Billy-integrationen er en gratis app i Shoporama, der overfører dine ordrer og krediteringer til Billy. Billy hedder i dag Shine Regnskab, og i Shoporama finder du appen som Billy (Shine Regnskab) under Integrationer, Apps. Som standard bliver ordren en faktura i Billy, og på betalte ordrer registreres betalingen, så fakturaen står som betalt. Du forbinder appen med et API-token, som du selv opretter i Billy. Firmaet skal have Billys abonnement Plus eller Complete.
Det får du ud af appen
- Intet tastearbejde. Kunden, varelinjerne, fragten, rabatterne, og momsen kommer over i Billy af sig selv, når ordren er betalt eller sendt. Du skal ikke kopiere beløb fra webshoppen til regnskabet.
- Rigtig moms på hver linje. Dansk moms, momsfrie varer, varesalg til virksomheder i andre EU-lande med gyldigt momsnummer, og eksport uden for EU får hver sin momssats i Billy. Har ordren varer med forskellig moms, fordeles rabatten efter varernes værdi.
- Kontrol før bogføring. Fakturaen oprettes først som kladde, og beløb og moms sammenlignes med ordren. Passer de, godkendes fakturaen, når Godkend og bogfør automatisk er slået til. Afviger de, bliver den liggende som kladde, og noten på ordren fortæller hvorfor.
- Kreditnotaer knyttet til fakturaen. Krediterer du en ordre i Shoporama, bliver det en kreditnota i Billy, der er knyttet til den oprindelige faktura og til samme kunde. Registrerede appen betalingen på fakturaen, registreres tilbagebetalingen på samme konto.
- Betalingen på den rigtige konto. Kort, MobilePay, ViaBill, Anyday, Klarna, PayPal, og kontant betaling i butikken kan hver få sin egen konto i Billy. Ordrer på faktura, med EAN-nummer, eller med bankoverførsel står som standard som ubetalte, til kunden har betalt.
- Fejl vises på ordren. En overført ordre får den grønne label billy-ok og en note med fakturanummeret. Fejler noget, får ordren den røde label billy-failed med en forklaring, og appens indstillinger viser, hvor mange ordrer der er fejlet de sidste 7 dage.
- Kunderne genkendes. Kunden findes i Billy på e-mail, så den samme kunde ikke oprettes igen ved næste køb. Virksomheder får CVR-nummer, EAN-nummer, og kontaktperson med. Vil du hellere samle private kunder på én kunde i Billy, kan du vælge det.
- Gratis. Appen koster ikke noget i Shoporama. Hos Billy skal firmaet have et abonnement med adgang til API'et, det vil sige Plus eller Complete.
Sådan virker det
Du installerer appen under Integrationer, Apps, opretter et API-token i Billy under Indstillinger, Organisation, og indsætter det i appen. Når tokenet er gemt, viser feltet Forbindelse, hvilket firma i Billy webshoppen er forbundet til, og listerne med konti hentes fra firmaets kontoplan i Billy.
- Faktura eller finansbilag. Som standard laver Billy fakturaen, og kunden oprettes. Vælger du finansbilag, kommer kun bogføringen i kassekladden i Billy, med webshoppens egen faktura vedhæftet som PDF. Krediteringer følger den oprindelige ordre.
- Én overførsel pr. ordre. Ordren overføres, når den er betalt eller sendt, efter dit valg, og kun én gang. Annullerede ordrer overføres ikke. Ordrer fra før appen blev installeret, kommer med, hvis du sætter labelen billy-pending på dem.
- Fakturanummer og ordrenummer. Fakturaen får webshoppens ordrenummer som nummer. Laver du også fakturaer direkte i Billy, kan du sætte et præfiks som WEB- foran, så numrene ikke rammer hinanden. Med et flueben kommer kurvnummeret med bag fakturanummeret, fx 4792:5402, så du kan se det, når du afstemmer banken. Webshoppens ordrenummer eller kurvnummer står desuden som ordrenummer på fakturaen.
- Varer i Billy. I Billy er det varen, der afgør, hvilken konto salget bogføres på. Appen opretter derfor selv én vare pr. salgskonto, og varenavn og varenummer står på fakturalinjen. Du skal ikke oprette varer til fragt og rabat. Vil du se salget pr. vare i Billy, kan appen i stedet oprette hver vare med sit varenummer.
- Valuta. Sælger du i flere lande med hver sin valuta, bliver fakturaen i ordrens valuta med kursen fra købet, ikke Billys dagskurs. Et finansbilag er i danske kroner, omregnet med samme kurs.
- OSS. Billy har ingen momssatser til OSS. Er du tilmeldt OSS, så sæt flueben i Tilmeldt OSS (moms i køberens EU-land). Så lægges alle ordrer med moms til private kunder i andre EU-lande som kladde med dansk moms, ordren får labelen billy-failed og en note, og du retter momsen i Billy og godkender den der. Uden fluebenet bogføres 25 % som dansk moms, og kun en ordre med en anden sats, fx tysk moms, lægges som kladde.
Det gør appen ikke
- Den synkroniserer ikke lager eller priser. Appen sender kun ordrer og krediteringer til Billy.
- Den henter ikke noget tilbage fra Billy. Retter eller registrerer du noget i Billy, kommer det ikke over i Shoporama.
- Den afstemmer ikke udbetalinger og gebyrer fra betalingsudbyderne.
- Den kan ikke skrive ordrenummeret på selve betalingen i Billy. Brug fakturanummeret, eventuelt med kurvnummeret bagved, når du afstemmer.
- Den sender ikke fakturaen fra Billy til kunden. Appen sender ingen mails.
- Den opdaterer ikke fakturaen, hvis du retter ordren i Shoporama bagefter.
- Den prøver ikke selv igen, når en overførsel fejler. Du retter fejlen og sætter labelen billy-pending på ordren.
Bruger du den indbyggede Billy-integration under Integrationer, Økonomisystem, så installér appen, sæt den op, og sæt derefter Leverandør til Ingen under Økonomisystem. Indtil da overfører appen ingen ordrer, så de ikke kommer over i Billy to gange. Den gamle integration overfører dem som hidtil, og appen sætter labelen billy-failed med en note på dem. Tjek bagefter ordrerne fra perioden i Billy, og sæt kun billy-pending på en ordre, der mangler i Billy. Indstillingerne flyttes ikke automatisk, så indsæt tokenet og vælg konti i appen.
Fakturaer, som den gamle integration har lavet, kan stadig krediteres med appen. Kreditnotaen knyttes til den oprindelige faktura, som appen finder i Billy på fakturanummeret.
Sådan sætter du det op: guiden til Billy-appen. Vil du vide mere om, hvad en webshop med Billy giver dig, så læs Webshop med Billy, eller se alle regnskabsintegrationerne under Regnskabsprogrammer.