B2B-webshop med Business Central

Erhvervsordrer direkte i Business Central

Forhandlere og andre erhvervskunder vil gerne bestille, når det passer dem, også om aftenen og i weekenden. Med en B2B-webshop i Shoporama bestiller de selv, og med den gratis Business Central-app lander ordren i Business Central, uden at nogen taster den ind igen. Som standard bliver den en bogført salgsfaktura på firmaets egen debitor. Leverer I fra et lager, der styres i Business Central, kan den i stedet blive en salgsordre.

Selve B2B-salget, fx kundegruppepriser, firmakonti, og fakturakøb, styrer du i Shoporama. Appen sørger for, at ordren kommer rigtigt over i Business Central med firmaet, CVR-nummeret, momsen, og betalingsstatus. Den virker med Business Central online.

Det får erhvervsordren med over i Business Central

• Firmaet som debitor. En ordre tæller som erhvervsordre, når den har et CVR- eller momsnummer, et EAN-nummer, eller et firmanavn. Appen leder efter debitoren på e-mail. Findes den ikke, oprettes en ny debitor som firma med firmanavn, adresse, telefon, e-mail, CVR-nummer, og momsområde.
• Genkendt på CVR-nummeret. Har appen mødt firmaet før, genkender den det også på CVR-nummeret. Bestiller en kollega med en anden e-mail, kommer ordren derfor på samme debitor, når CVR-nummeret står på ordren.
• Leveringsadressen. Skal varerne et andet sted hen end til firmaets adresse, står leveringsadressen på fakturaen sammen med e-mail og telefon.
• Ordrenummeret. Webshoppens ordrenummer står i Eksternt bilagsnr., og noten på ordren i Shoporama viser fakturanummeret i Business Central, så I kan finde fra den ene til den anden.
• Priserne fra webshoppen. Linjerne får prisen fra ordren, også når kunden har haft sin kundegruppes pris eller mængderabat, og fragt og rabatter står på egne linjer.
• Varerne på jeres varenumre. Med Brug varerne i Business Central bogføres linjerne på jeres varer, når varenumrene er de samme, så lageret i Business Central følger salget.

Fakturakøb og EAN: en åben post, du følger op på

Betaler erhvervskunden på faktura, med EAN-nummer, eller med bankoverførsel, er pengene ikke kommet, når ordren overføres. Derfor står Faktura, EAN og bankoverførsel som standard på Registrér ikke betalingen. Salgsfakturaen bogføres, men står åben på debitoren i Business Central. Du registrerer betalingen, når pengene kommer, og følger op på forfaldne fakturaer, som du gør med jeres andre debitorer.

Står Overfør ordren på standardvalget Når ordren er betalt, kommer en ordre på faktura først over, når den står som betalt i Shoporama. Skal fakturaen ligge i Business Central, før kunden har betalt, så vælg Når ordren er sendt under Overfør ordren.

Betaler firmaet med kort eller MobilePay, registreres betalingen som på andre ordrer med den modkonto, du har valgt til betalingsmetoden, og fakturaen står som betalt.

EAN-nummeret følger ikke med over, fordi det ikke kan sættes på debitoren via Business Centrals API. Sender I EAN-fakturaer fra Business Central, skal debitoren have EAN-nummeret som GLN-nummer i Business Central, og det tilføjer I selv. Hvordan kunderne betaler med EAN i webshoppen, kan du læse i Opret EAN-betaling som betalingsmetode.

Salg til virksomheder i EU og uden for EU

Sælger du til virksomheder i andre EU-lande, tjekker Shoporama momsnummeret i EU's VIES-register, og handlen sker uden moms med omvendt betalingspligt. Læs mere i Reverse charge og VIES-validering. I Business Central får en ny debitor momsområdet for EU-virksomheder (fx EU), og salget kan få sin egen konto under Salg til virksomheder i EU. Ordrer uden moms til lande uden for EU får momsområdet for eksport (fx EKSPORT) og kontoen Salg uden for EU.

