eine Bestätigungs- noch eine Willkommens-E-Mail versendet, und die Empfänger werden sofort aktiv, auch wenn du das Double-Opt-in aktiviert hast. Wenn du sie willkommen heißen möchtest, sende eine Kampagne an die Liste, in die du sie importiert hast.

Wo dokumentiere ich die Einwilligung, falls wir einer Überprüfung unterzogen werden?

Bei Empfängern, die sich selbst in Ihrem Webshop angemeldet haben, finden Sie den Zeitpunkt der Einwilligung und die IP-Adresse in der Karte „Details“. Wenn Sie diese Informationen gebündelt benötigen, laden Sie unter „Kunden“, „Downloads“ eine CSV-Datei mit allen Newsletter-Anmeldungen und den dazugehörigen Einwilligungsdaten herunter. Für manuell angelegte und importierte Empfänger liegen diese Informationen nicht vor.

Ein Kunde bittet darum, vollständig gelöscht zu werden. Soll ich „Abmelden“ oder „Löschen“ wählen?

Wenn der Kunde lediglich darum bittet, keine weiteren Newsletter mehr zu erhalten, wählen Sie „Abmelden“. Wenn der Kunde ausdrücklich darum bittet, seine Daten löschen zu lassen, wählen Sie „Löschen“. Beachten Sie, dass eine gelöschte Adresse nicht mehr gesperrt ist, sodass die Person bei einem späteren Import wieder aufgenommen werden kann.

Was passiert mit meinen Statistiken, wenn ich Empfänger lösche?

Die Zahlen früherer Sendungen bleiben erhalten. Öffnungen, Klicks und Bestellungen werden weiterhin in der Kampagnenstatistik gezählt, aber die Verknüpfung zur einzelnen Person geht verloren. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden, exportieren Sie daher im Zweifelsfall immer zuerst.

Kann ich den Export für Zielgruppen in Facebook oder Google Ads verwenden?

Ja. Der Export enthält die E-Mail-Adressen, die die Werbeplattformen für Kundenzielgruppen und Lookalikes verwenden. Beachten Sie, dass Sie die Adressen nur im Rahmen der erteilten Einwilligung verwenden dürfen und dass die Datei personenbezogene Daten enthält.