Import Customers via CSV

Skifter du til Shoporama fra en anden platform, eller mangler du bare at rette telefonnumre på 800 kunder på én gang? Med kundeimporten uploader du en CSV-fil, der både opretter nye kunder og opdaterer dem, du allerede har, uden at du åbner én profil ad gangen.

CSV er et almindeligt regnearksformat, som både Excel, Numbers, og Google Sheets kan gemme. Her får du de præcise kolonnenavne, reglerne for filen, hvad der sker med kunder, der allerede findes, og de faldgruber, du skal kende.

Sådan finder du kundeimporten

1. Klik på Kunder i menuen i din Shoporama-administration.
2. Vælg Registrerede kunder.
3. Scroll ned under kundelisten og klik på knappen Importer kunder.

Siden hedder Upload kundedatabase. På kundelisten sidder knappen Download alle kunder lige ved siden af importknappen, og den er guld værd: den giver dig en fil i det format, importen forventer. Har du allerede kunder, er den hurtigste vej derfor at hente eksporten, rette i den, og sende den retur. Fjern bare kolonnen points først, se punkt 2 nedenfor.

Sådan skal filen se ud

• Semikolon som separator. Kolonnerne adskilles med ;, ikke med komma eller tabulator. Det er standarden i dansk Excel, så det passer oftest af sig selv.
• Første række er kolonnenavne. Glemmer du overskriftsrækken, bliver din første kunde læst som kolonnenavne og oprettes ikke.
• Brug de engelske feltnavne. Kolonnen med e-mailadresser skal hedde email, ikke "E-mail" eller "Mail". Store og små bogstaver er derimod ligegyldige.
• Rækkefølgen er fri. Du bestemmer selv, hvilke kolonner filen indeholder, og i hvilken orden. Kolonner, Shoporama ikke kender, springes over.
• Gem som UTF-8. Vælger du "CSV UTF-8", er du sikker på, at æ, ø, og å kommer rigtigt med.
• Semikolon inde i en værdi kræver anførselstegn. Indeholder et felt selv et semikolon, skal hele værdien stå i dobbelte anførselstegn.
• Én fil ad gangen. Importen læser kun én fil pr. upload, så del et stort datasæt op i flere kørsler.

Et eksempel med de mest brugte kolonner:

email;name;company;vat_number;own_id;address;zipcode;city;phone;country_name
anna@eksempel.dk;Anna Hansen;;;K-1042;Vestergade 12;5000;Odense C;12345678;Danmark
bo@eksempel.dk;Bo Jensen;Bo Jensen ApS;DK12345678;K-1043;Havnegade 3;8000;Aarhus C;87654321;Danmark

Filen behøver slet ikke være så bred. Skal du kun rette telefonnumre, er det her en fuldt gyldig import:

email;phone
anna@eksempel.dk;12345678
bo@eksempel.dk;87654321

Kolonnerne Shoporama læser

Kunde og faktureringsadresse

• email er den eneste obligatoriske kolonne. Rækker uden e-mail springes over.
• name bliver til Navn, phone til Telefon.
• company bliver til Firmanavn, og vat_number til CVR-nummer.
• own_id bliver til Eget ID. Det er stedet til dit eget kundenummer fra bogholderiet eller det gamle system.
• address, zipcode, og city bliver til Adresse, Postnummer, og By.
• country_name er landets navn, skrevet præcis som landet hedder i din shop.

Leveringsadresse

Har kunden en anden leveringsadresse end faktureringsadressen, udfylder du shipping_name, shipping_address, shipping_zipcode, shipping_city, og shipping_country_name.

Point og dine egne profilfelter

• points tildeler kunden point. Kolonnen virker kun, hvis dit loyalitetsprogram er slået til. Er det ikke aktivt, ignoreres kolonnen uden fejlbesked.
• Har du oprettet egne felter under Kunder, Profilfelter, kan de også importeres. Kolonnen skal hedde det samme som feltet. Store og små bogstaver betyder heller ikke noget her, så hedder feltet "Fødselsdag", virker både Fødselsdag og fødselsdag.

Det kan importen ikke

Password kan ikke importeres. Det samme gælder EAN-nummer, kundegruppe, og tilknytning til en firmakonto. De sættes på kundeprofilen eller via de funktioner, der hører til, for eksempel kundegrupper og B2B-priser. Importen tilmelder heller ingen til nyhedsbrevet. Det gør du under Nyhedsbrev, Modtagere, som har sin egen import.