Linjerne beholder momsgruppen med moms, når varen normalt har dansk moms, og det er debitorens momsområde, der giver 0 %. Så lægger Business Central salget i de rigtige felter på momsangivelsen. Business Central regner momsen ud efter jeres momsbogføringsopsætning, og appen tjekker bagefter beløb og moms mod ordren.

Var momsnummeret ikke gyldigt, og har webshoppen derfor opkrævet moms, bliver debitoren dansk, så Business Central giver samme moms som ordren. Sælger du i fremmed valuta, bliver fakturaen i ordrens valuta, og betalingen registrerer du selv i Business Central.

Salgsordre, når lageret leverer fra Business Central

Styrer I lager og forsendelse i Business Central, kan ordren komme over som en salgsordre i stedet for en faktura. Vælg Salgsordre under Overfør som, og gerne Når ordren er oprettet under Overfør ordren, så ligger ordren klar, så snart forhandleren har bestilt. I leverer og fakturerer salgsordren i Business Central, som I plejer, og med Brug varerne i Business Central står linjerne på jeres varer.

På salgsordrer registrerer appen ingen betaling og vedhæfter ingen PDF. Krediterer du en ordre, der blev overført som salgsordre, lægges kreditnotaen som kladde, så du kan bogføre den, når varerne er kommet retur. Business Central kan ikke oprette returvareordrer udefra.

B2B-webshoppen: priser, firmakonti, og genbestilling i Shoporama

Priser, sortiment, og kunder i webshoppen styrer du i Shoporama, og appen sender ordrerne videre. Det betyder også, at priser og lager ikke hentes fra Business Central.

• Lukket forhandlerbutik. Med B2B-temaet ser kun indloggede kunder sortiment og priser, og priserne vises uden moms.
• Kundegrupper med egne priser. Rabat pr. gruppe, faste særpriser pr. vare, og mængderabat. Se Kundegrupper og B2B-priser.
• Firmakonti med flere brugere. Flere indkøbere fra samme firma under én konto med hver sin rolle. Se Firma-konti med flere brugere og roller.
• Hurtig genbestilling. Kunden søger på varenummer, uploader en fil med varenumre og antal, eller genbestiller fra en tidligere ordre. Se Hurtig genbestilling for erhvervskunder.
• Fakturakøb og mindste ordreværdi pr. shop eller pr. kundegruppe.

Hele overblikket står på B2B webshop og i B2B-salg i Shoporama. Skal lager eller priser komme fra Business Central, kræver det en anden løsning, fx via Shoporamas REST API.

Sådan kommer du i gang

1. Installér og forbind appen. Gå til Integrationer, Apps i Shoporama, installér Microsoft Dynamics 365 Business Central, og klik Forbind til Business Central. En administrator i jeres Microsoft-konto giver samtykke.
2. Opret appen i Business Central under Microsoft Entra-programmer med rettighedssættet D365 BUS FULL ACCESS, og sæt Tilstand til Aktiveret.
3. Lav en debitorskabelon under API-opsætning i Business Central, så nye firmadebitorer får deres bogføringsgrupper.
4. Vælg opsætningen. Vælg Salgsfaktura eller Salgsordre, salgskonti, momsområder, og modkonti, og lad Faktura, EAN og bankoverførsel stå på Registrér ikke betalingen.
5. Prøv med en erhvervsordre, og tjek debitoren i Business Central og noten på ordren i Shoporama.

Hele vejledningen står i Opsæt Business Central-integration, og hvad appen ellers kan, står på webshop med Business Central.

Det skal du vide, før I går i gang

• Priser og lager kommer ikke fra Business Central. Kundepriser og lager i webshoppen styrer du i Shoporama.
• Eksisterende debitorer findes på e-mail. Business Central kan ikke søge på CVR-nummeret, så et firma, der allerede fandtes i Business Central, før I tog appen i brug, genkendes kun, hvis debitoren har samme e-mail som i webshoppen. Ellers oprettes en ny debitor.
• Spærrede debitorer bruges ikke. Er debitoren med kundens e-mail spærret i Business Central, opretter appen en ny.
• EAN-nummeret følger ikke med. Det skal stå som GLN-nummer på debitoren i Business Central, hvis I sender EAN-fakturaer derfra.
• OSS bliver kladde. Ordrer til private i andre EU-lande med en anden momssats end 25 % lægges som kladde, så du selv vælger momsgrupperne i Business Central.
• Kun Business Central online. Appen virker ikke med Business Central on-premises, Dynamics NAV, eller Navision. Se Navision webshop.

