Ny gratis Billy-app afløser den indbyggede integration

Fører du regnskab i Billy, er der nyt i Shoporama. Billy hedder i dag Shine Regnskab, men programmet er det samme, og de fleste kalder det stadig Billy. Det gør vi også her.

Nu er der en ny, gratis Billy-app i Shoporama, som afløser den indbyggede integration. Den gør det samme som før: webshoppens ordrer og krediteringer bliver til fakturaer i Billy. Forskellen er, at kunder, varer, og kreditnotaer hænger bedre sammen i Billy, at momsen sættes linje for linje, og at du kan se på ordren, om den er kommet over. Du finder appen under Integrationer → Apps. Firmaet skal have Billys abonnement Plus eller Complete, fordi Billy kun giver adgang til sit API på de to.

Før og nu

Kunden bliver genkendt

Med den gamle integration bliver hver ordre til en ny kunde i Billy. Appen genkender kunden på e-mailadressen, så en kunde, der handler igen, står som én kunde i Billy med alle sine fakturaer. Virksomheder oprettes med CVR-nummer, eller momsnummer hvis de er udenlandske, og med EAN-nummer, og kontaktpersonen står som Att. på fakturaen.

Vil du hellere have de private kunder samlet ét sted, kan du i Kunder i Billy vælge at samle dem på én kunde. Så står alle private ordrer på kunden Webshop-kunder, mens virksomheder stadig får hver sin kunde.

Appen opretter selv varerne

I Billy hører kontoen til varen. Derfor skal du med den gamle integration selv oprette varer til fragt og rabat i Billy og vælge dem i opsætningen. Det klarer appen nu selv. Den opretter én vare pr. salgskonto i Billy og skriver varens navn og varenummer på fakturalinjen, så du stadig kan se, hvad kunden købte. Fragten står med fragtmetodens navn, og rabatter som Rabat med rabatkoden, Kampagnerabat, eller Pointrabat. Pant kommer også med.

Vil du kunne følge salget pr. vare i Billy, kan du sætte flueben i Opret varer pr. varenummer i Billy. Så oprettes hver vare i Billy med sit varenummer, og varer, som den gamle integration allerede har oprettet, bliver genbrugt. Omsætningen står så på varens konto, også ved salg til udlandet, men momsen bliver stadig rigtig.

Kreditnotaen hører til fakturaen

Krediterer du en ordre i Shoporama, direkte på ordren, i returcenteret, eller ved en ombytning, bliver det til en kreditnota i Billy. Kreditnotaen knyttes til den oprindelige faktura og står på samme kunde, så du i Billy kan se, hvad der er krediteret på hvilken faktura. Det gælder også fakturaer, som den gamle integration har lavet. Appen finder dem på fakturanummeret.

Har appen registreret betalingen på fakturaen, registrerer den også tilbagebetalingen på kreditnotaen, på samme konto. Ved en ombytning overføres kreditnotaen og den nye ordre hver for sig.

Rigtig moms, også når du sælger til udlandet

Appen sætter momsen linje for linje. Salg i Danmark får dansk moms, momsfrie varer får Billys momsfrie sats, salg til virksomheder i andre EU-lande med gyldigt momsnummer bliver EU-varesalg (rubrik B), og salg uden for EU får eksportsatsen. Har en ordre varer med forskellige satser, får hver linje sin egen, og rabatterne fordeles efter varernes værdi pr. sats. Du skal ikke længere oprette særlige momsfrie varer til fragt og rabat.

Til salget vælger du konti fra firmaets egen kontoplan i Billy: salg med moms, salg uden moms, salg til virksomheder i EU, og salg uden for EU. Fragten kan få sin egen konto eller følge salget. Standardvalgene er konti fra Billys standardkontoplan, og findes en valgt konto ikke i dit firma, står det i appens indstillinger, så du kan vælge en anden.

Sælger du i flere lande med hver sin valuta, bliver en ordre i euro til en faktura i euro med kursen fra købet, og betalingen registreres i kroner med samme kurs.

En konto pr. betalingsmetode

Den gamle integration registrerer alle betalinger på én konto. I appen kan hver betalingsmetode få sin egen konto i Billy: kort, MobilePay, ViaBill, Anyday, Klarna, PayPal, og kontant i butikken. Står en metode på Samme som kort, bruger den kortets konto. Ordrer på faktura, EAN, og bankoverførsel registreres som standard ikke, så fakturaen står som ubetalt i Billy, til kunden har betalt.

Betalingsudbyderne trækker deres gebyrer fra, før pengene lander på banken, så med en konto pr. udbyder er det lettere at afstemme hver udbetaling. Selve afstemningen gør du i Billy. Holder du kurven åben, indtil ordren er betalt, er det kurvnummeret, betalingsudbyderen får, og med fluebenet Kurvnummer i fakturanummeret kommer det med bag fakturanummeret.

Du kan se på ordren, hvad der er sket

Når en ordre er overført, får den den grønne label billy-ok og en note under Systemnoter med fakturanummeret i Billy, beløbet, og den konto, betalingen er registreret på. Går noget galt, får ordren den røde label billy-failed og en note, der forklarer hvorfor. Filtrerer du ordrelisten på billy-failed, ser du med det samme, hvilke ordrer der mangler i Billy, og appens indstillinger viser, hvor mange ordrer der fejlede de sidste 7 dage.

Appen prøver ikke igen af sig selv. Når du har rettet fejlen, sætter du labelen billy-pending på ordren, og så overføres den. Det samme gør du med ordrer fra før, du installerede appen. En ordre, der er overført, sendes ikke igen, når dens status ændrer sig.