Trin for trin

1. Hent en frisk eksport med Download alle kunder. Så har du både en skabelon og en kopi af data, som de så ud før importen.
2. Byg filen i regnearket med engelske feltnavne i overskriftsrækken, og en e-mail på hver række.
3. Gem som CSV med UTF-8 og semikolon.
4. Test på en lille fil først. Tag tre til fem kunder, kør importen, og se, om resultatet er som forventet.
5. Gå til Kunder, Registrerede kunder, Importer kunder og vælg filen under Upload CSV-fil.
6. Tag stilling til Send velkomstmail når kunden oprettes. Sæt kun flueben, hvis kunderne skal have besked med det samme.
7. Klik Importer, vent på kvitteringen, og slå et par kunder op for at kontrollere resultatet. Luk ikke fanen undervejs.

Hvad sker der med kunder, der allerede findes?

E-mailadressen er nøglen. Findes adressen allerede i din shop, bliver den eksisterende kunde opdateret. Der oprettes altså ingen dublet, og ordrehistorik, point, og øvrige data følger med videre. Findes adressen ikke, oprettes kunden som ny. Kunder, der ikke står i filen, bliver ikke rørt, og importen sletter aldrig noget.

Vigtig detalje: tomme felter overskriver ikke noget. Har du kolonnen phone med, men lader den stå tom for en kunde, beholder kunden sit nuværende nummer. Derfor kan du trygt lave en fil med kun de kolonner, du vil ændre. Bagsiden er, at du ikke kan tømme et felt via importen. Skal en adresse slettes, gøres det på kundeprofilen.

Kvitteringen: sådan læser du tallene

• Den grønne boks viser, hvor mange brugere der blev indlæst. Tallet dækker både nyoprettede og opdaterede kunder.
• En gul boks viser rækker, der blev sprunget over, fordi de manglede en e-mail. Tomme linjer i bunden af filen tæller med her, så et lille tal er ikke nødvendigvis et problem.
• Den gule boks viser også rækker med en ugyldig e-mail. Det tjek gælder kun nye kunder, så en gammel kunde med en skæv adresse kan stadig opdateres.

Får du besked om ugyldige e-mails, så ret adresserne og kør filen igen. Det er ufarligt at køre samme fil to gange, med én undtagelse: point.

Fem ting, du skal passe på

1. Landenavne skal skrives præcist

Findes navnet i country_name ikke blandt shoppens lande, oprettes et nyt land med præcis det navn, filen indeholder. Skriver du "DK", "danmark", og "Danmark" i samme fil, ender du med tre lande, og et nyt land har ingen fragtpriser. Tjek dine landenavne under Levering, Lande, og skriv dem af. Læs mere om lande og valuta.

2. Point lægges oveni, hver gang

Kolonnen points opretter en ny, godkendt point-postering med noten "Tildelt via import". Den lægger til i stedet for at erstatte, så kører du samme fil to gange, får kunden pointene to gange. Pas især på, hvis du arbejder videre i filen fra Download alle kunder: eksporten har selv en points-kolonne med kundens nuværende saldo, så uploader du den uændret, får hver kunde sin saldo lagt oveni en gang til. Slet kolonnen, før du importerer. Er skaden sket, klikker du på kundens tal i kolonnen Aktive point på kundelisten, markerer posteringerne, og bruger Slet valgte.

3. Alle i filen får et nyt password

Passwords kan ikke importeres, og hver kunde i filen får sat et nyt, tilfældigt password. Har en eksisterende kunde allerede et login, virker det gamle kodeord derfor ikke efter importen. Kunden kan bruge shoppens "glemt password"-funktion og få tilsendt et link, men har du mange aktive login-kunder, så tag det med i overvejelserne før en stor opdatering.

4. Velkomstmailen sendes kun til nye kunder

Sætter du flueben i Send velkomstmail når kunden oprettes, får de nyoprettede kunder en mail med deres password, mens opdaterede kunder ikke får noget. Mailene ryger ud i det sekund, du trykker Importer, så tjek gerne først, at mailen ser fornuftig ud. Det er filen user-welcome-mail.html fra dit tema.

5. Store filer kan løbe tør for tid

Importen kører, mens du venter, og meget store filer kan ramme serverens grænse for upload-størrelse eller køretid. Går den i stå, så del filen op i bidder på for eksempel 1.000 til 2.000 rækker. Da e-mailen er nøglen, kan du roligt køre flere filer i træk.

