Hantera dina beställningar i Shoporama

Orderhanteringen är hjärtat i din webbutik. I Shoporama kan du hantera hela orderflödet från det att en ny order tas emot till dess att den skickas, krediteras eller annulleras. Den här guiden kommer att gå igenom alla funktioner i orderlistan och ordersidan.

Orderlistan

Du hittar alla beställningar under Beställningar i toppmenyn. Siffran i cirkeln visar hur många nya ordrar du har. Beställningar som inte har betalats visas med rosa bakgrund.

Flikar för status

Längst upp i orderlistan finns flikar för att filtrera order efter status. Varje flik visar antalet ordrar:

• Alla - visar alla ordrar
• Ny - order som precis har tagits emot
• Pågående - ordrar som för närvarande bearbetas
• Väntande - order som väntar (t.ex. på varor eller betalning)
• Ready - order som är packade och redo att skickas
• Klar för avhämtning - order som kunden själv hämtar (t.ex. i en fysisk butik)
• Hämtad - order som har hämtats av kunden
• Expedierad - order som har expedierats
• Krediterade - kreditfakturor
• Avbokade - avbokade ordrar

Du kan också skapa egna vyer med sparade filter så att du snabbt kan växla till de kombinationer du använder mest. Klicka på +-knappen på flikarna för att skapa en ny vy.

Sökning och filtrering

Du kan söka efter ordrar med fritext (ordernummer, kundnamn, e-post etc.) och filtrera efter datumintervall. Dessutom finns det avancerade filter:

• Etikett - filtrera på en eller flera orderetiketter
• Leverantör - visa endast ordrar med produkter från specifika leverantörer
• Frakt - filtrera efter fraktmetod (t.ex. GLS, PostNord, DAO)
• Land - filtrera efter leveransland
• Betald - visa endast betalda eller obetalda ordrar
• Captured - filter på om beloppet har capturats
• Betalningsmetod - filtrera efter betalningsgateway
• Batch - filtrera efter batchnummer (om batchhantering är aktiverad)

Alla filterknappar visar en bricka med antalet aktiva filter och du kan återställa alla filter med en knapp.

Kompakt och utökad vy

Orderlistan har två visningslägen:

• Kompakt vy - visar ordernummer, status, datum, kund, pris och leveransmetod i separata kolumner
• Utökadvy - visar dessutom produktdetaljer med bilder, fullständig leveransadress, interna kommentarer, inköpspris, vinst och vikt

Du kan också fälla ut enskilda order genom att klicka på pilen, eller använda "Fäll ut alla" för att fälla ut alla på en gång. Den vy du föredrar kommer automatiskt ihåg.

Anpassa kolumner

Klicka på Anpassa vy för att välja vilka ytterligare kolumner som ska visas. Du kan lägga till:

• Korgnummer - det interna korg-ID:t
• Intern anmärkning - interna kommentarer
• Teknisk anmärkning - teknisk logg
• Kommentar - kundkommentar
• Rabattkod och rabattbelopp
• Kund-ID - med länk till kundprofilen
• Vinst - beräknad vinst per order
• Företagets namn
• Ej skickadefrån samma mottagare - antal order som ännu inte har skickats till samma kund
• Tidigare köp - antal tidigare beställningar från kunden
• Referens, Poäng, Betalningsmetod, Betald

För varje kolumn kan du välja om du vill visa den i kompakt vy, expanderad vy eller både och.

Vinst och inköpspris

I den expanderade vyn kan du se inköpspriset och vinsten för varje order. Vinsten beräknas på följande sätt:

Vinst = orderns totalbelopp - moms - rekommenderat fraktpris - inköpspris

• Inköpspriset baseras på produkternas aktuella inköpspris (det pris som är satt på produkten just nu), inte vad det var när ordern lades
• Fraktpris använder ditt "föreslagna fraktpris" från webbshoppens inställningar (under Webbshop > Allmänt), inte den faktiska frakten på den enskilda ordern
• Produkter matchas via SKU-numret

Obs: Siffrorna är vägledande. Om du ändrar inköpspriset för en produkt kommer vinsten på tidigare ordrar också att ändras, eftersom den alltid beräknas utifrån det aktuella inköpspriset.

Massredigering

Markera flera ordrar och använd det fasta fältet längst ned på skärmen. Här kan du:

Ändra status

• Markera som skickad - skickar automatiskt e-postmeddelandet "order skickad" till kunden
• Markera som Pågående - sätter ordern för bearbetning
• Markera som Klar för hämtning
• Markera som Upphämtad
• Ändra till någon annan status via rullgardinsmenyn

Paketetiketter och frakt

• Skicka till GLS / PostNord / DAO / Burd - skapa försändelser med fraktleverantören
• Ladda nerpaketetiketter - ladda ner etiketter som PDF för alla valda ordrar
• Skapa ret ursedel - skapa en returetikett med GLS, PostNord eller DAO
• Skriv ut följesedlar - skriv ut följesedlar för de valda beställningarna

Ekonomi - ta emot betalning

• Ta ut pengar - ta emot betalning (fungerar med QuickPay, ePay, OnPay, Nets Easy, Stripe)
• Bokföring - skicka till Billy, Dinero eller e-conomic

Etiketter

Lägg till eller ta bort orderetiketter på flera order samtidigt.