Før en faktura bliver godkendt, sammenligner appen beløb og moms i Billy med ordren. Passer de, godkendes og bogføres fakturaen. Afviger de, bliver den liggende som kladde i Billy, og noten på ordren fortæller, hvad der afviger. Vil du selv se alle fakturaer igennem, fjerner du fluebenet i Godkend og bogfør automatisk. Husk, at en kladde ikke får registreret betalingen.

Faktura eller finansbilag

Som standard bliver ordren en faktura i Billy med webshoppens ordrenummer som fakturanummer. Laver du også fakturaer direkte i Billy, kan du sætte et præfiks foran, fx WEB-, så numrene ikke rammer hinanden. Kundens kommentar fra checkout og betalingsmetoden står øverst på fakturaen.

Har du kun brug for bogføringen, kan du i stedet overføre ordren som finansbilag. Så bogføres salget i kassekladden i Billy, og webshoppens egen faktura lægges ved som PDF. Krediteringer følger altid den oprindelige ordre.

Forbind appen med et API-token

Appen bruger et API-token fra Billy. Du skal ikke logge ind med din Billy-bruger, og tokenet udløber ikke. I Billy går du til Indstillinger og finder API-tokens (adgangsnøgler) under Organisation. Opret et nyt token, giv det navnet Shoporama, og kopiér det. I Shoporama indsætter du det i feltet API-token i appen og klikker Gem. Derefter henter appen kontolisterne fra firmaets kontoplan i Billy.

Bruger du den gamle Billy-integration i dag?

Den gamle integration under Integrationer → Økonomisystem kører videre for de butikker, der bruger den, men den bliver ikke udviklet videre, og nye butikker kan ikke vælge den. Vi anbefaler, at du skifter til appen. Sådan gør du:

1. Gå til Integrationer → Apps, find Billy (Shine Regnskab), og klik Installer.
2. Indsæt et API-token fra Billy i feltet API-token. Det kan være den samme nøgle, som den gamle integration bruger, eller et nyt token.
3. Vælg konti til salg og betalinger, og klik Gem. Indstillingerne fra den gamle integration flyttes ikke med.
4. Gå til Integrationer → Økonomisystem, sæt Leverandør til Ingen, og klik Gem. Fra nu af er det appen, der overfører nye ordrer.

Det er godt at vide, før du går i gang:

• Ordrer kommer ikke over to gange. Mens begge er slået til, overfører appen ingenting, og den tager heller ikke de ordrer senere. Gør derfor skiftet i ét hug, og tjek bagefter i Billy, at ordrerne fra perioden er der. Mangler en, sætter du labelen billy-pending på den.
• Fakturanumrene fortsætter. Står feltet Præfiks på fakturanummeret tomt, bruger appen det samme præfiks som den gamle integration. Ligger en faktura allerede i Billy med samme nummer og beløb, opretter appen den ikke igen. Det gælder også, hvis den gamle integration satte kurvnummeret bag fakturanummeret. Vil du have kurvnummeret med på de nye fakturaer, så sæt flueben i Kurvnummer i fakturanummeret.
• Krediterer du senere en ordre, som den gamle integration har overført, knyttes kreditnotaen til den gamle faktura.
• Du kan ikke gå tilbage. Når Leverandør står på Ingen, kan den gamle integration ikke vælges igen. Tjek derfor først, at feltet Forbindelse i appen viser dit firma.

Hele fremgangsmåden står i guiden til Billy-appen.

Gratis i Shoporama

Appen koster ikke noget i Shoporama. Firmaet skal bare have Billys abonnement Plus eller Complete, som giver adgang til Billys API. Til sammenligning kobler man Billy på Shopify og WooCommerce med apps fra tredjeparter, og ifølge Billys egen oversigt over apps koster de fra cirka 100 kr. om måneden og op, alt efter udbyder og antal ordrer.

Det gør appen ikke

• Den holder ikke lager og varer i Billy opdateret. Den sender ordrer og krediteringer, og Billy sender ikke noget tilbage til Shoporama.
• Den kan ikke bogføre OSS-moms på en faktura, fordi Billy ikke har OSS-satser. Er du tilmeldt OSS, sætter du flueben i Tilmeldt OSS (moms i køberens EU-land). Så lægges ordrer med moms til private kunder i andre EU-lande som kladde med dansk moms og en note, og du retter momsen i Billy og godkender fakturaen der. Uden fluebenet bogføres 25 % som dansk moms, og en ordre med en anden sats bliver lagt som kladde.
• Den kan ikke skrive ordrenummeret på selve betalingen i banken, fordi Billys betalinger ikke har et tekstfelt. Brug fakturanummeret, eventuelt med kurvnummeret bagved, når du afstemmer.
• Den overfører ikke af sig selv ordrer fra før, du installerede appen, og heller ikke annullerede ordrer. Ordrer fra før kan du sende med labelen billy-pending.

Kom i gang

Appen er gratis og ligger under Integrationer → Apps. Guiden til Billy-appen tager dig igennem opsætningen trin for trin, og på Billy-integration kan du se alt, hvad appen gør. Et kort overblik over, hvad en webshop med Billy giver dig, står i Webshop med Billy. Bruger du et andet regnskabsprogram, så se regnskabsprogrammerne, du kan bruge med Shoporama.

Har du spørgsmål til appen eller til skiftet, så skriv til os på support@shoporama.dk.