Ofte stillede spørgsmål om B2B-webshop med Business Central

Kommer CVR-nummeret med over i Business Central?

Ja. Når appen opretter en ny debitor til en virksomhed, kommer firmanavnet og CVR-nummeret med, eller momsnummeret, hvis det er en udenlandsk virksomhed. En debitor, der fandtes i forvejen, beholder sine egne oplysninger.

Hvordan genkender appen en virksomhed, der har handlet før?

Først på e-mailen. Har appen mødt firmaet før, genkender den det også på CVR-nummeret, så en kollega med en anden e-mail kommer på samme debitor, når CVR-nummeret står på ordren. Business Central kan ikke søge på CVR-nummeret, så et firma, der fandtes i Business Central, før I tog appen i brug, findes kun på e-mailen.

Hvornår tæller en ordre som erhvervsordre?

Når ordren har et CVR- eller momsnummer, et EAN-nummer, eller et firmanavn. Så får virksomheden altid sin egen debitor, også hvis du samler private kunder på en fast debitor.

Hvad sker der med ordrer på faktura eller med EAN-nummer?

Salgsfakturaen bogføres, men betalingen registreres som standard ikke, så fakturaen står åben på debitoren i Business Central. Du registrerer betalingen, når pengene kommer, og følger op på forfaldne fakturaer, som du plejer. Med standardvalget Når ordren er betalt kommer ordren først over, når den står som betalt i Shoporama, så vælg Når ordren er sendt, hvis fakturaen skal over før.

Kommer EAN-nummeret med over i Business Central?

Nej. Det kan ikke sættes på debitoren via Business Centrals API. Sender I EAN-fakturaer fra Business Central, skal debitoren have EAN-nummeret som GLN-nummer, og det tilføjer I selv i Business Central.

Kan forhandlerne se deres egne priser fra Business Central i webshoppen?

Nej. Appen henter ikke priser fra Business Central. B2B-priserne styrer du i Shoporama med kundegrupper: rabat pr. gruppe, faste særpriser, og mængderabat. Prisen på ordren er den, der kommer over på salgsfakturaen.

Kan vi sælge uden moms til virksomheder i andre EU-lande?

Ja. Shoporama tjekker momsnummeret i EU's VIES-register, og ordren er uden moms med omvendt betalingspligt. I Business Central får en ny debitor momsområdet for EU-virksomheder, og salget kan få sin egen konto. Business Central regner momsen ud, og appen tjekker beløbet mod ordren.

Kan vi have både private og erhvervskunder i samme webshop?

Ja. Private kunder kan få hver deres debitor eller samles på én fast debitor, fx Webshopkunder. Virksomheder får altid deres egen debitor.

Kan ordren blive en salgsordre, så lageret leverer fra Business Central?

Ja. Vælg Salgsordre under Overfør som. Ordren kommer over som en salgsordre, som I leverer og fakturerer i Business Central, og med Brug varerne i Business Central står linjerne på jeres varer. Appen registrerer ingen betaling på salgsordrer.

Hvad sker der, når en erhvervskunde returnerer varer?

Krediterer du ordren i Shoporama, bliver det en salgskreditnota i Business Central. Blev ordren overført som salgsordre, lægges kreditnotaen som kladde, så du bogfører den, når varerne er kommet retur. Returvareordrer kan Business Central ikke oprette udefra, så dem laver I selv.

Klar til B2B-salg med Business Central?

Har du en Shoporama-webshop, installerer du Business Central-appen gratis under Integrationer, Apps. Er du ikke kunde endnu, kan du oprette en webshop og prøve B2B-funktionerne selv. Fakturerer I hellere i Uniconta, så se B2B-webshop med Uniconta. Brug for hjælp? Skriv til support@shoporama.dk.