Andra åtgärder

• Markera som betald
• Skicka e-post - skriv och skicka ett e-postmeddelande till de valda kunderna
• Skicka om orderbekräftelse eller e-postmeddelande om skickad order
• Kopiera order - skapa en kopia av ordern
• Svartlista - avbryt och blockera kundens e-postadress och telefonnummer
• Radera - radera ordrar permanent

Exportera - exportera

Du kan exportera ordrar i flera format:

• CSV-fil - exportera alla ordrar i den aktuella sökningen med alla orderdetaljer, produkter, adresser och betalningsinformation
• Uni-Connect - GLS-format (företag/privat)
• Swipbox-format
• Miljöexport - exporterar miljödata (förpackningar, WEEE, batterier) för en viss period

CSV-exporten körs i bakgrunden och meddelar dig när filen är klar för nedladdning.

Det typiska orderflödet

1. Ta emot ordern - ordern visas i listan med statusen "Ny". Du får en popup-notis i admin
2. Behandla order n - sätt statusen till "Pågår" och använd plocklistan för att plocka och packa artiklarna
3. Generera paketetiketter - märk order och skicka till GLS, PostNord, DAO eller Burd
4. Skriv ut etiketter och följesedlar - ladda ner paketetiketter som PDF och skriv ut följesedlar
5. Markera som skickad - kunden får automatiskt ett e-postmeddelande med "order skickad" och spårningsnummer

Redigera en order

Klicka på ett ordernummer för att öppna ordersidan där du kan redigera alla detaljer:

Status och betalning

• Ändra orderns status
• Ändra betalnings- och leveransmetod
• Markera som betald/icke betald
• Visa transaktionsnummer och korg-ID
• Visa och dela betalningslänk till kund (om ordern inte är betald)

Kontaktuppgifter

• E-post, telefonnummer, EAN-nummer och CVR-nummer - alla redigerbara
• Visa och redigera orderadress och leveransadress
• Information om paketshop (ID, namn, adress)

Produktinformation

• Visa alla produkter med bild, namn, variant, antal, pris och artikelnummer
• Redigera antal, enhetspris och moms
• Ändra varianter via rullgardinsmeny
• Lägga till nya produkter till ordern
• Se lagerrörelser kopplade till ordern

Priser

• Redigera orderpris, moms, fraktpris och total
• Visa rabattkod och rabattbelopp
• Visa kampanjrabatt med beräkningsförklaring
• Använd "Beräkna nytt totalpris" för att räkna om totalen från produkterna

Kommentarer och anteckningar

• Offentlig kommentar - synlig för kunden
• Intern kommentar - endast synlig i admin
• Teknisk anmärkning - för teknisk logg och felsökning

Spårningsnummer

Lägg till ett eller flera spårningsnummer (ett per rad). Spårningsnumren inkluderas automatiskt i e-postmeddelandet "order skickad" till kunden med en spårningslänk.

Etiketter

Tilldela orderetiketter för att kategorisera och organisera order.

E-postmeddelanden och orderkö

Visa alla e-postmeddelanden som skickats i samband med ordern och skriv nya e-postmeddelanden direkt från ordersidan. Du kan också visa orderkön med bakgrundsåtgärder (t.ex. generering av etiketter, postning).

Extra alternativ när du sparar

• Skicka orderbekräftelse på nytt
• Skicka INTE ett e-postmeddelande om statusändring - användbart om du vill ändra status utan att meddela kunden
• Skicka till ekonomisystem - skickar ordern till Billy, Dinero eller e-conomic

Kreditering och returer

Från ordersidan kan du skapa en kreditfaktura via Spara och skapa returer. På retursidan kan du:

• Välja vilka produkter som ska krediteras (per artikel)
• Ange om artiklarna ska sättas tillbaka i lager
• Skapa returnerade artiklar som nya produkter
• Kreditera fraktkostnader
• Lägga tillbaka lojalitetspoäng
• Lägg till kommentarer till kreditfakturan

Kreditfakturan skapas som en separat order med negativa belopp och länkas till den ursprungliga ordern. Om betalningsgatewayen stöder det kan du i efterhand återbetala beloppet direkt från kreditfakturan.

Automatisk insamling av betalningar

Du kan ställa in din betalningsgateway så att den automatiskt samlar in beloppet när en order markeras som skickad. På så sätt sparar du ett manuellt steg i orderflödet.

Notifieringar

När du har orderlistan öppen kontrollerar Shoporama automatiskt om det finns nya ordrar. Nya ordrar visas som en popup-avisering och antalet nya ordrar uppdateras i sidofältet och sidans titel.

Skapa en ny order

Du kan skapa ordrar manuellt från admin genom att klicka på Skapa ny order. Detta är användbart för telefonorder eller order som behöver skapas utan att kunden går igenom kassan.

Behöver du hjälp? Kontakta oss på support@shoporama.dk.