Webshop med Billy (Shine Regnskab)

En webshop med Billy bogfører ordrerne for dig

Når ordrerne tastes ind i Billy i hånden, går tiden med at kopiere kunder, beløb, og moms fra webshoppen til regnskabet, og en tastefejl i et beløb opdager du måske først, når regnskabet skal afstemmes. Med Shoporamas gratis Billy-app kommer ordren over i Billy af sig selv, når den er betalt eller sendt. Appen bogfører den på de konti, du har valgt, registrerer betalingen, og skriver på ordren i Shoporama, hvad der skete.

Billy hedder i dag Shine Regnskab, og i Shoporama hedder appen derfor Billy (Shine Regnskab). Den er udviklet af Shoporama og afløser den indbyggede Billy-integration under Økonomisystem. Du finder den under Integrationer, Apps, og du forbinder den med et API-token, som du selv opretter i Billy.

Shoporama, Shopify, eller WooCommerce med Billy?

Leder du efter en webshop, der spiller sammen med Billy, så er det værd at se på, hvad selve koblingen koster. Til Shopify og WooCommerce kobles Billy på med apps fra tredjepartsudbydere, som du betaler for hver måned. Ifølge Billys egen oversigt over apps koster de fra knap 100 kr. til godt 200 kr. om måneden, alt efter udbyder og antal ordrer, og der kan komme et opstartsgebyr oveni.

I Shoporama er Billy-appen gratis. Den er udviklet af Shoporama, så har du spørgsmål til den, skriver du til den samme support som til resten af din webshop.

Sådan virker Billy-appen

Sådan går det, når ordren overføres som faktura, som er standard. Finansbilag står i næste afsnit.

1. Kunden handler i webshoppen. Når ordren er betalt, eller når den er sendt, hvis du hellere vil det, sender Shoporama den til appen.
2. Kunden findes eller oprettes i Billy. Appen leder efter kunden på e-mail, så den samme kunde ikke oprettes igen ved næste køb. Virksomheder oprettes med CVR-nummer eller momsnummer, EAN-nummer, og kontaktpersonen som Att. på fakturaen. Vil du hellere samle private kunder på én kunde i Billy, kan du vælge det.
3. Fakturaen oprettes som kladde. Den får webshoppens ordrenummer som fakturanummer, en linje pr. vare med varenavn og varenummer, og linjer til fragt og rabatter. Momsen sættes på hver linje.
4. Beløbet tjekkes, før fakturaen godkendes. Passer fakturaens beløb og moms med ordren, godkendes den. Afviger de, bliver den liggende som kladde, så du kan rette den, før noget er bogført.
5. Betalingen registreres. På en betalt ordre registreres betalingen på den konto, du har valgt til betalingsmetoden, så fakturaen står som betalt i Billy.
6. Du ser resultatet på ordren. Ordren får den grønne label billy-ok og en note med fakturanummer og beløb.

Faktura eller finansbilag?

Du vælger selv, hvordan ordrerne kommer over i Billy:

• Faktura i Billy (standard). Billy laver fakturaen, kunden oprettes, og betalingen kan registreres på fakturaen. Vil du hellere godkende selv, kan appen lægge fakturaerne som kladder. En kladde får ikke registreret betalingen.
• Finansbilag med webshoppens faktura. Kun bogføringen kommer over i kassekladden i Billy: salg, fragt, og betaling på dine konti, med webshoppens egen faktura vedhæftet som PDF. Der oprettes ingen kunder i Billy.

Krediteringer følger den oprindelige ordre. En faktura krediteres med en kreditnota, og et finansbilag med et modsat finansbilag.

Hvad får du som butiksejer?

• Ingen dobbelt indtastning. Kunde, varelinjer, fragt, rabatter, og moms kommer over af sig selv.
• Rigtig moms på hver linje. Dansk moms, momsfrie varer, varesalg til virksomheder i andre EU-lande med gyldigt momsnummer, og eksport uden for EU får hver sin momssats. Har ordren varer med forskellig moms, fordeles rabatten efter varernes værdi.
• Betalingen på den rigtige konto. Kort, MobilePay, ViaBill, Anyday, Klarna, PayPal, og kontant betaling i butikken kan hver få sin egen konto i Billy. Ordrer på faktura, med EAN-nummer, eller med bankoverførsel står som standard som ubetalte, til kunden har betalt.
• Kreditnotaer knyttet til fakturaen. Krediterer du en ordre i Shoporama, kommer kreditnotaen over i Billy, knyttet til den oprindelige faktura og til samme kunde. Registrerede appen betalingen, registreres tilbagebetalingen på samme konto.
• Kontrol før bogføring. En faktura godkendes kun, når beløb og moms passer med ordren. Ellers ligger den som kladde, og noten på ordren fortæller hvorfor.
• Fejl vises på ordren. Ordrer, der ikke kom over, får labelen billy-failed med en forklaring, og appens indstillinger viser, hvor mange der er fejlet de sidste 7 dage.
• Ingen dubletter. En ordre overføres kun én gang, også når den skifter status bagefter.
• Ingen varer at oprette. Appen opretter selv de varer, den skal bruge i Billy, også til fragt og rabat.