Hvad du kan bruge det til i praksis

• Flytning fra en anden platform. Få hele basen med over. Kunderne beholder deres e-mail som login-adresse, så du bygger videre på de kundeforhold, du allerede har, i stedet for at starte forfra.
• Masse-opdatering. Nye telefonnumre, rettede adresser, eller CVR-numre på erhvervskunder. En fil med to kolonner klarer på et minut det, der ellers er en eftermiddags klikkeri.
• Kundenumre fra bogholderiet. Læg dine egne numre i own_id, så webshop og økonomisystem taler samme sprog ved afstemning.
• Point til loyale kunder. Starter du et loyalitetsprogram, kan du give dine trofaste kunder en startsaldo, så programmet føles levende fra dag ét.

Til dig, der er teknisk

• Filen læses med semikolon som feltseparator og dobbelt anførselstegn som tekstafgrænser. Byte order mark fjernes automatisk, og indholdet konverteres til UTF-8 ud fra det detekterede tegnsæt. Detektionen er ikke ufejlbarlig, så gem hellere selv som UTF-8.
• Kolonnenavne konverteres til små bogstaver, og både navne og værdier trimmes for mellemrum. Ukendte kolonner ignoreres, og derfor glider eksportfilens id og created bare igennem, når du genindlæser din egen eksport.
• Kun værdier, der ikke er tomme, skrives til kunden. Det er forklaringen på, at tomme celler ikke overskriver eksisterende data.
• Nye kunder udløser samme customer_created-webhook som en almindelig oprettelse i shoppen, så vær forberedt på et udsving i dine integrationer ved store importer. Se artiklen om webhooks i Shoporama.

Ofte stillede spørgsmål

Jeg bruger Excel. Hvordan gemmer jeg filen rigtigt?

Vælg "Gem som" og et af CSV UTF-8-formaterne. Menupunktet hedder ofte "kommasepareret", men dansk Excel skriver alligevel semikolon, fordi semikolon er listeseparator i dansk opsætning. Du skal derfor typisk ikke gøre andet. Vil du være helt sikker, så åbn filen i en teksteditor bagefter og kig på en linje med æ, ø, eller å.

Kan jeg nøjes med at opdatere ét felt på flere tusind kunder?

Ja, og det er den pæneste måde at gøre det på. Lav en fil med kolonnen email og den ene kolonne, du vil ændre. Alt andet på kundeprofilen står urørt, fordi tomme og udeladte felter ikke overskriver noget.

Hvad sker der med de kunder, der ikke står i filen?

Ingenting. Importen opretter og opdaterer, men den sletter aldrig. Skal du fjerne kunder, markerer du dem på kundelisten og bruger Slet valgte.

Kan jeg få vores kundenumre fra økonomisystemet med over?

Ja. Brug kolonnen own_id, så lander nummeret i feltet Eget ID på kundeprofilen. Det gør afstemning mellem webshop og bogholderi nemmere, når en kunde skal findes på tværs af systemer.

Jeg fik "ugyldig e-mail" på nogle rækker. Hvad gør jeg?

De rækker er ikke oprettet, resten er. Ret adresserne i regnearket og kør filen igen. Du kan sagtens uploade hele filen på ny, for de kunder, der allerede er oprettet, bliver blot opdateret. Har du brugt point-kolonnen, så fjern den først, ellers får kunderne point en gang til.

Kan jeg placere kunderne i en kundegruppe via importen?

Nej, kundegruppe er ikke et af de felter, importen læser. Du sætter gruppen på den enkelte kundeprofil under Kundegruppe, eller du arbejder med firmakonti, hvis du kører B2B. Det samme gælder EAN-nummer og tilknytning til en firmakonto.

Bliver mine importerede kunder tilmeldt nyhedsbrevet?

Nej. Kundeimporten rører ikke ved nyhedsbrevet. Skal folk på listen, gør du det under Nyhedsbrev, Modtagere, hvor der er en selvstændig import. Husk, at du skal have et lovligt grundlag for at sende markedsføring til dem.

Kan jeg oprette ordrer på de importerede kunder bagefter?

Ja. Fra kundelisten kan du oprette en ordre direkte på en kunde, så navn og adresse er udfyldt på forhånd. Det er praktisk til telefonordrer og B2B. Se guiden til at oprette ordrer direkte fra kundeoversigten.

Driller filen, eller er du i tvivl om et bestemt datasæt, så skriv til support@shoporama.dk med et par eksempelrækker, så kigger vi med.