Sådan kommer du i gang

1. Tjek firmaets abonnement i Billy. Appen bruger Billys API, som kræver abonnementet Plus eller Complete.
2. Opret et API-token i Billy. Gå til Indstillinger, og find API-tokens (adgangsnøgler) under Organisation. Opret et nyt, giv det navnet Shoporama, og kopiér det.
3. Installér appen. Gå til Integrationer, Apps i Shoporama, klik Installer på Billy (Shine Regnskab), og klik derefter Indstillinger.
4. Indsæt tokenet. Sæt det ind i feltet API-token, og klik Gem. Feltet Forbindelse viser nu firmaets navn i Billy.
5. Vælg konti, og hvornår ordrerne skal overføres. Listerne hentes fra kontoplanen i Billy. Kontiene til salg står på forhånd på numre fra Billys standardkontoplan, men kontoplanen er ikke ens for alle firmaer, så tjek dem. Findes en konto ikke hos dig, står det i feltet Forbindelse. Er du tilmeldt OSS, så sæt også flueben i Tilmeldt OSS. Klik Gem.
6. Tjek den første ordre. Når den er overført, står fakturanummeret i noten på ordren.

Hele vejledningen med alle felterne står i guiden til Billy-appen. Et kort overblik over appen finder du under Billy-integration, og alle regnskabsintegrationerne under Regnskabsprogrammer.

Bruger du den gamle Billy-integration?

Den indbyggede integration under Integrationer, Økonomisystem kører videre for de webshops, der har den, men den bliver ikke udviklet videre. Sådan skifter du til appen:

1. Installér og sæt appen op som beskrevet ovenfor. Indstillingerne flyttes ikke automatisk, så indsæt tokenet og vælg konti i appen. Tokenet kan være den samme API-nøgle, som den gamle integration bruger.
2. Sæt Leverandør til Ingen under Økonomisystem, så snart appen er sat op. Indtil da overfører appen ingen ordrer. Den gamle integration overfører dem som hidtil, og appen sætter labelen billy-failed med en note på dem. Det er forventet.
3. Tjek ordrerne fra perioden i Billy. Sæt kun billy-pending på en ordre, der mangler i Billy. Ellers kan den komme over to gange.

Fakturaer, som den gamle integration har lavet, kan stadig krediteres med appen. Appen finder fakturaen i Billy på fakturanummeret og knytter kreditnotaen til den. Hele fremgangsmåden står i guiden til Billy-appen.

Hvad du skal være opmærksom på

• Plus eller Complete er et krav. Uden et af de to abonnementer i Billy kan appen ikke overføre ordrer.
• Intet lager i Billy. Appen opretter de varer, den skal bruge, men synkroniserer ikke lager. Lageret styrer du i Shoporama.
• OSS bliver en kladde. Billy har ingen momssatser til OSS. Er du tilmeldt OSS, så sæt flueben i Tilmeldt OSS (moms i køberens EU-land). Så lægges ordrer med moms til private kunder i andre EU-lande som kladde med dansk moms og labelen billy-failed, og du retter momsen i Billy og godkender den der. Uden fluebenet bogføres 25 % som dansk moms, og en ordre med en anden sats bliver lagt som kladde.
• Laver du også fakturaer i Billy? Så sæt et præfiks på fakturanumrene i appen, fx WEB-, så webshoppens numre ikke rammer dine egne.
• Fakturadatoen er overførselsdagen. En faktura får datoen for den dag, ordren overføres. Et finansbilag får ordredatoen.
• Udbetalinger og gebyrer afstemmer du selv. Appen registrerer kundens betaling, men ikke udbetalingerne og gebyrerne fra betalingsudbyderen. Ordrenummeret kan ikke stå på selve betalingen i Billy, så brug fakturanummeret, som også kan få kurvnummeret med bagved.
• Rettelser følger ikke med. Retter du ordren i Shoporama efter overførslen, skal du også rette i Billy.
• Ingen automatisk genforsøg. Fejler en ordre, retter du fejlen og sætter labelen billy-pending på ordren.

Ofte stillede spørgsmål om webshop med Billy

Hvad koster Billy-appen?

Appen er gratis i Shoporama. Den kræver, at firmaet i Billy har abonnementet Plus eller Complete, fordi Billys API kun kan bruges med dem. Prisen på abonnementet finder du hos Billy.

Hvorfor hedder appen Billy (Shine Regnskab)?

Billy skiftede navn til Shine Regnskab i april 2026. Det er det samme regnskabsprogram, og mange kender det stadig som Billy. Derfor står begge navne på appen i Shoporama.

Hvor finder jeg API-tokenet i Billy?

Gå til Indstillinger i Billy, og find API-tokens (adgangsnøgler) under Organisation. Opret et nyt token, giv det navnet Shoporama, og kopiér det. Indsæt det i feltet API-token i appens indstillinger, og klik Gem. Tokenet hører til firmaet og udløber ikke.

Hvad er forskellen på faktura og finansbilag?

Vælger du faktura, laver Billy fakturaen, kunden oprettes, og betalingen kan registreres på fakturaen. Vælger du finansbilag, kommer kun bogføringen i kassekladden i Billy med webshoppens egen faktura vedhæftet som PDF, og der oprettes ingen kunder. Faktura er standard.

Hvornår kommer ordren over i Billy?

Når ordren er betalt, eller når den er sendt, hvis du hellere vil det. Hver ordre overføres kun én gang, og annullerede ordrer overføres ikke. Ordrer fra før appen blev installeret, overføres kun, hvis du sætter labelen billy-pending på dem.

Kommer kreditnotaer også over i Billy?

Ja. Når du krediterer en ordre i Shoporama, overføres krediteringen af sig selv, når den oprindelige ordre er kommet over i Billy, også hvis det var med den gamle integration. En faktura krediteres med en kreditnota, der er knyttet til den oprindelige faktura og til samme kunde, og et finansbilag med et modsat finansbilag. Registrerede appen betalingen på fakturaen, registreres tilbagebetalingen på samme konto. Læs mere i Kreditnotaer og refundering.

Hvad sker der, hvis en ordre ikke kan overføres?

Ordren får den røde label billy-failed og en note, der forklarer hvorfor, fx at en konto ikke findes i kontoplanen i Billy. Appen prøver ikke selv igen. Ret fejlen, som noten beskriver, og sæt derefter labelen billy-pending på ordren. En ordre, der allerede er overført, kommer ikke over igen. Sådan bruger du labels: Ordrelabels.

Kan appen håndtere salg til udlandet?

Ja. Varesalg til virksomheder i andre EU-lande med gyldigt momsnummer og salg uden for EU får hver sin konto og momssats i Billy. Sælger du i flere valutaer, bliver fakturaen i ordrens valuta med kursen fra købet. Billy har ingen momssatser til OSS. Er du tilmeldt OSS, sætter du flueben i Tilmeldt OSS, så lægges ordrer med moms til private i andre EU-lande som kladde, og du retter momsen i Billy.

Opretter appen mine varer i Billy?

Ja, men kun dem, den skal bruge. I Billy er det varen, der afgør kontoen, så appen opretter én vare pr. salgskonto, og varenavn og varenummer står på fakturalinjen. Sætter du flueben i Opret varer pr. varenummer i Billy, oprettes hver vare med sit varenummer, så du kan se salget pr. vare. Appen synkroniserer ikke lager. Lageret styrer du i Shoporama.

Jeg bruger den gamle Billy-integration. Hvad skal jeg gøre?

Den indbyggede integration under Økonomisystem kører videre, men bliver ikke udviklet videre. Installér appen, indsæt tokenet, vælg konti, og sæt derefter Leverandør til Ingen under Økonomisystem. Indtil da overfører appen ingen ordrer, så de ikke kommer over i Billy to gange. Ordrerne får labelen billy-failed med en note, og det er forventet. Tjek bagefter ordrerne fra perioden i Billy, og sæt kun billy-pending på en ordre, der mangler i Billy.

Klar til at få bogføringen til at køre selv?

Bruger du allerede Billy, er appen den korteste vej fra webshop-ordre til bogført faktura. Har du en Shoporama-webshop, installerer du den under Integrationer, Apps. Er du ikke kunde endnu, kan du oprette en webshop og prøve det selv. Brug for hjælp til opsætningen? Skriv til support@shoporama.dk.